Budgettering en planning 2.0: Hoe je je organisatie flexibel kunt houden

Het is tijd om je budget te heroverwegen. Te veel organisaties zijn afhankelijk van een budgetterings- en planningsproces dat bijna volledig bestaat uit spreadsheets en afhankelijk is van uren handwerk, een proces dat al tientallen jaren wordt gebruikt. Hoewel er enige Waarde zit in het vasthouden aan een proces met een dergelijke lange levensduur, is dit niet de beste methode voor organisaties die zich moeten aanpassen aan zich ontwikkelende markten – wat voor hen allemaal geldt.

Dus hoe zorg je ervoor dat je budgetterings- en planningsprocessen je klaarstomen voor succes?

De stand van zaken op het gebied van budgettering en planning

Traditionele budgetterings- en planningsprocessen nemen gewoonlijk twee vormen aan.

De eerste is de Bottom-up opbouw, waarbij elke afdeling uitzoekt wat de verwachte uitgaven voor het jaar zullen zijn. Als u dit handmatig doet, is het eindresultaat een enorme Spreadsheet die de budgetten voor de hele organisatie omvat. {cph0}

Ten tweede is er de sjablonenbenadering , waarbij elke afdeling begint met een sjabloon op basis van de uitgaven van het voorgaande jaar, waarbij een percentage wordt aangepast op basis van prognoses of organisatiedoelen. Dit kan leiden tot een algemene verhoging of verlaging van de budgetten.

Beide benaderingen bestaan al tientallen jaren, en ze hebben allebei hun voor- en nadelen.

De uitdagingen van handmatige, op spreadsheets gebaseerde Bottom-up budgettering

Wanneer u handmatige processen en spreadsheets gebruikt, is het resultaat van de Bottom-up build een gigantisch werkboek dat alle mogelijke budgetteringsoverwegingen voor de hele organisatie, over duizenden cellen, omvat. Deze dossiers zijn te vaak eigendom van één persoon binnen het Bureau van de CFO, wat aan het begin van het Boekjaar voor een serieus knelpunt kan zorgen.

Hier zijn enkele van de problemen waar organisaties vaak tegenaan lopen bij handmatige, spreadsheetgestuurde Bottom-up budgettering:

• Te veel veronderstellingen. Dat enorme Excel- Spreadsheet waar je uiteindelijk mee eindigt, staat vol met aannames van elke bijdrager, waardoor het moeilijk is om te weten wat ze zijn, of hoe ze tot stand zijn gekomen.
• Te veel moeite. Spreadsheets gebruiken om enorme budgetten op te stellen kost tijd. Heel veel. De hoeveelheid tijd en moeite kan worden verminderd door automatisering en verbeterde processen.
• Te riskant. Vertrouwen op slechts een paar experts om uw Spreadsheet in de war te brengen, creëert niet alleen knelpunten; het creëert ernstige risico's. Deze spreadsheets staan vaak vol formules, die je met één fout kunt doorbreken. Met het aantal mensen dat Data aan uw Spreadsheet toevoegt, zijn er gewoon te veel kansen dat deze formules breken of dat er andere kritieke fouten worden gemaakt.

Hoewel Bottom-up budgetteren in een Spreadsheet logisch en eenvoudig lijkt , creëert het een langzaam, log proces dat resulteert in te complexe budgetten.

De uitdagingen bij budgettering op basis van sjablonen

Op het eerste gezicht lijkt op sjablonen gebaseerde budgettering de ideale oplossing om de uitdagingen van Bottom-up budgettering te overwinnen. In plaats van te vertrouwen op meerdere onbekende aannames, passen afdelingen hun budget aan op basis van eerdere budgetten, de algehele prestatie van de organisatie en soortgelijke factoren. En omdat ze een Sjabloon gebruiken, kost het veel minder moeite dan andere methoden. Maar sjablonen zijn geen perfecte oplossing, en ze brengen hun eigen uitdagingen met zich mee.

• Eén grote veronderstelling. In plaats van onbekende veronderstellingen van elke afdeling, berust de budgettering op basis van een sjabloon op één enkele veronderstelling: dat een aankomend boekjaar vergelijkbaar zal zijn met het voorgaande jaar, plus of min enkele procentpunten. Dat kan in sommige jaren waar zijn, maar het kan ervoor zorgen dat je minder goed voorbereid bent op bepaalde scenario's.
• Nog steeds veel moeite. Zelfs als budgettering op basis van sjablonen de inspanningen voor budgettering en planning zou moeten verminderen, is dat nog steeds een van de meest arbeidsintensieve methoden die er zijn.
• Foutgevoelig. Excel-sjablonen zijn afhankelijk van een heleboel voorwaardelijke opmaak, formules en soortgelijke functies achter de schermen die gemakkelijk kapot gaan als u geen Excel-professional bent.

Sjablonen zijn in veel opzichten een betere manier van budgetteren en plannen, maar ze zijn nog steeds niet de beste manier om te kiezen. Er is nog steeds een aspect dat veel tijd en middelen vergt, en dat zorgt voor rigide budgetten die niet reageren op de omstandigheden in de echte wereld.

Dus, wat moet je organisatie in plaats daarvan doen?

Waarom bedrijven moeten streven naar wendbaarheid bij budgettering en planning

Flexibele bedrijven kunnen snel beslissingen nemen wanneer ze reageren op plotselinge interne of externe veranderingen, zodat ze op koers blijven om hun doelen te bereiken. Met Wendbaarheid komt de mentaliteit dat het aanpassen van alles, van budgetten tot prognoses en strategieën, essentieel is voor bedrijfsgroei. Organisaties die Wendbaarheid een onderdeel van hun cultuur willen maken, moeten de volgende benchmarks overwegen, zoals uiteengezet in het How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap Rapport van Prophix :

• Snelheid: Je organisatie moet ernaar streven om niet meer dan een week de tijd te nemen om inkomsten en inkomsten te voorspellen. De voorspellingen zouden een heel jaar moeten bestrijken.
• Nauwkeurigheid: Wendbaarheid gaat niet alleen over snel handelen. Begrotingen en prognoses moeten een foutenmarge van 5% hebben.
• Flexibele budgetterings- en planningsprocessen: Budgetten, prognoses en andere plannen moeten kleine wijzigingen aankunnen, en deze wijzigingen moeten binnen een halve dag worden doorgevoerd.

Er zijn maar weinig organisaties die kunnen zeggen dat ze aan deze benchmarks voldoen. Uit een onderzoek onder meer dan 500 senior financiële professionals hebben FSN en Prophix ontdekt dat slechts 20% van de organisaties voorspellingen kan doen over een periode van meer dan twaalf maanden, en dat minder dan de helft inkomsten of opbrengsten kan voorspellen binnen een foutmarge van 5%.

Waarom zou uw organisatie dan moeten streven naar Wendbaarheid in budgetterings- en planningsprocessen? Het zal je niet alleen weerbaarder maken tegen veranderende marktomstandigheden, maar het zal je ook een voorsprong geven op de concurrentie.

Hoe bereik je budgettering en planning 2.0

Nu u heeft gezien waarom wendbaarheid belangrijk is bij budgettering en planning, gaan we bekijken hoe uw organisatie dat kan bereiken.

Gebruik digitale transformatie om flexibeler te zijn

Het kantoor van de CFO wordt te vaak overweldigd door Data uit losstaande spreadsheets van meerdere afdelingen. Digitale transformatie, zoals de overstap van spreadsheets naar goede budgetterings- en planningssoftware , is essentieel voor het centraliseren Data , waar deze ook vandaan komen. Door moderne, geïntegreerde platforms zoals Prophix te gebruiken, kunt u Data als een troef beschouwen in plaats van als de overweldigende golf die het nu is.

Een belangrijk onderdeel van deze transformatie? Automatisering. Stel je voor dat de meest vervelende aspecten van budgettering en planning automatisch worden afgehandeld terwijl je je concentreert op waardevolle taken.

Stap over op continue planning

Organisaties met afzonderlijke rapportage- en planningsteams binnen het kantoor van de CFO hebben vaak meerdere, los van elkaar staande processen voor budgettering en planning, die doorgaans volgens verschillende schema's verlopen. Door middel van continue planning kunt u deze processen verenigen in één enkele Workflow, die uw resource-uitgaven optimaliseert en er tegelijkertijd voor zorgt dat elk team met dezelfde belangrijke drijfveren voor inkomsten en uitgaven werkt. {cph0}

Als u hiervoor de tijd neemt, kunnen Data naadloos van het ene team naar het andere worden overgedragen, vooral als u de juiste tools gebruikt. Elk team verwijst naar budgetten en prognoses in dezelfde taal, en de inzichten die je verkrijgt uit zowel budgetten als prognoses worden aanzienlijk nuttiger.

Vervang incrementele planning door budgettering op basis van nul

Bij incrementele benaderingen van budgettering en planning wordt één grote verkeerde veronderstelling gemaakt: „Als dat vorig jaar waar was, dan is dat dit jaar ook zo.” Dat is waar budgettering op basis van nul van pas komt. In tegenstelling tot zowel Bottom-up als op sjablonen gebaseerde budgettering en planning, elimineert zero-based budgettering aannames. Het moedigt afdelingen aan om elk boekjaar als een schone lei te behandelen, en zorgt uiteindelijk voor een betere weergave van wat hun budgetbehoeften zullen zijn.

Zero-based budgeting is flexibeler, helpt Data effectiever te beheren en ondersteunt herprognoses – een essentieel onderdeel van het opzetten van flexibele budgetterings- en planningsprocessen.

Maak van Wendbaarheid een prioriteit bij budgettering en planning

Budgetteren en plannen 2.0 draait om het bevorderen van de Wendbaarheid. Door middel van digitale transformatie, continue planning, budgettering op basis van nul en andere methoden kan het CFO de organisatie als geheel een nauwkeuriger beeld van de toekomst geven, bedrijfsrisico's helpen beperken en nieuwe kansen optimaal benutten. Deze technieken zijn misschien mogelijk met handmatige planningsprocessen en spreadsheets, maar ze werken het beste als je een Financieel Prestatie Platform zoals Prophix gebruikt.

Wil je weten hoe? Bekijk de demo.