Privacy- en veiligheidsverklaring van Prophix

Privacybeleid van Prophix

Ingangsdatum: 25 januari 2023

Wie wij zijn en wat dit is 

Dit privacybeleid wordt gehanteerd door Prophix Software Inc. (350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) en alle aan Prophix gelieerde bedrijven ('wij', 'ons' of 'onze').

De volgende entiteiten zijn gelieerd aan Prophix:

• Prophix Software Inc. (Canada)
• Prophix Corporation (Amerika)
• Prophix UK Limited (VK)
• Prophix Europe ApS (Denemarken)
• Prophix Software GmbH (Duitsland)
• Prophix South America Services De Informatica Ltda. (Brazilië)
• Sigma Conso SRL/BV (België)
• Sigma Conso France SAS (Frankrijk)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxemburg)
• Sigma Conso Netherlands BV (Nederland)
• Sigma Conso Italia SRL (Italië)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapore)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonesië)
• Sigma Conso Shn Bhd (Maleisië)

Prophix Software Inc is verantwoordelijk voor de exploitatie van deze website en is de beheerder van de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. De Prophix-verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer u solliciteert of met ons in contact komt om de Prophix Services aan te vragen of te beheren, is het gelieerde Prophix-bedrijf waar u solliciteert of een contract mee afsluit.

Lees dit privacybeleid zorgvuldig door, omdat het u informeert over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verzamelen en verwerken en u inlicht over uw privacyrechten.

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij bepalen welke soorten persoonsgegevens we verzamelen en hoe deze worden gebruikt, zoals wanneer:

• U deze website gebruikt;
• u bij ons solliciteert naar een baan (bekijk het gedeelte 'Sollicitanten' hieronder voor meer informatie);
• u contact met ons hebt namens een klant of een potentiële klantorganisatie in verband met onze activiteiten en diensten, waaronder de Prophix-clouddiensten en onze professionele diensten (de 'Prophix Services').

Onze klanten zijn de beheerders van de persoonsgegevens die zij aan de Prophix Services verstrekken, en die wij namens hen verwerken. Wij zijn de verwerkers van deze persoonsgegevens. Als wij een serviceprovider zijn die de Prophix Services levert, regelt de privacyverklaring van onze klant de verzameling, het gebruik, de openbaarmaking en enige andere verwerking van uw persoonsgegevens in plaats van deze privacyverklaring. Wij verkopen geen persoonsgegevens die onze klanten aan ons hebben verstrekt om deze namens hen te verwerken.

Deze website is niet bedoeld voor kinderen en wij verzamelen niet doelbewust gegevens die verband houden met kinderen.

De gegevens die wij over u verzamelen

Afhankelijk van de reden waarom u contact met ons opneemt, kunnen wij verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen. We hebben deze als volgt gegroepeerd:

• Identiteitsgegevens - volledige naam en titel.
• Contactgegevens - postadres, e-mailadres en telefoonnummer(s).
• Financiële gegevens — alle persoonlijke bankrekening- of betaalkaartgegevens.
• Transactiegegevens - andere gegevens van Prophix Services die u namens uw organisatie bij ons hebt gekocht.
• Technische gegevens: internetprotocoladres (IP-adres), inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone- en locatie-instelling, types en versies van browserplug-ins, internetprovider (ISP), de verwijzende/uitstappagina, de bestanden die op onze site worden bekeken, besturingssysteem en -platform, datum-/tijdstempel, clickstreamdata en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot deze website.
• Profielgegevens – uw rol binnen uw organisatie, interesses, voorkeuren, feedback en antwoorden op enquêtes.
• Gebruiksgegevens - gegevens over hoe u onze website gebruikt en feedback en antwoorden op enquêtes.
• Marketing- en communicatiegegevens - uw voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en onze derde partijen en uw communicatievoorkeuren.
• Audio-/videogegevens – opnames van live of virtuele evenementen en opgenomen vergaderingen.

Wij verzamelen, gebruiken en delen voor eender welk doel ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische gegevens. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van uw persoonsgegevens, maar worden wettelijk gezien niet als persoonsgegevens beschouwd, daar deze gegevens niet direct of indirect uw identiteit onthullen. Wij kunnen bijvoorbeeld uw gebruiksgegevens aggregeren om het percentage gebruikers te berekenen dat een specifieke websitefunctie bezoekt. Als wij echter geaggregeerde gegevens combineren of koppelen aan uw persoonsgegevens zodat deze u direct of indirect kunnen identificeren, behandelen wij de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens die worden gebruikt in overeenstemming met dit privacybeleid.

Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

We gebruiken verschillende manieren om gegevens van en over u te verzamelen, dit gebeurt via:

• Directe interacties. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken wanneer u onze website bezoekt, u zich bij ons registreert, contact met ons opneemt, zich abonneert op ons marketingmateriaal, ons feedback stuurt of enquêtes invult.
• Geautomatiseerde technologieën of interacties. Tijdens uw interactie met onze website verzamelen we automatisch technische gegevens over uw apparatuur, surfgedrag en -patronen. We verzamelen deze persoonsgegevens door middel van van cookies en andere soortgelijke technologieën. Raadpleeg ons cookiebeleid en cookie-instellingen voor meer informatie.
• Openbaar beschikbare bronnen. Wij en door ons ingeschakelde derde partijen, zoals externe dienstverleners voor het genereren van leads, kunnen persoonsgegevens verzamelen uit openbaar beschikbare bronnen, waaronder openbare internetsites en databanken zoals LinkedIn, bedrijfsregisters en nieuwsmedia.
• Klanten en zakenpartners. We kunnen informatie over u ontvangen van anderen binnen uw organisatie of van de zakelijke partners waar wij mee samenwerken om de Prophix Services te leveren, zoals wederverkopers van de Prophix Services die u aanschaft.
• Andere derde partijen. Wij kunnen ook persoonsgegevens over u ontvangen van verschillende andere externe bronnen, waaronder technische gegevens van providers van cookies van derden (zie ons cookiebeleid en onze cookie-instellingen voor meer informatie) en identiteits- en contactgegevens van derden zoals onze b2b-marketingpartners en organisatoren van handelsevenementen waaraan wij deelnemen.

Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken, zijn afhankelijk van de redenen voor onze interacties.

Volgens de Britse en EU-wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen wij uw persoonsgegevens alleen gebruiken als wij daarvoor een wettelijke basis hebben, waaronder:

• Legitieme belangen: wanneer wij uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen dan die belangen.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij uw persoonsgegevens moeten gebruiken om te voldoen aan een wettelijke verplichting (met uitzondering van contractuele verplichtingen).
• Toestemming: wanneer u ons duidelijk toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te verwerken.

In andere landen kunnen wij ons beroepen op de lokale rechtsgronden voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw persoonsgegevens. In Canada en de Verenigde Staten beroepen wij ons bijvoorbeeld op uw uitdrukkelijke of impliciete toestemming. In sommige gevallen, zoals wanneer wij hieronder verklaren dat de verwerking noodzakelijk is voor onze legitieme belangen, kunnen wij u geen diensten verlenen, tenzij u akkoord gaat met onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Hieronder vindt u in tabelvorm een beschrijving van hoe wij van plan zijn uw persoonsgegevens te gebruiken en op welke rechtsgrondslagen dit berust. Waar nodig hebben wij ook aangegeven wat onze legitieme belangen zijn. Als u een sollicitant bent, raadpleeg dan in plaats daarvan het gedeelte 'Sollicitanten' hieronder.

Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

We delen uw persoonsgegevens routinematig met de hieronder vermelde partijen voor de doeleinden die zijn vermeld in de tabel in het gedeelte 'Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken'.

• Andere aan Prophix gelieerde ondernemingen (zoals eerder vermeld in dit beleid) voor het ontvangen van operationele ondersteuning binnen de groep en om de juiste entiteit in staat te stellen de Prophix Services aan uw organisatie te leveren of uw sollicitatie te beheren.
• Derde partijen die wij gebruiken om Prophix Services aan uw organisatie te leveren, zoals onze leveranciers voor betalingsverwerking en factuurbeheer.
• Andere derde partijen die ons helpen bij het runnen van onze website en ons bedrijf, zoals:
  • Onze providers voor websitehosting, CRM en onderzoeks- en analysediensten.
  • Onze providers voor ons verkoopplatform en gespreksopnames (zie ook het gedeelte 'Gespreksopname' hieronder)
  • Onze providers voor prognose- en projectmanagementsoftware, zoals Clari en Mango Technologies.
  • Providers van zakelijke toepassingen, zoals Microsoft.

Wij staan onze serviceproviders alleen toe uw persoonsgegevens te verwerken als we zeker weten dat zij passende maatregelen nemen om deze te beschermen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan wetshandhavingsinstanties en regelgevende instanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als wij te goeder trouw van mening zijn dat het passend en rechtmatig is om dit te doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Mogelijk moeten wij ook bepaalde persoonsgegevens delen met andere partijen tijdens een bedrijfsreorganisatie of met derde partijen aan wie wij delen van ons bedrijf of onze activa willen verkopen, overdragen of samenvoegen. Ook kunnen wij andere bedrijven overnemen of ermee fuseren. Meestal worden de gegevens geanonimiseerd, maar dit is niet altijd mogelijk voordat de betreffende transactie is voltooid. De ontvanger van de gegevens is gebonden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Internationale overdracht

Om u toegang te verlenen tot deze website en onze relatie met u te beheren, kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens overdragen buiten het land waar u zich bevindt, onder meer aan serviceproviders en andere aan Prophix gelieerde ondernemingen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens overdragen, zorgen wij ervoor dat deze op de locatie van de ontvanger in vergelijkbare mate worden beschermd.

Als onze verwerking van uw persoonsgegevens bijvoorbeeld onderworpen is aan de GDPR van het Verenigd Koninkrijk of de AVG van de EU en wij uw persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte (EER) overdragen, zullen wij ervoor zorgen dat ten minste een van de volgende waarborgen wordt toegepast:

• Wij zullen ervoor zorgen dat het land waarnaar wij uw persoonsgegevens overdragen een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt, hetzij door het VK, hetzij door de Europese Commissie.
• Wij gebruiken specifieke contracten die zijn goedgekeurd voor gebruik in het Verenigd Koninkrijk of de EER en die persoonsgegevens dezelfde bescherming bieden als in het Verenigd Koninkrijk of de EER (zoals een goedgekeurde internationale overeenkomst inzake gegevensoverdracht of standaardcontractbepalingen).
• U hebt mogelijk recht op aanvullende informatie over onze overdracht van persoonsgegevens, zoals ons beleid met betrekking tot deze overdrachten. Neem contact met ons op als u vragen heeft. Neem bijvoorbeeld contact met ons op als u meer informatie wilt over de specifieke mechanismen die wij gebruiken bij het overdragen van uw persoonsgegevens buiten het VK of de EER.

Cookies en andere trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies op onze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw apparaat (bijv. computer, smartphone of ander elektronisch apparaat) wordt geplaatst wanneer u onze website gebruikt. Cookies helpen ons om u en uw apparaat te herkennen en informatie over uw voorkeuren of eerdere acties op te slaan.

Zie ons cookiebeleid voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, wanneer wij uw toestemming vragen voor het plaatsen ervan en hoe u ze kunt uitschakelen.

Gespreksopname

Wij kunnen bepaalde gesprekken die wij met u voeren, waaronder audio- en videogesprekken en online demo's, opnemen en transcriberen. Wij zullen u daarvan op de hoogte stellen voordat een gesprek wordt opgenomen. Afhankelijk van de aard van het gesprek kunnen wij ons beroepen op uw toestemming of op onze legitieme belangen om het gesprek op te nemen.

Wij doen dit voor interne training en verkoopanalyse. Wij kunnen het door ons gekozen platform voor videogesprekken of een externe leverancier van software voor verkoopinformatie gebruiken om de gesprekken namens ons op te nemen.

U kunt er op elk moment voor kiezen om niet deel te nemen aan een opgenomen gesprek door er niet aan deel te nemen nadat u op de hoogte werd gesteld of door het gesprek te beëindigen. In sommige gevallen kunt u de host van het gesprek vragen om de opname te beëindigen. Als het opnemen van het gesprek noodzakelijk is voor onze legitieme belangen, kunt u op andere manieren contact met ons opnemen, door ons bijvoorbeeld te schrijven. Als u zich in het VK of de EER bevindt, kunt u ook op elk gewenst moment uw 'recht op vergetelheid' uitoefenen (zie het gedeelte 'Uw wettelijke rechten' onderaan dit beleid).

Wij bewaren routinematig gespreksopnamen die gedurende een bepaalde periode veilig worden opgeslagen, waarbij de toegang beperkt is tot wie er toegang tot heeft in verband met hun functie. Hoe lang wij gesprekken bewaren, is afhankelijk van de aard van het gesprek en het doel van de opname. De meeste gespreksopnames worden niet langer dan twaalf maanden bewaard. Indien nodig kunnen we gespreksopnamen echter langer bewaren, zoals beschreven in 'Gegevensbewaring'.

Marketing

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u updates te sturen (per e-mail, sms, telefoon of post) over Prophix Services, met inbegrip van exclusieve aanbiedingen, promoties of nieuwe producten en/of diensten.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van uw persoonsgegevens om u b2b-marketingcommunicatie toe te sturen. Dit betekent dat wij doorgaans uw toestemming niet nodig hebben om u marketinginformatie te sturen. Waar toestemming echter nodig is, zullen wij daar apart en duidelijk om vragen.

We zullen uw persoonsgegevens nooit aan een derde partij verkopen voor marketingdoeleinden. U kunt ons op elk moment vragen u geen marketingcommunicatie meer te sturen door:

• de afmeldlinks te gebruiken die zijn opgenomen in elk bericht dat u ontvangt;
• contact met ons op te nemen (zie het gedeelte 'Contactgegevens' onderaan dit beleid).

Als u zich afmeldt voor het ontvangen van deze marketingberichten, is dit niet van toepassing op persoonsgegevens die aan ons werden verstrekt als gevolg van een aankoop van een product/dienst, ons antwoord op vragen die u hebt gesteld of andere communicaties met betrekking tot diensten die niet worden beschouwd als een vorm van marketingcommunicatie.

Sollicitanten

Indien u solliciteert bij een aan Prophix gelieerde onderneming, kunnen wij naast identiteitsgegevens en contactgegevens ook sollicitatiegegevens over u verzamelen en verwerken.

Onder sollicitatiegegevens verstaan wij informatie die u aan ons verstrekt of die wij op anderszins verzamelen in de loop van de beoordeling van uw geschiktheid voor een baan, waaronder opleiding en kwalificaties, arbeidsverleden en ervaring, referenties en achtergrondinformatie (waaronder een eventueel strafblad), vrijwillige informatie die u zelf verstrekt met betrekking tot demografische gegevens en invaliditeitsstatus, overheidsidentificatie en geschiktheid om te werken en andere informatie die u vrijwillig verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure. Deze informatie kan daarom gegevens uit speciale categorieën en gegevens over strafbare feiten omvatten.

Behoudens de toepasselijke wetgeving verzamelen wij persoonsgegevens over sollicitaties uit de volgende bronnen:

• U, de aanvrager.
• Elk wervingsbureau dat u gebruikt.
• Uw genoemde referenties, met inbegrip van voormalige werkgevers en contactpersonen voor referenties.
• Openbaar toegankelijke websites, zoals LinkedIn en bedrijfsregisters.
• Openbaar beschikbare sociale media-accounts, zoals Facebook.
• In sommige gevallen de door ons gekozen leveranciers van achtergrondscreenings met betrekking tot de controle van antecedenten die relevant zijn voor uw functie.

Wij kunnen de informatie in de volgende tabel verzamelen tijdens het wervingsproces. Zie het gedeelte 'Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken' voor een toelichting op de rechtsgronden voor verwerking.

Als u de informatie die volgens ons noodzakelijk is voor de behandeling van uw aanvraag (zoals bewijzen van kwalificaties of arbeidsverleden) niet verstrekt, kunnen wij uw aanvraag niet met succes behandelen. Als wij bijvoorbeeld referenties nodig hebben voor een functie en u ons geen relevante informatie verstrekt, kunnen wij uw sollicitatie niet in behandeling nemen.

Gegevens uit bijzondere categorieën en gegevens over strafbare feiten. We zullen deze informatie over u alleen verzamelen en verwerken wanneer dit noodzakelijk is en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving:

• voor onze of uw plichten of rechten op het gebied van arbeidsrecht of sociaal zekerheidsrecht.
• Met betrekking tot juridische claims;
• Om redenen van substantieel algemeen belang.

Wij zullen persoonsgegevens van sollicitanten alleen delen met onze medewerkers en derde partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de verwerking van uw sollicitatie en om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. Naast onze gebruikelijke IT-dienstverleners en andere relevante derde partijen die worden vermeld in de sectie 'Openbaarmaking van uw persoonsgegevens' hierboven, zullen wij van tijd tot tijd ook wervingsportalen en -softwaretools inschakelen om het sollicitatieproces te beheren.

Links van derde partijen

Deze website kan links bevatten naar websites, plug-ins en toepassingen van derde partijen. Als u op deze links klikt of deze verbindingen inschakelt, kunnen derde partijen mogelijk gegevens over u verzamelen of delen. We hebben geen controle over deze websites van derde partijen en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaring. U moet het privacybeleid van de derde partij raadplegen of contact met hen opnemen als u informatie wenst over hoe zij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Dataveiligheid

Wij hebben passende technische, fysieke en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of op ongeoorloofde wijze worden geraadpleegd. Het soort maatregelen dat wij gebruiken, hangt af van de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de risico's met betrekking tot die persoonsgegevens.

Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot het personeel dat daar een zakelijke noodzaak toe heeft. Zij verwerken uw persoonsgegevens alleen op een geautoriseerde manier en hebben geheimhoudingsplicht.

Wij hebben procedures ingevoerd om elk vermoeden van een inbreuk op persoonsgegevens te behandelen en zullen u en elke toepasselijke toezichthouder in kennis stellen van een inbreuk wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Gegevensopslag

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren in geval van een klacht of als wij redelijkerwijs vermoeden dat er een kans bestaat op een rechtszaak met betrekking tot onze relatie met u. Behoudens het voorgaande zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren wanneer wij deze niet langer nodig hebben.

Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de omvang, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken en de toepasselijke wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten.

Als uw organisatie Prophix Services aanschaft, bewaren wij uw verzamelde persoonsgegevens voor facturering en contractbeheer zolang wij die Prophix Services leveren. Daarna bewaren wij deze persoonsgegevens zo lang als nodig is:

• om te reageren op vragen, klachten of claims die door of namens u zijn ingediend;
• om aan te tonen dat wij u en uw organisatie eerlijk hebben behandeld;
• Om door de wet vereiste gegevens bij te houden.

Als u solliciteert bij een aan Prophix gelieerde onderneming:

• Als wij u niet aanstellen voor een functie, zullen we, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, (met uitzondering van e-mails die naar of door ons zijn gestuurd in verband met uw sollicitatie, die wij bewaren overeenkomstig onze standaard bewaartermijn voor e-mails) uw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van maximaal twee jaar nadat wij u in kennis hebben gesteld van ons besluit om u niet aan te werven. Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende die periode om, in geval van een juridische claim, aan te tonen dat wij u als kandidaat niet hebben gediscrimineerd op verboden gronden en dat wij de werving op een eerlijke en transparante manier hebben uitgevoerd. Wij kunnen uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens langer te bewaren, ook voor doeleinden die verband houden met mogelijke toekomstige vacatures. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar privacy.officer@prophix.com.
• Als uw sollicitatie succesvol is, worden uw persoonsgegevens bewaard in uw personeelsdossier en vallen dan onder ons personeelsbeleid inzake privacy en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. Wij zullen u hiervan een exemplaar verstrekken voordat u een vacature bij ons accepteert.

U kunt meer informatie opvragen over bewaartermijnen voor verschillende aspecten van uw persoonsgegevens door contact met ons op te nemen.

Uw wettelijke rechten

Afhankelijk van de wetten die op u van toepassing zijn, hebt u mogelijk bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Behoudens bepaalde uitzonderingen verlenen wij de volgende rechten aan betrokkenen:

Als u zich in het VK of de EER bevindt, heeft u ook de volgende rechten:

Op de volgende manier kunt u uw rechten uitoefenen:

• E-mail, bel of schrijf ons. Raadpleeg daarvoor het gedeelte 'Contactgegevens' aan het einde van dit formulier.
• Verstrek genoeg informatie zodat we u kunnen identificeren, bijv. uw volledige naam en e-mailadres.
• Verstrek indien hierom wordt gevraagd een identiteitsbewijs.
• Laat ons weten welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

U hoeft geen vergoeding te betalen voor toegang tot uw persoonsgegevens (of om de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek duidelijk ongegrond, repetitief of buitensporig is. In deze omstandigheden kunnen wij ook weigeren om aan uw verzoek te voldoen.

Wij zullen alle legitieme verzoeken binnen een redelijke termijn beantwoorden en trachten binnen een maand te reageren. Soms kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen wij dit melden en u op de hoogte houden. In bepaalde omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens te bewaren of moeten wij uw persoonsgegevens bewaren om een dienst te kunnen blijven leveren.

Contactgegevens

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of de gegevens die één van de aan Prophix gelieerde ondernemingen over u bewaard, kunt u op de volgende manieren contact met ons opnemen:

• Per e-mail: privacy.officer@prophix.com
• Per post: 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Mississauga, Ontario, Canada L5B 3J1

Een klacht indienen

Neem contact met ons op als u vragen of opmerkingen hebt over ons gebruik van uw gegevens (zie hieronder 'Contactgegevens'). We hopen dat wij eventuele problemen kunnen oplossen.

U hebt te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming of de functionaris gegevensbescherming.

Geschillen

Prophix zal trachten alle geschillen of klachten betreffende de interpretatie of naleving van dit beleid te onderzoeken en onmiddellijk op te lossen. U kunt een geschil of klacht bij ons indienen zoals uiteengezet in het gedeelte 'Contactgegevens' hierboven. Als u een onopgelost probleem hebt met betrekking tot privacy of gegevensgebruik dat wij niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, kunt u (gratis) contact opnemen met onze in de VS gevestigde, derde partij voor het oplossen van geschillen via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Voor hulp kunt u kunt ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in uw rechtsgebied.

Wijzigingen in het privacybeleid

Ons privacybeleid wordt regelmatig herzien. Deze versie werd voor het laatst bijgewerkt in januari 2023. Als wij onze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, zullen we de updates op onze website publiceren. Wij kunnen ook redelijke stappen ondernemen om u op de hoogte te stellen als dergelijke wijzigingen gevolgen hebben voor de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.