Wat is zero-based budgettering (ZBB)?

In een recente enquête van FSN zei slechts 13% van de organisaties dat ze gebruikmaken van op nul gebaseerde budgettering (ZBB). 54% van de financiële instellingen zei echter dat ze hun budgetmodel voor de hele onderneming wilden verenigen.

Voor bedrijven die ZBB nog niet hebben geïmplementeerd, kan het een kwestie zijn van inzicht in de voor- en nadelen van ZBB en hoe je deze aanpak effectief kunt toepassen in je hele organisatie.

Wat is budgettering op basis van nul?

Zero-based budgeting (ZBB) is het starten van elk Boekjaar met een zero-base. Wanneer u een nulbudget aanmaakt, komt elke afdeling Rekeningen voor zijn behoeften neer op de Grootboekregel, ongeacht of het bedrag hoger of lager is dan de vorige begroting.

Waarom op nul gebaseerde budgettering (ZBB) werkt:

• Superieure nauwkeurigheid, aangezien de kans groter is dat budgetten binnen +/- 5% van de doelstelling liggen.
• Voorkomt kleine verschuivingen in uitgaven die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsprestaties.

Als je moeite hebt met je budget, kunnen er veel redenen zijn waarom je budgettering niet werkt. Het kan te maken hebben met de manier waarop u budgetteert, bijvoorbeeld als u statische processen en handmatige hulpmiddelen, zoals Excel, blijft gebruiken. Je kunt echter ook kansen ontdekken met een andere budgetteringsmethode die een effectievere budgettering mogelijk maakt.

Budgettering op basis van nul wordt vaak vergeleken met meer traditionele methoden, waarbij bedrijven hun budgettering stapsgewijs benaderen (dat wil zeggen dat bedrijven hun huidige budget gebruiken en dat een paar procent aanpassen voor het komende jaar ten opzichte van bedrijfsprognoses en -plannen op hoog niveau). Het gevaar van deze aanpak, vergeleken met budgettering op basis van nul, is dat de historische kostenbasis vast komt te staan, ongeacht of de kosten noodzakelijk zijn om te voldoen aan het veronderstelde activiteitsniveau van een organisatie. Het veronderstelt ook dat de markt op een gecontroleerde en voorspelbare manier zal veranderen en evolueren, wat niet de huidige realiteit van het bedrijfsleven weerspiegelt.

Maar voor wie op zoek is naar een flexibelere manier van plannen, heeft een op nul gebaseerde budgettering verschillende voordelen.

Wat zijn de voordelen van budgettering op basis van nul?

ZBB bevordert Wendbaarheid

Het belangrijkste voordeel van zero-based budgeting is het vermogen om de wendbaarheid van uw financiële team te verbeteren. De ZBB vereist dat budgethouders 'vanaf nul beginnen' en bij elke budgetinstelling hun behoefte aan middelen verantwoorden, wat vooral waardevol is in tijden van economische instabiliteit.

ZBB positioneert Data als een asset

Als je bedrijven vergelijkt die ZBB gebruiken en bedrijven die een incrementele benadering van budgettering hanteren, is het verschil duidelijk. Wendbare bedrijven kunnen Data beheren als een bedrijfsmiddel, zodat ze niet overweldigd worden door losse spreadsheets met slecht Data .

ZBB ondersteunt hervoorspellingen

Om effectief aan zero-based budgeting te doen, hebt u gevalideerde, goed georganiseerde Data nodig. En deze Data kunnen ook worden gebruikt om de snelheid van uw prognoseproces te verbeteren, waardoor de tijd die nodig is om de inkomsten en opbrengsten opnieuw te voorspellen, wordt gehalveerd.

Wat zijn de nadelen van een op nul gebaseerde budgettering?

ZBB is niet Vooruitkijkend

Het enige gebied dat ZBB niet verbetert in vergelijking met meer traditionele methoden, is haar vermogen om verder in de toekomst te voorspellen, omdat ZBB zich voornamelijk bezighoudt met het opnieuw kalibreren van de begroting in plaats van verder in de verte te voorspellen.

ZBB is arbeidsintensief

Voor organisaties die gewend zijn aan een incrementele benadering van budgettering, kan ZBB arbeidsintensief lijken. Elke afdeling moet zijn uitgaven en plannen verantwoorden, zonder te vertrouwen op veronderstellingen uit de afgelopen jaren. Hoewel dit een ideale manier is om overbestedingen terug te dringen, vereist ZBB wel samenwerking met afdelingen uit de hele organisatie.

ZBB geeft prioriteit aan tastbare resultaten

Als de output van een afdeling niet eenduidig is, kan het moeilijk zijn om te bepalen waar de fondsen moeten worden toegewezen en om deze kosten te verantwoorden aan het hogere management.

Hoe implementeer je budgettering op basis van nul

Er zijn een paar belangrijke overwegingen als het gaat om het implementeren van budgettering op basis van nul: de juiste mensen erbij betrekken, ervoor zorgen dat effectieve processen & -training beschikbaar zijn, en je inspanningen vergroten met technologie.

Belangrijkste overwegingen om budgettering op basis van nul te implementeren in je organisatie:

• Betrek de juiste mensen erbij
• Ervoor zorgen dat effectieve processen en opleidingen beschikbaar zijn
• Vergroot je inspanningen met de juiste technologie

Mensen

Voordat je met ZBB begint, moet je steun krijgen van alle niveaus van de organisatie. Zoals we hierboven hebben besproken, vereist een succesvol ZBB-proces input en betrokkenheid van iedereen, vooral van senior leiders.

Als uw bedrijf ZBB nastreeft, overweeg dan om dit uit te rollen als een Top-down bedrijfsinitiatief – en zorg ervoor dat u duidelijk schetst wat het oplevert voor de organisatie en alle betrokkenen.

Processen en opleidingen

Om ZBB succesvol te implementeren, moet je misschien je financiële team en andere budgetdonateurs bijscholen. Bied andere afdelingen opleidingen aan, zodat ze kunnen leren hoe ze de tools moeten gebruiken, en zorg ervoor dat je financiële team een visie op hoog niveau heeft over hoe de zaken verlopen vanuit een bedrijfsbreed perspectief.

Technologie

Hoewel het mogelijk is om ZBB te implementeren met spreadsheets, is het een tijdrovend en complex proces dat je rendement beperkt. Met Financial Performance Management (FPM) software (ook wel Corporate Prestatie Management (CPM), Enterprise Prestatie Management (EPM), FP&A software of budgetteringssoftware genoemd), u kunt uw budgetterings-, plannings- en rapportageprocessen automatiseren, waardoor de tijd en moeite die nodig is voor het uitvoeren van ZBB drastisch kan worden verminderd.

Hoe kies je budgetteringssoftware op basis van nul

Er zijn verschillende opties voor budgetteringssoftware op de markt. Om zero-based budgettering, prognoses en planning te ondersteunen, kunt u het beste kiezen voor Financial Performance Management (FPM)-software, die is uitgerust om de volledige breedte van financiële processen af te handelen. 

Mogelijkheden waarnaar moet worden gezocht in een zero-based budgetteringsoplossing:

• Data-integratie
• Workflows
• Kunstmatige intelligentie
• Intuïtief ontwerp

Bij het evalueren van softwareoplossingen ter ondersteuning van zero-based budgeting moet u letten op de volgende Mogelijkheden:

Data integration – In plaats van tijdrovende en foutgevoelige handmatige gegevensinvoer, kan Financial Performance Management (FPM)-software het werk voor u doen door naadloos te integreren met uw andere bedrijfssystemen om actuele, geplande en voorspelde Data binnen te halen.

Workflows – FPM-software kan de verantwoording en stroomlijnenbudgettering verbeteren door input, wijzigingen en goedkeuringen bij te houden met Workflow Mogelijkheden.

Kunstmatige intelligentie – FPM-software stelt u in staat om u snel aan te passen aan snel veranderende variabelen zoals rentetarieven, Vreemde valutakoersen, productieniveaus en betalingsvoorwaarden met kunstmatige intelligentie.

Intuïtief ontwerp - Draag bij aan budgetten, keur sjablonen goed en manipuleer Data in een gebruiksvriendelijke Interface met FPM-software.

De beste budgetteringsmethode kiezen voor je bedrijf

Als u de kosten wilt beheersen, de wendbaarheid wilt verbeteren en de samenwerking wilt stimuleren, kunt u overwegen om zero-based budgeting te implementeren. Dit vermindert niet alleen de overbesteding, maar de Data die u gebruikt voor het budgetteren kunnen ook worden gebruikt voor herprognoses, waardoor u kunt anticiperen op veranderingen en uw bedrijf kunt positioneren voor succes.

Om ZBB effectief te implementeren, kunt u overwegen om FPM-software te gebruiken, waarmee u uw kernprocessen kunt automatiseren, zodat u meer tijd kunt besteden aan het stimuleren van uw bedrijfsprestaties.

Wil je meer weten over verschillende budgetteringsmethoden en software? Bekijk onze blog over de 21 beste bedrijfsbudgetteringssoftware voor cFO's (in 2024 ).