5 manieren om beter te budgetteren en te voorspellen

Heb jij je ooit afgevraagd hoe je je budgetterings- en prognoseproces kunt verbeteren? Dan heb je geluk!

Vandaag onderzoeken we hoe je je budgetterings- en prognoseproces in 2024 kunt verbeteren en hoe je de uitdagingen op het gebied van budgettering en prognoses met gemak te lijf gaat. Dit onderwerp is cruciaal voor financiële analisten en CFO's, omdat budgettering en prognoses een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de bedrijfsprestaties.

5 uitdagingen op het gebied van budgetteren en forecasting die vandaag de dag veel voorkomen (en hoe je ze aanpakt)

Organisaties worstelen vaak met budgettering en prognoses omdat het proces niet voldoende collaboratief, geautomatiseerd of analytisch is.

Hier volgen nog meer veelvoorkomende uitdagingen waarmee organisaties vandaag de dag te maken hebben bij budgetteren en forecasting.

• Data wordt op te veel plaatsen opgeslagen, bijvoorbeeld verspreid over verschillende platforms, systemen, spreadsheets en documenten.
• Er wordt te veel tijd besteed aan budgettering en prognoses omdat processen handmatig zijn en data moeilijk te volgen is.
• Samenwerking en het gehele team erbij betrekken is te tijdrovend en te omslachtig.
• Je budget is niet flexibel omdat het doorvoeren van wijzigingen een handmatig proces is dat gevoelig is voor fouten.
• De data in je budget is statisch of vast, waardoor het moeilijk is om plannen te maken voor de toekomst.

Klinken deze uitdagingen je bekend in de oren?

Gelukkig zijn er manieren om ze aan te pakken. Lees verder om onze 5 tips te ontdekken waarmee je beter kunt budgetteren en voorspellen!

5 tips voor betere budgettering en prognoses in 2024

1. Data op te veel plaatsen? Probeer één centrale kennisbron tot stand te brengen!

Heb je er genoeg van om met meerdere spreadsheets en platforms te jongleren als het tijd is voor budgettering en prognoses? Dit is voor veel bedrijven een herkenbare situatie. Data is verspreid over verschillende systemen, zoals:

2. Besteed je te veel tijd aan budgettering en prognoses? Probeer automatisering!

Vragen budgettering en prognoses te veel van je tijd en middelen? Soms kan het hele proces wel zes maanden duren en maar liefst 20% van de waardevolle tijd van het management in beslag nemen.

Laat dat maar eens even bezinken. Dat is een aanzienlijk deel van je tijd die gaat naar een taak die je bedrijf alleen maar voorbereidt op het volgende fiscale jaar.

Om daar verandering in te brengen, is automatisering nodig. Uit een wereldwijd onderzoek onder meer dan 700 finance managers kwam het volgende:

• 27 procent van de respondenten zei dat de helft of meer van hun processen geautomatiseerd zijn 
• 65 procent van de respondenten zei dat ze van plan zijn om de helft of meer van hun processen te automatiseren tegen het einde van 2023.  
• 11 procent zegt dat ze van plan zijn om tegen het einde van 2023 volledig geautomatiseerd te zijn.

Automatisering is een ander gebied dat aanzienlijk kan worden verbeterd met behulp van technologie. Door te investeren in budgetterings- en prognosesoftware die automatisering mogelijk maakt, kun jij je focus verleggen naar het grotere geheel. Op deze manier kun je het grootste deel van je tijd besteden aan analyse en het begeleiden van het directieteam bij het nemen van strategische beslissingen.

3. Vind je het moeilijk om je team erbij te betrekken? Probeer een collaboratieve aanpak!

Samenwerken met je team is cruciaal om een nauwkeurige weergave te krijgen van de behoeften, uitdagingen en doelstellingen van je bedrijf. Samen werken aan budgettering en prognoses kan echter complex en tijdrovend zijn voor alle betrokkenen, vooral als dit een continu proces is.

Een van de grootste uitdagingen is communicatie. Vooral als de communicatie verspreid is over e-mails, verschillende systemen en vergaderingen, is het cruciaal om vragen en feedback efficiënt bij te houden. Daarnaast moet je uitkijken voor de knelpunten die kunnen optreden tijdens het beoordelingsproces. Het wachten op feedback van verschillende partijen kan, als dit niet proactief wordt gepland, leiden tot meerdere vergaderingen voordat er een consensus wordt bereikt.

Zorg voor feedback en ondersteunende documentatie voor budgettering.

Het gebruik van budgetterings- en prognosesoftware is een manier om afstemming en samenwerking tussen afdelingen effectief te bevorderen. Door gebruik te maken van een platform dat organisatorische en projectmanagementtools integreert, kun je het proces stroomlijnen.

Alle medewerkers kunnen data invoeren en feedback bekijken wanneer het hen uitkomt, waardoor het gemakkelijker wordt om een consensus te bereiken. Bovendien elimineert het feit dat alle input op één centrale locatie aanwezig is, de enorme taak van het bijhouden van goedkeuringen.

4. Is je budget niet flexibel genoeg? Geef prioriteit aan diepgaande inzichten!

Als je in finance werkt, weet je hoe belangrijk het is om goed geïnformeerde beslissingen te nemen als het gaat om budgettering en prognoses. Het handmatig nalopen van je jaarbudget als reactie op belangrijke wijzigingen kan echter een moeizaam en foutgevoelig proces zijn.

Daarom is het opstellen van één centrale kennisbron, zoals hierboven besproken, cruciaal voor het transformeren van de aanpak van je budgettering en prognose. Je kunt een basis creëren die prioriteit geeft aan diepgaande inzichten door:

• Je data te centraliseren
• Samenwerking te bevorderen
• Processen te automatiseren

Samenwerking en innovatie gedijen wanneer belanghebbenden in de hele organisatie toegang hebben tot dezelfde uitgebreide dataset. Met budgetterings- en prognosesoftware kun je een dashboard aanpassen om de statistieken weer te geven die voor jou het belangrijkst zijn. Bovendien kun je probleemloos informatie delen met verschillende belanghebbenden om betere besluitvorming te stimuleren.

5. Kun je niet ver genoeg in de toekomst kijken? Probeer dan prognoses te maken!

Vind je het moeilijk om plannen te maken voor de toekomst? Prognoses kunnen het ontbrekende stukje zijn in je zoektocht naar betere budgetten. Hoewel het misschien niet direct te maken heeft met budgettering, spelen prognoses een cruciale rol bij het verschaffen van inzicht in het financiële welzijn van je bedrijf op de lange termijn.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoe ver kan jouw bedrijf vooruit kijken?
• Ben je beperkt tot één maand, drie jaar of honderd jaar?
• Kun je voortschrijdende, meerjarige of op "drivers"-gebaseerde prognoses maken?

Eén waarschuwing: als je op Excel vertrouwt als je budgetterings- en prognosetool, kunnen je voorspellingen snel verouderd raken. Excel is vaak gebaseerd op statische of vaste data, waardoor het moeilijk is om de toekomstgerichte aard van prognoses vast te leggen.

Om deze beperking te omzeilen, kun je overwegen om budgetterings- en prognosesoftware te gebruiken die realtime updates van data biedt. Met budgetteringssoftware kan zelfs de kleinste verandering in je bedrijf of markt worden weerspiegeld in je prognoses. Nauwkeurige en actuele prognoses geven een duidelijk beeld van de huidige en toekomstige gezondheid van je bedrijf, waardoor jaarlijkse budgetten minder kritisch worden voor je algehele succes.

Je bent klaar om beter te budgetteren

De conclusie is dus dat je, om je budgetterings- en prognoseproces voor 2024 te verbeteren, een strategische aanpak nodig hebt om gemeenschappelijke uitdagingen aan te pakken. Je kunt verbeteringen aanbrengen in uw budget, waaronder:

• Creëer één centrale kennisbron: consolideer data en elimineer dubbel werk om de nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren.
• Geef prioriteit aan automatisering: bespaar tijd en middelen door uw focus te verleggen naar geautomatiseerde analyse.
• Stimuleer samenwerking: bevorder de afstemming en samenwerking tussen afdelingen, zodat alle medewerkers gemakkelijk kunnen bijdragen en feedback kunnen bekijken.
• Focus op diepgaande inzichten: deel belangrijke inzichten met belanghebbenden in de hele organisatie om betere besluitvorming te stimuleren.
• Probeer prognoses te maken: leg de toekomstgerichte aard van je bedrijf vast met realtime data-updates.

Als je de complexiteit van budgettering en prognoses in 2024 wilt aanpakken, vergeet dan niet dat technologie je bondgenoot is. Door de juiste hulpmiddelen en strategieën te implementeren, kun je een revolutie teweegbrengen in je budgetterings- en prognoseproces, de bedrijfsprestaties verbeteren en weloverwogen beslissingen nemen die je organisatie naar succes leiden.