6 signalen dat je budgetteringssoftware nodig hebt

Spreadsheets vormen nog steeds de ruggengraat van het budgetteringsproces voor veel organisaties. En hoewel ze een aantal duidelijke voordelen hebben — ze zijn overal en relatief eenvoudig te gebruiken — moeten ze niet worden beschouwd als de allesbepalende budgetteringssoftware voor bedrijven. Als je nog geen budgetteringssoftware gebruikt, ben je waarschijnlijk ernstige problemen tegengekomen die erop duiden dat je er een nodig hebt.

Maar als je hulp nodig hebt bij het lezen van de borden, ben je bij ons aan het juiste adres.

Wat is software voor bedrijfsbudgettering?

Eenvoudig gezegd, bedrijfsbudgetteringssoftware is elke budgetteringssoftware die speciaal is ontworpen voor bedrijven. Deze platforms kunnen vele vormen aannemen, met een breed scala aan functies, maar een focus op budgettering moet centraal staan.

Hoewel veel organisaties bijvoorbeeld gratis of goedkope opties gaan gebruiken, zoals Quickbooks en Freshbooks, schalen ze zelden mee met jouw organisatie. Al snel zul je merken dat je meer tijd besteedt aan het oplossen van de problemen die ze veroorzaken dan de tijd die je hebt bespaard door ze in de eerste plaats over te nemen.

De 6 tekenen dat je bedrijf budgetteringssoftware nodig heeft

1. Budgetteren duurt maanden

In veel organisaties kan de jaarlijkse budgettering 25 dagen tot bijna twee maanden duren. Als die tijdlijn voor jou kort klinkt, is dat een sterk signaal dat je huidige budgetteringssoftware voor bedrijven niet voldoende is.

Budgettering is een proces dat veel tijd en middelen vergt, zelfs voor kleine en middelgrote ondernemingen met eenvoudige organisatiestructuren. Voeg Sub-grootboek, groepen en LLC's toe en het consolideren van alle informatie die u nodig heeft , kan weken duren. Het afronden van je budget kan onder deze omstandigheden gemakkelijk tot een volledig kwartaal duren, wat het moeilijk maakt om je aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

Je budgetteringssoftware zou het op zijn minst niet langer moeten maken om je jaarlijkse budget af te ronden. Maar verder zou het een einde moeten maken aan een strak, vast jaarlijks budgetteringsproces. Het gebruik van een Financieel Prestatie Platform zoals Prophix kan u een gestage stroom aan financiële Data opleveren, essentieel om budgetten sneller op te stellen en deze indien nodig aan te passen.

2. Je budget is niet flexibel

Als je in de financiële wereld werkt, ben je waarschijnlijk bekend met het volgende scenario:

Je bent net klaar met het opstellen van de jaarlijkse begroting van je bedrijf als er iets belangrijks verandert en je herzieningen moet aanbrengen. Als u spreadsheets als uw budgetteringshulpmiddel gebruikt, kan het maken van deze herzieningen een handmatig en tijdrovend proces zijn dat vatbaar is voor gegevensfouten, foutieve formules en andere problemen.

Bedrijven die budgetteringssoftware voor het bedrijfsleven hebben ingevoerd, zoals Financial Performance Management (FPM)-software, kunnen reageren op veranderingen binnen en buiten het bedrijf, zoals schommelingen in Cash flow, prijsveranderingen, veranderingen in productlijnen, verschuivende kapitaalallocaties en organisatorische veranderingen. veranderingen.

Het ontwikkelen van flexibele budgetteringsprocessen verlaagt de kosten en tijd die aan analyses worden besteed en verhoogt tegelijkertijd de kwaliteit van de besluitvorming.

Financial Performance Management (FPM)-software kan ook worden aangeduid als Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A) of Enterprise Prestatie Management (EPM)-software.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

Een van de grootste oorzaken van rigide budgetten? Verouderde of niet-beschikbare Data. Naarmate uw bedrijf groeit, neemt de uitdaging van het consolideren van alle Data die u nodig heeft voor budgettering exponentieel toe. Er moeten nieuwe processen worden ingevoerd, er moet rekening worden gehouden met nieuwe Data en er moet rekening worden gehouden met nieuwe complicaties – zoals buitenlandse Vreemde-valutaconversies. De budgetteringssoftware van je bedrijf naar keuze moet flexibele budgetten kunnen creëren.

3. Te veel afdelingen hebben te veel budget

Het komt maar al te vaak voor dat budgettering in een silo plaatsvindt, vooral als u voornamelijk handmatige methoden gebruikt om Data te verzamelen en te verwerken. Als informatie maar in één richting stroomt, van de mensen voor wie je budgetteert naar de mensen die de budgettering uitvoeren, is het bijzonder moeilijk om realistisch te budgetteren.

Het resultaat? Departementen die het budget steeds overschrijden.

Hoewel er strengere controles kunnen worden ingevoerd om dit te voorkomen, zijn deze patronen eerder een teken van onrealistische budgetten dan iets anders. En als je budgetteringsproces geen rekening houdt met enige flexibiliteit nadat de budgettering zelf is voltooid, dan staan teams voor een moeilijke keuze: ze slagen er niet in essentiële projecten uit te voeren of het budget te overschrijden.

Meestal kiezen ze voor het laatste.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

Veel voorbeelden van speciale budgetteringssoftware voor bedrijven zijn gebouwd met Data integration als kernfunctie, wat betekent dat u informatie uit meerdere bronnen kunt halen en deze kunt centraliseren in een Platform waar budgetten effectief kunnen worden gecreëerd. Dit is essentieel om te voorkomen dat budgetten in een silo worden gebouwd. Bekijk wat er beschikbaar is met je huidige oplossing en maak er een belangrijk onderdeel van bij de keuze van eventuele budgetteringssoftware. Met Prophix kan het kantoor van de CFO bijvoorbeeld niet alleen Data uit hun spreadsheets halen, maar het kan ook native worden geïntegreerd met ERP-, CRM- en HRIS-systemen.

4. Je bedrijf heeft een aanzienlijke groei doorgemaakt.

Perioden van aanzienlijke groei en andere veranderingen zijn enorm positief voor je bedrijf, maar ze kunnen grote hoofdpijn veroorzaken bij altijdgroene processen zoals budgettering.

Misschien is je organisatie gefuseerd met een andere organisatie, of heb je een nieuwe dochteronderneming geopend. Of misschien heb je net een enorme toename gezien in je klantenbestand en je inkomsten. Hoe dan ook, u beschikt plotseling over veel meer financiële Data om mee te werken en geheel nieuwe financiële overwegingen die het budgetteren veel complexer maken.

Deze overgangsperioden kunnen vaak problemen met je huidige budgetteringssoftware aan het licht brengen, of aan de bel trekken als je helemaal geen speciale software hebt.

Merk op dat plotselinge veranderingen zoals deze niet de enige signalen zijn waar je op moet letten. Elke nieuwe klant, transactie of extra medewerker draagt bij aan de hoeveelheid financiële Data die u moet verzamelen, analyseren en vertalen naar zakelijke beslissingen. Zelfs een langzame en gestage groei kan onbeheersbaar worden als je niet over het juiste gereedschap beschikt.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

Als je momenteel software voor bedrijfsbudgettering gebruikt, zorg er dan voor dat je in de gaten houdt hoe effectief die is in verschillende stadia van de groei van je organisatie. Je zult weten dat je een betere oplossing nodig hebt als klachten over inefficiënte processen en rigide budgetten toenemen naarmate je bedrijf groeit.

Als je nog steeds op zoek bent naar budgetteringssoftware voor je bedrijf, probeer dan te anticiperen op hoe je behoeften zullen veranderen naarmate het bedrijf groeit. Dit voorkomt dat u investeert in een Platform dat niet met u meegroeit.

5. Je winstgevendheid is aan het dalen

Het komt maar al te vaak voor dat teams buiten het kantoor van de CFO juichen als ze toekijken hoe de inkomsten stijgen zonder rekening te houden met de bredere financiële gezondheid van de organisatie. Maar als financieel leider weet je dat als elke dollar aan inkomsten gepaard gaat met twee dollar aan uitgaven, je niet echt groeit.

Zonder de juiste hulpmiddelen voor budgettering komt het maar al te vaak voor dat organisaties onrealistische budgetten opstellen, vaak als gevolg van matige Data. Soms leidt dat ertoe dat afdelingen het budget overschrijden. Maar er zijn situaties waarin de winstgevendheid van de hele organisatie onder druk kan komen te staan.

Wanneer u robuuste software voor bedrijfsbudgettering aan uw toolset toevoegt, kunt u snel de bevindingen genereren die u nodig heeft om uw organisatie winstgevend te houden – of op zijn minst rapporteren over eventuele dalingen in de winstgevendheid die zich kunnen voordoen.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

De beste voorbeelden van software voor bedrijfsbudgettering geven het Office of the CFO de mogelijkheid om dashboards te maken voor zakelijke gebruikers, zodat iedereen zich beter bewust is van wat er nodig is om de organisatie zo winstgevend mogelijk te houden zonder essentiële projecten op te offeren.

6. Je werkt vaak dubbel

Zonder bedrijfsbudgetteringssoftware zullen bij jaarlijkse budgettering en vergelijkbare processen vaak gedecentraliseerde, gefragmenteerde teams betrokken zijn die elk hun best doen om Data te verzamelen en de behoeften van delen van de organisatie te voorspellen. Tenzij deze teams voortdurend met elkaar communiceren, of van nature samenwerkingshulpmiddelen gebruiken, is de kans groot dat ze hun werk verdubbelen.

Dat omvat het meerdere keren exporteren van dezelfde Rapporten met kleine variaties, het zoeken naar Data die al door een ander team zijn verzameld, of zelfs het werken aan budgetten voor dezelfde afdelingen.

Dit resulteert in verspilde uren, het hele proces duurt veel langer om af te ronden, en frustratie als teams proberen tegenstrijdige informatie te consolideren. Wanneer u uw budgetteringsprocessen centraliseert in één Platform, weten al uw teams precies wie waar aan werkt.

Tip voor software voor bedrijfsbudgettering

Niet alle software voor bedrijfsbudgettering is op dezelfde manier gemaakt, en je moet platforms zoeken die vanaf het begin zijn gebouwd voor samenwerkingsprocessen. Spreadsheets zijn bijvoorbeeld niet bijzonder geschikt voor samenwerking, maar dat geldt ook niet voor enkele van de meest populaire budgetteringssoftwarekeuzes. Dit is een onderwerp dat je moet proberen te behandelen in alle verkoopgesprekken voor een oplossing die je zoekt, of om te testen of er een gratis proefperiode beschikbaar is.

Hoe All-Star Directories 6 dagen heeft bespaard met software voor bedrijfsbudgettering

Toen Michelle Ferris van All-Star Directories voor het eerst overwoog om budgetteringssoftware voor bedrijven te gebruiken, waren zij en haar team dagen, zo niet weken, bezig met het opstellen van hun jaarlijkse budget. Haar team moest al hun tijd besteden aan het verzamelen en analyseren Data. Michelle wist dat er een betere manier was om het budgetteringsseizoen aan te pakken, zodat haar team zich kon concentreren op belangrijkere zaken, zoals op een fatsoenlijk uur het kantoor verlaten en tijd doorbrengen met familie.

Gefrustreerd en klaar voor verandering, begonnen Michelle en haar team na te denken over de voor- en nadelen van een budgetteringsoplossing. Michelle wilde haar team de vrijheid geven om zich te concentreren op wat echt belangrijk is, zowel op het werk als daarbuiten.

Na de implementatie van Financial Performance Management (FPM)-software als oplossing voor hun budgetteringsproblemen, bespaardeAll-Star Directories zes volledige dagen werk aan hun budgetteringsprocessen. Michelle's team kan hun budget in een paar uur voltooien, zodat ze meer tijd hebben om strategische analyses uit te voeren.

Michelle en haar team hebben nu een beter evenwicht tussen werk en privéleven in plaats van zich druk te maken over het budgetseizoen. Ze zijn ervan overtuigd dat hun budgetten nauwkeurig, actueel en geautomatiseerd zijn, waardoor het team meer strategische projecten kan uitvoeren na een welverdiende downtime.

Wil je meer weten over Michelle's succes met budgetteringssoftware voor bedrijven? Lees de casestudy van All-Directories hier.

Kies de juiste budgetteringssoftware voor je bedrijf

Spreadsheets weggooien en aan boord springen met budgetteringssoftware voor bedrijven is een slimme zet. Maar de tekenen ontdekken dat je budgetteringssoftware nodig hebt, is het halve werk.

Neem een voorbeeld uit het boek van All-Star Directories: budgetteringssoftware kan tijd besparen en is hulpbronnenvriendelijk. Kies je de juiste keuze voor je bedrijf? Dat is essentieel.

Wil je de budgetteringssoftware voor je bedrijf verder ontdekken? Bekijk de 21 beste bedrijfsbudgetteringssoftware voor cFO's.