12 redenen om te investeren in consolidatiesoftware | Prophix

Wilt u weten waarom spreadsheets niet worden aanbevolen voor financiële consolidaties op grote schaal? Vind je het moeilijk om te begrijpen of software voor financiële consolidatie de investering waard is, of hoe je de business case voor de software moet maken?

Wat is financiële consolidatiesoftware?

Software voor financiële consolidatie helpt de complexiteit van het opstellen van geconsolideerde jaarrekeningen weg te nemen door processen te automatiseren, naleving te garanderen en gegevens te centraliseren, waardoor controllers en boekhoudkundige leiders efficiënter en nauwkeuriger kunnen werken.

Hoe groter en complexer je bedrijf is, hoe belangrijker het is om consolidatiesoftware te implementeren. Het is een enorme stimulans om complexe eigendomsstructuren, vertalingen en subconsolidaties in meerdere valuta's en de naleving van multi-GAAP en IFRS te kunnen automatiseren en de nauwkeurigheid van de gegevens te garanderen.

Lees hier meer over financiële consolidatiesoftware en hoe deze zich verhoudt tot het uitvoeren van consolidaties met handmatige spreadsheets.

Wanneer moet ik investeren in software voor financiële consolidatie?

Als financieel directeur kan het moeilijk zijn om een verandering in de strategische richting van je bedrijf te voorspellen. U weet niet wat er morgen met uw groep zal gebeuren: een verdubbeling van de omvang door de overname van een subgroep, een beursgang met nieuwe aandeelhouders die een snelle afsluiting eisen, een wijziging in de consolidatieregels of een verzoek om meer gedetailleerde informatie op consolidatieniveau.

Een verandering in de doelen van je bedrijf, en daarmee je aanpak van consolidatie, kan op elk moment gebeuren. Daarom is het belangrijk om nu al tools en platforms te hebben om met nieuwe en onverwachte verzoeken om te gaan. Technologie zoals financiële consolidatiesoftware kan uw organisatie en haar financiële processen de kracht, flexibiliteit en betrouwbaarheid geven die ze nodig heeft om op te schalen - en dat is niet mogelijk als u uw financiële processen in spreadsheets bijhoudt.

Bovendien is het een teken van financiële volwassenheid en goed financieel leiderschap om bij te blijven met technologie en ervoor te zorgen dat onze organisatie zo wendbaar mogelijk is.

Lees verder voor een diepgaande duik in hoe toonaangevende, financieel volwassen organisaties profiteren van consolidatiesoftware - en hoe u dat ook kunt.

12 redenen om te investeren in consolidatiesoftware (versus spreadsheets)

Reden 1: Boekhoudkundige logica

Het consolidatieproces is gebaseerd op boekhoudkundige logica en moet rapporten bevatten voor saldi, journalen en het grootboek, die moeilijk te maken kunnen zijn in spreadsheets. Als uw auditors regelmatig gefrustreerd zijn door uw gebrek aan documentatie, moet u consolidatiesoftware overwegen

Reden 2: complexiteit van de dimensie

Veel financiële leiders die nieuw zijn met het consolidatieproces begrijpen het als onderdeel van een matrixorganisatie (bedrijven x rekeningen), wat zich goed zou lenen voor spreadsheets.

Consolidatie-informatie is echter gebaseerd op een transactionele structuur, niet op een positionele, die ten minste vier verschillende dimensies omvat: het bedrijf, de rekening, aanpassingen en stromen. Soms bevat het ook analytische aspecten

Deze informatie maakt deel uit van een matrix, maar eerder van een hyperkubus, waardoor software voor financiële consolidatie moet worden gebruikt die als database kan functioneren.

Reden 3: Consolidatieberekeningen

Traditioneel worden alle berekeningen, bewerkingen en transacties handmatig uitgevoerd in spreadsheets. Deze processen kunnen al snel uitmonden in meerdere werkbladen die allemaal aan elkaar gekoppeld zijn. En in de loop der jaren kunnen deze werkbladen onleesbaar, inflexibel en risicovol worden.

De flexibiliteit van spreadsheets, vaak een van de voordelen, kan een risico worden in het consolidatieproces. Bovendien maken spreadsheets het moeilijk, zo niet onmogelijk, om het samenstellen van consolidatiepakketten te automatiseren.

Het gebruik van een gespecialiseerde oplossing voor financiële consolidatie heeft daarentegen duidelijke voordelen. Veel oplossingen kunnen berekeningen stroomlijnen en automatiseren om de betrouwbaarheid van gegevens te verbeteren. Gespecialiseerde software kan ook consolidatiemethoden definiëren, verschillende simulaties binnen de scope implementeren en eventuele fouten corrigeren, waardoor de algehele nauwkeurigheid van de berekeningen verbetert

Reden 4: Gegevensconversie

Het omzetten van bedrijfsgegevens in de consolidatievaluta en het uitvoeren van berekeningen voor minderheidsaandeelhouders en consolidatiereserves in spreadsheets kan fouten opleveren.

Door al deze taken te automatiseren met financiële consolidatiesoftware kunt u de productiviteit verhogen en snel betrouwbare resultaten verkrijgen.

Reden 5: Minderheidsaandeelhouders en omrekeningsverschillen

Bij consolidaties met spreadsheets worden minderheidsaandeelhouders vaak weggelaten in de equity- of proportionele benadering. Met spreadsheets is het gemakkelijk om te vergeten minderheidsaandeelhouders hun aandeel in de waarde van een deelneming toe te wijzen aan een andere dochteronderneming die niet 100% eigendom is van het moederbedrijf.

Omrekeningsaanpassingen, consolidatiereserves en minderheidsaandeelhouders en hun reconstituties en rechtvaardigingen kunnen een ongelooflijk tijdrovend proces zijn omdat ze buiten de boekhouding om opnieuw moeten worden samengesteld, te beginnen bij elke dochteronderneming.

Nog dieper in het consolidatieproces worstelen veel bedrijven met het beheren van consolidatieboekingen, het concept van stromen en het creëren van restitutierapporten of financiële overzichten, evenals kasstroom- en belastingbewijs tabellen.

In tegenstelling tot traditionele spreadsheets kan consolidatiesoftware automatisch rekening houden met minderheidsaandeelhouders in de equity- of proportionele benadering. Het kan ook het beheer van consolidatieboekingen, omrekeningsaanpassingen, consolidatiereserves en reconstituties vereenvoudigen.

Consolidatiesoftware zorgt voor een naadloze stroom van gegevens, waardoor het eenvoudiger wordt om cruciale rapporten te genereren, zoals financiële overzichten, kasstroomoverzichten en tabellen met belastinggegevens. Door deze ingewikkelde taken te automatiseren, verbetert consolidatiesoftware niet alleen de nauwkeurigheid, maar vermindert het ook de tijd en middelen die aan consolidaties worden besteed.

Reden 6: Consolidatieboekingen

Hoewel het mogelijk is om consolidatieboekingen in spreadsheets in te stellen, is dit geen oplossing voor de lange termijn. Bij elke nieuwe consolidatieperiode/jaar is het belangrijk om de boekingen van het vorige jaar te herzien om te bepalen of ze moeten worden overgedragen.

Er moet ook rekening worden gehouden met andere zaken zoals verkoop en deconsolidatie, wat het moeilijk kan maken om boekingen per bedrijf te isoleren.

Software voor financiële consolidatie kan rekeningen binnen elk bedrijf aan elkaar koppelen, waardoor je de flexibiliteit hebt om boekingen van bedrijf tot bedrijf te boeken.

Reden 7: Updates

Er kunnen extra problemen ontstaan wanneer een rekeningstelsel wordt geïmplementeerd met één werkblad per bedrijf en er wijzigingen moeten worden aangebracht in elk afzonderlijk werkblad. Ook bestaat het risico dat de verkeerde regels worden gebruikt, wat tot inconsistenties kan leiden.

Software voor financiële consolidatie kan daarentegen de noodzaak voor handmatige updates op elk afzonderlijk werkblad wegnemen, waardoor het risico op onnauwkeurigheden en inconsistenties afneemt. Het kan er ook voor zorgen dat alle wijzigingen universeel worden toegepast, waardoor uniformiteit in alle datasets wordt gegarandeerd.

Reden 8: Consolidatievarianten

Spreadsheets zijn ook niet het beste hulpmiddel om consolidatievarianten te maken op basis van dezelfde set gegevens. Bijvoorbeeld consolidatie volgens IFRS, gevolgd door een versie volgens lokale GAAP, creatie van een subgroep, productie van gesegmenteerde gegevens, enz.

Consolidatiesoftware kan daarentegen gemakkelijk verschillende versies van geconsolideerde gegevens produceren. In vergelijking hiermee kan consolidatiesoftware gemakkelijk verschillende versies van geconsolideerde gegevens produceren. Met de flexibiliteit om meerdere consolidatievarianten te beheren op basis van dezelfde gegevensset, kunt u consistentie en nauwkeurigheid garanderen voor verschillende rapporteringsstandaarden en -vereisten.

Reden 9: Het begrip stroom

De meeste consolidaties in spreadsheets worden gedaan met saldi, wat betekent dat het begrip 'stroom' ontbreekt. Het maken van een kasstroomoverzicht in spreadsheets kan een vervelende taak zijn zonder kwaliteitsgarantie. Het vereist het gebruik van gegevens uit de jaarrekeningen van verschillende bedrijven binnen het toepassingsgebied, wat het nog ingewikkelder maakt.

Software voor financiële consolidatie kan daarentegen het concept van stromen integreren en de creatie van restitutierapporten automatiseren.

Reden 10: Intragroep (of intercompany) transacties

Consolidators moeten de status van intercompany posities tussen dochterondernemingen controleren tijdens het consolidatieproces, zelfs als er een voorafgaande uitwisselingsprocedure werd uitgevoerd. Intercompany relaties gaan niet over enkelvoudige rekening-naar-rekening verbindingen, maar eerder over meerdere rekeningen die interageren met andere meervoudige rekeningen

In de praktijk betekent dit dat gecontroleerd moet worden of de intercompany positie van A met B voor een bepaalde rekening de intercompany positie van B met A voor een andere rekening weerspiegelt. Deze koppeling kan combinatorische proporties aannemen die moeilijk te beheren zijn in spreadsheets.

Consolidatiesoftware daarentegen is ontworpen om automatisch de status van intercompanyposities tussen dochterondernemingen te valideren, waardoor je de combinatorische complexiteit vermijdt die gepaard gaat met het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets.

Reden 11: Controles

Veel auditors hebben meer vertrouwen in een consolidatie die is uitgevoerd met een speciale oplossing voor financiële consolidatie, omdat het een kwaliteitsgarantie is.

Consolidatiesoftware kan uw processen veiliger maken, terwijl het ook een gedetailleerd controletraject biedt waarmee auditors de redenen voor elke boeking kunnen achterhalen. Het resultaat? Een snelle en efficiënte audit.

Reden 12: Delen van kennis

Een ander probleem met spreadsheets is dat ze vaak alleen begrepen worden door de maker ervan. Maar wat gebeurt er als die persoon de groep verlaat? Software voor financiële consolidatie kan u helpen om continuïteit en veiligheid te garanderen.

Waarom financiële consolidatiesoftware de oplossing bij uitstek is voor consolidatie

Concluderend kunnen de uitdagingen die gepaard gaan met consolidatie in spreadsheets leiden tot onnauwkeurigheden, inefficiënties en een verhoogd risico. Van complexe berekeningen tot het beheren van intercompany transacties, traditionele spreadsheets schieten tekort in het bieden van een gestroomlijnd en betrouwbaar proces.

Software voor financiële consolidatie biedt daarentegen een geautomatiseerde, efficiënte en nauwkeurige oplossing. Het vereenvoudigt het beheer van consolidatieboekingen, verwerkt updates naadloos, produceert moeiteloos meerdere consolidatievarianten en biedt een gedetailleerd controlespoor.

Software voor financiële consolidatie zorgt ook voor continuïteit en veiligheid, zelfs als de persoon die de processen initieel heeft opgezet de organisatie verlaat. Door te investeren in financiële consolidatiesoftware kun je de efficiëntie en nauwkeurigheid van je consolidatieproces aanzienlijk verbeteren, wat leidt tot betrouwbaardere financiële rapportages. Meer informatie over de prijzen van consolidatiesoftware.