Het hoe en waarom van scenarioplanning

Onverwachte gebeurtenissen, van natuurrampen tot macro-economische verschuivingen, stellen bedrijven elk jaar op de proef. Organisaties die deze verstoringen niet alleen willen doorstaan, maar willen floreren, ongeacht wat de markt hen te bieden heeft, gebruiken Scenario planning. Dit simuleert de potentiële impact van verschillende situaties op hun bedrijfsresultaten, waardoor ze naar behoefte kunnen draaien en betere financiële beslissingen kunnen nemen.

Wat is Scenario planning?

Scenario planning is een reeks aannames over wat de toekomst zal zijn en hoe uw bedrijfsomgeving in het licht van die toekomst in de loop van de tijd zal veranderen. Scenarioplanning wordt ook wel wat-als-analyse genoemd (hoewel er enkele belangrijke verschillen zijn). Scenario planning maakt gebruik van actuele Data en aannames om meerdere, potentiële uitkomsten in overweging te nemen.

Een scenarioplan kan je helpen verschillende verhalen te verkennen om te bepalen hoe je toekomstige bedrijfsactiviteiten het beste kunt ondersteunen. Door te beoordelen hoe verschillende variabelen onder verschillende omstandigheden op elkaar inwerken, kun je bepalen welke variabele de grootste impact zal hebben op je bedrijf. Deze variabelen kunnen bestaan uit de prijsstelling van producten, operationele kosten, marktschommelingen en meer.

Alle bedrijfstakken, in de publieke, private, non-profit- en overheidssector, passen Scenario planning toe als onderdeel van hun financiële planning en analyse. C-suite executives, senior financiële leiders en financiële analisten zijn doorgaans de personen die leiding geven aan de Scenario planning in hun organisatie.

Hoe gebruik je Scenario planning?

Scenario planning wordt gebruikt om variabelen die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsresultaten te formaliseren in scenario's – in wezen simulaties van potentiële gebeurtenissen. Organisaties gebruiken Scenario planning als onderdeel van hun prognoses, om de rigiditeit van hun processen te testen, rekening te houden met gebeurtenissen die ernstige gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben, en om over het algemeen veerkrachtiger te worden.

Een organisatie kan bijvoorbeeld Scenario planning gebruiken om de gevolgen te evalueren van een wereldwijde pandemie die werknemers dwingt thuis te blijven. Het zou dan processen kunnen ontwikkelen die zouden helpen om deze situatie te doorstaan.

4 voordelen van Scenario planning

1. brengt de gevolgen van mogelijke gebeurtenissen aan het licht

Het belangrijkste voordeel van Scenario planning is een beter begrip van hoe verschillende gebeurtenissen – van goedaardig tot rampzalig – het bedrijf kunnen beïnvloeden. Zonder Scenario planning kan elk team zijn eigen onsamenhangende interpretaties van deze gebeurtenissen hebben, maar het centraliseren van die informatie in een plan is van cruciaal belang.

2. Stelt teams in staat responsplannen op te stellen

Scenario planning is niet alleen bedoeld voor het evalueren van de gevolgen van onvoorziene gebeurtenissen, maar ook voor de voorbereiding daarop. Als je eenmaal weet hoe ze je organisatie kunnen beïnvloeden, kun je manieren bedenken om het ergste te beperken, of zelfs manieren vinden om tot bloei te komen.

3. Vangt de kennis van verschillende experts

Het Scenario planning brengt experts uit alle hoeken van uw organisatie samen. Dit geeft hen de kans om kennis te delen die anders misschien niet aan de oppervlakte zou komen. Het resultaat? Een kennisoverdracht die de hele organisatie ten goede komt.

4. Creëert documentatie

Nadat je een specifiek scenario hebt gepland, hebben je teams documentatie over die als referentiepunt kan dienen voor het geval dat scenario — of een vergelijkbaar scenario — zich voordoet. Dit betekent dat teams onafhankelijker kunnen zijn en Data kunnen gebruiken om de besluitvorming te stimuleren.

3 voordelen van Scenario planning

1. Het behandelt de effecten van meerdere factoren

In tegenstelling tot andere voorspellingsmethoden, zoals gevoeligheidsanalyses, kun je met scenarioplanning meerdere factoren tegelijk testen. Dit zorgt voor een robuuste analyse met meerdere afhankelijkheden, die de werkelijkheid nauwkeuriger weergeeft dan sommige methoden.

2. Het is een geweldige manier om plannen te maken voor de toekomst.

Te veel organisaties richten zich op het optimaliseren van processen voor het heden en negeren daarbij de mogelijke schade die de toekomst kan veroorzaken. Hoewel Scenario planning een complex proces is, is het essentieel voor het opbouwen van een veerkrachtig bedrijf dat ondanks alle mogelijke omstandigheden kan groeien. Plannen maken voor de toekomst kan ontmoedigend lijken, maar Scenario planning brengt duidelijkheid.

3. Het formaliseert informele processen

Elk team heeft een bepaalde manier van denken over de toekomst, of dat nu gaat om de manier waarop ze hun processen opbouwen of om onregelmatige „wat als” brainstormsessies. Deze informele processen vertalen zich echter zelden in een organisatiebreed bewustzijn zonder formele Scenario planning.

3 nadelen van Scenario planning

1. De reikwijdte is enorm

Hoewel Scenario planning ongetwijfeld een cruciaal aspect van prognoses is, kan het een enorme hoeveelheid technisch werk met zich meebrengen, vooral als de reikwijdte niet beperkt is. Er is immers geen limiet aan het aantal en soort factoren die kunnen bijdragen aan een scenario. Zorg ervoor dat je de middelen hebt om dit uit te voeren, vooral als je geen speciaal gereedschap gebruikt.

2. Belangrijke factoren kunnen veranderen

Soms kunnen de factoren die u analyseert tussen de beginfase van uw Scenario planning en de daaruit voortvloeiende rapporten volledig veranderen. Dit is de reden waarom Scenario planning moet worden behandeld als een doorlopend proces en niet als een eenmalig project.

3. Het is ongelooflijk moeilijk (zonder de juiste software)

Het is niet alleen de reikwijdte van Scenario planning die enorm kan worden; Ook het handmatige werk kan meegroeien. Veel organisaties gebruiken nog steeds spreadsheets voor Scenario planning, waardoor de verantwoordelijkheid bij mensen ligt om afhankelijkheden en complexe scenario's te beheren. Speciale software Scenario planning kan helpen de last te verlichten.

Waar is Scenario planning het meest geschikt voor?

Scenario planning is het meest geschikt om de impact van grootschalige veranderingen of verstoringen te voorspellen. Voorbeelden van grote veranderingen zijn onder meer financiële crises, arbeidsverstoringen, sociale onrust of criminele activiteiten. Omgekeerd kan Scenario planning u ook helpen beter om te gaan met onverwacht succes, zoals een explosieve groei of een plotseling toegenomen vraag naar uw producten en diensten.

Bedrijven hebben een scenarioplan nodig tijdens een economische neergang, wanneer het onzeker is hoe de marktvolatiliteit zal verlopen. Tijdens grote verstoringen is wat voorheen werkte gewoon niet meer voldoende. Historische trends zijn niet langer goede indicatoren voor toekomstige prestaties. Scenario planning mag niet worden verward met gevoeligheidsanalyse. Gevoeligheidsanalyse houdt alleen rekening met veranderingen in één enkele variabele, terwijl alle andere constant worden gehouden. Om de prestatie van meerdere variabelen het beste te voorspellen, moet u Scenario planning gebruiken om hun impact vast te leggen.

Hulpmiddelen voor Scenario planning

Voor effectieve Scenario planning moet u relevante Data en aannames identificeren. U wilt bijvoorbeeld bedrijfsbrede Data, marktinformatie en historische gebeurtenissen overwegen. Door bedrijfsbrede Data uit uw ERP-, CRM- en HR-systemen te verzamelen, kunt u het grotere geheel zien. Door nieuwe concurrenten of innovaties op de markt in de gaten te houden, kun je je ook beter voorbereiden.

Houd rekening met historische gebeurtenissen die tot grote verschuivingen in je branche hebben geleid. Als je de relatie tussen verschillende Data elementen kunt formaliseren, kun je een kwantitatief model maken. Een belangrijke uitdaging bij Scenario planning ligt in het feit dat er te veel wordt vertrouwd op handmatige spreadsheets. Spreadsheets kunnen ontbrekende Data, inconsistente formules en verbroken koppelingen bevatten.

Al deze zaken kunnen ervoor zorgen dat het Scenario planning omslachtig en lastig uit te voeren lijkt. Veel organisaties zullen Data uit Ongeljksoortig-systemen moeten consolideren. Het kan een hele opgave zijn om Data uit uw ERP-, CRM- en HR-systemen te combineren tot een samenhangend scenarioplan. Met zoveel systemen kan het voor financiële analisten lastig zijn om tijdig relevante Data te vinden.

Bedrijven die serieus bezig zijn met Scenario planning hebben een speciale tool nodig. Het is essentieel om te investeren in een tool die is gemaakt met Scenario planning en -analyse in gedachten. In plaats van traditionele, op spreadsheets gebaseerde systemen gebruiken innovatieve bedrijven Financial Performance Management software om scenarioplannen te maken. Met Financial Performance Management (FPM)-software kunnen financiële leiders eenvoudig scenarioplannen maken op basis van bestaande feitelijke, budget- en Data , zonder de rompslomp van enorme spreadsheets.

Door FPM-software te gebruiken hebben financiële teams op elk moment toegang tot relevante Data en kunnen ze eenvoudig middelen beheren om de besluitvorming op basis van kansen en risico's te verbeteren.

Hoe u een scenarioplan maakt met Prophix

Door gebruik te maken van Financial Performance Management software kunt u snel robuuste, uitgebreide scenarioplannen maken, zonder bergen handmatig werk. Met het Financial Prestatie Platform van Prophix kunt u Scenario planning uitvoeren met hyperprecisie, ultra-aanpassingsvermogen en dramatische prestaties. 

U kunt meer leren in onze volledige gids voor Scenario planning, maar hier zijn de essentiële stappen.

Stap 1: Verzamel modelvereisten en Data

Prophix minimaliseert de tijd en moeite die nodig is voor Scenario planning. Spreadsheets, nog steeds de favoriete tool Scenario planning voor veel organisaties, kunnen foutgevoelig zijn en meer werk opleveren dan ze opleveren. FPM-software synchroniseert daarentegen Data uit uw ERP-, CRM- en HR-systemen om ervoor te zorgen dat u met geldige Data werkt. Via Data integraties kunt u eenvoudig informatie uit verschillende systemen ordenen.

Stap 2: Bepaal het aantal benodigde scenario's

Hoewel het verleidelijk is om zoveel mogelijk scenario's te schetsen en te testen, kan het werk dat ermee gepaard gaat al snel onhaalbaar maken. Te veel plannen creëren verwarring en zorgen voor cruciale middelen die kunnen worden besteed aan missiekritieke projecten. Dat is waar het Infoflex-proces van Prophix in beeld komt.

Infloflex transformeert informatie dynamisch met behulp van bestaande Data of door de gebruiker gedefinieerde invoer. Het kan Data toewijzen of Data verhogen met een bepaald percentage. Dit proces is het meest geschikt voor deze drie scenario's:

• In het beste geval: Gebaseerd op meer verkopen of een stijging van de vraag. Dit kan het gevolg zijn van plotselinge marktveranderingen of de introductie van nieuwe inkomstenlijnen. Hoewel dit een positieve toepassing is, kan het beste geval nog steeds voor spanning zorgen. Het kan zijn dat u extra hulpmiddelen of Personeelsbestand nodig heeft. U kunt gericht specifieke omzet Rekeningen verhogen met het Infoflex-proces.
  
• Basisscenario: leidt verkooptrends af op basis van de werkelijke cijfers van voorgaande periodes. Het Infoflex-proces van Prophix kan bestaande feitelijke gegevens lezen en extrapoleren. Het kan toekomstige perioden vooraf invullen met Data als basis voor het basisscenario. Dit scenario kan laten zien wat je kunt doen om je huidige traject te veranderen of te behouden.
  
• In het slechtste geval: gaat ervan uit dat inkomsten of kosten de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen. Deze planningsoptie omvat vaak drastische wijzigingen in vaste en variabele uitgaven. U kunt Infoflex gebruiken om specifieke Rekeningen te richten op verhogingen of verlagingen. Overweeg om de omzet van Rekeningen te verlagen om aan te sluiten bij de actualiteit en om de kosten te verhogen.

Afhankelijk van de marktomstandigheden wil je je misschien concentreren op negatieve of positieve scenario's. Je kunt responsieve FPM-modellen gebruiken om bedrijfsplannen op te stellen die de macro-economische omstandigheden nabootsen, zelfs als ze veranderen.

Stap 3: Verspreid je scenarioplan

Wil Scenario planning relevant zijn, dan moet het bureau van de CFO deze delen met het leiderschap. Met Prophix kunnen uw plannen worden gedeeld via Rapport Binders, zodat u gerelateerde exports kunt groeperen en naar de C-suite kunt sturen.

Je kunt dashboards ook gebruiken om een overzicht te delen van meerdere scenarioplannen en de bijbehorende variabelen. Prophix kan de belangrijkste statistieken uit uw verschillende Data samenbrengen en voor elk team verschillende dashboards creëren, zodat de juiste Data aan de juiste mensen worden getoond.

Met Prophix kunt u uw scenarioplan eenvoudig dynamisch delen in plaats van te vertrouwen op exporten voor eenmalig gebruik.

Scenario planning is een krachtige oefening om de financiële gezondheid van uw organisatie in zowel welvarende als uitdagende tijden opnieuw te beoordelen. Met de juiste Financial Performance Management software kunnen financiële teams snel de belangrijkste drijfveren, Data en aannames identificeren die nodig zijn om plannen te maken voor een betere toekomst. Het Financial Prestatie Platform van Prophix stelt financiële teams in staat gemakkelijk scenario's te plannen. Met deze inzichten kunnen financiële leiders betere zakelijke beslissingen nemen en de veerkracht van bedrijven verbeteren, ongeacht wat de toekomst in petto heeft.