Bottom-up budgettering: alles wat je moet weten

Of je nu een doorgewinterde financiële professional bent of voor het eerst budgetteert, deze blog zal het concept van bottom-up budgettering ontrafelen.

We onderzoeken hoe het werkt, de voor- en nadelen, praktische voorbeelden en de rol ervan in moderne FP&A-teams.

Laten we in de wereld van bottom-up budgettering duiken en het potentieel ervan voor effectieve financiële planning ontsluiten.

Wat is bottom-up budgettering?

Bottom-up budgettering is de praktijk waarbij elke afdeling haar doelen en gevraagde budget voor het jaar indient, die vervolgens door het financiële team worden beoordeeld op afstemming met de bedrijfsdoelen. Deze methode van budgettering gaat uit van een granulaire benadering die begint aan de "onderkant" van de organisatie - bijvoorbeeld de afdelingen.

Een voordeel van het bottom-up budgetteringsproces is dat het een nauwkeuriger en gedetailleerder budget oplevert. Dit komt omdat individuele werknemers, teams of afdelingen hun eigen budgetten creëren en, wanneer ze gecombineerd worden, een budget creëren voor de hele organisatie. Deze aanpak zorgt ervoor dat elke uitgave wordt verantwoord en niets over het hoofd wordt gezien.

Bottom-up budget vs. top-down budget

In tegenstelling tot bottom-up budgettering, vereist top-down budgettering dat het financiële team doelen opstelt en geld toewijst aan elke afdeling. Top-down budgetten worden meestal beoordeeld en goedgekeurd door het management voordat ze worden gecommuniceerd naar de individuele teams.

In plaats van te beginnen bij de "onderkant" van de organisatie, begint top-down budgettering bij de "top" of het leiderschap, en middelen worden toegewezen op basis van de strategische initiatieven van het bedrijf voor het komende jaar, evenals de prestaties van elke afdeling in het verleden en de marktomstandigheden. Nadat het plan is verspreid onder het bredere team, kunnen afdelingen beginnen met het samenstellen van een budget op basis van de middelen die aan hen zijn toegewezen.

Bottom-up budget vs operationeel budget

Een operationeel budget schat de inkomsten en uitgaven van een bedrijf over een bepaalde periode. Operationele budgetten bieden een overzicht op hoog niveau van de bedrijfsprestaties en een manier om de inkomsten, variabele kosten, vaste kosten, niet-kaskosten en niet-operationele kosten te controleren.

Operationele budgetten worden meestal maandelijks of driemaandelijks bijgewerkt. Hoewel deze budgetten kunnen worden samengesteld met behulp van een bottom-up benadering, richten ze zich voornamelijk op inkomsten en uitgaven en worden ze vaak samengesteld met behulp van een top-down methode die input vraagt van het management.

Merk op dat, net als elk budget, zelfs budgetten die zijn opgesteld via een bottom-up benadering periodiek kunnen worden bijgewerkt als dat nodig is, en dat ze niet noodzakelijkerwijs slechts één moment in de tijd weerspiegelen (bijvoorbeeld het begin van het jaar).

Bottom-up budget vs. kapitaalbudget

Bedrijven gebruiken kapitaalbudgetten om de haalbaarheid van nieuwe projecten en investeringen te evalueren. Dit proces omvat meestal het onderzoeken van de cashflow van een project in de loop van de tijd om te bepalen of het project zou voldoen aan de benchmarks van het bedrijf en een rendement op hun investering zou bieden.

Net als operationele budgetten zijn kapitaalbudgetten een soort budget, geen budgetteringsmethode. Zowel kapitaalbudgetten als operationele budgetten kunnen top-down of bottom-up worden opgesteld, afhankelijk van de managementstijl en -structuur van het bedrijf. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan een top-down benadering waarbij feedback van de leiding wordt gebruikt om projecten of investeringen te evalueren, terwijl andere een bottom-up benadering gebruiken waarbij de input van werknemers die dichter bij de dagelijkse werkzaamheden staan, wordt gewaardeerd.

Hoe werkt bottom-up budgettering?

Laten we eens kijken naar de drie belangrijkste stappen bij het samenstellen van een bottom-up budget.

Kostenanalyse per afdeling

De eerste stap in bottom-up budgettering is om elke afdeling een projectie te laten maken van hun verwachte kosten en uitgaven voor het jaar. Dit omvat personeelskosten, geplande projecten en apparatuur en administratieve kosten.

Het opstellen van het afdelingsbudget

Na het evalueren van hun verwachte behoeften voor het jaar, telt elke afdeling hun kosten op om hun budget te vormen. Deze afdelingsbudgetten worden vervolgens samengevoegd en opgeteld tot het totale budget van het bedrijf.

De behoeften van de afdelingen in evenwicht brengen met de wensen van het bedrijf op topniveau

Zodra het bedrijfsbudget is vastgesteld, wordt het beoordeeld door het leiderschapsteam om te zien of het in lijn is met de strategische doelen van de organisatie door vragen te stellen als: zijn middelen toegewezen aan de juiste projecten? Zijn er genoeg middelen voor nieuwe projecten of investeringen? Hebben afdelingen de middelen die ze nodig hebben om de omzetdoelstellingen te halen?

Als het budget goed gepositioneerd is om de doelen en doelstellingen van het bedrijf te halen, wordt het doorgegeven aan het financiële team dat de boekingen valideert en het bottom-up budget afrondt.

Wat zijn de voordelen van bottom-up budgettering?

Er zijn verschillende voordelen aan bottom-up budgettering, zoals verbeterde nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid en werknemersmoreel.

Nauwkeurigheid in budgettering

Bottom-up budgettering is nauwkeuriger dan veel andere methodes omdat het feedback vraagt van werknemers die betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.

Individuele medewerkers hebben vaak een beter inzicht in terugkerende uitgaven en afdelingsplannen dan leidinggevende teams, en daarom is bottom-up budgettering een ideale manier om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de behoeften van de organisatie.

Rentmeesterschap stimuleren bij afdelingsleiders

In het bottom-up budgetteringsproces spelen afdelingsleiders een cruciale rol, niet alleen bij het opstellen van hun budgetten, maar ook bij het naleven ervan. Aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het samenstellen en projecteren van hun verwachte kosten, ontwikkelen ze inherent een gevoel van eigenaarschap over hun budgetten. Dit rentmeesterschap leidt er meestal toe dat ze zich houden aan de budgettaire beperkingen die ze hebben ingesteld, wat leidt tot een betere financiële discipline binnen hun afdelingen.

Dit proces werkt echter het beste als er duidelijke communicatie is vanuit het hoger management over de overkoepelende strategische doelstellingen van het bedrijf en de financiële richtlijnen.

Het moreel van werknemers verhogen

Bottom-up budgettering is een geweldige manier om het moreel onder individuele medewerkers te verhogen. Door elke afdeling bij het proces te betrekken, krijgen uw werknemers het gevoel dat hun inbreng ertoe doet en dat de plannen van hun afdeling een prioriteit zijn voor het bedrijf

Wat zijn de nadelen van bottom-up budgettering?

Hoewel bottom-up budgettering veel voordelen heeft, zijn er ook een aantal nadelen, zoals het risico op overbudgettering, de hoeveelheid tijd die het kost en de slechte afstemming op strategische doelstellingen.

Het risico op overbesteding

Een nadeel van bottom-up budgettering is dat het kan leiden tot overbudgettering. Wanneer afdelingsleiders hun budgetten overzien, kunnen ze extra middelen toewijzen om rekening te houden met onverwachte kosten, wat kan leiden tot het overschatten van hun behoeften. Als elke afdeling probeert zichzelf extra middelen toe te wijzen, kan dit leiden tot overbudgettering op bedrijfsniveau en meer geld uitgeven dan nodig is.

Tijdrovende processen

Voor veel organisaties kan bottom-up budgettering al snel een tijdrovend proces worden. Zonder een gestandaardiseerde aanpak kan het moeilijk zijn om te coördineren en samen te werken met alle benodigde afdelingen en de beweegredenen achter hun keuzes te begrijpen. Het kost ook tijd voor elke afdeling om hun kosten te evalueren en hun plan voor het jaar op te stellen.

Potentiële slechte afstemming op organisatorische doelen

Wanneer afdelingen hun budgetten voor het jaar samenstellen, is de kans groot dat ze het meest bezorgd zijn over hun vermogen om hun doelen en doelstellingen te halen. Een bottom-up benadering van budgettering kan het grote geheel over het hoofd zien omdat teams gefocust zijn op wat ze willen bereiken in plaats van op wat het bedrijf wil bereiken.

Het hogere management is ook beperkt betrokken bij de eerste stappen van bottom-up budgettering, wat het zicht op de algemene strategische afstemming van individuele afdelingsbudgetten kan beperken. Bottom-up budgettering kan ook leiden tot gemiste kansen voor samenwerking tussen afdelingen en optimalisatie van middelen.

Een voorbeeld van een bottom-up budgetteringsproces in 8 stappen

Stel een bottom-up budget op in acht eenvoudige stappen, zoals hieronder beschreven:

1. Stel doelstellingen vast: Stel de doelen en doelstellingen voor de komende budgetperiode vast.
2. Afdelingsbudgetten : Elke afdeling raamt haar eigen uitgaven en inkomsten op basis van haar doelstellingen.
3. Indienen van de begroting: Alle afdelingen dienen hun voorgestelde budget in bij de begrotingscommissie of het management.
4. Evaluatie en aanpassingen: De begrotingscommissie of het management beoordeelt het voorstel van elke afdeling, vraagt indien nodig om verduidelijking en past aan.
5. Consolidatie: Alle afdelingsbudgetten worden geconsolideerd in één masterbudget.
6. Goedkeuring: Het geconsolideerde budget wordt beoordeeld en goedgekeurd door het topmanagement of de raad van bestuur.
7. Implementatie: Het goedgekeurde budget wordt gedistribueerd naar de afdelingen en geïmplementeerd.
8. Bewaking en controle: Gedurende de hele budgetperiode worden de werkelijke resultaten vergeleken met de budgetramingen en worden er waar nodig aanpassingen gedaan.

De rol van bottom-up budgettering in het moderne FP&A team

Bottom-up budgettering kan ongelooflijk nuttig zijn voor moderne FP&A teams die de betrokkenheid van medewerkers willen verbeteren, meer detailgerichte plannen willen maken en operationele inefficiënties willen identificeren. Moderne FP&A teams kunnen voorstander zijn van bottom-up budgettering door nauw samen te werken met elke afdeling, input te valideren en wijzigingen te communiceren naar het hogere management, zichzelf te positioneren als een strategische bijdrager en een cultuur van samenwerking te bevorderen.

Het bottom-up budgetteringsproces bevordert sterkere relaties tussen afdelingen, waardoor hun rol als effectieve zakenpartners wordt versterkt. Het maakt ook de weg vrij voor verbeterde flexibiliteit, waardoor snelle aanpassingen op afdelingsniveau mogelijk zijn zonder het hele budget te verstoren - een cruciaal aspect in het snel veranderende bedrijfsklimaat van vandaag.

Tot slot kunnen moderne FP&A teams die gebruik maken van geavanceerde budgetteringstechnologieën het bottom-up budgetteringsproces efficiënter beheren, met real-time updates, betere zichtbaarheid en gestroomlijnde communicatie. Deze aanpak geeft FP&A-teams niet alleen meer mogelijkheden, maar positioneert ze ook als belangrijke spelers in de financiële planningsstrategie van de organisatie

Conclusie: Effectief bottom-up budgetteren met Prophix

Concluderend kan effectieve bottom-up budgettering, indien goed beheerd, een game-changer zijn voor FP&A teams. Ondanks de uitdagingen kan het Financial Performance Platform van Prophix het proces naadloos en efficiënt laten verlopen. Van gedetailleerde prognoses tot het bevorderen van samenwerking tussen afdelingen, bottom-up budgettering met Prophix is uw sleutel tot strategische financiële planning.

Ontdek de beste budgetteringsoplossingen voor bottom-up budgettering in 21 beste zakelijke budgetteringssoftware voor CFO's (in 2024).