Bottom-up budgetteren: alles wat u moet weten 

Of u nu een doorgewinterde financiële professional bent of nieuw bent op het gebied van budgetteren, deze blog zal het concept van Bottom-up budgetteren ophelderen.

We zullen onderzoeken hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn, praktische voorbeelden en de rol ervan in moderne FP & A-teams. 

Laten we een duik nemen in de wereld van Bottom-up budgetteren en de mogelijkheden ervan voor effectieve financiële planning ontsluiten.

Wat is Bottom-up budgetteren? 

Bottom-up budgetteren is de praktijk waarbij elke afdeling de doelstellingen en het aangevraagde budget voor het jaar laat indienen, die vervolgens door het financiële team worden beoordeeld op afstemming op de bedrijfsdoelstellingen. Deze manier van budgetteren vergt een gedetailleerde aanpak die begint aan de „onderkant” van de organisatie, bijvoorbeeld afdelingen. 

Bottom-up budget versus Top-down budget 

In tegenstelling tot Bottom-up budgettering vereist Top-down budgettering dat het financiële team doelstellingen samenstelt en fondsen toewijst aan elke afdeling. Top-down budgetten worden doorgaans beoordeeld en goedgekeurd door het management voordat ze aan individuele teams worden gecommuniceerd.

In plaats van te beginnen bij de “onderkant” van de organisatie, begint Top-down budgettering met de “top” of het leiderschap, en worden de middelen toegewezen op basis van de strategische initiatieven van het bedrijf voor het komende jaar, evenals de prestaties en marktomstandigheden van elke afdeling in het verleden. . Nadat het plan onder het bredere team is verspreid, kunnen de afdelingen beginnen met het samenstellen van een budget op basis van de middelen die ze toegewezen hebben gekregen.  

Bottom-up budget versus operationeel budget 

In een operationeel budget wordt een schatting gemaakt van de inkomsten en uitgaven van een bedrijf over een bepaalde periode. Operationele budgetten bieden een overzicht op hoog niveau van de bedrijfsprestaties en een manier om de omzet, variabele kosten, vaste kosten, niet-contante uitgaven en niet-operationele kosten te monitoren.

De operationele budgetten worden gewoonlijk maandelijks of per kwartaal bijgewerkt. Hoewel deze budgetten kunnen worden samengesteld met behulp van een Bottom-up benadering, zijn ze primair gericht op inkomsten en uitgaven en worden ze vaak samengesteld met behulp van een Top-down methode, waarbij input van het leiderschap wordt gevraagd.

Houd er rekening mee dat, zoals bij elke begroting, zelfs de begrotingen die via een Bottom-up -benadering zijn opgesteld, indien nodig periodiek kunnen worden bijgewerkt en niet noodzakelijkerwijs slechts één tijdstip weerspiegelen (bijvoorbeeld het begin van het jaar).  

Bottom-up vs. kapitaalbudget 

Bedrijven gebruiken kapitaalbudgetten om de haalbaarheid van nieuwe projecten en investeringen te evalueren. Dit proces omvat meestal het onderzoeken van de Cash flow van een project in de loop van de tijd om te bepalen of het project aan de benchmarks van het bedrijf zou voldoen en rendement op zijn investering zou bieden.

Net als operationele budgetten zijn kapitaalbudgetten een soort budget, geen methode om te budgetteren. Zowel kapitaal- als operationele budgetten kunnen worden samengesteld met behulp van een Top-down of Bottom-up benadering, afhankelijk van de managementstijl en -structuur van het bedrijf. Terwijl sommige bedrijven de voorkeur geven aan een Top-down waarbij gebruik wordt gemaakt van feedback van het leiderschap om projecten of investeringen te evalueren, hanteren andere bedrijven wellicht een Bottom-up upbenadering waarbij de inbreng van medewerkers die dichter bij de dagelijkse werkzaamheden staan, wordt gewaardeerd.

Hoe werkt Bottom-up budgetteren? 

Laten we eens kijken naar de drie belangrijkste stappen bij het samenstellen van een Bottom-up upbegroting.

Analyse van de kosten van de afdeling 

De eerste stap bij Bottom-up budgetteren is om elke afdeling een projectie te laten maken van de verwachte kosten en uitgaven voor het jaar. Dit moet personeelskosten, geplande projecten, apparatuur en administratieve kosten omvatten.  

Het budget van de afdeling opstellen 

Nadat ze hun verwachte behoeften voor het jaar hebben geëvalueerd, telt elke afdeling hun kosten bij elkaar op om hun budget te vormen. Deze departementale budgetten worden vervolgens samengesteld en opgeteld bij het totale budget van het bedrijf.

Een evenwicht vinden tussen de behoeften van de afdeling en de behoeften van bedrijven op het hoogste niveau 

Zodra het bedrijfsbudget is vastgesteld, wordt het door het leiderschapsteam beoordeeld om te zien of het aansluit bij de strategische doelstellingen van de organisatie door vragen te stellen zoals: zijn er middelen toegewezen aan de juiste projecten? Zijn er genoeg fondsen om nieuwe projecten of investeringen te financieren? Hebben de afdelingen de middelen die ze nodig hebben om de omzetdoelstellingen te halen?

Als het budget goed gepositioneerd is om aan de doelstellingen van het bedrijf te voldoen, wordt het doorgegeven aan het financiële team dat de boekingen zal valideren en het Bottom-up budget zal finaliseren.

Wat zijn de voordelen van Bottom-up budgetteren? 

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan Bottom-up budgetteren, waaronder verbeterde nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid en het moreel van de medewerkers.  

Nauwkeurigheid bij het budgetteren

Bottom-up budgetteren is nauwkeuriger dan veel andere methoden, omdat er feedback wordt gevraagd van werknemers die betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.

Individuele bijdragers hebben vaak een beter inzicht in terugkerende uitgaven en afdelingsplannen dan leiderschapsteams, en daarom is Bottom-up budgetteren een ideale manier om een gedetailleerd overzicht van de behoeften van de organisatie samen te stellen.  

Het bevorderen van rentmeesterschap onder de afdelingshoofden

In het Bottom-up budgetteringsproces spelen afdelingsleiders niet alleen een cruciale rol bij het creëren, maar ook bij het naleven van hun budgetten. Aangezien ze verantwoordelijk zijn voor het samenstellen en projecteren van hun verwachte kosten, ontwikkelen ze van nature een gevoel van eigenaarschap over hun budgetten. Dit rentmeesterschap leidt er doorgaans toe dat ze zich houden aan de budgettaire beperkingen die ze hebben opgelegd, wat leidt tot een betere financiële discipline binnen hun afdelingen.

Dit proces werkt echter het beste als er duidelijke communicatie is vanuit het hoger management over de overkoepelende strategische doelstellingen en financiële richtlijnen van het bedrijf.

Het moreel van werknemers stimuleren

Bottom-up budgettering is een geweldige manier om het moreel onder individuele bijdragers te vergroten. Door elke afdeling bij het proces te betrekken, hebben je werknemers het gevoel dat hun inbreng belangrijk is en dat de plannen van hun afdeling een prioriteit zijn voor het bedrijf. 

Wat zijn de nadelen van Bottom-up budgetteren? 

Hoewel Bottom-up budgetteren veel voordelen heeft, zijn er ook verschillende nadelen, waaronder het risico van overbudgettering, de hoeveelheid tijd die dit kost en het niet aansluiten bij strategische doelstellingen.  

Het risico van te hoge uitgaven

Een nadeel van Bottom-up budgetteren is dat het kan leiden tot overbudgettering. Als afdelingshoofden toezicht houden op hun budget, kunnen ze extra middelen toewijzen om rekening te houden met onverwachte kosten, wat kan leiden tot een overschatting van hun behoeften. Als elke afdeling probeert zichzelf extra middelen toe te wijzen, kan dat leiden tot overbudgettering op bedrijfsniveau en dat er meer geld wordt uitgegeven dan nodig is.  

Tijdrovende processen

Voor veel organisaties kan Bottom-up budgetteren al snel een tijdrovend proces worden. Zonder een gestandaardiseerde aanpak kan het moeilijk zijn om te coördineren en samen te werken met alle noodzakelijke afdelingen en om de beweegredenen achter hun keuzes te begrijpen. Het kost ook tijd voor elke afdeling om hun kosten te evalueren en hun plan voor het jaar samen te stellen.  

Mogelijke verkeerde afstemming op de doelstellingen van de organisatie

Wanneer afdelingen hun budgetten voor het jaar samenstellen, is de kans groot dat ze zich het meest zorgen maken over hun vermogen om hun doelstellingen en doelstellingen te bereiken. Bij een Bottom-up van budgettering kan het grote geheel over het hoofd worden gezien, omdat teams gefocust zijn op wat ze willen bereiken, in plaats van op wat het bedrijf wil bereiken.

Het management op het hoogste niveau heeft ook een beperkte betrokkenheid bij de eerste stappen van Bottom-up budgettering, wat de zichtbaarheid kan beperken tot de algemene strategische afstemming van de budgetten van individuele afdelingen. Bottom-up budgettering kan ook leiden tot gemiste kansen voor interdepartementale samenwerking en optimalisatie van middelen.

Een voorbeeld van Bottom-up budgetteringsproces in 8 stappen 

Creëer een Bottom-up budget in acht eenvoudige stappen, zoals hieronder beschreven:

1. Stel doelen: Stel de doelen en doelstellingen vast voor de komende begrotingsperiode.
2. Departementale budgetten: Elke afdeling schat zijn eigen uitgaven en inkomsten op basis van hun doelstellingen.
3. Indiening van de begroting: Alle afdelingen dienen hun voorgestelde begrotingen in bij de begrotingscommissie of het management.
4. Evaluatie en aanpassingen: De begrotingscommissie of het management beoordeelt het voorstel van elke afdeling, vraagt zo nodig om verduidelijkingen en past het aan.
5. Consolidatie: Alle afdelingsbudgetten worden geconsolideerd in één hoofdbudget.
6. Goedkeuring: De geconsolideerde begroting wordt beoordeeld en goedgekeurd door het topmanagement of de raad van bestuur.
7. Uitvoering: Het goedgekeurde budget wordt terugverdeeld onder de afdelingen en uitgevoerd.
8. Toezicht en controle: Gedurende de hele begrotingsperiode worden de werkelijke resultaten vergeleken met de budgettaire ramingen, en waar nodig worden aanpassingen gemaakt. 

De rol van Bottom-up budgettering in het moderne FP&A-team 

Bottom-up budgettering kan ongelooflijk nuttig zijn voor moderne FP&A-teams die de betrokkenheid van medewerkers willen verbeteren, meer detailgerichte plannen willen maken en operationele inefficiënties willen identificeren. Moderne FP&A-teams kunnen Bottom-up budgettering verdedigen door nauw samen te werken met elke afdeling, input te valideren en veranderingen aan het hogere management te communiceren, zichzelf te positioneren als een strategische bijdrager en een cultuur van samenwerking te bevorderen.

Het Bottom-up budgetteringsproces bevordert sterkere relaties tussen afdelingen, waardoor hun rol als effectieve zakenpartners wordt versterkt. Het maakt ook de weg vrij voor verbeterde wendbaarheid, waardoor snelle aanpassingen op afdelingsniveau mogelijk zijn zonder het hele budget te ontwrichten - een cruciaal aspect in de huidige snel veranderende zakelijke omgeving.

Ten slotte kunnen moderne FP&A-teams die gebruik maken van geavanceerde budgetteringstechnologieën het Bottom-up budgetteringsproces efficiënter beheren, met realtime updates, betere zichtbaarheid en gestroomlijnde communicatie. Deze aanpak geeft FP & A-teams niet alleen meer mogelijkheden, maar positioneert ze ook als belangrijke spelers in de financiële planningsstrategie van de organisatie. 

Conclusie: Effectief Bottom-up budgetteren met Prophix 

Kortom, effectieve Bottom-up budgettering kan, mits goed beheerd, een gamechanger zijn voor FP&A-teams. Ondanks de uitdagingen kan het Financial Prestatie Platform van Prophix het proces naadloos en efficiënt maken. Van gedetailleerde prognoses tot het bevorderen van interdepartementale samenwerking: Bottom-up budgetteren met Prophix is uw sleutel tot strategische financiële planning.

Ontdek de beste budgetteringsoplossingen voor Bottom-up budgettering in 21 beste zakelijke budgetteringssoftware voor CFO's (in 2024).