5 veelgemaakte fouten bij het kopen van software op het gebied van budget en prognoses

Hoe kies ik de juiste budget- en prognosesoftware voor mijn bedrijf? Welke fouten moet ik vermijden bij het evalueren van budgettering en prognoses van leveranciers? Zijn kosten de enige factor waarmee ik rekening moet houden bij mijn beslissing?

Dit zijn allemaal vragen die je kunt stellen als je overweegt te investeren in budget- en prognosesoftware, en dat is logisch — het kan een grote investering zijn, en je wilt de veelvoorkomende valkuilen vermijden die gepaard gaan met het kiezen van een nieuwe oplossing voor je financiële team.

Wat is budget- en voorspellingssoftware

Budget- en prognosesoftware, ook wel Financial Performance Management[EC1] (FPM) of Corporate Prestatie Management (CPM) software genoemd, is een tool ontworpen voor CFO's, financiële leiders en besluitvormers. Enkele van de belangrijkste functies zijn:

• Het beheren van cruciale financiële taken zoals Rapporteren, budgetteren en planning.
• Stroomlijn je budgetbeheerproces en automatiseer repetitieve taken.
• Datarechtstreeks vanuit de bron integreren , waardoor directe toegang tot realtime Data wordt geboden.
• Maakt het mogelijk om uitgebreide en inzichtelijke voorspellingen te maken.
• Maakt complexe Data analyse mogelijk.

Uiteindelijk is budget- en forecastsoftware een essentieel onderdeel van Financial Performance Management en biedt het een helder inzicht in de financiën van uw organisatie.

Fout #1: Focussen op de kosten in plaats van op Mogelijkheden

Het adagium „je krijgt waar je voor betaalt” is waar.

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven een prijs in gedachten hebben wanneer ze op zoek zijn naar budget- en voorspellingssoftware. De kosten zijn echter niet de enige factor die bepalend is voor je beslissing.

Wanneer u budget- en forecastsoftware puur op basis van kosten kiest, loopt u het risico dat u kritische mogelijkheden als Samenwerking, Data integration en Veiligheid laat varen ten gunste van een Excel-add-in met beperkte functionaliteit.

Voordat u budget- en prognosesoftwareoplossingen evalueert, moet u een wensenlijst opstellen van toepassingen die u kunnen helpen uw processen te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de bedrijfsprestaties te stimuleren, en vervolgens leveranciers evalueren op basis van hoe goed ze passen bij uw gewenste mogelijkheden.

Het kan ook nuttig zijn om reviews van brancheanalisten en klanten te bekijken als leidraad voor je beslissing. Rapporten en recensies van mensen met praktijkervaring kunnen u inzicht geven in de mogelijkheden waarop u zich kunt concentreren, begrijpen waarom bepaalde organisaties een investering hebben gedaan en de impact die de software heeft gehad op hun bedrijfsprestaties in het algemeen.

Fout #2: Diensten met toegevoegde waarde op tafel laten liggen

Veel leveranciers van budget- en voorspellingssoftware bieden aanvullende diensten met toegevoegde waarde aan als onderdeel van je implementatie en je voortdurende relatie, waaronder:

• Uitgebreide klantenondersteuning — een aanvulling op je contract die meestal directe toegang tot klantenondersteuning, extra spreekuren en opleidingsmogelijkheden omvat.
• Implementatie in eigen beheer — Sommige leveranciers bieden een implementatieproces voor zelfbediening aan dat stapsgewijze instructies bevat voor het instellen van de software.
• Continu leren – toegang tot een bibliotheek met cursussen over de software en hoe u blijvende Waarde uit uw investering kunt halen.

Diensten met toegevoegde waarde kunnen de kosten van je contract verhogen, maar het is belangrijk om te overwegen of ze je op lange termijn geld zullen besparen. Uitgebreide klantenondersteuning kan ervoor zorgen dat je over de middelen beschikt die je nodig hebt om eventuele problemen onmiddellijk op te lossen, zonder dat je gestrest hoeft te worden om contact op te nemen met een hulplijn. Implementatiemiddelen voor zelfbediening kunnen ook de acceptatie door eindgebruikers verbeteren, wat betekent dat je investering in budget- en voorspellingssoftware sneller terugverdient.

Fout #3: Voorrang geven aan behoeften op korte termijn boven doelstellingen op lange termijn

Wanneer u op zoek gaat naar budget- en prognosesoftware, heeft u waarschijnlijk een kortetermijnbehoefte waaraan u wilt voldoen - of u nu de tijd die u aan budgettering besteedt wilt verminderen, het maken en distribueren van Rapporten wilt automatiseren, of een Dashboard met cruciale KPI's wilt maken.

Als je echter een behoefte op korte termijn belangrijker vindt dan de langetermijndoelstellingen van je bedrijf, kan het zijn dat je uiteindelijk een oplossing krijgt die niet schaalbaar is om aan je behoeften te voldoen. Door te kiezen voor budget- en forecastsoftware met meerdere toepassingen, zoals Budgeting & Planning, Rapporteren & Analyse, Consolidations en Intercompany bepaald, kunt u aan uw onmiddellijke behoeften voldoen, en breid uw use-case in de toekomst uit.

Fout #4: Ik praat niet met andere gebruikers

De realiteit is dat softwareleveranciers alles kunnen claimen wat ze willen over hun product. Alleen als je met andere gebruikers praat, kun je een idee krijgen van hoe gebruiksvriendelijk een oplossing is, hoe snel hun ondersteuning is en hoe lang het duurt om de oplossing te implementeren.

Veel leveranciers van budgettering en prognoses zullen aanbieden om een referentiegesprek op te zetten met een klant in een vergelijkbare branche of met een vergelijkbare bedrijfsgrootte of gebruiksscenario, zodat je beter begrijpt hoe de software voor jou werkt.

Het is het beste om vooraf een lijst met vragen samen te stellen, en als een leverancier niet aanbiedt om een referentiegesprek in te stellen, moet je er een aanvragen voordat je verder gaat met het proces.

Als je niet rechtstreeks met gebruikers kunt spreken, is het de moeite waard om de succesverhalen van klanten te bekijken van de leveranciers op je shortlist. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe klanten succesvol zijn met Prophix:

• Wilson Construction bespaarde tot 4 dagen per maand voor wekelijkse Rapporteren, en 2 weken per maand voor GL en WIP Rapporteren
• Mission Health heeft de tijd die wordt besteed aan het jaarlijkse budgetteringsproces met meer dan 40% verminderd
• Spacesaver heeft Rapporteren verbeterd voor beter inzicht in budget versus werkelijke cijfers, winstgevendheid, arbeid en voorraad
• Boulay zag een verbetering van 20,9% in de nauwkeurigheid van de voorspelling van het nettoresultaat

USA Properties zag een verviervoudiging van het aantal projecten in aanbouw dankzij een verbeterde operationele planning Efficientie

Fout #5: Ervan uitgaande dat de manier waarop je de dingen nu doet de beste manier is om ze te doen

Bij het evalueren van budget- en prognosesoftware kan het verleidelijk zijn om de oplossing te kiezen die het meest lijkt op hoe je de dingen nu doet. Als u gewend bent om in Excel te budgetteren, kan een leverancier die Excel als Interface gebruikt een aantrekkelijke optie lijken.

Maar het is belangrijk om te bedenken dat wat je ook maar nodig had om te overwegen om budget- en prognosesoftware te overwegen, het resultaat was van het gebruik van spreadsheets. Als je je processen wilt innoveren en verbeteren, moet je bereid zijn om een betere manier te overwegen. De platforms voor budgettering en prognoses zijn ontworpen met alle onderdelen van je financiële transformatie in het achterhoofd. Met een speciaal Platform voor budgettering, planning, rapportage, analyse en consolidatie zijn er geen grenzen aan wat u kunt bereiken. 

Hoe kies je de juiste budget- en prognosesoftware voor je bedrijf?

In conclusion, choosing the right budget and forecast software is more than just a question of cost. It's about considering long-term goals, understanding the value-add services on offer, seeking user feedback, and being open to new ways of doing things. If you’re ready to learn more, check out this resource on FP&A software pricing. Remember, the ideal solution should not only cater to your immediate needs but also be scalable to meet future demands.

Het vermijden van deze veelgemaakte fouten bij het evalueren van budget- en forecast-softwareleveranciers kan uw selectieproces aanzienlijk stroomlijnen en een beter rendement op uw investering opleveren. Vergeet niet dat een effectief budget- en Platform als Prophix uw financiële processen radicaal kan veranderen met geavanceerde mogelijkheden voor budgettering, planning, rapportage, analyse en consolidatie.

Houd dus, terwijl u aan deze reis begint, uw focus op de mogelijkheden die uw bedrijfsprestaties echt zullen stimuleren en zoek een oplossing die aansluit bij uw langetermijndoelstellingen. Neem niet alleen genoegen met wat je gewend bent, maar wees bereid om dingen op een betere manier te doen. Het doel is immers niet alleen om te veranderen, maar ook om ten goede te transformeren.

Bekijk onze handleiding over budgetteringssoftware voor meer informatie.