Flexibel budget: alles wat je moet weten

Wat is een flexibel budget? Een budget is een budget, toch?

Een flexibel budget is een uniek soort budget dat door Rekeningen wordt gebruikt om afwijkingen in de bedrijfsactiviteit op te vangen en hiervoor een plan voor te bereiden.

Met andere woorden, het helpt bedrijven om wendbaar te blijven.

Maar hoe creëer je een flexibel budget? En waarom zou je er anders een willen gebruiken? En is te veel flexibiliteit niet tijdverspilling?

Dat en meer gaan we in dit artikel bespreken.

Wat is een flexibel budget?

Een flexibel budget is een budget dat kan worden aangepast aan veranderingen in de bedrijfsactiviteit, zoals verkoop- of productievolume. Doorgaans zijn deze aanpassingen vooraf bepaald om schaalbaarheidsproblemen te vermijden, zoals het aannemen van meer klanten dan het bedrijf redelijkerwijs aankan.

Het wordt vaak in één adem genoemd met het statische budget, dat gebaseerd is op een vast activiteits- of outputniveau.

Waarom gebruiken bedrijven flexibele budgetten?

Omdat bedrijven dankzij flexibele budgetten kunnen aanpassen hoeveel ze uitgeven aan verschillende bedrijfsactiviteiten, kunnen ze hun Cash flow effectiever beheren. Flexibele budgetten, om het voor de hand te leggen, helpen bedrijven om flexibeler te zijn met hun uitgaven.

Voorbeeld van een flexibel budget

Hier is een kort voorbeeld om de voordelen van een flexibel budget te illustreren.

Stel dat het betaalde advertentiekanaal van een bedrijf goed presteert en meer inkomsten genereert dan verwacht. Een flexibel budget geeft het bedrijf groen licht om meer van die inkomsten opnieuw in het kanaal te investeren.

Dit zou tot nog meer winst moeten leiden.

Het kan echter ook leiden tot uitdagingen op het gebied van de schaalbaarheid als de verkoop- en klantensuccesteams niet in staat zijn om meer Rekeningen af te handelen dan waarvoor "gebudgetteerd" was. Een robuuste, flexibele begroting zal een plan hebben voor deze scenario's en de middelen dienovereenkomstig toewijzen.

Laten we zeggen dat er onverwachte kosten zijn. Met een flexibel budget, ervan uitgaande dat je een scenario hebt gecreëerd waarin er onvoorziene kosten zijn, moet je een plan volgen.

Flexibel budget versus statisch budget

Een flexibel budget biedt richtlijnen voor een bedrijf om zijn activiteiten te wijzigen — om te investeren of te desinvesteren in bedrijfspraktijken — op basis van een externe factor, meestal inkomsten uit die activiteiten.

Een vast budget biedt geen begeleiding of tegemoetkoming in veranderingen. Het is strikter en de resultaten zijn duidelijker gedefinieerd.

Formule voor flexibele budgetverschillen

Flexibele budgetverschillen zijn elk verschil tussen de resultaten die worden gegenereerd door een flexibel budget en de werkelijke resultaten na het volgen van dat budget.

De formule voor flexibele budgetverschillen is vrij eenvoudig:

Flexibele budgetvariantie = (Werkelijk bedrag - Flexibel budgetbedrag)

Een positief (of gunstig) getal voor flexibele budgetverschillen betekent dat je " boven het plan kwam, ", terwijl een negatief (of ongunstig) getal betekent dat je niet zo winstgevend was of dat je meer hebt uitgegeven dan je had verwacht.

Flexibele budgetten voor eenvoudige versus gemiddelde budgetten voor gevorderden

We kunnen flexibele budgetten indelen in drie soorten op basis van hun invloeden en complexiteit.

Flexibel basisbudget: Dit soort flexibel budget maakt alleen wijzigingen mogelijk op basis van omzetcijfers.

Intermediair flexibel budget: Hierbij wordt rekening gehouden met andere activiteiten die een verandering in de omzet of bedrijfsactiviteiten kunnen veroorzaken, zoals wijzigingen in het Personeelsbestand of het aantal en de complexiteit van klanten.

Geavanceerd flexibel budget: bij dit soort flexibel budget wordt rekening gehouden met verschillende uitgaven binnen het bedrijf, zoals productlanceringen, ratio's zoals het magische SaaS-getal of de verhouding tussen schuld en eigen vermogen, en dividenden uit investeringen.

De meeste bedrijven die flexibiliteit in hun budget inbouwen, gebruiken een flexibel basisbudget.

Voordelen van een flexibel budget

Waarom zou een bedrijf een flexibel budget willen gebruiken? Het blijkt dat het vermogen om in te spelen op de daadwerkelijke prestaties van uw bedrijf nuttig kan zijn om de status quo te behouden en sneller te groeien dan verwacht. Onzekere marktomstandigheden pleiten voor een flexibel budget, omdat het zekerder is dat één enkel plan niet wordt gevolgd.

Goed voor bedrijven met variabele kosten

Bedrijven met variabele kosten hebben flexibele budgetten nodig omdat dit soort budget hen in staat stelt om die variatie te corrigeren of er rekening mee te houden met minimale verstoring van hun activiteiten.

Een bedrijf met een grote seizoensvariatie zou bijvoorbeeld een flexibel budget moeten hebben om rekening te houden met de stijging en daling van Vraag en aanbod afhankelijk van de seizoensinvloeden.

Prestatiemeting

Niets is beter dan het bedrijf te vertellen dat je volgens plan bent. En met een flexibel budget heb je meerdere onvoorziene omstandigheden om op schema te blijven. 

Omdat je rekening hebt gehouden met verschillen in het budget, weet je precies welke weg je moet volgen om het traject vast te houden dat het bedrijf op schema houdt.

Efficiënter budgetteringsproces

Flexibele budgetten zijn efficiënt omdat ze al het werk doen terwijl jij het budget maakt. Hoewel dit resulteert in een langere initiële budgettijd, zorgt dit voor een veel sneller algemeen budgetteringsproces, aangezien je (idealiter) geen scenario's opnieuw hoeft te voorspellen of nieuwe projecties hoeft te berekenen.

Betere kostenbeheersing

Je kosten van tevoren voorspellen is een geweldige manier om ze onder controle te houden. Aangezien een flexibel budget het financiële team in staat stelt vooruit te denken en de uitgaven in bepaalde scenario's te beperken, biedt dit het financiële team een veel robuustere kostenbeheersing. Dit helpt om de verschillen tussen budgetten laag te houden, wat een goede zaak is.

Rekeningen voor onvoorziene uitgaven

Een flexibel budget zal van nature tot op zekere hoogte rekening houden met onvoorziene uitgaven. Hoewel de omvang van de onvoorziene uitgaven misschien niet overeenkomt met wat je in het budget hebt gecreëerd, is het pad dat je voor het bedrijf hebt uitgestippeld in veel gevallen van toepassing, met enkele aanpassingen in de ruwe cijfers.

Geeft nauwkeuriger weer hoe financiën worden gebruikt

Een bedrijf is een levende entiteit, en een budget zou dat ook moeten zijn. Het is geweldig om een ideaal, statisch budget te hebben, maar het flexibele budget is meer afgestemd op hoe bedrijven en budgeteigenaren hun financiën daadwerkelijk beoordelen.

Beperkingen van een flexibel budget

Natuurlijk zijn flexibele budgetten niet eenzijdig goed. Zoals al het andere hebben ze hun nadelen.

Duurder om te creëren, te ontwikkelen, te controleren en te onderhouden

Omdat ze noodzakelijkerwijs complexer zijn dan statische budgetten, en omdat ze het per definitie niet " bepalen en vergeten. " flexibele budgetten vereisen veel meer denkkracht om te creëren, en ze vereisen ook een nauwgezette monitoring om ze te volgen. Dit kan leiden tot enige druk op een FP & A-team dat toch al erg beperkt is.

Te veel flexibiliteit kan de planningsmogelijkheden van FP & A beperken

Het is mogelijk om te veel abonnementen te hebben, aangezien de planningsmogelijkheden van een bedrijf beperkt zijn door het aantal uren dat het team (s) kan gebruiken om plannen op te stellen. Begrotingsleiders moeten oppassen dat het flexibele budget, met name geavanceerde flexibele budgetten, niet een op hol geslagen complex wordt.

Voorspellingen hebben een kortere levensduur en raken snel achterhaald.

Hoewel flexibiliteit geweldig is, gebeurt er soms iets onverwachts waardoor al het werk dat je eerder hebt gedaan teniet wordt gedaan.

Bedrijven over de hele wereld ondervonden dit in maart 2020 toen de COVID-19-pandemie lockdowns vereiste, waardoor een groot deel van de economie tot stilstand kwam. Modellen en projecties werden geschrapt, en bedrijven die veel tijd en middelen hadden besteed aan het opstellen van een flexibel budget, zagen enorme hoeveelheden van hun tijd en moeite teniet gedaan.

Minder verantwoordelijkheid of stimulans voor budgeteigenaren om zich aan het oorspronkelijke budget te houden

De wetenschap dat het budget kan worden aangepast, kan voor sommige budgeteigenaren een groen licht zijn om met hun uitgaven te spelen. Zorg ervoor dat je hen de verwachting geeft dat afwijkingen van het budget afkomstig zijn van het FP & A-team.

Vertragingen bij de sluiting kunnen leiden tot frictie met het boekhoudteam

De mogelijkheid om het budget aan te passen is leuk, maar dat kan het boekhoudteam veel hoofdpijn bezorgen, vooral als ze veel van hun werk moeten overdoen om de boeken te sluiten, waardoor een proces dat vaak wordt uitgesteld vanwege onvoorziene omstandigheden wordt omgezet in iets dat zelfs later gebeurt.

Gebrek aan vergelijkingen van inkomsten

Een van de grootste voordelen van de consistentie die inherent is aan een statisch budget, zijn de duidelijke vergelijkingen die het mogelijk maakt. Maar een flexibel budget zorgt voor veel meer variantie, wat het voor een team moeilijk — zo niet ronduit onmogelijk — maakt om een nauwkeurige omzetvergelijking of variantieanalyse uit te voeren op basis van een ideaal of eerder scenario.

Wat is flexibele budgetvariatie?

Flexibele budgetverschillen zijn het verschil in uitgaven of inkomsten tussen het basisbudget of het oorspronkelijke budget en het budget waarnaar werd overgeschakeld.

Voorbeeld van flexibele budgetverschillen

Stel dat een bedrijf de COGS van een product van $100 budgetteert op $20. Maar nadat ze de cijfers hebben doorgenomen, ontdekken ze dat de COGS $25 is. Ze verhogen de kosten van het product om rekening te houden met deze variantie en verkopen tijdens deze Rapporteren-periode 50 van hun 100 producten tegen deze nieuwe prijs. Hun flexibele budgetvariantie voor dit product is dus -$250 (er worden 50 stuks verkocht met $5 meer COGS dan begroot, of -$5).

In 5 stappen naar een succesvolle implementatie van een flexibel budget

Als je hebt besloten dat een flexibel budget de juiste weg is voor je organisatie, kun je dit als volgt met succes implementeren.

1. Vaste en variabele kosten identificeren

Het is essentieel dat je vaststelt waar verschillen kunnen bestaan. Kosten zoals huur, aflossing van schulden of PP & E zullen bijvoorbeeld waarschijnlijk vast en consistent blijven. Maar kosten zoals verkoop- en marketinguitgaven kunnen enorm variëren.

Maak een onderscheid tussen de variabele kosten. Dit zal het aantal scenario's dat je moet maken enorm verminderen.

2. Gebruik de variabele kostenratio om een budgetmodel te maken

De variabele kostenratio vergelijkt de kosten van het verhogen van de productie met de daaruit voortvloeiende inkomsten. In deze stap wil je je variabele kostenratio bepalen voor elk product, product of dienst dat je verkoopt, en een model creëren dat je kunt gebruiken voor je scenarioanalyse in de volgende stap.

De formule voor de variabele kostenratio is als volgt:

Variabele kostenratio = variabele kosten/netto-omzet

Als alternatief:

Variabele kostenratio = 1 – Bijdragemarge

3. Modelleer verschillende scenario's met het budgetmodel

Nu je een budgetmodel hebt, is het tijd om scenario's te modelleren. Je moet scenario's modelleren op basis van het kostenverschil dat zich waarschijnlijk zal voordoen, met enige speelruimte voor onverwachte scenario's.

Een FP&A-tool als Prophix is ideaal voor deze stap.

4. Bepaal je budget

Nu je al je verschillende scenario's in kaart hebt gebracht, is het tijd om enkele budgetnummers en -parameters toe te wijzen. Dit is meer een kunst dan een wetenschap, maar je moet beginnen met prioriteiten te stellen via een conservatief budget en dan meer handige of overbodige uitgaven in lagen aan te brengen.

Elke budgetteringsmethode werkt hier. Je kunt incrementele budgettering gebruiken voor een flexibel basisbudget, of budgettering op basis van nul om het budget volledig te herwerken.

5. Vergelijk je budgetmodel met de werkelijke uitgaven met een variantieanalyse

Tot slot wil je je werkelijke uitgaven vergelijken met je budget en evalueren hoe effectief en nauwkeurig je flexibele budget was.

Analyse van budgetverschillen is een essentiële laatste stap in elk budgetteringsproces en een noodzakelijke voorwaarde voor de volgende budgetteringscyclus.

Als je je vorige budgetten begrijpt en evalueert, kun je een nauwkeuriger budget voor de toekomst opstellen, wat ieders werk makkelijker maakt en de financiën van het bedrijf stabiliseert.

Conclusie: Flexibel budgetteren met Prophix

Nu weet je alles over hoe je een flexibel budget kunt creëren en gebruiken.

En als u een flexibel budget voor uw organisatie wilt creëren, kan Prophix u helpen. Met Prophix kunt u snel en eenvoudig scenario's maken en uw budgetanalyse berekenen, waardoor de twee grootste tijdrovende zaken van het budgetteringsproces tot een minimum worden beperkt.

Klinkt dat intrigerend? Klik op de link voor een demo.