Handleiding voor het transformeren van je financiële processen met software voor budgettering en prognoses

Elke technologische vooruitgang, van de ploeg tot de supercomputer, heeft geholpen om de hoeveelheid tijd die je besteedt aan taken die je moet doen te verminderen ten gunste van taken die je wilt doen. Het gaat erom dat je het fysieke en mentale zware werk overdraagt, zodat je je kunt concentreren op het lonende, bevredigende en nuttige werk dat alleen mensen kunnen doen. Software voor budgettering en prognoses is niet anders.

In te veel organisaties zit het CFO vast met te veel taken die ze moeten uitvoeren. Data , het samenstellen van rapporten en een tiental andere repetitieve processen worden handmatig uitgevoerd om goed te kunnen budgetteren en voorspellen. Deze verplichtingen creëren ongetwijfeld Waarde voor het bedrijf, maar het handmatige werk dat ermee gemoeid is, is zelden de beste besteding van iemands tijd.

Als u uw budgetterings- en prognoseprocessen wilt transformeren, moet u technologie gebruiken om deze opnieuw uit te vinden, te stroomlijnen en te automatiseren, waardoor uw team de vrijheid krijgt om meer waardevolle taken uit te voeren.

Budgettering versus prognoses (en waar software om de hoek komt kijken)

Voor iedereen buiten het Office of the CFO kunnen budgettering en prognoses onderling verwisselbare termen lijken. Voordat we ingaan op waarom software voor budgettering en prognoses essentieel is voor je organisatie, moeten we ervoor zorgen dat we deze termen hebben gedefinieerd.

Wat is budgetteren?

Budgettering is een proces dat organisaties gebruiken om verwachte inkomsten en uitgaven te kwantificeren. Uit dit proces komen budgetten voort, die naar verschillende afdelingen worden gestuurd om precies aan te geven hoeveel ze gedurende een bepaalde periode mogen uitgeven, meestal een boekjaar of kwartaal. Hoewel sommige organisaties Data uit voorgaande jaren gebruiken om hun budgetten te plannen, kan zero-based budgeting vaak effectiever zijn. Met deze methode wordt van afdelingen verwacht dat ze hun behoeften in kaart brengen zonder de begroting van het voorgaande jaar simpelweg met een paar procentpunten aan te passen.

Wat is voorspellen?

Bij budgettering gaat het om verwachte inkomsten en uitgaven, maar bij prognoses gaat het erom de potentiële toekomst van je organisatie te voorspellen. Het Bureau van de CFO zal Data uit voorgaande perioden gebruiken om hun prognoses op te stellen. Soms worden deze voorspellingen naar de toekomst verplaatst naarmate de tijd verstrijkt. Dit worden ook wel voortschrijdende voorspellingen genoemd.

Wat is het verschil tussen budgetteren en voorspellen?

Het belangrijkste verschil tussen deze budgettering en prognoses hangt af van twee woorden: „verwachting” en „projectie”. Hoewel deze woorden op elkaar lijken, zijn de verwachtingen die gepaard gaan met budgettering doorgaans conservatiever dan de prognoses, wat betekent dat je doorgaans meer vertrouwen zult hebben in de budgetten.

Bij budgetten moet je het meeste halen uit elke dollar die je organisatie binnenhaalt, terwijl voorspellingen bedoeld zijn om mogelijke scenario's in kaart te brengen en je bedrijfsstrategie aan te passen. Als het financiële team merkt dat afdelingen het risico lopen het budget te overschrijden, is er meestal een serieus gesprek over het vasthouden aan budgetten of het opnieuw evalueren ervan. Als de voorspellingen niet meer zo nauwkeurig zijn als vroeger, zal de leiding van je organisatie ofwel de algemene strategie van de organisatie veranderen, ofwel zich aanpassen aan een andere voorspelling.

De voordelen van budgettering en prognoses

De voordelen van budgettering

Nauwkeurige budgettering biedt bedrijven enkele serieuze voordelen:

• Precies weten hoeveel geld er naar de organisatie komt.
• Precies weten hoe (en waar) inkomsten worden omgezet in uitgaven.
• Ervoor zorgen dat elke afdeling het geld dat hen wordt toegewezen optimaal benut.
• Uitgaven aanpassen om goed in te spelen op veranderende marktomstandigheden.
• Potentiële financiële problemen van tevoren identificeren.

Waar het op neerkomt? Budgettering is essentieel om je winst te laten groeien.

De voordelen van prognoses

Een goede voorspelling is meer dan de moeite waard, want dat biedt de volgende voordelen:

• Het plannen van meerdere mogelijke scenario's kan je helpen om voor elk van deze scenario's een actieplan op te stellen, waardoor het aanpassingsvermogen van je organisatie wordt verbeterd.
• Als je aan de hand van prognoses „wat-als” vraagt, kun je problemen in de hele organisatie aan het licht brengen die anders onopgemerkt zouden zijn gebleven.
• Prognoses worden gemakkelijker te maken (en nauwkeuriger) naarmate u over meer Data beschikt.
• Een goede prognose kan leiden tot een grotere efficiëntie in de hele organisatie, omdat u manieren vindt om u aan te passen aan zowel stijgingen als dalingen van de omzet.

Zonder prognoses kan een organisatie haar doelstellingen in een goed jaar nog steeds halen, maar ze zal waarschijnlijk niet alle groei kunnen opvangen die ze anders zou kunnen hebben gehad. In een slecht jaar kan een gebrek aan voorspellingen de situatie verlammen.

De uitdagingen van budgetteren en voorspellen

De uitdagingen van budgettering

Hoewel budgettering een essentieel financieel proces is, brengt het aanzienlijke uitdagingen met zich mee:

• Inflexibele budgetten kunnen het voor afdelingen moeilijk maken om goed te reageren op problemen en kansen.
• Zonder budgetteringssoftware kan het moeilijk zijn om middelen in te zetten om flexibele, nauwkeurige budgetten op te stellen.
• Onnauwkeurige budgetten kunnen een organisatie hinderen, waardoor ze kansen niet volledig kunnen benutten.
• Overmatige transparantie in de budgettering kan leiden tot concurrentie tussen afdelingen, die vinden dat ze voor elke dollar moeten strijden.

Budgettering kan voor sommige organisaties een grote stressfactor zijn, maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen mogelijke uitdagingen. En als je software voor budgettering en prognoses gebruikt, kun je veel van deze uitdagingen elimineren.

De uitdagingen van prognoses

Hier zijn enkele manieren waarop het voorspellen van processen een uitdaging kan zijn voor je organisatie:

• Het is makkelijk om te conservatief te zijn met voorspellingen, wat de effectiviteit ervan kan beperken. Op dezelfde manier zullen al te bizarre voorspellingen van twijfelachtige Waarde zijn. Het vinden van de juiste balans kan moeilijk zijn.
• Net zoals budgetteren, kunnen prognoses veel tijd en middelen vergen, vooral zonder software voor budgettering en prognoses.
• Nauwkeurige voorspellingen kunnen een uitdaging zijn, en voorspellingen moeten op zijn minst enigszins nauwkeurig zijn om bruikbaar te zijn.
• Te veel vertrouwen stellen in één enkele voorspelling kan leiden tot beslissingen die uiteindelijk schadelijk zijn voor de organisatie.

Om deze uitdagingen te vermijden, moet je prognoses beschouwen als wat ze zijn: een kijkje in een mogelijke toekomst, in plaats van een strikt stappenplan voor de planning van je boekjaar.

Je budgettering en prognoses transformeren

Hiervoor is een combinatie nodig van de juiste software voor budgettering en prognoses , de juiste processen en de juiste instelling. Een team met geweldige software maar verouderde processen zal achterop raken, net als een team dat volledig is uitgerust met moderne processen, maar niet overtuigd is van het veranderen van de software. Voordat je begint, is het belangrijk om te kijken wat je team zou kunnen tegenhouden.

Wat houdt het kantoor van de CFO tegen?

Prophix' onderzoek naar budgettering en prognoses heeft gemeenschappelijke problemen aan het licht gebracht die het Bureau van de CFO ervan weerhouden zijn processen volledig te transformeren.

Datasilo's

Data zijn een van de meest waardevolle bezittingen die een bedrijf heeft. Maar het heeft alleen waarde als je het kunt verfijnen, analyseren en gebruiken als basis voor je beslissingen. Door Data samen te brengen op één Platform wordt het voor het kantoor van de CFO makkelijker om er goed gebruik van te maken.

Gebrek aan samenwerking

Data zijn niet het enige dat in silo's zit. Als elke afdeling zijn eigen weg gaat — zonder te communiceren met de rest van de organisatie — zul je waarschijnlijk knelpunten tegenkomen. Deze vertragingen kunnen zelfs de meest gestroomlijnde processen remmen.

Gebrek aan de juiste tools

Uw organisatie neemt meer Data op dan welk mens dan ook (of zelfs volledige teams van mensen) kunnen verwerken. Zonder de juiste hulpmiddelen om die Data te begrijpen, zit je vast in het proberen uit een brandslang te drinken. Het hebben van de juiste budgetterings- en forecastingsoftware kan helpen deze processen te automatiseren en stroomlijnen.

Handmatige processen

Het grootste obstakel voor transformatie is het gebrek aan tijd en middelen om dat te doen. Het is moeilijk om een nieuwe rol op je te nemen als je vastzit aan het handmatig manipuleren Data in spreadsheets. Automatisering is een cruciaal onderdeel van een succesvolle transformatie.

Transformatie van prognoseprocessen: voortschrijdend versus driemaandelijks

Als je eenmaal de obstakels hebt aangepakt die de algehele transformatie in de weg staan, is je team klaar om zich te verdiepen in specifieke processen. De overstap maken naar voortschrijdende prognoses is een belangrijk onderdeel van het verzekeren van succes voor de toekomst. Teams die voortschrijdende prognoses gebruiken, kunnen inkomsten en inkomsten nauwkeuriger voorspellen dan teams die kwartaalprognoses maken. Volgens Anders Liu-Lindberg, partner en medeoprichter van het Business Partnering Institute, zijn wendbaarheid en flexibiliteit de twee belangrijkste voordelen van rolling forecasts:

" Om processen geschikt te maken voor de toekomst van financiën, moeten financiële leiders flexibele en flexibele processen creëren. Het enige waar we zeker van kunnen zijn, is dat de wereld sneller verandert dan we een nauwkeurig aantal kunnen voorspellen of kunnen voorspellen wat er daarna gaat gebeuren. Het is van cruciaal belang dat we de veronderstellingen begrijpen achter de strategische en tactische keuzes die we hebben gemaakt. We kunnen de realiteit vergelijken met deze veronderstellingen en weten wanneer we moeten handelen omdat onze veronderstellingen niet meer kloppen. Dat is het soort proces dat financiële leiders moeten creëren als ze hun transformatietraject voortzetten. "

Voortschrijdende prognoses kunnen complex, moeizaam en tijdrovend zijn. Om succesvol over te stappen op dit proces heb je nodig:

• Eén geïntegreerde oplossing voor budgetterings- en prognosesoftware. Een Platform als Prophix kan Data automatisch importeren en naadloos integreren met uw andere bedrijfsoplossingen.
• Hulpmiddelen voor samenwerking. Prophix biedt workflows waarmee Stroomlijnen prognoses maakt door invoer bij te houden, wijzigingen vast te leggen en goedkeuringen vast te leggen, allemaal met versiebeheer en zonder 'alles beantwoorden'-e-mailketens.
• Flexibele hulpmiddelen. Er zijn tientallen factoren die een hele voorspelling kunnen veranderen: rentetarieven, wisselkoersen, productieniveaus en meer.Prophix maakt het gemakkelijk om deze waarden aan te passen wanneer ze veranderen.

Transformatie van budgetteringsprocessen: budgettering op basis van nul

Overschakelen naar budgettering op basis van nul (ZBB) kan voor ingrijpende veranderingen zorgen voor het Office of the CFO. Het stelt organisaties in staat om inkomsten en inkomsten nauwkeuriger te voorspellen en budgetmodellen efficiënt aan te passen als dat nodig is.

Hoewel je een initiële investering in middelen nodig hebt, zoals het oprichten van een multidisciplinaire commissie of investeren in de juiste budgetterings- en prognosesoftware, zijn de voordelen meer dan de moeite waard.

Aan de slag met ZBB

Het ZBB-proces begint met mensen. Het is van cruciaal belang om ondersteuning te hebben tot op het niveau van de directie. Het is een ernstige paradigmaverschuiving ten opzichte van het gebruikelijke budgetteringsproces en vereist meer input en betrokkenheid van andere afdelingen. Financiële leiders kunnen in dit proces kampioen worden, door van de business case naar de C-suite te gaan.

Als je eenmaal steun hebt gekregen van leidinggevenden, hangt succes af van het proces en de opleiding. Het bureau van de CFO zal, samen met anderen die aan het proces deelnemen, moeten leren om de vereiste hulpmiddelen te gebruiken. Financiële leiders moeten praktische kennis hebben van de organisatie, waaronder hoe verschillende afdelingen werken en wat hun budgetteringsvereisten zullen zijn. Dit is een goede kans voor je team om meer verbonden te raken met de organisatie en meer inzicht te krijgen in data.

Tot slot is de technologische component ook essentieel voor succes. Hoewel het mogelijk is om ZBB handmatig uit te voeren op spreadsheets, is dat een complex en tijdrovend proces. Een Platform als Prophix kan helpen bij het automatiseren van wat geautomatiseerd kan worden, terwijl het de communicatie en samenwerking voor de rest faciliteert.

Begin je transformatie met de juiste software voor budgettering en prognoses

Digitale transformatie is essentieel voor elk CFO van het Office of the Office dat een betekenisvollere en waardevollere rol binnen zijn organisatie wil spelen. De wendbaarheid en efficiëntie die deze transformatie met zich meebrengt, kunnen leiden tot meer Vooruitkijkpraktijken, waardoor het Bureau van de CFO de rest van de organisatie beter kan adviseren. Bovendien verhogen getransformeerde financiële processen de kwaliteit en kwantiteit van de inzichten die uit gegevens worden afgeleid, wat leidt tot betere besluitvorming voor iedereen.

Klaar om te beginnen? Bekijk de Prophix-demo om transformatieve budgetterings- en prognosesoftware in actie te zien.