Top-down budgetteren uitgelegd

Als u de manier waarop u budgetteert wilt veranderen, kunt u kiezen uit veel verschillende methoden: Top-down, Bottom-up, operationeel, op activiteiten gebaseerd, statisch, flexibel en meer.

Maar het vinden van de juiste aanpak voor je bedrijf hangt af van de voordelen en beperkingen van elk bedrijf, en van de behoeften van je bedrijf. Vandaag onderzoeken we Top-down budgetteren, waaronder:

Wat is Top-down budgetteren?

Top-down budgetteren is de praktijk waarbij senior leiderschap een budget voor de organisatie laat opstellen, gebaseerd op bedrijfsdoelstellingen en doelstellingen voor het komende jaar en daarna.

Voor deze manier van budgetteren is een aanpak op hoog niveau nodig die begint bij de „top” van de organisatie, bijvoorbeeld het senior leiderschap.

Tijdens Top-down budgettering evalueren leidinggevenden het effect van prestatie- en marktomstandigheden uit het verleden op het bedrijf, evenals de winstgevendheid en personeelskosten. De doelstellingen van de bedrijven zijn gewoonlijk onderverdeeld in drie belangrijke gebieden: verkoop, uitgaven en winst.

Top-down budget versus Bottom-up budget

In tegenstelling tot Bottom-up budgettering beginnen Top-down budgetten met senior leiderschap (dwz de “top” van het bedrijf), in plaats van met individuele afdelingen (dwz de “onderkant” van het bedrijf).

In plaats van dat elk team een verzoek om middelen indient, wijst het leiderschapsteam de beschikbare middelen toe aan elke afdeling. Elk team gebruikt die toewijzing vervolgens om zijn eigen budget op te stellen.

Zowel Top-down als Bottom-up budgetten evalueren de impact van prestaties uit het verleden en de huidige marktomstandigheden. Het verschil ligt in wie de impact van deze trends identificeert, verschilt per benadering. Externe en interne factoren worden geïdentificeerd door leiderschap bij Top-down budgettering, en afdelingen bij Bottom-up budgettering.

Top-down budget versus operationeel budget

Een operationeel budget geeft een schatting van de inkomsten en uitgaven van een bedrijf in de loop van de tijd. Operationele budgetten bieden een overzicht op hoog niveau van de bedrijfsprestaties en een manier om de omzet, variabele kosten, vaste kosten, niet-contante uitgaven en niet-operationele kosten te monitoren. De operationele budgetten worden vaak maandelijks of per kwartaal bijgewerkt.

Bij operationele begrotingen wordt traditioneel gebruik gemaakt van een Top-down methode. Dit betekent dat het zich voornamelijk richt op inkomsten en uitgaven, waarbij de leiding op hoog niveau de totale begroting bepaalt. De Top-down bij het budgetteren mag dus niet worden verward met een operationele begroting; in plaats daarvan is het een methode die wordt gebruikt bij het opstellen van dergelijke budgetten.

Hoe werkt Top-down budgetteren?

Laten we eens kijken hoe Top-down budgetteren binnen een organisatie werkt.

Begrotingstoewijzingen aan afdelingen

Om het Top-down budgetteringsproces te starten, komt het senior management bijeen om de bedrijfsdoelstellingen voor het komende jaar te bespreken en te identificeren – met de nadruk op omzet, uitgaven en winst.

Vervolgens wijst het leiderschapsteam, op basis van prestaties uit het verleden en verwachte toekomstige trends en marktomstandigheden, een budget toe aan elke afdeling.

Departementale toewijzingen kunnen gebaseerd zijn op de bijdrage van het team aan de organisatie in het voorgaande jaar, evenals op verwachte bijdragen. Deze alomvattende aanpak zorgt ervoor dat de afdelingsbudgetten aansluiten bij zowel de prestaties uit het verleden als de toekomstige verwachtingen, waardoor de toewijzing van middelen binnen de organisatie wordt geoptimaliseerd.

Budgetten op afdelingsniveau

Nadat de budgettoewijzingen met elk team zijn gedeeld, zijn de afdelingen verantwoordelijk voor het opstellen van hun eigen budget. Elke afdeling moet rekening houden met hun doelstellingen en hoe ze aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen die door het leiderschap zijn vastgesteld, en hun middelen dienovereenkomstig toewijzen.

Bij het Top-down budgetteringsproces opereren afdelingen over het algemeen onafhankelijk bij het opstellen van hun budgetten. Dit zorgt ervoor dat elke afdeling gefocust is op het bereiken van haar individuele doelstellingen en tegelijkertijd bijdraagt aan het algemene succes van de organisatie.

Afstemming van budgetten op afdelingsniveau

De laatste stap in het Top-down budgetteringsproces is het op één lijn brengen van budgetten op afdelingsniveau. Nadat elke afdeling de kans heeft gehad om hun budget op te stellen, worden ze teruggedeeld met het financiële team om ervoor te zorgen dat ze zich aanpassen aan de budgetstructuur die is vastgesteld door de hogere leiding.

Zodra de afdeling Financiën elk afdelingsbudget heeft goedgekeurd, wordt het Top-down budget definitief gemaakt. Deze uitgebreide beoordeling zorgt voor financiële afstemming binnen de organisatie, zodat alle afdelingen werken aan de bredere financiële doelstellingen van het bedrijf. 

Wat zijn de voordelen van Top-down budgetteren?

Er zijn tal van redenen waarom een bedrijf een Top-down budgetteringsaanpak zou willen hanteren.

Top-down budgetten zijn functioneel

Top-down budgetten sluiten aan bij de strategische doelstellingen van het bedrijf. Deze afstemming maakt ze niet alleen functioneel, maar zorgt er ook voor dat ze dienen als effectieve instrumenten voor financiële planning.

Door deze aanpak kan het management strategisch budgetten toewijzen aan afdelingen die een aanzienlijke invloed hebben op de groei. Deze strategische toewijzing kan de efficiëntie en productiviteit vergroten, waardoor de voordelen van de Top-down budgetteringsbenadering worden versterkt.

Top-down budgetten besparen tijd

Omdat Top-down budgetten door het management worden opgesteld, vaak zonder inbreng van afdelingsleiders, kan dit het middenmanagement een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen.

In plaats van een budget helemaal opnieuw op te stellen, kunnen teamleiders het Top-down budget gebruiken om hun doelstellingen voor het jaar vast te stellen.

Dit maakt het proces aanzienlijk efficiënter en sneller in vergelijking met de Bottom-up -aanpak, waardoor de productiviteit toeneemt en een meer gestroomlijnd budgetteringsproces mogelijk wordt.

Top-down budgetten Stroomlijnen budgetteren

Terwijl andere bedrijfsbudgetteringsmethoden vereisen dat elke afdeling zijn eigen budget samenstelt voor verdere beoordeling en consolidatie door het financiële team, werkt Top-down budgettering anders. Deze aanpak geeft teamleiders de mogelijkheid om vooraf bepaalde middelen toe te wijzen.

Deze methode vermindert aanzienlijk het heen en weer schakelen dat gewoonlijk nodig is bij het opstellen en goedkeuren van budgetten. Als gevolg hiervan stroomlijnt Top-down budgettering het proces, waardoor het efficiënter en minder tijdrovend wordt.

Wat zijn de nadelen van Top-down budgetteren?

Er zijn ook beperkingen en nadelen aan Top-down budgetteren. Laten we er een paar bekijken.

Top-down werken niet samen

Top-down budgettering is voornamelijk afhankelijk van de inbreng van leidinggevenden, en niet van managers en individuele contribuanten. Als gevolg hiervan kunnen afdelingen het gevoel hebben dat ze weinig te zeggen hebben over de middelen die ze toegewezen hebben gekregen of over de doelen die ze nastreven, wat de stimulans om deel te nemen aan het proces kan verminderen.

Top-down budgetten zijn wellicht niet realistisch

Omdat Top-down budgetten door het leiderschap worden opgesteld, kunnen ze uit de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf worden verwijderd. Het kan voor afdelingsmanagers moeilijk zijn om een Top-down budget effectief te implementeren, vooral als ze niet begrijpen hoe de doelstellingen zijn bepaald.

Top-down budgetten zijn van hoog niveau

Een ander nadeel van Top-down is dat ze mogelijk niet over de nodige details beschikken om de begroting te kunnen uitvoeren. Omdat Top-down budgetten traditioneel gericht zijn op bedrijfsdoelstellingen, in plaats van op afdelingsdoelstellingen, kan het moeilijk zijn om deze doelstellingen op hoog niveau te vertalen naar actiepunten voor teamleiders. Dit gebrek aan granulariteit kan het voor teams moeilijk maken om hun acties af te stemmen op de bredere bedrijfsdoelstellingen.

Een Top-down budgetteringsproces in 8 stappen

Wilt u weten wat er nodig is om een Top-down begroting te maken? We hebben het in 8 stappen beschreven:

1. Doelstellingen stellen: De directie stelt de algemene doelen en doelstellingen vast voor de komende begrotingsperiode. .
   
2. Formulering van de begroting: Leidinggevend personeel of hoger management stelt een budget op hoog niveau op dat aansluit bij de strategische doelstellingen van het bedrijf.
   
3. Toewijzing aan afdelingen: Het budget op hoog niveau wordt uitgesplitst en de middelen worden toegewezen aan elke afdeling op basis van de prioriteiten en doelstellingen van het bedrijf.
   
4. Departementale evaluatie: Departementshoofden bekijken het toegewezen budget en plannen hoe ze deze middelen kunnen gebruiken om de doelstellingen van hun afdeling te bereiken.
   
5. Feedback en aanpassingen: Afdelingshoofden geven feedback aan het senior management over het toegewezen budget. Indien nodig worden aanpassingen gedaan om beter af te stemmen op de realiteit van de afdelingen.
   
6. Afronding: De aangepaste budgetten worden afgerond en geconsolideerd in één hoofdbudget.
   
7. Goedkeuring: Het masterbudget wordt beoordeeld en goedgekeurd door de raad van bestuur of het hoger management.
   
8. Uitvoering en monitoring: Het goedgekeurde budget wordt teruggestuurd naar de afdelingen voor uitvoering. Gedurende de hele begrotingsperiode worden de werkelijke resultaten vergeleken met de ramingen van het budget, en waar nodig worden aanpassingen gemaakt.

De rol van Top-down budgettering in moderne FP&A-teams

Top-down budgettering kan ongelooflijk nuttig zijn voor moderne FP&A-teams die afdelingsactiviteiten willen afstemmen op bredere strategische doelen, besluitvormingsprocessen willen stroomlijnen en ervoor willen zorgen dat de toewijzing van middelen in overeenstemming is met de algemene bedrijfsdoelstellingen.

Moderne FP&A-teams kunnen Top-down budgettering bevorderen door nauw samen te werken met het senior management, doelstellingen op hoog niveau aan afdelingen te communiceren en feedbackloops te creëren om afstemming te garanderen.

Deze Top-down benadering versterkt de link tussen strategische planning en operationele activiteiten, waardoor de rol van het FP&A-team als effectieve strategische partners wordt versterkt. Het zorgt ook voor een zekere mate van controle en consistentie bij de budgettering, waardoor een organisatiebreed perspectief mogelijk is in plaats van gefragmenteerde afdelingsvisies - een cruciaal aspect in de complexe en onderling verbonden bedrijfsomgeving van vandaag.

Ten slotte kunnen moderne FP&A-teams die gebruik maken van geavanceerde budgetteringstechnologieën het Top-down budgetteringsproces efficiënter beheren, met realtime tracking, betere zichtbaarheid in de toewijzing van middelen en gestroomlijnde communicatie. Deze aanpak geeft FP & A-teams niet alleen meer mogelijkheden, maar positioneert ze ook als belangrijke drijfveren in de financiële planningsstrategie van de organisatie.

Conclusie: Effectief Top-down budgetteren met Prophix 

Top-down budgettering is een strategische aanpak die afdelingsactiviteiten op één lijn brengt met overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. Het is een methode die besluitvormingsprocessen kan stroomlijnen en een efficiënte toewijzing van middelen kan garanderen. Ondanks de potentiële nadelen kan het, met een effectieve implementatie met behulp van een Platform als Prophix, en door een cultuur van communicatie en feedback te omarmen, de rol van FP&A-teams als belangrijke drijfveren in de financiële planningsstrategie van een organisatie aanzienlijk vergroten.

Wilt u zien hoe Top-down budgetteren zich verhoudt tot andere benaderingen? Lees Bottom-up budgetteren: alles wat u moet weten.