Een volledig proces aan het einde van de maand voor FP & A-teams in 2024

Er zijn maar weinig financiële processen die zo frequent en arbeidsintensief zijn als aan het einde van de maand.

Het kan verleidelijk zijn om schattingen te gebruiken om tijd te besparen, maar een nauwkeurige maandafsluiting vormt een basis voor gezonde financiële gegevens. Dit geeft leiders op zijn beurt de informatie die ze nodig hebben om betere beslissingen te nemen. Zonder een solide procedure voor het einde van de maand zou je organisatie haar inkomsten kunnen overschatten en tegelijkertijd de impact van haar uitgaven kunnen onderschatten.

Zo kun je dit cruciale proces onder controle krijgen.

Wat is het einde van de maand?

Maandafsluiting (of het afsluiten van de boeken) is een financieel proces waarbij de financiële en boekhoudteams alle transacties van een organisatie voor de maand doornemen om nauwkeurige cijfers te krijgen voor alle Rekeningen vanaf de laatste dag van die specifieke 30 of 31 dag periode. Zo hebben leiders in de hele organisatie een nauwkeurig inzicht in hoeveel er is uitgegeven, hoeveel inkomsten er zijn binnengekomen en hoe dicht de organisatie bij de prognoses zit.

Het kan om een aantal redenen een lang en moeilijk proces zijn:

• Data moeten worden samengevoegd uit meerdere afdelingen en Data .
• De meeste organisaties doen het meeste werk nog steeds handmatig.
• De hoeveelheid betrokken Data kan lastig te beheren zijn.
• In grotere organisaties kan het verwerken en verzoenen van tegenstrijdige dossiers een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen.

Maar ondanks deze problemen, en nog veel meer, is het afsluiten van de maand nog steeds een cruciaal proces voor elke organisatie.

Waarom is het einde van de maand belangrijk?

De sluitingsprocedure aan het einde van de maand kan lang duren, maar het heeft nogal wat voordelen die het meer dan de moeite waard maken:

• Dat is de beste manier om nauwkeurige rekeningafschriften te hebben: zonder afsluiting van de maand worden rekeningafschriften op onregelmatige basis bijgewerkt, wat betekent dat het moeilijk is om te weten wanneer ze juist zijn en wanneer ze belangrijke updates nodig hebben.
• Onnauwkeurige uitgaven kunnen invloed hebben op je bedrijfsresultaten: Stel je voor dat je een afdeling leidt, en de enige informatie die je hebt over je uitgaven van de vorige maand is een schatting die 15% lager is. Als je je budget volgens die schatting uitgeeft, kan het zijn dat je per ongeluk te veel uitgeeft.
• Het bespaart tijd voor elk ander financieel proces: Hoeveel van uw financiële processen zijn afhankelijk van nauwkeurige rekeningsaldi en onkostenrapporten? Door uw boeken regelmatig accuraat af te sluiten, heeft u een voorsprong op andere processen, zoals Financiele Consolidatie en uw jaarafsluiting.
• Het helpt Stroomlijnen-audits: Audits zijn tijdrovend en kunnen belangrijke projecten tot stilstand brengen als de prioriteiten van middelen opnieuw worden bepaald. Hoe meer schattingen accountants moeten gebruiken, hoe langzamer het proces. Met regelmatige sluitingen aan het einde van de maand kun je iedereen tijd en moeite besparen.
• Het helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor verbetering: De beste manier om iets te verbeteren is te weten dat het verbeterd moet worden. Hoe nauwkeuriger je maandafsluiting, hoe groter je kans om potentiële problemen op te sporen en de juiste oplossing te vinden.

Hoe verloopt een maandafsluiting?

Na het einde van een maand heb je een exact idee van hoeveel inkomsten je organisatie heeft gegenereerd en hoeveel geld is besteed aan de bedrijfskosten en de kosten van verkochte goederen. Dit betekent dat de betreffende Rekeningen (bijv het doorlopen en valideren van elke transactie), het afstemmen van eventuele dubbele of foutieve transacties, het verwerken van opbouwbedragen en meer.

Later in deze handleiding behandelen we een gedetailleerd stapsgewijs proces voor de maandafsluiting. Laten we voorlopig alle financiële Data doornemen die u voor dit proces nodig heeft om te analyseren.

Welke financiële informatie heeft het boekhoudteam of het FP & A-team nodig?

Het doel van de maandafsluiting is om binnenkomende inkomsten, uitgaande uitgaven en zelfs de status van belangrijke activa te bekijken. Dit is wat u nodig heeft om te analiseren bij elke maandafsluiting.

• Totale inkomsten: Een van de belangrijkste informatie voor de maandafsluiting is hoeveel inkomsten het bedrijf heeft gegenereerd. U moet alle Rekeningen die inkomsten opleveren, bekijken en daarom kan dit tijdrovend zijn.
• Kostenrekeningen: Precies weten hoeveel geld er maandelijks uit uw organisatie gaat, is essentieel voor het nemen van de beste financiële beslissingen. Alle onkostenrekeningen worden doorgaans beoordeeld tijdens de maandafsluiting.
• Op transactiebasis en vooruitbetalingen: Als uw organisatie een boekhouding op transactiebasis gebruikt, omvat uw maandafsluitingsproces het beoordelen van alle transacties voordat er daadwerkelijk geld wordt ontvangen of uitbetaald.
• Bankrekeninggegevens: Heeft iedereen die toegang nodig heeft tot deze informatie toegang tot deze informatie? Zijn alle bankrekeningen van uw organisatie nodig of kunnen sommige ervan worden geconsolideerd? Dit periodiek herzien kan leiden tot kostenbesparingen en betere processen voor de organisatie.
• Inventarisatie: Veel bedrijven gebruiken de maandafsluiting ook als een kans om hun inventaris te bekijken. Als je handelt in fysieke producten, kan een nauwkeurige registratie van je maandelijkse voorraad leiden tot een beter inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie.
• Totaal kleine bedragen: Het is maar al te gemakkelijk om na verloop van tijd uw kleine contanten uit het oog te verliezen. U kunt dit voorkomen door uw kleine contante transacties te bekijken als onderdeel van uw maandafsluiting.
• Totaal vaste activa: Een nauwkeurige registratie van uw activa en hun waarde is cruciaal. Als je dit onderdeel maakt van je maandafsluitingsproces, is iedereen die verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over de verwerving, liquidatie of overdracht van activa, over de meest recente informatie beschikt.
• Grootboek en financiële overzichten: De maandafsluiting houdt gewoonlijk in dat zowat elk beschikbaar financieel document wordt onderzocht, inclusief overzichten en grootboeken.

Nu je weet wat je moet bekijken als onderdeel van je maandafsluitingsproces, laten we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat.

10 stappen voor het perfecte sluitingsproces aan het einde van de maand

Klaar om je maandafsluitingsproces te starten? We staan voor je klaar met een handige checklist in 10 stappen die voor je is opgesteld.

1. Begin met het verzamelen en voorbereiden van data
   Begin met het verzamelen van alle essentiële Data zoals de uitgaven van de afgelopen maand en de binnenkomende gelden, inclusief salarisadministratie, verzekeringen, leningrente, leveranciersbetalingen, inkomsten en beleggingsinkomsten. Zorg ervoor dat je je credit- en debetboekingen correct boekt en alle verkopen van de vorige maand factureert.
2. Controleer uw Rekeningen-schulden
   Controleer uw Rekeningen-schuldenboek (AP) aan de hand van uw AP-verouderingsrapport. Dit is een ideaal moment om discrepanties te identificeren, facturen in te voeren die in afwachting zijn van facturen en om relevante journaalposten te posten.
3. Controleer uw Rekeningen-vorderingen
   Voor Rekeningen debiteuren (AR) controleert u de facturen die de afgelopen maand zijn verzonden, waarbij u zich concentreert op eventuele dubbele of onjuiste facturen. Controleer ook of je klanten hun facturen hebben goedgekeurd en vergelijk deze betalingen met je grootboeksaldi. Deze stap helpt bij het verbeteren van klantrelaties en het garanderen van nauwkeurige financiële rapporten.
4. Accountafstemmingen uitvoeren
   Nadat u uw AR en AP heeft bijgewerkt, stemt u uw bank- en krediettransacties af met uw grootboek. Ontdek eventuele inconsistenties en corrigeer eventuele over het hoofd geziene of foutieve transacties door de nodige journaalboekingen te maken.
5. Contant geld verzoenen
   Kleine contante transacties kunnen vaak worden verwaarloosd als ze niet zorgvuldig worden geregistreerd. De maandafsluiting is een perfecte gelegenheid om stortingen en ontvangsten met elkaar te verzoenen en te bevestigen dat je kleine kassaldo aan je verwachtingen voldoet. Vergeet niet om contant geld bij te houden tijdens het transport.
6. Verzoening van inventaris en vaste activa
   Beoordeel, indien relevant, je huidige voorraad en het aantal verkochte producten in de afgelopen maand, en zorg ervoor dat deze in overeenstemming zijn met je administratie. Voorraadafstemming kan helpen om de opslag te beheren, te anticiperen op de verkopen van volgende maand en om extra kosten in verband met de voorraad te dekken.
7. Salaris- en bedrijfskosten op elkaar afstemmen
   Stem je salarisadministratie af op je loonregister, inclusief bonussen, commissies en andere voordelen. Bevestig dat je loonboekingen naar het juiste grootboek zijn geboekt en dat je de nodige loonbelasting en wettelijke inhoudingen hebt betaald. De bedrijfskosten omvatten onderzoek en ontwikkeling, marketing, kantoorbenodigdheden en meer. Stem deze af door uw maandelijkse uitgaven te verifiëren, een onkostenrapport te maken en dit in het juiste grootboek te boeken.
8. Voer voorlopige beoordelingen en ASC 606-beoordelingen uit
   Onderzoek de Data met betrekking tot uw inkomstenverantwoording en commissies, zowel handmatig ingevoerd als door de computer gegenereerd. Zorg ervoor dat de nauwkeurigheid klopt en controleer deze met uw team op consistentie en duidelijkheid in alle rapporten.
9. Variantieanalyses en -aanpassingen uitvoeren
   Met een variantieanalyse kun je je maand- en kwartaalresultaten bekijken aan het einde van elke periode en zien hoe ze aansluiten bij de groeidoelstellingen van het bedrijf. Tijdige aanpassingen kunnen voorkomen dat kleine problemen na verloop van tijd escaleren.
10. Stel uw jaarrekening en rapportage samen
    

    Nadat u al uw rekeningen op elkaar heeft afgestemd, de resultaten heeft bekeken en fouten heeft gecorrigeerd, is het tijd om uw financiële overzichten en het maandafsluitingsrapport samen te stellen.

Beste praktijken voor de maandafsluiting

De maandafsluiting is uitgebreid en is bedoeld om iedereen van maand tot maand een nauwkeurig inzicht te geven in de financiële gezondheid van de organisatie. Maar met deze best practices kunt u de totale tijd en middelen die dit proces in beslag neemt, verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren van de rapporten die u eruit haalt.

Organiseer nauwe teamvergaderingen voor en na het einde van de maand

Als je je maandafsluiting met een team uitvoert, moet je ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit. Bekijk ieders verantwoordelijkheden, doorloop het hele proces stap voor stap en behandel eventuele problemen die zich tijdens je laatste gesprek hebben voorgedaan. Het is een goed idee om dit te doen voor je maandafsluiting begint, of dat nu een paar dagen is of een hele week.

Tijdens de vergadering vóór sluitingstijd zit iedereen op één lijn voordat het eigenlijke werk begint, maar tijdens de vergadering na sluitingstijd kun je alle problemen bespreken die naar voren kwamen of dingen benadrukken die heel goed zijn verlopen.

Relaties opbouwen met budgeteigenaren en rekeninghouders in de hele organisatie

Als je boekhoud- en financiële teams in silo's werken, kunnen ze mogelijk cruciale informatie missen, waardoor het resultaat van je maandafsluiting totaal onnauwkeurig kan zijn. Hoewel gestandaardiseerde processen alle noodzakelijke informatie moeten doorsturen naar de teams die de close afhandelen, gebeurt dit in de praktijk niet altijd.

Door relaties op te bouwen met budgeteigenaren en accounthouders kunt u toegang krijgen tot bepaalde Data die anders verloren zouden gaan. Je kunt ook op de hoogte worden gebracht van grote binnenkomende aankopen, omzetdalingen en andere factoren die van invloed kunnen zijn op je afsluiting voordat ze officieel zijn, zodat je team een voorsprong heeft bij het afhandelen ervan.

Vroeg beginnen: wees georganiseerd en efficiënt

Een van de beste manieren om tijd te besparen bij het afsluiten van de maand is door inefficiënties in andere financiële processen aan te pakken. Of het nu gaat om debiteuren, budgetgoedkeuringen of zelfs je boekhoudsoftware, elke verbetering die je aanbrengt, zal aan het einde van de maand zijn vruchten afwerpen.

Je moet ook doen wat je kunt om de boekhoud- en financiële teams georganiseerd te houden, lang voor het einde van de maand. Zijn er aspecten van hun werk die een negatieve invloed hebben op hun productiviteit? Hoe kun je ze helpen om efficiënt te blijven?

Gebruik waar mogelijk boekhoudautomatisering

Het maandafsluitingsproces kan een van de meest arbeidsintensieve financiële processen zijn die er zijn, omdat het afhankelijk is van het beoordelen van zoveel transacties. Daarom zou het je eerste prioriteit moeten zijn om zoveel mogelijk van dit werk te automatiseren.

Met het juiste Platform kunt u uren, zelfs dagen, handmatig werk elimineren. U kunt het risico op kostbare menselijke fouten verkleinen en uw maandafsluiting veranderen in een soepel, veilig proces dat slechts een dag of twee duurt.

Veelvoorkomende uitdagingen tijdens de maandafsluiting

Het proces aan het einde van de maand kan, net als veel van de essentiële processen in je organisatie, van nature uitdagend zijn. Maar met de juiste mentaliteit, de juiste hulpmiddelen en een beetje kennis kun je ze niet alleen omzeilen, maar ze ook elimineren.

Onnauwkeurige of onvolledige Data

Hoe groter uw organisatie, hoe meer Data u nodig heeft voor het maandafsluitingsproces. Die Data kunnen afkomstig zijn uit tientallen verschillende bronnen, van eigen tools tot spreadsheets en zelfs handmatig ingevoerde facturen. Uw team zal vaak op zoek moeten gaan naar ontbrekende Data, dubieuze cijfers moeten controleren en contact moeten opnemen met de betrokken afdelingen.

Gebrek aan standaardisatie

Je kunt er niet van uitgaan dat je standaardisatie zult vinden in de manier waarop met valuta wordt omgegaan, hoe veelgebruikte processen worden uitgevoerd of zelfs in de manier waarop inkomsten worden geregistreerd. Het kan zijn dat uw team een manier moet onderzoeken of ontwikkelen om Ongeljksoortig- Data en -processen samen te brengen.

Ongedefinieerde processen en taakbeheer

De maandafsluiting is misschien een essentieel, terugkerend proces, maar in sommige organisaties kan het gewoon een waanzinnige stap naar het einde zijn. Iedereen probeert dingen zo snel mogelijk gedaan te krijgen en zo min mogelijk fouten te maken, en dan sluiten ze de boeken tot volgende maand. Financiële teams nemen dit soort processen vaak over, en het omzetten ervan in iets dat soepeler werkt, kan een enorme onderneming zijn.

Discrepanties tussen cijfers

Financiële afstemming – het beoordelen van transacties om discrepanties op te lossen – is een groot onderdeel van de maandafsluiting. Als u Data uit zoveel bronnen en zoveel afdelingen haalt, zult u immers ongetwijfeld tegenstrijdige cijfers krijgen. Je teams zullen deze cijfers moeten onderzoeken om alles tot op de bodem uit te zoeken.

Slechte communicatie

Hoewel interdepartementale communicatie misschien niet zo moeilijk is als de dagen dat je naar een ander deel van het gebouw loopt om een gesprek met een directeur te hebben, kan het toch lastig zijn. E-mails kunnen onbeantwoord blijven en Zoom-oproepen kunnen moeilijk te plannen zijn. Antwoorden krijgen op belangrijke vragen kan uiteindelijk net zo moeilijk zijn als het verzamelen van de Data waarover u vragen moet stellen.

Vertragingen als gevolg van fouten, aanpassingen of herindelingen

Het maandafsluitingsproces is tijdgevoelig, maar de Data die het moet verzamelen zijn niet altijd op tijd. Vertragingen kunnen leiden tot een ongelukkige situatie van „haast je” waarbij je team razend werkt om zoveel mogelijk boeken te sluiten, om vervolgens een account vast te houden terwijl ze wachten op de relevante cijfers.

Veelgestelde vragen over de maandafsluiting

Dit zijn enkele van de meest gestelde vragen die financiële leiders hebben over de maandafsluiting.

Hoe lang moet het duren om de boeken te sluiten?

De werkelijke tijd die het kan duren om de boeken te sluiten kan sterk variëren, afhankelijk van de Rekeningen die u moet sluiten, de grootte van uw organisatie en de grootte van uw team. Over het algemeen mag het sluitingsproces aan het einde van de maand echter niet langer dan 10 dagen duren.

Hoe kan ik de boeken sneller sluiten?

De beste manier om de boeken sneller te sluiten is met het juiste gereedschap. Hoewel je altijd kunt proberen manieren te vinden om je team te helpen sneller te werken, is het essentieel om software te gebruiken die zoveel mogelijk van het proces automatiseert, met behoud van de nauwkeurigheid.

Wat is de juiste volgorde voor het sluiten van Rekeningen?

Zo geeft u prioriteit aan uw Rekeningen voor de maandafsluiting:

1. Slotomzet Rekeningen.
2. Afsluitingskosten Rekeningen.
3. Slotinkomstenoverzicht Rekeningen.
4. Slotdividenden of opnames Rekeningen.

Welke rapporten moet ik aan het einde van de maand uitvoeren?

Hoewel elke organisatie zijn eigen vereisten heeft voor maandrapporten, volgen hier enkele van de meest voorkomende opties:

• Inkomensoverzichten
• Balans
• Cash flow
• Rekeningen debiteurenveroudering Rapport
• Rekeningen betaalbare veroudering Rapport
• Inventarisatierapport
• Rapport Budget versus werkelijke cijfers
• Belastingplicht Rapport

Conclusie: De boeken worden sneller gesloten met financiële software

De maandafsluiting is voor veel organisaties een moeizaam proces, maar dat zou niet zo moeten zijn. Met het juiste Platform kunt u uren handmatig werk elimineren, de risico's veroorzaakt door menselijke fouten verminderen en zelfs mogelijkheden vinden om uw proces te optimaliseren.

Als het om Financial Performance Management gaat, is Prophix uw beste optie.

Prophix is een volledig geïntegreerd financieel Platform voor alle behoeften van uw financiële team. Stroomlijnt de bedrijfsvoering, optimaliseert processen en maakt uw maandafsluiting een fluitje van een cent.

Bekijk de demo en zie hoe u met Prophix uw boeken sneller kunt afsluiten.