Wat is rekeningafstemming op financieel gebied?

Accountafstemming kan een hele klus zijn voor financiële teams van elke omvang, maar de voordelen maken het onmisbaar als het gaat om het beheren van uw bedrijf in Rekeningen. Dit artikel behandelt de basisprincipes van het afstemmen van rekeningen, de voordelen die dat biedt, wat het proces vereist en hoe je dat zo efficiënt mogelijk kunt doen.

Wat is rekeningafstemming op financieel gebied?

Accountafstemming is het proces waarbij je ervoor zorgt dat het grootboek (GL) van je bedrijf juist en evenwichtig is door het te vergelijken met secundaire bronnen. Het biedt financiële en boekhoudteams de zekerheid dat hun boeken volledig en up-to-date zijn tijdens het sluitingsproces. Afstemming geeft ook vertrouwen in alle GL- Data die worden gebruikt bij rapportage en besluitvorming. De beste praktijk is om alle GL Rekeningen maandelijks af te stemmen (een aanzienlijk arbeidsintensieve taak die door automatisering kan worden versneld), waardoor u en uw teams sneller up-to-date kunnen blijven.

Waarom is het nodig om rekeningen te verzoenen?

De nauwkeurigheid en integriteit van de GL zijn essentieel voor meerdere aspecten van je organisatie. Naast het belang ervan voor de rapporteurs en de besluitvorming, zijn er verschillende belangrijke voordelen van verzoening:

1. Fouten en discrepanties sneller identificeren en oplossen
   Problemen kunnen pas worden opgelost als ze zijn geïdentificeerd. De beste praktijk is om Rekeningen elke maand af te stemmen, wat de mogelijkheid biedt om boekhoudkundige fouten sneller te ontdekken en op te lossen, ongeoorloofde activiteiten te identificeren en ervoor te zorgen dat bedrijfsfondsen terechtkomen waar ze nodig zijn.
   
2. Betalingen, vergoedingen en uitgaven volgen
   Reguliere betalingen kunnen efficiënter worden bijgehouden, zodat ze de leveranciers op tijd bereiken en dure serviceonderbrekingen worden voorkomen. Vergoedingen en uitgaven kunnen effectiever worden gecontroleerd, waardoor bank- of belastingproblemen in uw Balans worden vermeden.
   
3. Zorg voor nauwkeurige en actuele financiële rapporten
   {cph0}Intern worden belangrijke beslissingen genomen Data op basis van financiële , en de beschikbaarheid en nauwkeurigheid van die Data zijn van fundamenteel belang voor deze beslissingen. {cph0}
   Extern zijn audits en verantwoording ook afhankelijk van deze Rapporten. De mogelijkheid om snel actuele informatie te verstrekken kan deze processen versnellen.
4. Beheer en Stroomlijnen bedrijf Cash flow
   Verzoening zorgt er niet alleen voor dat je team operationeel blijft en in contact blijft met je financiën, maar het biedt ook de mogelijkheid om inefficiënties te identificeren en op te lossen.

Wat zijn de verschillende soorten rekeningafstemmingen?

Hoewel het proces voor rekeningafstemming in Rekeningen vergelijkbaar is, zijn er enkele belangrijke verschillen waarmee u rekening moet houden.

• Verzoening tussen banken
  • Bankverzoening is de meest voorkomende vorm van verzoening. Bankafstemming doet u door uw bankafschriften en uw zakelijke rekeningen te controleren en ervoor te zorgen dat deze akkoord gaan.
• Kleine verzoening in contanten
  • Omdat het gemakkelijk is om kleine contanten uit het oog te verliezen, verifieert dit soort afstemming dat deze contante Rekeningen in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid en de ontvangsten, een essentieel proces om fouten en misbruik te voorkomen.
• Verzoening met leveranciers
  • Afstemming tussen leveranciers is het proces waarbij je ervoor zorgt dat je werkelijke uitgaven overeenkomen met de facturen van de leverancier die je hebt ontvangen.
• Bedrijfsspecifieke verzoening
  • Bedrijfsspecifieke afstemming is de vergelijking van je interne dossiers aan het begin en aan het einde van je financieringscyclus. De frequentie van dit proces is afhankelijk van het soort bedrijf dat wordt uitgevoerd, de verkochte goederen of de geleverde diensten. Financiële diensten zijn vaak vaker dan bij andere soorten bedrijven nodig om Rekeningen van klanten met de gelden van klanten te kunnen afstemmen.
• Intercompany-afstemming
  • Intercompany-afstemming is de verificatie en balancering van transacties tussen bedrijven en Sub-grootboek in dezelfde bedrijvengroep.
• Creditcard-verzoening
  • Creditcardafstemming is de vergelijking van creditcardafschriften met de gegevens van de bedrijven.

Hoe accountafstemming werkt

Elke transactie of geldbeweging in een bedrijf wordt gedocumenteerd. Wanneer u twee bronnen heeft voor deze Transacties, is er ruimte voor discrepanties. Accountafstemming kan overal worden gedaan waar je een secundaire bron hebt voor je financiële informatie, zoals een kwitantie, een bankafschrift en soortgelijke documenten. Als je ze vergelijkt, zouden beide bronnen het met elkaar eens moeten zijn. Reconciliatie is het proces waarbij wordt geverifieerd of deze inzendingen overeenstemmen en waarbij eventuele niet overeenkomende inzendingen of uitschieters worden onderzocht om de discrepantie op te lossen en beide bronnen in evenwicht te brengen.

Methode 1: Afstemmen op een financieel overzicht, bankafschrift, creditcardafschrift of leningsoverzicht

Het onderstaande voorbeeld is voor een creditcardafstemming, maar de stappen blijven hetzelfde voor een financieel overzicht, bankafschrift of kredietafschrift. Het is van essentieel belang dat er, behalve rente en vergoedingen, geen zaken in de overzichten staan die niet met elkaar in overeenstemming zijn.

1. Verzamelen en sorteren van bonnen en onkostenrapporten. Dit werd traditioneel handmatig gedaan met papieren kwitanties en uitgavenformulieren, maar kan nu worden geautomatiseerd met behulp van software voor uitgavenbeheer.
2. Match transacties met de afschriften. Elke geregistreerde transactie op het creditcardafschrift moet een bijbehorende ontvangst- of onkostenrapport met overeenkomende waarden hebben.
3. Fouten oplossen. Niet alle fouten zijn opzettelijk of opzettelijk, soms gebeuren er fouten. Op een creditcard kan er bijvoorbeeld een terugbetaling zijn die is aangevraagd voor een geannuleerde transactie, een vergoeding voor een mislukte afschrijving of onbedoelde dubbele kosten. Als tijdens dit proces afwijkingen worden vastgesteld, zorg er dan voor dat je je bank hiervan op de hoogte stelt.

Methode 2: Afstemmen op de activiteit van je account

1. Vergelijk het bankafschrift van de rekening met het kasafschrift. Zorg ervoor dat alle inzendingen in beide bronnen met elkaar overeenkomen en noteer alle inzendingen die geen tegenhanger hebben.
2. Identificeer betalingen aan de ene kant die aan de andere kant niet als betalingen worden weergegeven. Dit kunnen cheques en geldautomaattransacties aan de kant van het kasboek zijn, en servicekosten, rekening-courantkredieten en kosten aan de kant van de rekening.
3. Match transacties die in beide records voorkomen. Als er iets is dat niet de juiste vermelding in het andere record heeft, voeg die dan toe.
4. Controleer het bankrekeningafschrift op fouten. Bankfouten komen zelden voor, maar het is essentieel dat je je bank op de hoogte stelt zodra ze worden geïdentificeerd. De correctie zal dan in toekomstige verklaringen verschijnen, maar moet nu in evenwicht worden gebracht om de verzoening van deze cyclus te voltooien.
5. Controleer of de saldi het eens zijn. Zodra alle uitschieters en fouten zijn opgelost en in evenwicht zijn gebracht, zouden beide verklaringen nu overeen moeten komen. Eventuele afwijkingen moeten worden gemeld en uitgelegd.

Methode 3: Verzoening met de activiteit van een ondergrootboekhouder

1. Net als bij de vorige methoden: begin met het vergelijken van GL-gegevens met het subgrootboek en identificeer eventuele verschillen. Let goed op eventuele eenmalige Transacties, aangezien dit de meest waarschijnlijke boekingen zijn met fouten. Andere veelvoorkomende problemen zijn duplicatiefouten, boekingen in de verkeerde account en omzettingsfouten.
2. Combineer boekingen in verschillende grootboeken. Zorg ervoor dat elke boeking een tegenhanger heeft in het andere grootboek en dat de bedragen overeenkomen. Noteer eventuele fouten.
3. Onderzoek fouten. Zodra de fouten zijn geïdentificeerd en begrepen, neem dan de nodige stappen om ze op te lossen en zorg ervoor dat ze correct zijn ingevoerd in beide grootboeken.
4. Saldi vergelijken en aanpassen. Als alle aanpassingen en correcties zijn voltooid, zouden de grootboeken nu akkoord moeten gaan.

Hoe zit het met verzoening met een roll-forward?

Anders dan bij een volledige afstemming wordt bij een roll-forward geen tweede informatiebron gebruikt om de activiteit te valideren. Deze methode leidt tot lage foutdetectiepercentages en weinig interne controle en wordt niet aanbevolen.

Hoe vaak moet een bedrijf zijn Rekeningen afstemmen?

Het beste is om de Rekeningen van uw bedrijf minimaal één keer per maand af te stemmen. Dit komt overeen met bankafschriften, wat helpt om het proces te vereenvoudigen en te organiseren. Maandelijkse afstemming zorgt voor financiële wendbaarheid en flexibiliteit om fouten te identificeren en op te lossen.

Voor bedrijven met onregelmatige financiële cycli, met seizoenspieken, of waar de verantwoordelijkheden en werkdruk op bepaalde momenten van de maand zwaarder dalen, is het misschien het beste om de verzoening uit te stellen om tegemoet te komen aan deze onregelmatige werkdruk.

Bedrijven met een groter aantal transacties of een groter risico op fraude kunnen dagelijks afstemmingen uitvoeren. Dit heeft het voordeel dat problemen worden geïdentificeerd voordat het geld uit uw Rekeningen wordt verplaatst. Als dat overdreven lijkt, houd er dan rekening mee dat dit niet ideaal is voor elk bedrijf, en de meeste bedrijven die dagelijkse verzoeningen uitvoeren, hebben daarvoor een speciaal team.

Afstemming van rekeningen en boekhouding in één keer

Bedrijven die gebruik maken van enkelvoudige boeken kunnen hun Rekeningen nog steeds afstemmen. Je huisarts moet het nog steeds eens zijn met secundaire bronnen, zoals je bankafschriften. Voor een GL met één invoer mag je een kolom aan je grootboek toevoegen die je kunt gebruiken om aan te geven dat de boeking is afgestemd op de tweede bron.

Financiele Consolidatie en reconciliatie van rekeningen

Wanneer u te maken heeft met meerdere bedrijven of een Sub-grootboek, kan een inefficiënte Intercompany afstemming in het Financiele Consolidatieproces uw afsluiting dramatisch vertragen. Het kan een pijnlijke en tijdrovende oefening zijn om discrepanties tot op de bodem uit te zoeken.

Algemeen aanvaarde best practices zijn om de verzoening te decentraliseren door de verantwoordelijkheid bij de dochteronderneming te leggen en bij het begin van de cyclus te anticiperen op je nabije toekomst om processen van tevoren voor te bereiden.

Een ander probleem met Intercompany afstemming zijn de tools die worden gebruikt om de afstemming en consolidatie uit te voeren. In tegenstelling tot wat je bij decentralisatie zou verwachten, biedt één alomvattend instrument veel meer Betrouwbaar Rapporteren en snelle afsluiting dan afzonderlijke instrumenten.

Stappen in het proces voor het verzoenen van rekeningen

Bij alle soorten accountafstemmingen zijn er consistente stappen die je altijd moet nemen. Het maakt niet uit of het een creditcardafstemming met een enkelvoudig grootboek voor een klein bedrijf of een Intercompany afstemming betreft.

1. Bepaal het startpunt

De eerste stap om het verzoeningsproces te starten is, nou ja, beginnen! Uw team moet de Rekeningen identificeren die moeten worden afgestemd, de beginsaldi voor de door u gekozen afstemmingsperiode verzamelen en ervoor zorgen dat ze toegang hebben tot de ondersteunende documentatie die ze nodig hebben.

2. Verzamel uw Data

In dit stadium moet je team op een onderzoeksmissie gaan. Net als een advocaat die zijn zaak opbouwt, moeten ze alle relevante financiële documenten verzamelen, alle ondersteunende documentatie voor vastgelegde transacties samenstellen en nogmaals controleren of wat ze hebben verzameld juist is.

3. Analyseren van de Data

Dit is de langste en moeilijkste stap op het gebied van rekeningafstemming: in feite alles analyseren wat is samengesteld. De exacte methode die in deze stap wordt gebruikt, is afhankelijk van je branche en de specifieke aanpak van je team, maar over het algemeen doorloop je elke transactie en koppel je deze aan ondersteunende documenten.

4. Bewaar je documenten

Na je analyse moet je ervoor zorgen dat je een systematische manier hebt om je bevindingen vast te leggen en ze beschikbaar te stellen aan de organisatie als geheel. Als zo'n archiveringssysteem nog niet bestaat, zorg er dan voor dat je er een instelt.

Oorzaken van afwijkingen in de afstemming van rekeningen

De discrepanties die u tijdens een afstemming aantreft, kunnen grofweg in vier categorieën worden gegroepeerd: menselijke fouten en vergissingen, timingverschillen, ontbrekende of onvolledige Data, of fraude.

Menselijke fouten en vergissingen

Menselijke fouten kunnen in geen enkel financieel proces volledig worden geëlimineerd, en dat geldt ook voor verzoening. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten waar je op moet letten:

• Fouten aan de zakelijke kant: fouten bij het vastleggen van transacties, zoals weglatingen of verkeerde boekingen in het kasboek, dragen bij aan verschillen tussen saldi. Dit kan soms worden toegeschreven aan het gebruik van handmatige systemen, zoals spreadsheets, om transacties vast te leggen versus speciale software.
• Fouten bij de bank: hoewel ze zeldzaam zijn, zijn fouten die de bank maakt bij het vastleggen van transacties, zoals weglatingen of onnauwkeurigheden, niet onmogelijk en kunnen leiden tot verschillen tussen de boeksaldi.

Verschillen in timing

Timingverschillen kunnen van invloed zijn op zowel op cheques gebaseerde transacties als geautomatiseerde stortingen:

• Cheques: Vanwege de mogelijke vertragingen bij de behandeling van cheques zijn ze een veelvuldige oorzaak van verzoeningsproblemen. Cheques die door de bank zijn uitgegeven maar nog niet zijn gestort, of die aan de bank zijn betaald en nog niet zijn geïnd, zullen tot verschillen leiden.
• Geautomatiseerde afschrijvingen, bijschrijvingen en stortingen: Elk geautomatiseerd proces dat de bank namens het bedrijf afhandelt, kan ervoor zorgen dat de Rekeningen veranderen zonder dat er enige aantekening wordt gemaakt over secundaire bronnen. Dit omvat automatische afschrijvingen en crediteringen die door de bank worden gedaan namens de klant, alle betalingen die de bank namens jou verwerkt, zoals huur of nutsvoorzieningen, directe stortingen, rente, onterechte posten en dividenden.

Ontbrekende of onvolledige Data en transacties

Niet alle afdelingen werken met dezelfde nauwkeurigheid, en uw financiële team krijgt mogelijk te maken met ontbrekende Data bij het afstemmen van Rekeningen. Gelukkig zijn deze verschillen meestal gemakkelijk te herkennen; je zult gewoon geen overeenkomend record vinden voor de transactie die je probeert te verzoenen. Helaas kan het lastig zijn om ze met elkaar te verzoenen, en meestal moet je contact opnemen met de afdeling die verantwoordelijk is voor de discrepantie.

Fraude

Reconciliatie van rekeningen is een belangrijk onderdeel van fraudepreventie, omdat het financiële team daardoor elke financiële transactie nauwkeurig kan aanpakken. Dit soort nauwkeurige observatie brengt meestal het probleem aan het licht en stelt je in staat om het verder te onderzoeken.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het verzoenen van rekeningen

Het moeilijkste deel van elke verzoening is het oplossen van de verschillen. Het is vaak een tijdrovend proces om de hoofdoorzaak van de verschillen vast te stellen.

Als uw organisatie een groot aantal transacties heeft, zal dat de bovenstaande problemen alleen maar verergeren. Meer Data betekent meer tijd en meer kans op fouten. Zoals hierboven besproken, willen bedrijven met een onbetaalbaar groot aantal transacties wellicht vaker afstemming overwegen, om de reikwijdte van elk proces te verkleinen.

Handmatige processen zijn onderhevig aan menselijke fouten. Dezelfde menselijke fouten die in de eerste plaats discrepanties veroorzaken, zoals typefouten, onoplettendheid en gegevensfouten, kunnen allemaal gebeuren tijdens het afstemmingsproces.

De kwaliteit en consistentie van uw Data zijn van belang. Verschillende formaten van uw Data kunnen tot inconsistenties leiden als u probeert ze allemaal met elkaar in overeenstemming te brengen.

Om deze uitdagingen en meer aan te pakken, is een speciaal financieel Platform dat afstemming verzorgt ideaal voor het automatiseren en stroomlijnen van het proces.

Hoe kies je software voor accountafstemming om het AR-proces te vereenvoudigen

Bij het kiezen van de juiste afstemmingssoftware voor jou en je bedrijf zijn er tal van vragen waarmee je rekening moet houden. Hier zijn er vijf om over na te denken:

1. Kan de software worden geïntegreerd met je bestaande financiële en ERP-systemen, boekhoudsoftware? Dit zal inconsistenties in Data verminderen.
2. Heeft deze software de automatiseringsfuncties die jij wilt? Het einddoel is om de kans te verkleinen dat menselijke fouten invloed hebben op je naaste, dus hoe robuuster de automatisering, hoe beter.
3. Zal deze software een aanzienlijke onboarding vereisen of is deze intuïtief genoeg om zichzelf in uw bestaande Workflow te stroomlijnen? Geavanceerde software hoeft geen onleesbare Interface te hebben. Een effectief en vertrouwd ontwerp, in combinatie met uitgebreide documentatie en ondersteuning, zullen je financiële teams helpen om de software sneller te gaan gebruiken.
4. Hoe veilig is de software? Heeft het passende veiligheidsmaatregelen zoals encryptie en veilige toegangscontrole om uw Data te beschermen?
5. Zal de software real-time inzicht bieden in de processen die het zal afhandelen, en zal het uw financiële teams voorzien van adequate tracking- en monitoringtools? Biedt het ook compliance en auditmogelijkheden?

Voordelen van software voor het afstemmen van rekeningen

Software voor accountafstemming kan de manier waarop je team omgaat met dit essentiële financiële proces volledig veranderen. Dit is waarom.

1. Automatisering en efficiëntie: Door de moeizame taak van afstemming te automatiseren en het identificeren van discrepanties te versnellen, zorgt accountafstemmingssoftware ervoor dat uw financiële team tijd kan besteden aan het oplossen van die discrepanties.
2. Foutreductie en Data : Accountafstemmingssoftware is ontworpen om het risico op menselijke fouten die gepaard gaan met het handmatig invoeren van gegevens en matching te minimaliseren. Het nauwkeurig matchen van Transacties verkleint de kans op discrepanties.
   
3. Zichtbaarheid en compliance: Afstemmingssoftware biedt realtime inzicht in het afstemmingsproces, waardoor u de status van afstemmingen kunt volgen, historische Data kunt bekijken en Rapporteren kunt bagatelliseren. Deze zichtbaarheid is cruciaal voor compliancedoeleinden, omdat er een duidelijk audittraject ontstaat, waardoor transparantie wordt gewaarborgd.

   Idealiter zal de software ondersteuning bieden voor wettelijke vereisten en vlottere audits door genoemde regelgevende instanties mogelijk maken.

Conclusie: Eenvoudigere afstemming van rekeningen met financiële technologie

De juiste technologie kan je nauwe processen vereenvoudigen met uitgebreide automatisering, gestroomlijnde afstemming van transacties en minimale handmatige inspanningen. Het juiste financiële Platform maakt verzoening makkelijker en efficiënter. Lees meer over het kiezen van het juiste financiële Platform voor u.