De 6 grootste uitdagingen met Afsluiting en Rapporteren (en hoe deze aan te pakken)

Veel financiële processen zijn tijdrovend en vergen uren hard werk van meerdere teams. Weinig hiervan zijn echter zo intensief als Afsluiting en Rapporteren, vooral voor organisaties met meerdere Sub-grootboeken. Zonder toegewijde inspanningen om uw Afsluiting te verbeteren, kan dit proces snel zo onbeheersbaar worden dat uw hele team elke maand overuren moet maken.

De grootste uitdagingen bij Afsluiting en Rapporteren

Niemand zal beweren dat het op de juiste manier sluiten van de boeken essentieel is om organisaties aan de regels te houden, financieel gezond te houden en gestaag te laten groeien. Het Afsluitingsproces kan echter een van de meest tijdrovende en arbeidsintensieve inspanningen zijn voor een financieel team, en hoofdpijn veroorzaken voor alle betrokkenen. Hier zijn enkele van de Afsluitingsuitdagingen waar u op moet letten als u die hoofdpijn wilt verminderen.

1. Irrelevante financiële overzichten

Een van de belangrijkste uitkomsten van uw Afsluitingsproces zijn financiële overzichten die leiders kunnen gebruiken om verslag uit te brengen aan de aandeelhouders, de financiële gezondheid van de organisatie te evalueren en beslissingen te nemen die de zaken in de goede richting houden. Maar omdat een afsluiting notoir lang kan duren, moeten financiële teams vaak tegen de klok racen om tijdige, relevante verklaringen af te leggen. Maar al te vaak lijkt dit een onmogelijke taak. Elke poging om het Afsluitingsproces te versnellen wordt doorgaans ingegeven door de behoefte aan actuelere financiële overzichten.

2. Data

Financiële Data kunnen inconsistent zijn, vooral over meerdere subgrootboeken of locaties. Door onbetaalde facturen, ontbrekende updates en onjuiste vertaling vreemde valuta zijn niet alle Data die u voor uw afsluiting ontvangt van hoge kwaliteit. Dit kan extra werk voor uw team opleveren bij het verwerken, opschonen en opvolgen van Data van slechte kwaliteit.

3. Ongeljksoortige teams

Zodra je organisatie een bepaalde omvang heeft bereikt, zul je waarschijnlijk met teams op afstand moeten werken, zelfs in verschillende tijdzones. Dit kan Samenwerking een stuk lastiger maken. Vergaderingen moeten worden gehouden op momenten die voor sommigen lastig kunnen zijn, dagen kunnen verloren gaan omdat belangrijke bestanden aan het eind van de dag naar het ene team worden gestuurd, maar midden in de nacht voor een ander team, en het is een stuk moeilijker om iedereen op één lijn te krijgen als je ze niet allemaal in dezelfde ruimte kunt samenbrengen.

4. Systemen die niet op elkaar zijn afgestemd

Of uw organisatie nu meerdere locaties of een Sub-grootboek heeft, uw Afsluitingsproces omvat meerdere systemen die mogelijk niet goed met elkaar integreren. Sommige teams gebruiken misschien handmatig bijgewerkte spreadsheets om bestellingen bij te houden, terwijl andere alles afhandelen met geavanceerde boekhoudsoftware. Omdat elk financieel systeem compleet anders is, verloopt uw Afsluitingsproces Houd rekening met de extra tijd die het kost om al deze Data in iets bruikbaars te vertalen.

5. Menselijke fout

Alle financiële processen, vooral als ze afhankelijk zijn van handmatige invoer, kunnen vol fouten zitten. Ingeven van gegevensfouten en typefouten kunnen onregelmatigheden in uw financiële Data veroorzaken die onopgemerkt kunnen blijven totdat het tijd is voor uw afsluiting. Het team dat de close afhandelt, moet dan waakzaam genoeg zijn om deze fouten op te sporen terwijl ze aan het werk zijn. Ze zullen ook kostbare tijd besteden aan het opvolgen van verkeerd ingevoerde bedragen met de juiste mensen om ze op te lossen.

6. Juiste middelen

Zoals bij veel processen waarbij het financiële team betrokken is, is het te gemakkelijk om pas tegen elf uur aan Afsluiting en Rapporteren te denken. Dit kan leiden tot overwerkte teams die niet genoeg tijd hebben om de boeken effectief te sluiten of de juiste software hebben om efficiënt te werken. Hoewel sommige leiders deze processen misschien beschouwen als niet meer dan een vakje dat moet worden aangevinkt, weet het CFO hoe cruciaal ze zijn voor de organisatie. Dit kan tot getouwtrek leiden omdat financiële leiders proberen meer middelen voor hun teams te krijgen die andere leiders niet altijd bereid zijn te bieden.

Leiders hebben sneller toegang tot financiële informatie

Allerlei leiders vertrouwen op financiële overzichten om verslag uit te brengen over de prestaties van de organisatie, beslissingen te nemen en toekomstige initiatieven te plannen. Hoe langer leiders op deze verklaringen moeten wachten, hoe meer tijd hun taken in beslag zullen nemen. Door uw Afsluitingsproces te optimaliseren, kunt u deze verklaringen sneller naar buiten brengen, wat leidt tot meer efficiëntie voor uw leiderschapsteam. 

Geen late avonden meer voor het kantoor van de CFO

Misschien houdt geen enkel proces zoveel late nachten in voor accountants, controllers en andere professionals in het kantoor van de CFO als het sluiten van de boeken. Wanneer zoveel leiders en afdelingen afhankelijk zijn van actuele financiële overzichten, is er een grote druk om dingen zo snel mogelijk gedaan te krijgen, en dat alles zonder fouten te vermijden. Wanneer u de nodige stappen onderneemt om uw Afsluitingsproces te verbeteren, kunt u kan de balans tussen werk en privéleven voor iedereen op het kantoor van de CFO drastisch verbeteren.

Relevantere financiële overzichten

Als het te lang duurt om financiële overzichten op te stellen, zijn ze weinig relevant voor de leiders en teams die erop vertrouwen. Dat is de reden waarom een van de grootste voordelen van het verbeteren van uw Afsluitingsproces is het versnellen van de levering van financiële overzichten, wat betekent dat ze actuele informatie weerspiegelen, waardoor ze voor iedereen relevanter worden.

Exponentiële toename van de efficiëntie

Voelt uw Afsluitingsproces elke maand moeilijker? Dat komt omdat inefficiënties niet alleen oplopen, maar ook sneller toenemen. Door gegevensfouten, onnauwkeurige systemen en onnauwkeurige processen wordt het afsluiten van de boeken steeds ingewikkelder. Wanneer u uw Afsluitingsproces vernieuwt en stroomlijnt, keert u deze trend om en voegt u verbeteringen toe die exponentieel toenemen. Elke maand wordt uw Afsluiting sneller en eenvoudiger naarmate uw teams zich aanpassen aan het nieuwe proces en nieuwe innovatieve manieren vinden om efficiënt te zijn.

Verbeteringen op consolidatieniveau

Het consolideren van Data uit meerdere entiteiten kan lastig zijn, maar er zijn manieren waarop u dit aspect van uw proces ook kunt verbeteren:

• Standaardiseer uw Rekeningen-schema voor de hele organisatie door rekening te houden met alle parameters die nodig zijn voor Consolidatie en Groepsrapporteren.
• Stroomlijnen organisatiestructuur (bijvoorbeeld het sluiten of samenvoegen van slapende bedrijven).
• Stel strikte materialiteitsrichtlijnen op met instemming van accountants.

Technische verbeteringen

Als de entiteiten die betrokken zijn bij uw Afsluitingsproces nog steeds spreadsheets gebruiken voor het grootste deel van hun werk, kunt u technische verbeteringen aanbrengen door het volgende te automatiseren:

• Controles, van entiteitaanleveringen tot Consolidatieniveau, met Validatieregels
• Afstemmingen voor Intercompany saldi en transacties
• Financiële en managementrapporteurs
• Valutaconversie
• Eliminaties en aanpassingen
  

U kunt ook een financieel Platform gebruiken dat automatisch Workflow, status en validatieresultaten monitort.

Een van de beste manieren om deze technische verbeteringen met een minimale hoeveelheid werk naar al uw entiteiten uit te rollen, is door een volledig geïntegreerd financieel Platform zoals Prophix te adopteren. Financiële leiders, controllers en CFO's hebben een Platform nodig dat is gebouwd met hun behoeften in gedachten, inclusief functies die Stroomlijnen Afsluiting helpen, zoals geautomatiseerde accountafstemming, gestroomlijnde dataverzameling, AI-ondersteunde detectie van anomalieën en meer. Ontvang hier een gratis demo van Prophix in actie .