Waarom u een sneller en kosteneffectiever proces van Afsluiting en Rapporteren zou moeten invoeren

Steeds strengere eisen en striktere deadlines van beurzen over de hele wereld. De snel veranderende economie en toename van zakelijke complexiteit. De deadlines zijn korter. De mankracht beperkter. Ondanks dat ligt de lat hoog, met behoefte aan nauwkeurigere, meer betrouwbare rapportage om te voldoen aan de steeds veranderende normen.

Hieronder vind je een aantal tips en trucs om snellere en meer kostenefficiënte financiële afsluitings- en rapportageprocessen te implementeren, zodat jouw organisatie kan meegroeien met nieuwe ontwikkelingen.

Wat zijn de voordelen van snel afsluiten en rapporteren?

Vergeet het gezegde "traag maar zeker" want dat wint niet altijd de race, vooral niet voor wat betreft financiële afsluiting en rapportage. Vanuit zakelijk perspectief is er betere gegevensintegriteit, kwaliteitsrapportage en snellere informatie beschikbaar, waardoor het management slimmere beslissingen kan nemen en strategische prognoses kan opstellen.

Een sneller afsluitings- en rapportageproces biedt concurrentievoordeel, waardoor je sneller kunt inspelen op zakelijke behoeften en beschikt over analyses met meer toegevoegde waarde.

Met snellere en degelijke afsluitingsprocessen en -systemen kun je erop vertrouwen dat je klaar bent - zonder 'vrees' - voor wat de toekomst in petto heeft.

Een proces gebouwd voor het oplossen van problemen

Intercompany-afstemmingen en het grote aantal correcties die steeds complexer lijken te worden door wijzigingen in eisen voor verslaggeving, vertraagde indiening door deelnemingen en foutieve gegevens, zijn zaken waar groepen vaak mee worstelen.

De achterliggende reden voor vertraagde en foutieve aanleveringen door deelnemingen is het gebrek aan richtlijnen en hulpmiddelen om hun afsluitprocessen op een efficiëntere, meer geautomatiseerde manier te verwerken. Gelukkig zijn er tal van mogelijkheden voor verbetering waar je gebruik van kunt maken.

Het financiële afsluitingsproces optimaliseren

Hier volgt een actielijst om je financiële afsluitingsproces te optimaliseren, vanaf het niveau van de entiteit tot aan de groep en de rapportage. Als raamwerk kunnen alle voorgestelde acties worden onderverdeeld in procesgestuurde, door mensen of technologie gestuurde stappen.

Vanuit het perspectief van de entiteit :

• Het opzetten van rollen en verantwoordelijkheden, het toekennen van transparantere KPI's en mensen daarvoor belonen (bijvoorbeeld op basis van succesvolle indiening).
• Het stroomlijnen van beleidsregels en procedures voor de hele groep die de entiteit dient te volgen, zoals het behandelen van afwijkende rapportagenormen, van intercompanyverschillen en het vaststellen van een materialiteitsdrempel.
• Het reduceren van handmatige taken en het automatiseren van de handmatige invoer van terugkerende posten zoals afschrijvingen, loonadministratie en overlopende posten in je ERP-systeem.
• Zoveel mogelijk activiteiten verschuiven naar de pre-afsluitingsfase. Met oplossingen zoals de tool Intercompany-afstemming kun je je intercompany matching automatiseren en de reconciliaties van AR, AP en overlopende posten vereenvoudigen.
• Een duidelijke afsluitingskalender aanmaken - en je daar ook aan houden.
• Proactief communiceren naar alle bij het afsluitingsproces betrokken partijen.
• Het opstellen van een controlelijst die als communicatiemiddel door alle belanghebbenden moet worden bijgewerkt.

Vanuit consolidatieperspectief:

• Maak een meer uitgebreide analyses bij het standaardiseren van je organogram binnen de organisatie, met inachtneming van alle voor de consolidatie en rapportage vereiste parameters.
• Het stroomlijnen van de groepsstructuur - laat slapende bedrijven achterwege.
• Meer gecentraliseerde oplevering van gegevens van alle entiteiten en het vermijden van onnodige sub-consolidaties.
• Het vaststellen van strikte materialiteitsrichtlijnen met instemming van de auditors.

Vanuit technologisch perspectief volgen hier enkele van de geautomatiseerde taken waarmee je je inspanningen kunt ondersteunen met een consolidatietool:

• Automatisering van controles vanaf de indiening door entiteiten tot op consolidatieniveau met validatieregels.
• Monitoring van de workflow, status en validatieresultaten, samen met uitzonderingsrapporten.
• De automatisering van afstemmingen voor saldi en transacties tussen bedrijven, evenals fouten/waarschuwingen.
• De automatisering van financiële en bestuurlijke rapportage met geïntegreerde analyse, en door de gebruiker in te stellen Excel-rapporten.
• Het automatiseren van valutaomrekening.
• De automatisering van eliminaties en aanpassingen.

Zo verloopt je financiële afsluiting een stuk efficiënter. Het mooiste is dat, je over een systeem en een methode beschikt, en daarom niet hoeft te wachten tot de 12e maand, maar al voorbereidingen kunt treffen in maand 10 of 11.

Met een gecentraliseerd systeem en bijbehorende database kun je in een paar minuten alle gegevens uit verschillende periodes ophalen om deze te converteren naar herbruikbare sjablonen. Deze handeling is eenmalig: je hoeft enkel de periode te wijzigen, alle sjablonen te vernieuwen en je bent helemaal klaar.

Optimaliseer de afsluitings- en rapportageprocessen van je groep

Op het gebied van technologie bestaan er tools om je afsluitings- en rapportageproces van de groep van a tot z te optimaliseren.

Met technologie verbeter je het beheer van je financiële rapportage en verslaglegging door een complete oplossing te bieden waarmee mensen hun financiële afsluiting sneller en procesmatig kunnen afronden.

Opmerking: dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op LinkedIn.