De perfecte checklist voor het einde van de maand voor financiële teams

Bij het Bureau van de CFO staan efficiëntie en nauwkeurigheid voorop en het beheersen van deze kwaliteiten is een integraal onderdeel van het perfectioneren van uw maandafsluitingsproces.

In dit blog begeleiden we je door een checklist in 10 stappen, ontworpen voor financiële teams, zodat je veelvoorkomende fouten kunt vermijden, de voordelen van een sneller proces kunt ervaren en de beste praktijken kunt toepassen. We zullen het volgende behandelen:

Wat is een checklist voor het einde van de maand?

De maandafsluiting omvat het beoordelen en afstemmen van alle transacties van de voorgaande maand.

Een checklist voor het einde van de maand bestaat uit een reeks controles en processen om ervoor te zorgen dat je maandafsluiting nauwkeurig, controleerbaar en gestroomlijnd is. Deze checklist moet taken aan specifieke categorieën toewijzen, informatie bevatten over wie het rapport voorbereidt en beoordeelt, en belanghebbenden in staat stellen uw financiële overzichten te beoordelen.

Wat is het belang van een checklist voor het einde van de maand?

Een checklist voor de maandafsluiting is belangrijk omdat financiële teams hierdoor zakelijke transacties kunnen volgen. Een checklist voor de maandafsluiting zorgt ervoor dat uw Data accuraat en volledig zijn, zodat deze effectief kunnen worden geanalyseerd op trends of afwijkingen.

Een effectief proces aan het einde van de maand vormt ook de basis voor een nauwkeurige en gestroomlijnde afsluiting van het jaar. Met de financiële gegevens van elke maand kunt u uw groei jaar na jaar analyseren en datagestuurde beslissingen nemen.

Waarom zou je een checklist voor het einde van de maand gebruiken?

Controlelijsten voor de maandafsluiting kunnen helpen bij het aanpakken van eventuele dubbele Data, ongestructureerde en handmatige processen en ontbrekende informatie, aangezien belanghebbenden de transacties van de voorgaande maanden zorgvuldig moeten beoordelen, wat resulteert in minder fouten, verbeterde rapportages en efficiëntere processen.

Een checklist kan er ook voor zorgen dat je tijdens het proces geen kritieke stappen mist, die misschien pas duidelijk worden als er meerdere maanden zijn verstreken, vooral als er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn.

Bijkomende voordelen van een checklist voor het einde van de maand zijn onder andere:

1. Nauwkeurige en actuele financiële Data.
2. Gestroomlijnde voorbereiding van jaarlijkse financiële rapporten en belastingaangiften.
3. Eenvoudige audits
   

Afsluiting van de maand versus sluiting van de periode

De maandafsluiting geeft een overzicht van alle financiële transacties van de voorgaande maand. Periode afsluiten is een overkoepelende term die verwijst naar alle afsluitingsprocessen — aan het einde van het jaar, aan het einde van de maand of aan het einde van het kwartaal. Als zodanig kan de maandafsluiting ook wel een periodeafsluiting worden genoemd.

De perfecte checklist voor het afsluiten van een maand in 10 stappen voor financiële teams

Om je te helpen een voorsprong te nemen bij het afsluiten van je maand, hebben we hieronder een uitgebreide checklist in 10 stappen samengesteld.

1. Bereid uw cijfers voor en verzamel de benodigde {cph0}Data
   Voordat u begint, moet u alle benodigde Data verzamelen, inclusief de uitgaven van de vorige maand en het binnenkomende geld. Deze kosten omvatten loonadministratie, verzekeringen, rente op leningen en betalingen aan leveranciers, en binnenkomende contanten omvatten inkomsten en beleggingsinkomsten. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat je credit- en debetboekingen correct zijn geboekt en dat je al je verkopen van de vorige maand hebt gefactureerd.
   
   
2. Update je accounts receivable
   Voor Rekeningen receivable (AR) moet u de facturen controleren die u de afgelopen maand heeft uitgegeven, waarbij u zorgvuldig let op dubbele of onjuiste facturen. Je moet ook bevestigen dat je klanten hun facturen hebben betaald en die betalingen vergelijken met je grootboeksaldi. Dit kan helpen de klantrelaties te verbeteren en ervoor te zorgen dat uw financiële rapporten accuraat zijn.
   
   
3. Update your accounts payable
   Compare your accounts payable (AP) ledger with your AP aging report. This is an opportune time to investigate discrepancies, input pending invoices, and post relevant journal entries.
   
   
4. Bereid je voor account reconciliaties
   Nu u uw AR en AP heeft gecontroleerd en bijgewerkt, is het tijd om uw bank- en krediettransacties af te stemmen met uw grootboek. Dit is ook een ideaal moment om eventuele inconsistenties op te sporen en eventuele gemiste of verkeerde transacties te corrigeren. Corrigeer eventuele fouten door de nodige journaalboekingen te maken.
   
   
5. Verzoenen contant
   Het is gemakkelijk om kleine contante transacties uit het oog te verliezen als ze niet zorgvuldig worden geregistreerd. Het einde van de maand is een ideaal moment om stortingen en ontvangsten met elkaar te verzoenen en te bevestigen dat je kleine kassaldo is wat je verwacht. Als je onderweg contant geld hebt, vergeet dan niet te noteren waar het heen gaat en waarom.
   
   
6. Inventaris en vaste activa op elkaar afstemmen
   Controleer, indien van toepassing, welke voorraad je bij de hand hebt en hoeveel producten er de afgelopen maand zijn verkocht, en controleer of deze overeenkomt met je boeken. Voorraadafstemming kan helpen ervoor te zorgen dat je voldoende opslagruimte hebt voor je product, dat je de verkoop van volgende maand kunt afhandelen en extra voorraadgerelateerde kosten kunt dekken.
   
   
7. Salaris- en bedrijfskosten op elkaar afstemmen
   Reconcile your payroll account with your payroll register, including bonuses, commissions, and other benefits. You should also confirm that your payroll entries are posted to the accurate ledger and that you’ve paid the necessary payroll taxes and statutory deductions. Operating expenses include research and development, marketing, office supplies and more. To reconcile your operating expenses, verify your monthly expenses, create an expense report, and post it to the appropriate ledger.
   
   
8. Voorlopige beoordelingen en ASC 606 beoordelingen
   Bekijk de informatie met betrekking tot je inkomenserkenning en commissies, of die nu handmatig of met een computer is ingevoerd. Controleer of het correct is en bespreek het met uw team om er zeker van te zijn dat het consistent en begrijpelijk is in alle Rapporten.
   
   
9. Door variantieanalyses uit te voeren en
   variantieanalyses aan te passen, kun je je maand- en kwartaalresultaten bekijken en controleren aan het einde van elke periode. Zo kunt u zien hoe het Rapport aansluit bij de groeidoelstellingen van het bedrijf. Als iets er niet goed uitziet en aangepast moet worden, kan dat na verloop van tijd een groter probleem worden.
   
   
10. Bereid uw jaarrekening en rapportages voor
    Nu u al uw rekeningen hebt afgestemd, de resultaten hebt gecontroleerd en fouten hebt geëlimineerd, is het tijd om uw financiële overzichten en het maandafsluitingsrapport op te stellen.

Welke fouten moet je oplossen tijdens een sluitingsproces aan het einde van een maand?

Er zijn verschillende fouten die je kunt oplossen tijdens de maandafsluiting, waaronder:

• Verwijder dubbele Data. Tenzij u één enkele bron van Data heeft, worden uw Data waarschijnlijk in meer dan één systeem ingevoerd. Het verzamelen, beoordelen en valideren van deze Data voor de maandafsluiting kan tijdrovend en foutgevoelig zijn zonder een speciaal financieel Platform om deze processen te automatiseren. {cph0}
  
• Processen standaardiseren en automatiseren. Een stapsgewijze maandafsluiting is de eerste stap om je financiële processen te standaardiseren. Zonder een vaste volgorde van activiteiten kan het al snel moeilijk worden om het einde van de maand te beheren, vooral als er afdelingen buiten de financiële sector bij betrokken zijn. Gestandaardiseerde processen ontmoedigen werknemers om sluiproutes te nemen, wat een negatieve impact kan hebben op uw financiële rapporten gedurende meerdere maanden. Het maandafsluitingsproces kan verder worden gestroomlijnd door het automatiseren van de dataverzameling, het afstemmen van accounts en het maken van rapporten. Automatisering kan ook helpen om de werklast van het financiële team te verminderen, waardoor ze strategische aanbevelingen kunnen doen in plaats van tijd te besteden aan het valideren van inzendingen.
• Versnel uw financiële Data. Als uw financiële team veel tijd besteedt aan het voorbereiden van uw financiële rapport aan het einde van de maand, is het misschien tijd om te overwegen om te investeren in een Financieel Prestatieplatform. Late financiële Data kunnen een uitdaging zijn, omdat ze de productie van maandelijkse rapporten vertragen en de besluitvorming beïnvloeden. Om uw financiëlete Data versnellen, moet u eventuele oorzaken van vertragingen identificeren, zoals een gebrek aan training of begrip van andere afdelingen.{cph0}
  

Voordelen van een checklist voor het einde van de maand

Een checklist voor de maandafsluiting is meer dan alleen een lijstje: het kan orde, efficiëntie en duidelijkheid brengen in uw financiële processen. Dit zijn enkele voordelen van het gebruik van een checklist voor het einde van de maand:

1. GestroomlijndJe workflows zijn: Met een checklist weet je wat er moet gebeuren en in welke volgorde. Dit elimineert giswerk, wat zorgt voor een soepeler en sneller sluitingsproces.
   
   
2. Verminder fouten: een checklist is een systeem voor dubbele controle waarmee u eventuele fouten of inconsistenties in uw financiële Data kunt opsporen en corrigeren. Dit betekent nauwkeurigere rapporten waarop u kunt vertrouwen.
   
   
3. Verbeter de naleving: Als je een checklist gebruikt, is de kans groter dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Dit kan je helpen om boetes te vermijden en een goede reputatie te behouden bij belanghebbenden.
   
   
4. Verbeter uw besluitvorming: hoe eerder u uw boeken sluit, hoe sneller u toegang heeft tot de financiële Data die u nodig heeft om beslissingen te nemen. Dit maakt strategische beslissingen mogelijk die een positieve invloed kunnen hebben op de toekomst van je bedrijf.
   
   
5. Identificeer toekomstige efficiëntieverbeteringen: Terwijl u de checklist blijft gebruiken, identificeert u stappen die kunnen worden geautomatiseerd of verbeterd, wat in de loop van de tijd tot een grotere efficiëntie zal leiden.
   

Veelgemaakte fouten tijdens de maandafsluiting

Zelfs met de beste bedoelingen kunnen er fouten optreden tijdens het sluiten van de maand. Je bewust zijn van deze veelvoorkomende fouten is de eerste stap om ze te vermijden:

• Onvoldoende voorbereiding: Een gebrek aan goede planning leidt vaak tot overhaast werk en fouten. Dit houdt onder meer in dat je niet alle benodigde documenten bij de hand hebt of dat je niet genoeg tijd vrijmaakt voor elke taak.
• Geen dubbele controle van invoer: Kleine fouten in de gegevensinvoer worden gemakkelijk over het hoofd gezien. Maar zelfs kleine onnauwkeurigheden kunnen leiden tot aanzienlijke verschillen in je financiële overzichten.
• Verzoening negeren: Verzoening is cruciaal om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens van je bedrijf juist zijn. Het nalaten om Rekeningen met elkaar te verzoenen kan resulteren in onjuiste saldi en misleidende Rapporten.
• Beoordelingsstappen overslaan: Elke stap in het sluitingsproces aan het einde van de maand is er niet voor niets. Het overslaan van stappen, zoals voorlopige beoordelingen of variantieanalyses, kan leiden tot het missen van kritieke informatie of tot fouten.
• Gebrek aan communicatie: slechte communicatie tussen afdelingen kan leiden tot vertragingen of gemiste informatie. Ervoor zorgen dat iedereen zijn rol in het nauwe proces begrijpt, is de sleutel tot succes.

Door u bewust te zijn van deze veelgemaakte fouten, kunt u beter door het maandafsluitingsproces navigeren en de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van uw financiële rapporten garanderen.

Beste praktijken voor het einde van de maand

Hier zijn enkele praktische tips om ervoor te zorgen dat je maandafsluiting zo effectief mogelijk verloopt:

• Volg een checklist: Een gedetailleerde checklist waarin elke stap van het proces wordt beschreven, kan je team gefocust houden, ervoor zorgen dat alle taken worden voltooid en voorkomen dat er iets door de kieren valt.
• Processen automatiseren: Gebruik technologie en automatiseer repetitieve taken waar mogelijk. Dit bespaart tijd, vermindert menselijke fouten en stelt je team in staat zich te concentreren op meer strategische activiteiten.
• Vaak afstemmen: Wacht niet tot het einde van de maand met het afstemmen van uw Rekeningen. Regelmatige afstemming kan helpen om fouten vroegtijdig op te sporen en te corrigeren, zodat nauwkeurige financiële overzichten worden gegarandeerd.
• Effectief communiceren: Zorg voor duidelijke communicatie tussen alle afdelingen die betrokken zijn bij het nauwe proces. Regelmatige updates en herinneringen kunnen helpen om iedereen op het goede spoor te houden en op de hoogte te houden.
• Doorlopende verbeteringen doorvoeren: Zoek altijd naar manieren om je proces voor het afsluiten van de maand te verbeteren. Analyseer uw huidige proces, identificeer knelpunten of inefficiënties en voer noodzakelijke aanpassingen uit.

Door deze best practices te volgen, kunt u uw maandafsluitingsproces stroomlijnen, waardoor het sneller, nauwkeuriger en minder stressvol wordt voor uw team.

Conclusie: Sluit de boeken sneller met Prophix

Kortom, het onder de knie krijgen van je maandafsluiting hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een speciale checklist kunt u fouten elimineren, Rekeningen en het maken van Stroomlijnen Rapporten op elkaar afstemmen. Door prioriteit te geven aan regelmatige controles van uw Data en communicatie, kan uw maandafsluiting van omslachtig in waardevol veranderen.

Het Financial Prestatie Platform van Prophix kan uw maandafsluiting een stap verder brengen door het automatiseren van tijdrovende taken zoals eliminaties tussen bedrijven, vertalingen van vreemde valuta, journaalposten, het samenstellen van rapporten en distributie. Door handmatige processen te elimineren en terugkerende processen te automatiseren, kun je minder tijd besteden aan terugkijken en meer aan vooruitkijken.