Hoe de balans aansluiten in 2025 (definitie & voorbeelden)

Er zijn fouten gemaakt.

Tenminste, dat is wat je probeert te ontdekken als je balansafstemming doet. Groeiende organisaties kunnen dagelijks tientallen, zo niet honderden transacties verwerken, waarbij elke transactie een kans op fouten biedt. Voordat saldi van de betrokken rekeningen kunnen worden toegevoegd aan je balans, moeten ze worden aangesloten.

Laten we de afstemming van de balans eens in meer detail bekijken. Aan het eind van dit artikel weet je hoe je een balans moet afstemmen, wat de beste werkwijzen en voorbeelden zijn en wat de antwoorden zijn op veelgestelde vragen over balansafstemming.

Wat is balansvergelijking?

.Waarom is het belangrijk om de balans aan te sluiten?

Balansen zijn essentieel om te weten waar je organisatie financieel staat. Daarnaast is balansafstemming:

• Zorgt ervoor dat alle transacties accuraat zijn
• Geeft je meer vertrouwen in je rekeningsaldi
• Komen fouten aan het licht voordat ze downstream gevolgen hebben
• Creëert een duidelijk pad voor het oplossen van discrepanties
• Houdt uw organisatie compliant met standaarden en regelgeving
• Creëert documentatie waarnaar later kan worden verwezen
• Helpt een papierspoor te creëren voor toekomstige audits

Wanneer voert u een balansreconciliatie uit?

Balansreconciliatie wordt meestal uitgevoerd in een vergelijkbaar tijdsbestek als financiële afsluitingen. Dat betekent dat je meestal maandelijkse reconciliaties uitvoert die samenvallen met de maandafsluiting, maar sommige organisaties reconciliëren balansen ook elk kwartaal en elk jaar.

Balansreconciliatie vs. bankreconciliatie

Balansreconciliatie is het proces van het controleren van transacties op je algemene balans, terwijl bankreconciliaties zich specifiek richten op bankafschriften en kasrekeningen. Het zijn bijna identieke processen, afgezien van hun reikwijdte en het type transacties dat wordt aangesloten.

Hoe de balans aansluiten

Hoewel balansreconciliatie tijdrovend en arbeidsintensief kan zijn, hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Hier volgt een eenvoudig proces van zes stappen.

1. Stel vast welke rekeningen moeten worden afgestemd
Afhankelijk van je branche en de manier waarop je organisatie werkt, hoef je misschien maar een paar rekeningen aan te sluiten als onderdeel van dit proces. Een andere afdeling kan bijvoorbeeld al verantwoordelijk zijn voor de reconciliatie van bankrekeningen, wat betekent dat het opnemen van deze rekeningen in uw reconciliatie dubbel werk zou zijn.

2. Verzamel de benodigde account- en financiële informatie
Als je een Financial Performance Platform zoals Prophix One gebruikt, heb je de gegevens die je nodig hebt al binnen handbereik. Anders moet u toegang krijgen tot alle rekeningen die betrokken zijn bij uw reconciliatie om de benodigde gegevens te verzamelen.

3. Vergelijk je informatie
Neem alle transacties van de rekeningen op je balans door en vergelijk ze met je ondersteunende documentatie. Als je bijvoorbeeld je debiteurengrootboek aansluit, kun je transacties vergelijken met facturen om discrepanties te identificeren.

4. Onderzoek en verklaar de eventuele verschillen
Het is niet genoeg om fouten in je grootboek (of GL) te identificeren; je moet ze ook oplossen! Soms is het identificeren en verklaren van de verschillen zo eenvoudig als het opsporen van typefouten en soortgelijke gegevensinvoerfouten. Andere keren moet u meerdere systemen onderzoeken om de bron van de fout te vinden.

5. Pas de GL en journaalposten aan
Nadat u de fouten hebt geïdentificeerd en onderzocht, past u de GL en relevante journaalposten aan om ervoor te zorgen dat de rekeningsaldi en de daaruit voortvloeiende balans correct zijn. Sommige software kan dit gedeelte automatiseren, waardoor uw team kostbare tijd bespaart.

6. Documenteer uw bevindingen
Laat een verslag achter van elk onderzoek en het resultaat, zodat controllers, accountants en andere professionals de wijzigingen die u hebt aangebracht, kunnen opsporen. Dit kan ook helpen om toekomstige reconciliaties te versnellen door terugkerende problemen te identificeren en te documenteren.

Voorbeeld balansafstemming

Hier zijn enkele eenvoudige voorbeelden van hoe een balansafstemming eruit zou kunnen zien nadat je team het hele proces heeft doorlopen.

Best practices voor balansafstemming

Nu je weet hoe een balansafstemming wordt uitgevoerd, zijn hier enkele manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat dit cruciale proces wordt uitgevoerd met zo min mogelijk handmatig werk en zonder risico op kostbare fouten.

Automatiseer waar mogelijk

Te veel teams vertrouwen nog steeds op spreadsheets en handmatig werk voor het grootste deel van hun reconciliatieproces. Dit neemt niet alleen tijd weg van andere essentiële taken, maar kan ook leiden tot kostbare menselijke fouten. Idealiter gebruikt je team software die een aantal van de meest arbeidsintensieve onderdelen van het proces automatiseert, zoals het matchen van transacties.

Gebruik technologie om je processen te verbeteren

Automatisering kan je helpen tijd te besparen, maar de juiste technologie kan nog veel meer doen; het helpt je inefficiënties te ontdekken en problemen in je proces op te sporen. Of je nu gebruik wilt maken van de ingebouwde reconciliatiefuncties van software voor enterprise resource planning of een speciale oplossing wilt gebruiken, technologie kan dit moeilijke proces veranderen in iets dat veel beter beheersbaar is.

Best practices voor risicobeoordeling opnieuw bekijken

Risicobeoordeling stelt accountants, controllers en andere personen binnen het Office of the CFO in staat om enkele risico's te voorspellen die gepaard gaan met financiële beslissingen. Dit kan helpen om potentiële problemen te identificeren voordat de balans wordt afgestemd, zodat teams een voorsprong hebben bij het identificeren van afwijkingen. Het herzien van je risicobeoordelingsproces kan je een hoop moeite besparen op het moment dat je moet reconciliëren.

Duidelijke beleidsregels en interne controles opstellen

De beste manier om uw balansafstemmingsproces zo moeiteloos mogelijk te laten verlopen, is om fouten te voorkomen voordat ze zich voordoen. Zorg er daarom voor dat alle beleidsregels met betrekking tot financiële transacties absoluut duidelijk zijn en dat er interne controles zijn om mogelijke afwijkingen op te sporen voordat de volgende afstemming plaatsvindt.

Gebruik een checklist voor balansafstemming

Als checklists goed genoeg zijn voor piloten, astronauten en chirurgen, dan zijn ze dat ook voor het CFO Office. Door van uw reconciliatieproces een checklist te maken, kunt u potentiële fouten voorkomen en de hele procedure stroomlijnen.

Uitdagingen bij balansreconciliatie

Net als veel andere financiële processen is balansreconciliatie moeilijk, tijdrovend en kan het gepaard gaan met fouten. Hier zijn enkele uitdagingen waar je op moet letten als je de transacties van je organisatie doorloopt.

Niet gekoppelde gegevens en spreadsheets

Een van de meest tijdrovende onderdelen van reconciliatie is het centraliseren van alle gegevens die je nodig hebt, zowel voor je grootboek als voor de ondersteunende documentatie waarmee je het gaat vergelijken. Die gegevens zijn vaak verspreid over meerdere tools en spreadsheets, en maar al te vaak vind je transacties verborgen in een tool die maandenlang te laat in het proces ongebruikt is gebleven.

Handmatige fouten en onnauwkeurigheden in gegevens

Hoe meer handmatige processen betrokken zijn bij de dagelijkse transacties van je organisatie, hoe meer kans op fouten en onnauwkeurigheden. Aangezien het opsporen en herstellen hiervan het hoofddoel is van reconciliatie, zullen organisaties die sterk afhankelijk zijn van handmatig werk merken dat hun reconciliaties langer duren.

Gebrek aan interne controles

Wanneer elke afdeling zijn eigen methode heeft om deze transacties te beheren, met weinig controles om processen te standaardiseren, kan het zijn dat je onnauwkeurige grootboeken moet doornemen om een nauwkeurige balans op te stellen.

Hoe software het reconciliatieproces van balansen kan verbeteren

Misschien heb je een patroon opgemerkt.

Als je te veel vertrouwt op handmatige processen en spreadsheets, ontstaan er fouten die leiden tot meer werk wanneer het tijd is om de balans aan te passen. Daarom is de juiste software essentieel om het reconciliatieproces van de balans te optimaliseren. Dat komt omdat software

• Balansafstemming standaardiseert om de kans op menselijke fouten te verkleinen
• Gegevens uit meerdere bronnen centraliseert met ingebouwde integraties
• De meest tijdrovende taken bij reconciliatie automatiseert, zoals het matchen van transacties
• Legt alle wijzigingen in het grootboek vast, zodat controle en beoordeling soepeler verlopen

Met de juiste software kunt u balansaansluitingen in minder tijd en met minder fouten uitvoeren, terwijl u controles instelt die de discrepanties waarop u controleert, voorkomen.

Veelgestelde vragen over balansafstemming

Balansreconciliatie kan een complex proces zijn, maar wat je vragen ook zijn, wij hebben de antwoorden.

Waarom sluiten we alleen balansrekeningen aan?

Balansrekeningen worden vaker afgestemd omdat ze worden beschouwd als permanente (of doorlopende) rekeningen, wat betekent dat ze saldi overdragen van de ene boekhoudperiode naar de volgende. Dat betekent dat fouten die opduiken ook worden meegenomen, waardoor afstemming nog belangrijker wordt.

Hoe vaak moet je balansrekeningen aansluiten?

Balansrekeningen worden meestal afgestemd op een tijdlijn die samenvalt met de maandafsluiting of een minder frequente financiële afsluiting. Dat betekent dat ze zo vaak als maandelijks kunnen worden gedaan, maar meestal elk kwartaal of elk jaar.

Wat zijn de 5 balansbevestigingen?

De vijf balansbeweringen worden gebruikt door accountants en financieel analisten om de nauwkeurigheid te beoordelen van wat er op een balans staat. Dit zijn deze beweringen:

1. Bestaan: Bestaat het gerapporteerde actief, passief of eigen vermogen op de balansdatum?
2. Rechten en plichten: Is de organisatie eigenaar van of heeft ze het recht op het gebruik van de gerapporteerde activa? Heeft het wettelijke verplichtingen voor gerapporteerde passiva?
3. Volledigheid: Zijn alle relevante activa, passiva, eigen vermogen transacties en saldi opgenomen?
4. Waardering of meting: Stemmen de in de jaarrekening opgenomen bedragen overeen met de werkelijke waarde van de activa, passiva en het eigen vermogen?
5. Presentatie en informatieverschaffing: Is de gepresenteerde informatie duidelijk en begrijpelijk? Worden alle noodzakelijke toelichtingen gegeven?

Wat is de rol van balansreconciliatie in het financiële afsluitproces?

Balansafstemming is een essentieel onderdeel van het afsluiten van de boeken, omdat het ervoor zorgt dat het kantoor van de CFO met accurate gegevens werkt. Anders zou het kunnen dat je de jaarrekening afrondt zonder rekening te houden met fouten die de resultaten aanzienlijk kunnen vertekenen.

Maak balansafstemming eenvoudig met financiële software

Balansafstemming is een complex proces dat het kantoor van de CFO de cijfers geeft die ze nodig hebben voor de maandafsluiting en belangrijke financiële overzichten. Maar er is een eenvoudige manier om het grootste deel van het handmatige werk te elimineren en het hele proces te vereenvoudigen. Met financiële software wordt balansafstemming een fluitje van een cent. Het centraliseert alle gegevens die je nodig hebt om aan te sluiten, automatiseert het meeste werk en geeft je de inzichten die je nodig hebt om fouten in de toekomst te voorkomen.