How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Er zijn fouten gemaakt.

Of dat is tenminste wat je probeert te ontdekken bij de afstemming van je balans. Groeiende organisaties kunnen dagelijks tientallen, zo niet honderden transacties doen, waarbij er bij elke transactie een kans is op fouten. Voordat de saldi van een van je rekeningen aan je balans kunnen worden toegevoegd, moeten ze worden afgestemd.

Laten we eens bekijken wat balansafstemming is.

Wat is balansafstemming?

Afstemming is het proces waarbij de transacties op een balans worden vergeleken met secundaire documentatie. Hiermee kun je discrepanties opsporen voordat ze andere processen beïnvloeden, fouten elimineren en zelfs fraude voorkomen. Deze secundaire documentatie kan van alles zijn, van een bankafschrift tot een spreadsheet en facturen. Balansafstemming zorgt ervoor dat wanneer je de financiële positie van je organisatie controleert, je naar nauwkeurige cijfers kijkt.

Waarom is het belangrijk om de balans af te stemmen?

De balans is onmisbaar om zicht te hebben op de financiële positie van je bedrijf. En balansafstemming:

• Zorgt voor de garantie dat alle transacties accuraat zijn
• Geeft je meer vertrouwen in je rekeningsaldi
• Brengt fouten aan het licht voordat ze elders invloed hebben
• Creëert een duidelijk proces voor het oplossen van discrepanties
• Zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan normen en regelgeving
• Creëert documentatie waarnaar later kan worden verwezen
• Helpt bij het creëren van een audittrails voor toekomstige audits

Wanneer voer je je balansafstemming uit?

De afstemming van de balans wordt meestal gedaan in een vergelijkbaar tijdsbestek als de financiële afsluitingen. Dat betekent dat je meestal maandelijkse afstemmingen uitvoert die samenvallen met de maandafsluiting, maar sommige organisaties zullen de balans ook elk kwartaal en elk jaar afstemmen.

Balansafstemming vs. bankafstemming

Balansafstemming is het proces waarbij transacties op je algemene balans worden beoordeeld, terwijl bankafstemmingen zich specifiek richten op bankafschriften en kasrekeningen. Het zijn bijna identieke processen, afgezien van hun reikwijdte en het soort transacties dat wordt afgestemd.

Zo werkt de afstemming van je balans

Hoewel balansafstemming tijdrovend en arbeidsintensief kan zijn, hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Hieronder zie je een eenvoudig proces van zes stappen dat je kunt volgen.

1. Bepaal welke rekeningen moeten worden afgestemd
Afhankelijk van je branche en de manier waarop je organisatie werkt, hoef je in dit proces misschien maar een paar rekeningen af te stemmen. Een andere afdeling kan bijvoorbeeld al verantwoordelijk zijn voor de bankafstemming, wat betekent dat het opnemen van deze rekeningen in je afstemming dubbel werk zou zijn.

2. Verzamel de benodigde boekhoudkundige en financiële informatie
Als je een financieel prestatieplatform zoals Prophix gebruikt, heb je data die je nodig hebt altijd binnen handbereik. Anders moet je toegang krijgen tot alle rekeningen die betrokken zijn bij je afstemming om de benodigde data te verzamelen.

3. Vergelijk je informatie
Bekijk alle transacties van de rekeningen die op je balans staan en vergelijk ze met je ondersteunende documenten. Als je bijvoorbeeld je debiteurenadministratie afstemt, kun je transacties vergelijken met facturen om afwijkingen te identificeren.

4. Onderzoek en verklaar eventuele verschillen
Het identificeren van fouten in je grootboek alleen is niet genoeg, je moet ze ook oplossen! Soms is het identificeren en verklaren van de verschillen net zo eenvoudig als het vinden van typefoutjes en soortgelijke fouten die worden gemaakt bij het ingeven van data. Maar het kan ook zijn dat je meerdere systemen moet onderzoeken om de bron van een fout te vinden.

5. Pas het grootboek en journaalposten aan
Na het identificeren en onderzoeken van fouten, pas je het grootboek en de relevante journaalposten aan om ervoor te zorgen dat de rekeningsaldi en de daaruit voortvloeiende balans kloppen. Sommige software kan dit gedeelte automatiseren, wat je team kostbare tijd bespaart.

6. Leg je bevindingen vast
Maak een verslag van elk onderzoek en de resultaten, zodat controllers, accountants en andere professionals alle wijzigingen die je hebt aangebracht, kunnen traceren. Dit kan ook helpen om toekomstige afstemmingen te versnellen, omdat terugkerende problemen worden geïdentificeerd en gedocumenteerd.

Best practices voor balansafstemming

Hier zijn een paar eenvoudige voorbeelden van hoe een balansafstemming eruit zou kunnen zien nadat je team het hele proces heeft doorlopen.

Best practices voor balansafstemming

Nu je weet hoe een balansafstemming wordt uitgevoerd, zijn hier enkele manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat dit onmisbare proces wordt uitgevoerd met zo min mogelijk handmatig werk en zonder risico op kostbare fouten.

Automatiseer waar je kunt

Te veel teams vertrouwen nog steeds op spreadsheets en handmatig werk voor het grootste deel van hun balansafstemming. Dit neemt niet alleen tijd weg van andere belangrijke taken, maar kan ook leiden tot kostbare menselijke fouten. Idealiter gebruikt je team software die de arbeidsintensiefste onderdelen van het proces automatiseert, zoals het matchen van transacties.

Gebruik technologie om je processen te verbeteren

Automatisering kan je helpen tijd te besparen, maar de juiste technologie kan nog veel meer voor je doen; het helpt je inefficiënties te ontdekken en problemen in je proces op te sporen. Of je nu gebruik wilt maken van de ingebouwde functies voor afstemming van ERP-software of een gespecialiseerde oplossing wilt gebruiken, technologie kan dit moeilijke proces veranderen in iets dat veel beter beheersbaar is.

Kijk met een frisse blik naar de best practices voor risicobeoordeling

Risicobeoordeling stelt accountants, controllers en andere personen binnen het CFO-team in staat om een aantal risico's van financiële beslissingen te voorspellen. Dit kan helpen om potentiële problemen te identificeren voordat de balansafstemming plaatsvindt, wat teams een voorsprong geeft bij het identificeren van afwijkingen. Het herzien van je risicobeoordelingsproces kan je een hoop moeite besparen bij het afstemmen.

Zorg voor een duidelijk beleid en interne controles

De beste manier om het afstemmingsproces van je balans zo moeiteloos mogelijk te maken, is door fouten te onderscheppen vóórdat ze zich voordoen. Zorg er daarom voor dat al het beleid met betrekking tot financiële transacties duidelijk is en dat er interne controles zijn om potentiële discrepanties op te merken vóór de volgende afstemming plaatsvindt.

Gebruik een checklist voor balansafstemming

Als checklists goed genoeg zijn voor piloten, astronauten en chirurgen, zijn ze ook goed genoeg het CFO-team. Door van je afstemmingsproces een checklist te maken, voorkom je mogelijke fouten en stroomlijn je het hele proces.

Uitdagingen bij balansafstemming

Net als veel andere financiële processen is balansafstemming moeilijk, tijdrovend en kan er veel fout gaan. Hier volgen een aantal uitdagingen waar je op moet letten als je de transacties van je organisatie doorloopt.

Niet-gekoppelde data en spreadsheets

Een van de meest tijdrovende onderdelen van afstemming is het centraliseren van alle data die je nodig hebt, zowel voor je grootboek als voor de ondersteunende documentatie waarmee je gaat vergelijken. Die data zijn vaak verspreid over meerdere tools en spreadsheets, en maar al te vaak vind je transacties te laat in het proces, omdat ze verborgen zaten in een tool die maandenlang niet is gebruikt.

Handmatige fouten en onnauwkeurigheid van data

Hoe meer handmatige processen betrokken zijn bij de dagelijkse transacties van je organisatie, hoe meer kans er is op fouten en onnauwkeurigheden. Omdat het vinden en oplossen hiervan het hoofddoel is van afstemming, zullen organisaties die sterk afhankelijk zijn van handmatig werk merken dat hun afstemmingen langer duren.

Gebrek aan interne controles

Als elke afdeling zijn eigen methode heeft om deze transacties te beheren en er weinig controles zijn om de processen te standaardiseren, kan het zijn dat je werkt met onnauwkeurige grootboeken om een nauwkeurige balans op te stellen.

Hoe software de balansafstemming kan verbeteren

Misschien heb je een patroon opgemerkt.

Als je te veel vertrouwt op handmatige processen en spreadsheets, ontstaan er fouten die tot meer werk leiden als het tijd is om de balans af te stemmen. Daarom is het essentieel om de juiste software te hebben om het proces van balansafstemming te optimaliseren. Dat komt omdat software:

• De balansafstemming standaardiseert om de kans op menselijke fouten te verkleinen
• Data uit meerdere bronnen centraliseert met ingebouwde integraties
• De meest tijdrovende taken van afstemming automatiseert, zoals het matchen van transacties
• Wijzigingen in het grootboek vastlegt voor soepelere audit en controle

Met de juiste software kun je balansafstemmingen voltooien in minder tijd en met minder fouten, terwijl je controles instelt die de discrepanties die je controleert, voorkomen.

Veelgestelde vragen over balansafstemming

Balansafstemming kan een complex proces zijn, maar wat je vragen ook zijn, wij hebben de antwoorden.

Waarom worden alleen balansrekeningen afgestemd?

Balansrekeningen worden vaker afgestemd omdat ze als permanente (of doorlopende) rekeningen worden beschouwd, wat betekent dat ze saldi overdragen van de ene boekhoudperiode naar de volgende. Dat betekent dat eventuele fouten die zich voordoen ook zullen worden overgedragen, waardoor afstemming nog belangrijker wordt.

Hoe vaak moet je balansrekeningen afstemmen?

Balansrekeningen worden gewoonlijk afgestemd op een tijdlijn die samenvalt met de afsluiting van de maand of minder frequente financiële afsluitingen. Dat betekent dat ze zo maandelijks kunnen worden gedaan, maar meestal gebeurt dit per kwartaal of per jaar.

Wat zijn de vijf balansbeweringen?

De vijf balansbeweringen worden door accountants en financiële analisten gebruikt om de nauwkeurigheid te beoordelen van wat er op een balans staat. Dit zijn deze beweringen:

1. Bestaan: Bestaat het gerapporteerde actief, passief of eigen vermogen daadwerkelijk op de datum die op de balans staat?
2. Rechten en verplichtingen: Is de organisatie eigenaar van of heeft deze het recht om de gerapporteerde activa te gebruiken? Zijn er wettelijke verplichtingen voor gerapporteerde verplichtingen?
3. Volledigheid: Zijn alle relevante activa, passiva, aandelentransacties en saldi opgenomen?
4. Waardering of meting: Stemmen de in de jaarrekening opgenomen bedragen overeen met de werkelijke waarde van de activa, passiva en het eigen vermogen?
5. Presentatie en openbaarmaking: Is de gepresenteerde informatie duidelijk en begrijpelijk? Worden alle noodzakelijke toelichtingen gegeven?

Wat is de rol van de balansafstemming in het financiële afsluitingsproces?

Balansafstemming is een essentieel onderdeel van het sluiten van de boeken, omdat het ervoor zorgt dat het Finance team met nauwkeurige data werkt. Anders zou je wel eens de jaarrekening kunnen afronden zonder rekening te houden met belangrijke fouten die de resultaten aanzienlijk kunnen vertekenen.

Maak balansafstemming eenvoudig met financiële software

Balansafstemming is een complex proces dat het FInance team de cijfers geeft die ze nodig hebben voor de maandafsluiting en het belangrijke financiële overzicht. Maar er is een eenvoudige manier om het grootste deel van het handmatige werk te elimineren en tegelijkertijd het hele proces te vereenvoudigen. Met financiële software wordt balansafstemming een fluitje van een cent. Het centraliseert alle data die je moet afstemmen, automatiseert het meeste werk en geeft je de inzichten die je nodig hebt om fouten in de toekomst te voorkomen.