What is regulatory reporting and why is it important?

De financiële wereld navigeren kan complex zijn, vooral als het gaat om wettelijke rapportage. Maar wat is het precies en waarom is het belangrijk voor jou?

In dit artikel wordt wettelijke rapportage uitgelegd en opgesplitst in eenvoudige termen die voor iedereen begrijpelijk zijn.

Dus of je nu een ervaren financiële leider bent of gewoon nieuwsgierig naar de sector, lees verder terwijl we het belang, de voordelen, de uitdagingen en mogelijke verbeteringen onderzoeken. We behandelen:

Wat is wettelijke rapportage?

Wettelijke rapportage is de manier waarop een bedrijf aantoont dat haar financiële en operationele activiteiten voldoen aan verschillende normen en reglementen als onderdeel van het financiële rapportageproces. En in het kader van het wettelijke rapportageproces moeten bedrijven hun rapporten ter beoordeling voorleggen aan het relevante bestuursorgaan.

Het is echter belangrijk op te merken dat het specifieke bestuursorgaan kan variëren, afhankelijk van de jurisdictie en de aard van de activiteiten van het bedrijf. In de Verenigde Staten kunnen bedrijven deze rapporten bijvoorbeeld indienen bij de Securities and Exchange Commission (SEC) of de Federal Reserve.

Wat zijn de doelstellingen van de wettelijke rapportage?

Het doel van wettelijke rapportage is het verbeteren van de transparantie in de financiële en operationele activiteiten van bedrijven, ongeacht waar ze actief zijn. Wettelijke rapportage draagt ook bij aan het opbouwen van vertrouwen tussen concurrenten in dezelfde sector, omdat zij erop kunnen vertrouwen dat andere bedrijven zich aan dezelfde normen houden.

Beleggers en stakeholders kunnen ook profiteren van nauwkeurige en actuele informatie over de financiële gezondheid van een organisatie via wettelijke rapporten, zodat ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Daarnaast kan wettelijke rapportage financiële leiders helpen bij het effectief identificeren en beheren van risico's, wat de duurzaamheid van een organisatie op de lange termijn ondersteunt.

Wat gebeurt er als je de richtlijnen voor wettelijke rapportage niet volgt?

Bedrijven die zich niet houden aan de wettelijke rapportagerichtlijnen lopen het risico op financiële sancties, reputatieschade, beperkingen op hun activiteiten, extra belemmeringen voor goedkeuring of zelfs gevangenisstraf. Zo kreeg BMW in 2018 een boete van €8,8 miljoen in Zuid-Korea wegens het niet naleven van de terugroepregels.

Bovendien kan niet-naleving leiden tot andere indirecte kosten, waaronder tijd en middelen voor juridisch overleg, onderzoeken en herstelmaatregelen. Niet-naleving kan ook leiden tot verlies van consumentenvertrouwen en zakelijke kansen.

Naast financiële boetes en juridische gevolgen kan niet-naleving leiden tot de waardevermindering van een merk, lagere winsten, problemen bij het aantrekken van investeringen en een stijging van de kapitaalkosten.

Wat doet iemand die met wettelijke rapportage werkt?

Wettelijke rapportage-analisten zijn verantwoordelijk voor het documenteren van belangrijke processen, voorschriften en procedures die betrekking hebben op de voorbereiding van financiële en operationele rapporten. Over het algemeen spelen wettelijke rapportage-analisten een sleutelrol in het handhaven en verbeteren van de integriteit van het mondiale financiële stelsel.

Hun werk omvat vaak de interpretatie van nieuwe wettelijke vereisten, de implementatie van wijzigingen in de rapportageprocessen en de validatie van gegevens die worden gebruikt in wettelijke rapporten. Wettelijke rapportage-analisten kunnen ook samenwerken met auditors en regelgevende instanties, deelnemen aan projecten die verband houden met de naleving en training of begeleiding geven over rapportagekwesties binnen hun organisatie.

Richtlijnen voor wettelijke rapportage

Zoals eerder vermeld, worden richtlijnen voor wettelijke rapportage bepaald door de activiteiten en jurisdictie van een bedrijf. Laten we eens kijken naar de unieke regelgeving van elk rechtsgebied:

Richtlijnen VS

In de Verenigde Staten zijn zowel particuliere als beursgenoteerde bedrijven onderworpen aan wettelijke rapportagerichtlijnen. Hier volgt een kort overzicht:

• Beursgenoteerde bedrijven: beursgenoteerde bedrijven op beurzen zoals vermeld op de NYSE (New York Stock Exchange) of NASDAQ, moeten door de accountant gecontroleerde jaarrapporten en kwartaalrapporten indienen bij de Securities and Exchange Commission (SEC).
• Doorlopende openbaarmaking: Volgens de vereisten van de SEC inzake permanente openbaarmaking moeten beursgenoteerde bedrijven periodiek bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status openbaar maken.
• US GAAP boekhoudnormen: Alle beursgenoteerde bedrijven moeten de US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) volgen, die een gemeenschappelijke reeks standaarden, principes en procedures voor jaarrekeningen bevatten.
• Particuliere bedrijven: Hoewel ze minder gereguleerd zijn dan openbare entiteiten, hebben particuliere bedrijven nog steeds rapportageverplichtingen. Afhankelijk van hun omvang en aard van de activiteiten moeten ze mogelijk financiële overzichten verstrekken aan kredietverstrekkers, investeerders of overheidsinstanties.
• Privacy richtlijnen: Zowel particuliere als beursgenoteerde bedrijven moeten voldoen aan verschillende federale en nationale privacywetten, waaronder vereisten voor de verwerking en rapportage van persoonlijke informatie.

Richtlijnen voor Canada

In Canada zijn zowel particuliere als beurgsgenoteerde bedrijven ook onderworpen aan wettelijke rapportagerichtlijnen. Hier is een overzicht:

• Beursgenoteerde bedrijven: Beursgenoteerde bedrijven op beurzen zoals de TSX (Toronto Stock Exchange) of Cboe Canada moeten jaarlijks door de accountant gecontroleerde vergelijkende financiële overzichten indienen. Venture exchanges zoals de TSX-V en CSE vereisen jaarlijkse gecontroleerde overzichten binnen 120 dagen na elk boekjaar en kwartaaloverzichten binnen 60 dagen na het einde van het kwartaal.
• Doorlopende openbaarmaking: Bedrijven die uitgevende instellingen in Ontario melden, moeten regelmatig bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status openbaar maken.
• IFRS-boekhoudnormen: Alle entiteiten die publieke verantwoordelijkheid hebben, moeten de IFRS (International Financial Reporting Standards) volgen, hoewel Canadese effectentoezichthouders bepaalde entiteiten een optie bieden.
• Particuliere bedrijven: Op 22 maart 2023 heeft de Canadese regering wetgeving ingediend die particuliere federale bedrijven verplicht informatie te verstrekken over uiteindelijk begunstigden.
• Privacyrichtlijnen: Zowel particuliere als overheidsbedrijven moeten voldoen aan de wet inzake de bescherming van persoonsgegevens en elektronische documenten (PIPEDA), die vereisten bevat voor de verwerking en rapportage van persoonlijke informatie.

EU-richtlijnen

In Europa zijn particuliere en publieke bedrijven onderworpen aan een lijst wettelijke rapportagerichtlijnen. Hier is een overzicht:

• Beursgenoteerde bedrijven: Openbare bedrijven die genoteerd zijn op beurzen zoals Euronext of London Stock Exchange moeten gecontroleerde jaarlijkse vergelijkende financiële overzichten indienen in overeenstemming met de vereisten van de Europese Centrale Bank (ECB), die gericht zijn op het handhaven van de financiële stabiliteit in de eurozone.
• Doorlopende openbaarmaking: Net als in Canada moeten bedrijven die aandeelhouders hebben in Europa regelmatig bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status beschikbaar stellen aan het publiek op grond van de Markets in Financial Investments Directive II (MiFID II).
• IFRS Boekhoudnormen: Alle openbaar verantwoordelijke entiteiten in Europa zijn verplicht om IFRS (International Financial Reporting Standards) te volgen, volgens de richtlijnen van de ECB en de Solvency II-richtlijn voor verzekeringsmaatschappijen.
• Particuliere bedrijven: Particuliere bedrijven zijn onderworpen aan verschillende rapportagevereisten op grond van de Alternative Investment Fund Managers Directive (AIFMD), die rapportagevereisten oplegt met betrekking tot risico- en liquiditeitsbeheer, belangenconflicten en transparantie aan investeerders.
• Privacyrichtlijnen: Zowel particuliere als openbare bedrijven moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vereisten bevat voor het verwerken en rapporteren van persoonsgegevens, zoals PIPEDA in Canada.
• Aanvullende reglementen: Aanvullende reglementen zoals de European Market Infrastructure Regulation (EMIR) en de Securities Financing Transactions Regulation (SFTR) verplichten de rapportage van details over respectievelijk derivatencontracten en effectenfinancieringstransacties, om de transparantie te vergroten en het systeemrisico te verminderen.

Voordelen van wettelijke rapportage

Er zijn veel voordelen verbonden aan wettelijke rapportage, waarvan vele de financiële en operationele gezondheid van je bedrijf kunnen verbeteren.

Positieve merkreputatie in stand houden

Ten eerste, en misschien wel het meest voor de hand liggende voordeel van wettelijke rapportage, is dat het de wet is. Als je voldoet aan de regelgeving in je regio, behoud je de positieve reputatie van je merk, verbeter je de zichtbaarheid van je activiteiten voor een beter intern management en stel je derden in staat om datagestuurde beslissingen te nemen over hun betrokkenheid in je bedrijf.

Behoud het vertrouwen van adviseurs, stakeholders en het publiek

Wanneer adviseurs, stakeholders en het publiek toegang hebben tot je wettelijke rapporten, kunnen ze een beter inzicht krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf. Wettelijke rapporten kunnen ook nuttig zijn voor bedrijven die op zoek zijn naar een investering of om hun bedrijf te verkopen, omdat ze investeerders inzicht geven in potentiële risico's en je financiële en operationele status.

Vermijd dure juridische repercussies

Als je de reglementen naleeft, kun je de dure juridische consequenties vermijden die ontstaan als je niet aan de normen voldoet. Zoals we eerder hebben benoemd, lopen bedrijven die de regelgeving niet naleven het risico op financiële sancties, reputatieschade, beperkingen van hun activiteiten, extra belemmeringen voor operationele goedkeuring of zelfs gevangenisstraf.

Uitdagingen op het gebied van wettelijke rapportage

Wettelijke rapportage gaat gepaard met uitdagingen, vooral als het gaat om het verzamelen en beheren van informatie, het creëren van de noodzakelijke rapporten en het handhaven van de dataveiligheid.

Datamanagement

Afhankelijk van waar je bedrijf is gevestigd, zijn er veel gegevens betrokken bij het wettelijke rapportageproces. Voor bedrijven zonder een enkele centrale databron van waarheid kan het moeilijk zijn om de benodigde gegevens te verzamelen, samen te stellen en te analyseren om aan de regelgeving te voldoen.

Nalevingskosten

Naarmate er nieuwe regelgeving wordt ingevoerd, stijgen de kosten voor het handhaven van de regels. Er zijn steeds meer middelen voor nodig, vooral mensen die goed op de hoogte zijn van allerlei voorschriften en rapporten, waardoor de kostendruk voor bedrijven toeneemt. Door personeelsverloop stijgen ook de compliancekosten, omdat het steeds moeilijker wordt om bekwame compliancemedewerkers aan te trekken.

Veiligheidsbelangen

Omdat er zoveel data nodig is voor rapportage aan toezichthouders, kan het moeilijk zijn om een hoog beveiligingsniveau te handhaven. Bedrijven moeten investeren in datamanagementplatforms met ingebouwde cyberbeveiliging, zodat ze een deel van het risico van externe bedreigingen en datalekken kunnen elimineren.

Regelgevingsvereisten zijn complex

Nu de regelgeving steeds complexer wordt, is de taak van het afstemmen van beleid, controles en risico's op veranderende regelgeving een aanzienlijke uitdaging voor compliance teams.

Deze complexiteit kan het gevolg zijn van veelvuldige wetswijzigingen, vereisten van meerdere jurisdicties of nieuwe standaarden van regelgevende instanties. Als gevolg hiervan vraagt wettelijke rapportage om voortdurende waakzaamheid, aanpassingsvermogen en uitgebreide kennis van compliance teams om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte blijven van deze veranderingen en ze effectief implementeren binnen hun organisaties. 

Hoe je je wettelijke rapportageproces kunt verbeteren

Hoewel ze niet eenvoudig zijn, bestaan er verschillende stappen die je kunt nemen om het wettelijke rapportageproces te vereenvoudigen. We leggen hieronder uit hoe je je aanpak kunt transformeren:

Automatiseer wat je kunt

Het automatiseren van aspecten van het wettelijke rapportageproces kan de efficiëntie en nauwkeurigheid vergroten. Het is van cruciaal belang om zoveel mogelijk van de verzameling, samenstelling en analyse te automatiseren. Het automatiseren van wettelijke rapportageprocessen kan ook het auditproces ondersteunen, door je een duidelijke en beknopte manier te geven om je eerder ingediende rapporten te volgen.

Introduceer beter databeheer met één enkele bron van waarheid

Door een enkele bron van waarheid (single source of truth) tot stand te brengen, kun je een beter databeheer in je organisatie introduceren. Met een financieel prestatieplatform is het eenvoudig om ongelijksoortige systemen met elkaar te verbinden, waardoor het risico op ontbrekende of weggelaten informatie wordt geëlimineerd.

Verbeter je processen met workflowbeheer

Financiële prestatieplatforms kunnen workflows stroomlijnen door bijdragers op de hoogte te stellen wanneer hun taak klaar is, stakeholders te vragen rapporten ter goedkeuring te beoordelen en alle afdelingen in staat te stellen te zien hoe het bedrijf presteert. En als het gaat om wettelijke rapportage, kan verbeterd workflowbeheer de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleinen, ervoor zorgen dat taken tijdig worden voltooid en een meer op samenwerking gerichte omgeving bevorderen, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder rapportageproces.

Volg best practices op het gebied van risicobeheer

Bedrijven die de regelgeving effectief naleven, hebben een robuust risicomanagementproces dat een regelmatige controle van financiële rapporten mogelijk maakt. Dit helpt om risico's te verminderen, de datakwaliteit te verbeteren en zwakke plekken te identificeren. Daarnaast kan het volgen van best practices op het gebied van risicobeheer ook de naleving van de regelgeving verbeteren door de identificatie en beperking van mogelijke nalevingsproblemen te vergemakkelijken, waardoor de kans op boetes en reputatieschade wordt geminimaliseerd.

De beste wettelijke rapportagesoftware

De beste wettelijke rapportagesoftware is er een die je bedrijf ondersteunt bij het handhaven van de naleving. Er zijn echter verschillende soorten rapportagesoftware op de markt - sommige die zich alleen richten op regelgeving en andere die een meer holistisch platform bieden voor elk aspect van financiën en boekhouding.

Wat is wettelijke rapportagesoftware?

Rapportagesoftware is een type software dat is ontworpen om bedrijven te helpen bij het naleven van de voorschriften die zijn opgesteld door hun bedrijfstak en/of land waarin ze actief zijn. Dit soort software automatiseert het proces van het verzamelen, organiseren en indienen van gegevens die vereist zijn door regelgevende instanties.

Waarom is wettelijke rapportagesoftware nuttig?

Wettelijke rapportagesoftware is nuttig omdat deze een breed scala aan taken kan uitvoeren, waaronder data-aggregatie, validatie, het maken van audittrails, het genereren van rapporten en het indienen ervan. Hierdoor kunnen bedrijven hun rapportageprocessen op het gebied van regelgeving stroomlijnen, fouten verminderen, tijd besparen en tijdige en nauwkeurige naleving van relevante regelgeving garanderen.

Onze top 3 keuzes voor wettelijke rapportagesoftware

Nu je begrijpt wat de voordelen en uitdagingen van wettelijke rapportage zijn, hoe je je aanpak kunt verbeteren en wat software voor wettelijke rapportage inhoudt, vergelijken we een aantal van de populairste opties op de markt:

1. Prophix

Het financiële prestatieplatform van Prophix vereenvoudigt en transformeert processen in het kantoor van de CFO, waaronder wettelijke rapportage, budgettering, planning, financiële consolidatie en meer.

Kenmerken:

• Naadloze integratie van zowel kwantitatieve als kwalitatieve metingen.
• Verbeter de nauwkeurigheid van de rapportage met een geïntegreerde dubbele materialiteitsbeoordeling.
• Breng je data samen in één bron van waarheid voor een gestroomlijnd rapportageproces.
• Besteed je ESG-, openbaarmakings- en XBRL-tagging uit, zodat alleen de beoordeling en ondertekening aan jou wordt overgelaten.
• Rapporteer sneller met tagging op basis van kunstmatige intelligentie.
• Zorg voor transparantie met een volledig audittraject.
• Beheer eenvoudig wijzigingen in rapporten met versiebeheer.
• Gebruik flexibele machtigingen om het rapportageproces te versnellen.
• Work with contributors in a collaborative environment.
  

Prijzen: Pricing is affected by the number of users, integrations, and use cases. Chat with a Prophix expert to learn more. 

2. Workiva

Workiva is een robuust cloudgebaseerd platform dat helpt bij ESG-beheersing met functies die samenwerking verbeteren, data integreren en een uitgebreid auditspoor bieden.

Kenmerken:

• Workiva ondersteunt een breed scala aan rapporten, waaronder financiële, jaarlijkse, zakelijke duurzaamheid, klimaatverklaringen en rapportage aan beleggingsfondsen.
• It streamlines the creation and submission of regulatory documents such as 10-Qs, 10-Ks, 8-Ks, S-1 form filings, and ESEF filings.
• The platform offers beneficial tools for SOX compliance, internal audit management, risk control matrix (RCM), and audit committee presentations.
  

Nadelen:

• Data management capabilities could be further enhanced.
• Implementatie kan een aanzienlijke bandbreedte vereisen.
• Customer service could benefit from increased robustness.
  

Pricing: Workiva does not have pricing listed on their website.

3. Fluence Technologies

Fluence primarily offers financial consolidation, financial close management, and regulatory reporting solutions. Fluence also offers additional capabilities built by XLCubed (Excel-based reporting) in 2021 and Sturnis365 (Disclosure Management) in 2022.

Kenmerken:

• Consolidate compliance information in one place, keeping required documents and reports up to date.
• Pre-built complex consolidation calculations that support a wide range of business requirements.
• Out-of-the-box input forms and reports so you can load data and report in minutes.
• Interactieve rapportage op basis van Excel.

Nadelen:

• Maakt veel gebruik van PowerBI voor complexe datavisualisaties.
• Functionality is dependent on Excel-based solutions.

Prijzen: Fluence does not publish their pricing online.

Veelgestelde vragen over wettelijke rapportage

Wat is wettelijke rapportage?

Regulatory reporting is how a company demonstrates its financial and operating activities comply with various standards and regulations as part of its financial reporting process.

Wat zijn de doelstellingen van de wettelijke rapportage?

The goals of regulatory reporting are:

• To enhance transparency in companies’ financial and operating activities, regardless of their operating regions.
• To establish trust between competitors by ensuring that all companies are adhering to the same standards.
• Om beleggers en stakeholders te voorzien van nauwkeurige en actuele informatie over de financiële gezondheid van een organisatie, zodat ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
• To assist finance leaders in effectively identifying and managing risk, thereby supporting the long-term sustainability of an organization.

Is regulatory reporting part of compliance?

Ja, wettelijke rapportage maakt deel uit van compliance. Wettelijke rapportage is het proces waarbij bedrijven aantonen dat ze voldoen aan financiële en operationele regelgeving door middel van rapporten.

What's the difference between regulatory vs risk reporting?

Both regulatory and risk reporting pertain to a company’s operations, but they differ slightly. Regulatory reporting is the process by which companies demonstrate their compliance with various legal and regulatory requirements. It involves the preparation and submission of reports to regulatory bodies, showing that the company is adhering to the required standards and laws.

Risicorapportage daarentegen is het proces van het identificeren, meten en communiceren van risicogerelateerde informatie binnen een organisatie. Het is bedoeld om stakeholders (waaronder management en de raad van bestuur) een duidelijk inzicht te geven in het risicoprofiel van het bedrijf, met inbegrip van mogelijke bedreigingen voor de financiële gezondheid of de operationele stabiliteit.

Wrapping up: The impact of regulatory reporting

Navigating regulatory reporting can seem daunting, but understanding its importance and how to effectively manage it can make all the difference. We've explored what it is, its guidelines, benefits, challenges, and ways to improve it.

Vergeet niet dat wettelijke rapportage niet alleen noodzakelijk is, maar ook een cruciaal onderdeel van een succesvolle financiële operatie.

With the right knowledge and software like Prophix's Financial Performance Platform, you can turn this complex task into a strategic asset.

Want to learn more about regulatory reporting? Watch our latest webinar to learn how to stay ahead of changing regulations.