Everything you need to know about ESEF reporting in 2024

ESEF-rapportage is een recente vereiste van Europese toezichthouders om de manier waarop effectenuitgevende bedrijven hun financiële gegevens rapporteren te standaardiseren. Hoewel dit misschien nog een bijkomend obstakel lijkt, is het een manier om financiële verslaglegging te standaardiseren en tegelijkertijd ook transparanter te maken.

In dit artikel delen we alles wat je moet weten, waaronder:

Wat is ESEF?

ESEF staat voor European Single Electronic Format en is een recente vereiste die bepaalt hoe sommige Europese beursgenoteerde bedrijven hun jaarlijkse financiële verslagen moeten opstellen en indienen. Dit standaardiseert in het bijzonder de bestandsindeling en het taggen van gegevens die door deze bedrijven worden gebruikt voor iXBRL (Inline eXtensible Business Reporting Language). Dit is een taal die zowel door mensen als machines kan worden gelezen, waardoor een transparantere en toegankelijkere rapportagestandaard mogelijk wordt.

Deze norm werd opgesteld door ESMA, de Europese Autoriteit voor effecten en markten. Deze regelgevende instantie houdt net zoals de Securities and Exchange Commission (SEC) in de Verenigde Staten, toezicht op de effectenmarkten en de deelnemers.

Op wie is ESEF van toepassing?

ESEF is alleen van toepassing op organisaties in de EU of het Verenigd Koninkrijk die effecten uitgeven.

ESEF-geschiedenis

Hoewel ESEF-rapportage pas vanaf 2020 verplicht werd, Hoewel ESEF-rapportage pas in 2020 verplicht werd, dateert de oorsprong hiervan uit de wereldwijde financiële crisis van 2008:

• 2008-2010: De wereldwijde financiële crisis leidt tot een herevaluatie van de standaarden en praktijken op het gebied van financiële verslaglegging.
• 2011-2013: De Europese Commissie gaat de Transparantierichtlijn herzien, als één van de eerste pogingen om de rapportagevereisten te standaardiseren voor Europese bedrijven die beursgenoteerd zijn.Door deze evaluatie werd de behoefte aan één rapportageformaat duidelijk.
• 2014-2016: De Europese Commissie stelt amendementen voor de Transparantierichtlijn voor, waaronder de introductie van ESEF.
• 2017-2018: Het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie nemen de wijzigingen van de Transparantierichtlijn aan, die officieel de vereiste voor ESEF-rapportage introduceert. De Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) ontvangt het mandaat om technische reguleringsnormen op te stellen voor de ESEF-implementatie.
• 2019: ESMA publiceert de technische ESEF-reguleringsnormen, waarin wordt gespecificeerd dat ESEF-rapportage verplicht is voor financiële verslagen die aanvangen op of na 1 januari 2020.
• 2020-heden: ESEF-rapportage is verplicht voor effectenuitgevende ondernemingen die genoteerd zijn op door de EU gereguleerde financiële markten.

Wat is ESEF-tagging?

ESEF-tagging is het taggen van gegevens in financiële rapporten met behulp van de iXBRL-standaard. Dit taggingsproces garandeert gestandaardiseerde documenten die makkelijk kunnen worden gelezen door zowel mensen als machines.

Wat is iXBRL?

De Inline eXtensible Business Reporting Language (of iXBRL) is een globale open standaard voor het voorbereiden van financiële overzichten. Met deze codering kunnen specifieke gegevenspunten worden ‘getagd’ op een manier die kan worden gelezen en verwerkt door de software. Dit helpt om handmatig werk te reduceren voor organisaties die moeten rapporteren over hun financiële transacties en de autoriteiten die hun dossiers beoordelen.

Hoe je begint aan ESEF voor je financiële rapportage

Nu je weet wat ESEF is, gaan we bekijken hoe je ervoor kunt zorgen dat je organisatie aan deze norm voldoet.

Neem de handleiding voor ESEF-rapportage door

ESMA heeft een ESEF-rapportagehandleiding van 54 pagina's uitgebracht waar je alles in kunt vinden over het opstellen van financiële verslagen die aan deze richtlijn moeten voldoen. Dit omvat richtlijnen over de normen als geheel, richtlijnen voor softwareleveranciers die hun platforms conform willen houden en meer.

De taxonomie van ESEF XBRL-bestanden herzien

De XBRL-taxonomiebestanden zijn opgesteld in deze taal. Deze worden vaak gebruikt door softwareontwikkelaars die financiële rapportageplatforms bouwen die moeten voldoen aan ESEF, maar ze kunnen ook een handig referentiepunt zijn voor de CFO bij het opstellen van jaarlijkse financiële rapporten.

De ESEF Conformance Suite gebruiken om je ESEF-naleving te toetsen

Voldoen aan normen zoals ESEF kan complex zijn, vooral als je met meerdere afdelingen samenwerkt. Dat is waar de ESEF Conformance Suite een oplossing biedt. Deze reeks testbestanden omvatten meerdere scenario's met geldige en ongeldige voorbeeldrapporten - geweldig om je kennis te testen.

Waar kun je meer informatie vinden over ESEF?

De website van de ESMA is de beste referentie voor alle vragen over ESEF. Hier vind je een heel uitgebreide documentatie, ondersteuning en handleidingen waarmee je team in een mum van tijd vertrouwd kan raken met deze vereisten.

ESEF-, CSRD- en duurzaamheidsrapportage

Wat is CSRD?

De Duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (Corporate Sustainability Reporting Directive - CSRD) is een Europese richtlijn die de rapportage over ESG-effecten (milieu, maatschappij en bestuur) handhaaft voor de meeste Europese organisaties die effecten uitgeven.

Wie moet voldoen aan CSRD?

Ongeveer 50.000 Europese organisaties moeten voldoen aan CSRD. Als je niet zeker weet of je bedrijf binnen het kader van deze richtlijn valt, kun je overwegen of het aan de volgende criteria voldoet:

• Europese beursgenoteerde bedrijven met meer dan 500 werknemers.
• Europese bedrijven met meer dan 250 werknemers en/of EUR 50 miljoen aan omzet en/of EUR 25 miljoen aan activa.
• Kleine of middelgrote Europese bedrijven die op een gereglementeerde markt zijn genoteerd.
• Bedrijven die niet in de EU zijn gevestigd, maar gedurende twee of meerdere jaren een Europese vestiging of dochteronderneming hebben met een netto-omzet van EUR 150 miljoen.

Wat zijn de vereisten voor duurzaamheidsrapportage onder CSRD?

Dit zijn de belangrijkste vereisten voor duurzaamheidsrapportage onder CSRD:

1. Dubbele materialiteit: Historisch gezien rapporteerden veel organisaties alleen over de risico's die de klimaatverandering voor hen inhield. Volgens de CSRD moeten ze echter ook rapporteren over de invloed van hun activiteiten op het klimaat.
2. Scope 3-emissies: Dit zijn emissies die op een bepaald moment ontstaan in de waardeketen van een organisatie, maar niet door activa die eigendom zijn van of beheerd worden door de rapporterende organisatie.
3. Doelstellingen: alleen de huidige prestaties rapporteren is niet voldoende. Organisaties moeten ook doelen stellen waarmee ze toekomstige prestaties kunnen vergelijken.
4. Omvang van informatie: de informatie die in het kader van de CSRD wordt gerapporteerd, moet betrekking hebben op de volledige waardeketen van een organisatie.
5. Afstemming met TCFD: De Task Force on Climate-Related Financial Disclosures, nu geïntegreerd met de IFRS Foundation, heeft kaders voor dit soort rapportage opgesteld.
6. Koppeling met Europese taxonomie: Rapporten moeten in lijn zijn met de vereisten van de EU-taxonomie voor duurzame activiteiten.

Zullen auditors compatibele ESEF-rapporten controleren?

Ja, je kunt verwachten dat auditors betrokken zullen zijn bij de beoordeling van ESEF-compatibele rapporten. Ze moeten ervoor zorgen dat deze rapporten aan de ESEF-vereisten voldoen en dat de daarin gepresenteerde informatie accuraat is.

Wat betekent ESEF voor beursgenoteerde Europese bedrijven?

Europese beursgenoteerde bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun financiële overzichten voldoen aan de ESEF-normen als hun inkomsten of aantal werknemers aan de vereisten voldoen.

Wat betekent ESEF voor niet-beursgenoteerde Europese bedrijven?

Europese niet beursgenoteerde bedrijven, hoeven meestal geen ESEF-conforme rapporten op te stellen. Hetzelfde geldt voor bedrijven die hun hoofdkantoor buiten de EU hebben, tenzij ze daar significante zakelijke activiteiten exploiteren en er effecten in het spel zijn. Deze organisaties kunnen om de volgende redenen nog steeds financiële verslagen opstellen die voldoen aan ESEF:

• Verwachtingen van beleggers: Investeerders raken vertrouwd met de standaardisatie en transparantie van ESEF-rapporten, wat betekent dat bedrijven die nieuwe investeringen willen aantrekken, zich zullen moeten aanpassen.
• Concurrentie: Zelfs bedrijven die niet beursgenoteerd zijn in de EU, moeten mogelijk rapporten opstellen die voldoen aan de ESEF-vereisten als ze concurreren om kapitaal en andere middelen met organisaties die hier wel aan moeten voldoen.
• Wereldwijde trends op het gebied van rapportage: Ook al is ESEF geen standaard voor de meeste bedrijven buiten de EU, het kan wel op grotere schaal wordt toegepast.

Voorbeeld van ESEF-rapportage

De GLEIF (Global Legal Entity Identifier Foundation) heeft onlangs in samenwerking met de ESMA een jaarverslag opgesteld dat voldoet aan de ESEF, en dat als voorbeeld dient voor de nieuwe richtlijn. Als je het bestand als PDF opent, zie je niets bijzonders; het ziet er net zo uit als elk ander jaarverslag.

But if you use Inline Viewer to open the report (which you can do here) you’ll see all the XBRL tags in the report. Just click on any figure in the report, and you’ll get a side panel that shows you all the data encoded in it through that tag.

With XBRL, you get a report that’s clear and informative, while including a ton of data that software platforms can use for reporting, analysis, and more.

De beste software voor ESEF-rapportage

Wat is software voor ESEF-rapportage?

Met ESEF-rapportagesoftware kunnen organisaties financiële jaarverslagen opstellen die voldoen aan de ESEF-vereisten, en tegelijkertijd andere taken uitvoeren die essentieel zijn voor de CFO. Meestal vind je functies voor het opstellen van ESEF-conforme rapporten in financiële prestatieplatforms, software voor bedrijfsprestatiebeheer (CPM) of bedrijfsprestatiebeheer (EPM).

Waarom is ESEF-rapportagesoftware de investering waard?

De juiste rapportagesoftware voor ESEF kan je financiële team dagen besparen bij het opstellen van deze essentiële rapporten, meestal door automatisering en geïntegreerde ESEF-vereisten. Het handmatig bijhouden van al deze vereisten zou meer tijd en middelen kosten dan de initiële investering voor het aanschaffen van de software.

Onze top 3 keuzes voor ESEF-rapportagesoftware

Hier volgt een korte lijst van enkele van de beste opties voor ESEF-rapportagesoftware.

prophix

Prophix is een volledig geïntegreerd platform voor financiële prestaties dat niet alleen alle gegevens centraliseert die je nodig hebt voor je jaarverslagen, maar dat je ook in staat stelt om te rapporteren op een ESEF-conforme manier. Iedereen die aan deze rapporten moet werken kan dat doen in een samenwerkingsomgeving met geïntegreerde dashboards en AI-functies.

Je kunt hier meer lezen over hoe Prophix de ESEF-rapportage faciliteert.

Workiva 

Workiva is een financieel rapportage-, ESG- en auditplatform dat wordt gebruikt door enkele van 's werelds grootste organisaties, van Chevron tot Delta Airlines. Met dit platform kun je voldoen aan al je rapportageprocessen aan ESEF-normen.

Insightsoftware

Bij Insightsoftware is het naleven van de ESEF-vereisten niet alleen een hokje om af te vinken; het is een ware kans. Door ESEF-conforme rapporten op te stellen met dit platform, kun je processen creëren die transparanter, efficiënter en informatiever zijn voor iedereen.

Veelgestelde vragen over ESEF

Wat betekent ESEF?

ESEF, een afkorting van European Single Electronic Format, is een nieuwe standaard voor wettelijke rapportage. Het schrijft voor dat Europese beursgenoteerde bedrijven hun rapporten moeten inleveren met behulp van een systeem dat iXBRL (Inline eXtensible Business Reporting Language) heet.

Op wie is ESEF van toepassing?

Over het algemeen is ESEF van toepassing op Europese bedrijven die effecten op Europese markten uitgeven, als ze aan één van de volgende criteria voldoen:

• Ze zijn een beursgenoteerd bedrijf met meer dan 500 werknemers.
• Ze hebben meer dan 250 werknemers, EUR 50 miljoen aan omzet of EUR 25 miljoen activa.
• Het is een klein of middelgroot Europees beursgenoteerd bedrijf in een gereglementeerde markt.
• Het is een buiten de EU gevestigd bedrijf, met een in de EU gevestigde vestiging of dochteronderneming die gedurende twee of meer jaar een netto-omzet van EUR 150 miljoen genereerde.

Wat is ESEF-tagging?

ESEF-tagging is het proces van het toevoegen van XBRL-tags aan gegevens in een rapport.

Wat is ESEF-bloktagging?

In plaats van afzonderlijke elementen in een financieel rapport te taggen, kun je met ESEF-blocktagging hele blokken of delen van dat rapport in één keer taggen. Dit kan tijd besparen bij erg uitgebreide rapporten.

Kunnen Nederlandse bedrijven rapporteren onder IFRS?

Aangezien IFRS (International Financial Reporting Standards) wereldwijd van toepassing is, kiezen veel bedrijven ervoor om dit te gebruiken in hun financiële rapporten. Het kan zijn dat ze hiertoe verplicht zijn op grond van een bepaalde regelgeving, of omdat ze denken dat dit de beste praktijk is.

Wat is ESMA-rapportage?

De Europese Autoriteit voor effecten en markten (European Securities and Markets Authority - ESMA) stelt vereisten op voor verschillende rapportages en openbaarmakingen, waaraan Europese beursgenoteerde bedrijven moeten voldoen. Het equivalent in de VS is de SEC.

Wat is XBRL-tagging?

XBRL-tagging is het proces van het toevoegen van extra lagen informatie aan gegevens in een financieel rapport door middel van specifieke tags. Deze tags worden opgehaald door financiële software en kunnen worden gebruikt voor validatie en analyse.

Wat is een XBRL-bestand?

Deze bestanden bevatten financiële of zakelijke gegevens met behulp van XBRL, een gestandaardiseerde markeertaal die nu vereist is voor bepaalde Europese instellingen. Als je deze bestanden opent in een XBRL-viewer, kun je extra gecodeerde informatie zien waar financiële software op kan zoeken.

Is CSRD van toepassing op Nederland?

De CSRD is van toepassing op Europese bedrijven, terwijl het Verenigd Koninkrijk is al bezig met het uitbreiden van vergelijkbare voorschriften voor bedrijven die daar zijn gevestigd.

Wie moet voldoen aan CSRD?

Any large company based in the EU needs to comply with CSRD if they meet two of the following three criteria:

1. EUR 50 million in net revenue.
2. 25 miljoen euro aan activa.
3. 250 or more employees.

Bedrijven van buiten de EU met een omzet van meer dan 150 miljoen euro moeten voldoen aan CSRD.

Does CSRD apply to non-EU companies?

Dat kan in bepaalde omstandigheden, zoals bij niet-EU-bedrijven met een vestiging in de EU die een bepaald bedrag aan inkomsten genereren.

Conclusie: blijf up-to-date met de ESEF-rapportage van Prophix

Naarmate het gebruik van ESEF-rapportage toeneemt, zullen investeerders, partners en andere entiteiten transparantere financiële rapportages in gestandaardiseerde taal verwachten. Als je huidige financiële overzichten worden opgesteld met tools die niet voldoen aan de ESEF, is het tijd om een alternatieve oplossing te overwegen.

Prophix is een volledig geïntegreerd financieel prestatieplatform dat het verzamelen, centraliseren en analyseren van data minder tijdrovend maakt. Krijg alle gegevens die je nodig hebt voor ESEF-conforme rapporten binnen handbereik zonder extra werk.

Want to see how? Watch our demo.