Hoe Barber National Institute 540 uur heeft bespaard door hun budget te automatiseren

In ons wereldwijde onderzoek onder 500 financiële leiders hebben we vastgesteld dat 80% van de bedrijven niet langer dan een jaar kan voorspellen en dat meer dan 50% niet langer dan zes maanden vooruit kan kijken. Het onvermogen om voorspellingen te doen is bijzonder moeilijk voor organisaties die zich in een groeifase bevinden, omdat ze weloverwogen beslissingen moeten nemen over hun traject. Laten we het Barber National Institute als voorbeeld nemen. Naarmate de vraag naar hun gemeenschapsdiensten en -programma's groeide, werd het gebruik van complexe Excel-bestanden voor budgettering en prognoses een omslachtig proces. Vandaag bekijken we hoe Barber National Institute 540 uur heeft bespaard door hun budgetterings- en prognoseprocessen te automatiseren met Prophix.

Wie is het Barber National Institute?

Barber National Institute (Barber) biedt gemeenschapsgerichte diensten voor kinderen en volwassenen met autisme, een verstandelijke beperking en gedragsproblemen op het gebied van gezondheid. Met zo'n belangrijke missie en verantwoordelijkheid voor hun gemeenschap had Barber nauwkeurige budgettering en tijdige prognoses nodig om hun groei te ondersteunen.

Barber worstelt met budgettering & -prognoses

Het werd moeilijk voor Barber om te vertrouwen op de nauwkeurigheid van hun spreadsheets, wat risico's met zich meebracht bij het goed inschatten van toekomstige kansen. Het onvermogen om kapitaaluitgaven en personeelskosten te plannen, weerhield Barber ervan het noodzakelijke niveau van rijkdom in hun voorspellingen te garanderen. Vanwege de aard van de sector had Barber vertrouwen nodig in hun meerlaagse toewijzingen. Bovendien had het financiële team een schaalbare oplossing nodig om programmamanagers verantwoordelijk te houden voor hun budgetten en tegelijkertijd een betere manier te bieden om hun financiële gegevens te analyseren door hun Data in stukken te snijden. Barber National Institute heeft vastgesteld dat er behoefte is aan een gespecialiseerd hulpmiddel voor prognoses waarmee ze nieuwe programma's in hun organisatie kunnen introduceren en kunnen bepalen of het rendabel is om nieuwe klanten over te nemen.

Waarom kapper voor Prophix koos

Het financiële team van het Barber National Institute gaf prioriteit aan het vinden van Corporate Prestatie Management (CPM)-software die gemakkelijk te gebruiken was, een Interface had die vergelijkbaar was met Excel, die rapporteerde over financiële en niet-financiële Data en inkomstencijfers voor hun uitgaven kon voorspellen. Na Workday Adaptive en Prophix te hebben geëvalueerd, koos Barber voor Prophix vanwege de klantenservice, flexibiliteit en betaalbaarheid.

Automatisering van Barber's Budgeting & -prognoseprocessen

Barber National Institute implementeerde Prophix ter vervanging van Management Reporter en Smart List in hun ERP, Microsoft Dynamics GP. Door Prophix te integreren met Kronos en Carelogic kan het financiële team loon- en Data op wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse basis importeren. Deze Data omvatten verschillende statistieken, zoals vacatures bij klanten, woningbezetting, capaciteit en meer. Met Prophix maakt Barber gebruik van verschillende benaderingen van budgettering, waaronder zero-based, incrementeel, Top-down en Bottom-up om hun resultatenrekeningbegroting te creëren. Het financiële team genereert CAPEX, leases, personeel en inkomsten vanuit de Bottom-up. Dankzij een gedetailleerde personeelsplanning kan Barber het hele jaar door personeelsvariantieanalyses uitvoeren. Omdat ze hun omzet tot in de kleinste details kunnen plannen, bijvoorbeeld per klant en procedure, hebben ze ook volledige zichtbaarheid om de omzetcijfers te vergelijken met het plan. Tot slot voert Barber de productiviteitsplanning uit voor hun klinische programma's met een speciaal en robuust model. Door hun budgetteringsproces te automatiseren heeft Barber gedurende 22 weken van hun budgetseizoen 360 uur bespaard voor hun budgetmanager. Daarnaast hebben ze in 16 weken ook 540 uur bespaard voor vier accountants en 160 uur voor alle programma- en administratieve managers. Gezien de rijkdom en details van Barbers budgetten zijn prognoses nog nooit zo betrouwbaar en relevant geweest. Vóór Prophix duurde het proces tegen de tijd dat een voorspelling voltooid was zoveel tijd dat de Data niet langer relevant waren. Barber kan nu gemakkelijk rentabiliteitsprognoses maken voor de overname van nieuwe bedrijven en prognoses maken van de kosten per eenheid. Scenario planning en prognoses hebben Barber in staat gesteld beter te plannen voor de impact van stijgende salarissen en terugbetalingspercentages aan te vragen door gebruik te maken van een analyse van de kosten per eenheid. Hun financiële team kan eenvoudig diepgaande loonanalyses uitvoeren, waardoor ze meer inzicht krijgen in hun grootste uitgaven.

„Prophix heeft elk aspect van ons budgetteringsproces verbeterd. In plaats van tijd te besteden aan het opzetten van het budgetteringsproces, kunnen we in plaats daarvan het budget/product dat we produceren beter analyseren en begrijpen, in samenwerking met de programmamanagers.” — Emily Anauo, FP & A-systeemontwikkelaar, Barber National Institute

Groeivoorspelling voor Barber National Institute

Het financiële team van Barber is niet langer uren bezig met het zoeken naar fouten in gekoppelde spreadsheets. In plaats van Excel te beheren, kan hun financiële team het budget dat ze produceren analyseren en beter begrijpen, in samenwerking met programmamanagers. Dankzij directe prognoses kan Barber ook een maand tot vijf jaar vooruit plannen, afhankelijk van het project. In totaal heeft Barber National Institute elke maand meer dan 8 uur bespaard door hun financiële processen te automatiseren en efficiëntieverbeteringen door te voeren met Prophix. Lees de reis van het Barber National Institute met Prophix in hun casestudy.