8 best practices voor personeelsplanning

Mensen behoren tot de belangrijkste troeven van je bedrijf. Ze doen er dag in dag uit alles aan om de doelstellingen en missie van je organisatie waar te maken. En hoewel goede werknemers aan de basis liggen van elk succesvol bedrijf, is personeel nog steeds een van de belangrijkste kostenposten bij het runnen van een bedrijf. Om ervoor te zorgen dat u de meeste waarde voor uw geld krijgt en er tegelijkertijd voor te zorgen dat elke noodzakelijke rol wordt vervuld, hangt af van een proces dat personeelsplanning wordt genoemd.

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is een datagestuurd proces dat neerkomt op het minimaliseren van de bedrijfskosten die aan uw personeelsbestand zijn verbonden en het maximaliseren van de waarde die het voor het bedrijf met zich meebrengt. Het gaat er niet alleen om meer uit je bestaande werknemers te halen, maar ook om je aanwervingsproces te optimaliseren, je talentbehoeften nauwkeurig te voorspellen en het personeelsverloop op een beheersbaar niveau te houden, vooral voor hoogwaardige functies.

Wat is software voor personeelsplanning?

Software voor personeelsplanning levert u de Data die u nodig hebt om de personeelsbehoeften van uw organisatie goed te evalueren, plannen te maken voor de toekomst en te reageren op plotselinge veranderingen in de markt, zoals opkomende tegenwind in de hele sector.

Deze software kan vele vormen aannemen. Een financieel Platform kan bijvoorbeeld gemakkelijk omgaan met de behoeften op het gebied van personeelsplanning voor grote bedrijven met een complexe organisatiestructuur. Ondertussen mogen projectbeheertools met ingebouwde functies voor personeelsplanning alleen per project of voor zeer kleine organisaties worden gebruikt. 

Personeelsplanning vs. Personeelsbestandsplanning vs. Personeelsplanning

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, vooral door mensen die niet zo vertrouwd zijn met personeelsplanning. Hoewel ze elkaar enigszins overlappen, is er een belangrijk verschil tussen personeelsplanning en de andere twee die kunnen helpen om dingen op te helderen. Personeelsbestandplanning en Personeelsplanning zijn beide onderdelen van de personeelsplanning, elk gericht op een specifiek onderdeel.

• Bij een personeelsbestandplanning gaat het om het nauwkeurig bijhouden van het aantal en type medewerkers binnen een bedrijf. Deze telling wordt vergeleken met de steeds veranderende behoeften van de organisatie om te voorkomen dat er ernstige hiaten ontstaan.
  
• Personeelsplanning is vooral gericht op het voldoen aan de eisen van specifieke projecten en teams. Je kunt personeelsplanning zien als een initiatief dat zich meer op strategisch niveau afspeelt, terwijl Personeelsplanning inzoomt op team- en projectniveau.

8 beste praktijken op het gebied van personeelsplanning

Net als elk ander proces dat een organisatie omvat, kan personeelsplanning uitdagend en arbeidsintensief zijn. Hier zijn enkele praktische tips om er het maximale uit te halen.

1. Bepaal uw huidige Personeelsbestand

Voordat u enige vorm van personeelsplanning uitvoert, moet u ervoor zorgen dat u over een accuraat Personeelsbestand beschikt. Houd er rekening mee dat, of u nu in een grote organisatie werkt of een organisatie die snel groeit, dat Personeelsbestand van week tot week kan veranderen. Zorg ervoor dat u uw Personeelsbestand bijwerkt voordat u aan personeelsplanning begint.

2. Verwachte slijtage

Veel factoren kunnen ervoor zorgen dat je personeelsbestand sneller afneemt dan dat het kan worden vervangen. Voorspellingen hiervoor zijn essentieel. Goed presterende organisaties maken gebruik van Data Analyse om het risico op personeelsverloop, pensionering en arbeidsmobiliteit te bepalen. Ze evalueren ook de externe economische omstandigheden om te voorspellen wat werknemers zouden kunnen doen. Als je rekening houdt met deze variabelen, kun je het risico op het aanbod van je personeel bepalen en, indien gewenst, kun je je richten op gebieden met een hoog risico en functies voor retentie.

3. Voorspelde vraag

Naarmate de marktomstandigheden veranderen, is het belangrijk om je af te vragen hoe de behoeften van je organisatie zullen veranderen in de komende weken, maanden en jaren. Als je de antwoorden op deze vragen nauwkeurig kunt voorspellen, kun je een fortuin besparen op aanwervingskosten en personeelskosten, terwijl je ervoor zorgt dat je organisatie nog steeds over voldoende personeel beschikt om de productiviteit op peil te houden. De kern van succesvolle vraagprognoses zijn processen die gebaseerd zijn op drivers. Deze chauffeurs zouden relevant moeten zijn voor jouw branche. Callcenters kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van ontvangen oproepen, magazijnen kunnen gebruik maken van geloste vrachtwagens en professionele dienstverlenende bedrijven kunnen uren gebruiken die als personeelschauffeur zijn gefactureerd.

4. Voer een gap-analyse uit

Het eindresultaat van personeelsplanning is de juiste combinatie van mensen en vaardigheden die de organisatie nodig heeft om haar doelen te bereiken. Bij een hiaatanalyse gaat het erom de kloof te identificeren en te beschrijven tussen waar het personeelsbestand en de mix van vaardigheden van de organisatie zich momenteel bevinden en waar ze moeten zijn. Van daaruit kunnen leiders beter onderbouwde beslissingen nemen over het personeelsbestand van de organisatie, van aanwerving tot herstructurering van het bedrijf.

5. Scenario's voor personeelsplanning uitvoeren

Nauw verwant aan de analyse van hiaten is het proces waarbij scenario's voor personeelsplanning worden uitgevoerd. Van alle best practices voor personeelsplanning is Scenario planning misschien wel de meest kritische in tijden van verandering en onrust. Enkele variabelen waarmee u rekening moet houden bij het opstellen van uw Personeelsscenarioanalyse zijn:

• Verhouding tussen contractanten en uitbestede werknemers ten opzichte van interne werknemers
• Verhouding tussen voltijdse en deeltijdse werknemers
• Verhuizing, openingen en sluiting van activiteiten
• Verhogingen van de beloningsstrategie en de verdiensten
• Reorganisaties, promoties en zijdelingse overdrachten
• Veranderingen in productiviteit, aanlooptijd en bestuurdersverhoudingen
  

Het doel van Personeelsplanning is niet het vinden van uw optimale personeelsmix, maar het begrijpen van de acties die u kunt ondernemen wanneer bepaalde situaties zich voordoen op basis van een goed gestructureerd model.

6. Ontwikkel een aanwervingsplan en stel verwachtingen

Nadat u er zeker van bent dat uw Personeelsbestand exact is, u de vraag en het verloop heeft voorspeld, uw personeelstekort hebt geïdentificeerd en een paar scenario's hebt uitgevoerd, beschikt u over voldoende Data om een robuust, grondig wervingsplan op te stellen. Dit stelt leiders in staat om de rekrutering en andere interne middelen te optimaliseren, terwijl ze over de informatie beschikken die ze nodig hebben om alle vragen te beantwoorden die teamleiders en afdelingshoofden hebben over specifieke aanwervingskeuzes.

Dat komt omdat een op gegevens gebaseerd aanwervingsplan de beste manier is om verwachtingen te scheppen en mogelijke bezwaren van teamleiders te behandelen.

In plaats van een plan dat in een silo is ontworpen, kunt u elk Data weergeven dat bij het ontwerpen ervan is betrokken. Dit zorgt voor meer transparantie en stelt iedereen in staat de betrokken strategie te begrijpen.

7. Integreer personeelsplanning in je bedrijfsstrategie

Uw bedrijfsstrategie is al afhankelijk van tientallen, zo niet honderden Data . Dus waarom zou je personeelsplanning er niet ook een onderdeel van maken? In de basis is personeelsplanning vergelijkbaar met het evalueren van Vraag en aanbod in andere aspecten van uw bedrijf, alleen voor uw werknemers. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe personeelsplanning kan worden toegepast op je bedrijfsstrategie:

• Je professionele dienstverlener ontvangt een verhoging van 50% in het aantal voorstellen voor een specifieke dienst. Met personeelsplanning kun je verwachten dat je meer professionals aanneemt die bekwaam zijn in die dienst om aan de vraag te voldoen.
• Een productiebedrijf leert, na naar zijn personeelsbestand te hebben gekeken, dat het verloop in de zomer altijd toeneemt. Dit leidt tot een toename van overuren, waardoor de winstgevendheid in de zomermaanden afneemt. Leiders kunnen hier dus op gepaste wijze op reageren.
• Een technologiebedrijf dat genoeg geld heeft van een recente investering, moet snel zijn softwareontwikkelingsteam uitbreiden om zijn product drastisch te upgraden en een opkomende markt te veroveren. Met personeelsplanning kan elke dollar het best mogelijke gebruik worden gemaakt, waarbij zo nodig wordt geherstructureerd.

8. Onthoud de menselijke factor

Bij processen zoals personeelsplanning is het maar al te gemakkelijk om werknemers te zien als rollen, salarissen en uitgaven. Maar het is belangrijk om de mensen achter de rollen te onthouden. Dat betekent dat alle beslissingen die voortkomen uit de personeelsplanning met de grootste zorg moeten worden behandeld, waarbij rekening moet worden gehouden met kwalitatieve factoren die niet in een Spreadsheet kunnen worden weergegeven.

Niet alle werknemers worden bijvoorbeeld door dezelfde dingen gemotiveerd. Sommigen springen misschien van bedrijf naar bedrijf om hun salaris te maximaliseren, wat betekent dat ze enkel regelmatige verhogingen nodig hebben om ze te behouden, maar anderen worden gemotiveerd door meer intrinsieke factoren, zoals bedrijfswaarden waarin ze geloven.

Bij elk aspect van de personeelsplanning moet op de een of andere manier rekening worden gehouden met de menselijke factor om mogelijke verrassingen te vermijden die spreadsheets niet kunnen voorspellen.

Personeelsplanning van de beste in zijn klasse

Of je nu een wervingscampagne plant, je bedrijf aan het herstructureren bent of een specifiek tekort aan vaardigheden probeert op te vullen, de eerste fases bestaan meestal uit personeelsplanning. Maar om ervoor te zorgen dat u over alle Data beschikt die u nodig heeft, moet u het beste beschikbare Platform gebruiken. Voor de meeste middelgrote tot grote bedrijven is dat Prophix. Bekijk hoe u Prophix kunt gebruiken voor personeelsplanning, Personeelsplanning, Financial Performance Management en meer.