Wat is incrementele budgettering?

Incrementele budgettering is een van de belangrijkste budgetteringsmethoden.

Het uitgangspunt is eenvoudig en effectief: je huidige budget werkte goed. Waarom veranderen wat werkt? Pas het gewoon aan.

Dit lijkt meer op het uitvoeren van budgetonderhoud dan op het opstellen van een nieuw budget. Voor veel bedrijven met slanke financiële teams is dit een aantrekkelijk voorstel.

Maar hoe voer je eigenlijk incrementele budgettering uit? En hoe verhoudt dat zich tot andere budgetteringsmethoden?

Dat is precies wat we in dit artikel zullen behandelen.

Wat is incrementele budgettering?

Incrementele budgettering is een budgetteringsmethode waarbij aanpassingen (de verhogingen) worden doorgevoerd ten opzichte van de begroting van het voorgaande jaar. Budgeteringsteams bereiken dit doorgaans door de budgetvergoedingen te verhogen voor de stijging van de kosten als gevolg van stijgende tarieven, inflatie, enzovoort.

In tegenstelling tot andere budgetteringsmethoden, zoals budgettering op basis van nul, heeft incrementele budgettering het voordeel dat ze sneller kan worden uitgevoerd. In die zin is incrementele budgettering een belangrijk alternatief voor budgettering op basis van nul.

Waarom creëren bedrijven incrementele budgetten?

Bedrijven creëren incrementele budgetten omdat de incrementele budgetteringsmethode eenvoudig en consistent is.

Zoals we zullen zien, is dit het beste als er geen grote veranderingen in het verschiet liggen. Een startup gebruikt minder vaak een incrementeel budget; een fabrikant of e-commercebedrijf zal er echter eerder gebruik van maken.

Waarom is incrementele budgettering belangrijk om te begrijpen?

Incrementele budgettering is belangrijk om te begrijpen, omdat dit de meest intuïtieve budgetteringsmethode is. Incrementele budgettering is het aforisme " Als het niet kapot is, repareer het dan niet " als budgetteringsproces: er wordt van uitgegaan dat de begroting van het voorgaande jaar juist was en dat er alleen aanpassingen nodig waren.

Hoewel er zeker gevallen zijn waarin dit waar is, zijn budgetten vaak gebaat bij een kritischer blik. Door het fenomeen aanpassing van het budget een naam te geven, kunnen teams er bewuster voor kiezen om door te gaan met het proces of iets anders te kiezen.

Wanneer kun je het beste een incrementeel budget gebruiken?

Het is het beste om een incrementeel budget te gebruiken als het budget van het voorgaande jaar min of meer juist was en als er geen bekende aankomende evenementen zijn waarvoor een wijziging van het budget nodig zou zijn.

Voordelen van incrementele budgettering

Stapsgewijze budgettering is niet alleen eenvoudig en dus snel klaar te maken, maar heeft ook tal van voordelen.

Makkelijk te bereiden

Incrementele budgetten zijn eenvoudig op te stellen. Het meeste werk is gedaan. Het basisbudget is vorig jaar gemaakt. Van daaruit hoeven financiële teams alleen nog maar de afwijking van dat budget te analyseren en het nieuwe budget aan te passen om die afwijkingen te corrigeren.

Consistentie en operationele stabiliteit

Departementsleiders houden van incrementele budgetten omdat ze dan min of meer weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze hun middelen moeten verdelen. Ook hierbij wordt uitgegaan van optimale uitgaven op dat gebied.

Deze consistentie leidt tot operationele stabiliteit: zonder grote schommelingen in het budget hoeven afdelingshoofden niet te bezuinigen of hun activiteiten terug te schroeven. Met andere woorden: omdat er niet veel verandert, zal er door de veranderingen niet veel misgaan.

Kosteneffectief

Incrementele budgetten zijn snel op te stellen, waardoor ze ook kosteneffectiever zijn om voor te bereiden.

Er is een perspectief dat zegt dat veel van het werk dat financiële middelen doen, als verspilling kan worden gezien: waarom zou je een nieuw budget van de grond af aan samenstellen terwijl het vorige budget 80% van de reis daarheen bedroeg?

Voor sommige bedrijven is dat geen acceptabel argument: hun risicotolerantie is te laag, hun financiën zijn te krap of hun groeidoelstellingen zijn te agressief. Maar voor andere bedrijven is dat volkomen logisch, en het is een geweldige manier om tijd vrij te maken voor prognoses, modellen, naleving en de andere activiteiten waarvoor het financiële team verantwoordelijk is.

Vermindert de interne rivaliteit tussen budgeteigenaren

Er is heel weinig interne politiek tijdens een stapsgewijs budgetteringsproces. Omdat je de begroting van het voorgaande jaar als basis gebruikt, is het grote percentage, verdeeld over de afdeling, al besloten.

Dit betekent dat afdelingshoofden minder tijd en energie zullen besteden aan het verkrijgen van een groter deel van de taart en in plaats daarvan zullen pleiten voor hun eigen afdelingen. Het verandert de focus van " je geeft te veel naar Sales " naar " Marketing heeft iets meer nodig voor X-, Y- en Z-initiatieven. "

Veranderingen zijn eenvoudig te volgen

Omdat je het budget van het voorgaande jaar als basis gebruikt, zijn wijzigingen van jaar tot jaar supergemakkelijk bij te houden en te vinden.

Natuurlijk, hoe meer je met het budget speelt, afdelingen en categorieën toevoegt, hoe moeilijker het wordt om veranderingen bij te houden. Maar in die zin kun je gewoon naar een grotere categorie gaan en op dat niveau vergelijken.

Nadelen van incrementele budgettering

Hoewel incrementele budgettering genoeg redenen heeft om dit aan te bevelen, zijn er echte gevallen waarin dat niet de beste keuze is. Laten we eens kijken naar enkele van de beperkingen ervan.

Bevordert overmatige uitgaven

Omdat je de begroting van het voorgaande jaar als basis gebruikt, kan het incrementele budgetteringsproces leiden tot overmatige uitgaven, omdat dan verkeerde veronderstellingen door het budgetteringsproces heen kunnen glippen.

Stel dat je de marketingafdeling bijvoorbeeld met $1 miljoen te veel hebt begroot. Ze besluiten dat te besteden aan advertenties, wat niet de verwachte ROI oplevert.

Zonder een gedetailleerde analyse is het mogelijk dat de marketingafdeling in het nieuwe jaar nog meer geld krijgt volgens het incrementele budgetteringsproces.

Nog een scenario dat verband houdt: omdat afdelingshoofden hun budget willen verhogen, kunnen ze meer geld uitgeven om " te bewijzen " dat ze meer geld nodig hebben. Hoewel het nooit een goed gevoel is om afdelingshoofden en budgeteigenaren ervan te verdenken dat ze het belang van het bredere bedrijf niet voor ogen hebben door te hoge uitgaven, blijft het de taak van de financiële afdeling om de begroting te beheren. Te hoge uitgaven vormen een reëel gevaar voor elk lui budgetteringsproces, niet alleen bij incrementele budgettering.

Stimuleert budgettaire slappe en inefficiëntie

Omdat incrementele budgettering meestal sneller en eenvoudiger is, is de kans groter dat een te hoog budget of slecht beheerde fondsen worden goedgekeurd als onderdeel van de nieuwe begroting.

Ontmoedigt innovatie

Helaas ontmoedigt de aard van incrementeel budgetteren innovatie. Aangezien je het vorige budget als basis gebruikt, is er niet veel ruimte voor nieuwe ideeën.

Dit sijpelt door naar de afdelingshoofden. Tenzij er genoeg budgetverhoging is voor afdelingshoofden om in iets nieuws te investeren, ontmoedigt deze budgetteringsmethode dat actief omdat hun geld al is toegewezen.

Bovendien kan dit leiden tot enige onenigheid tussen de behoefte van een bedrijf om flexibel te zijn en de behoefte aan een jaarlijks budget.

Houdt geen rekening met externe veranderingen en factoren

Tenzij er al een slushfonds in de begroting zit, is het nettoresultaat van het incrementele budgetteringsproces dat het budget niet geschikt is om te reageren op veranderingen op de markt.

Een strategie die teams kunnen gebruiken om dit probleem op te lossen, is door slushfondsen aan de begroting toe te voegen, die naar eigen goeddunken gedurende het jaar worden toegewezen. Dat heeft echter zijn eigen voor- en nadelen: grote hoeveelheden contant geld opzij zetten voor een slushfonds is een luxe, en er zijn altijd alternatieve kosten verbonden aan het gebruik van dat geld voor iets dat duidelijker impact heeft.

Beperkte analyse

Een laatste probleem van incrementele budgettering is dat het budgetteringsteam wordt ontmoedigd om een grondige analyse van de financiën van het bedrijf uit te voeren. Dit is de oorzaak van veel van de problemen waar eerder op werd gezinspeeld. Een beperkte analyse is hoe budgettaire speling en buitensporige uitgaven tot stand komen.

Hoe maak je een incrementeel budget?

Dus hoe maak je eigenlijk een incrementeel budget? Het is vrij eenvoudig. In grote lijnen zijn dit de drie stappen die je moet volgen.

1. Verzamel je financiën van het voorgaande jaar

Verzamel al je financiën van het voorgaande jaar in één document. Het is het schoonst als je een analyse van de budgetverschillen uitvoert om jezelf goed voor te bereiden op de volgende stap.

2. Pas je nieuwe budget aan op basis van de lessen van de voorgaande jaren

Nu volg je de resultaten van je analyse van de budgetverschillen en breng je die aanpassingen aan in de begroting om de begroting voor het nieuwe jaar op te stellen.

Zorg ervoor dat je anticipeert op trends en denk, indien mogelijk, na over het algemene plan van het bedrijf. Sommige verhogingen of verlagingen kunnen groter zijn dan andere, op basis van de Data die dit jaar voor u beschikbaar zijn. Het strategisch plan van het bedrijf raadplegen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de wijzigingen die je aanbrengt in het budget in lijn zijn met de algemene groeidoelstellingen van de organisatie.

3. Veranderingen van jaar tot jaar volgen

Tot slot wil je veranderingen van jaar tot jaar volgen. Dit helpt om een aantal redenen: ten eerste kunt u terugkijken op voorgaande jaren en het saldo van de begrotingstoewijzingen zien, wat kan dienen als een waardevol referentiepunt voor het reproduceren van de activiteiten van dat Boekjaar.

Ten tweede helpt het je om een verhaal te vertellen met je cijfers: als NDR gestaag groeit omdat je het klantensucces en het budget van het marketingteam verhoogt, is dat een argument om de komende jaren slimmere aanpassingen te maken.

Incrementele budgettering versus andere budgetteringsmethoden

Hoe verhoudt incrementele budgettering zich tot andere budgetteringsmethoden? Het aandeel van incrementele budgettering in de voor- en nadelen zorgt voor een duidelijke toepassing, maar het is nog steeds nuttig om een vergelijking te zien met andere budgetteringsmethoden.

Incrementele budgettering versus budgettering op basis van nul

Incrementele budgettering en budgettering op basis van nul kunnen tegenpolen zijn. 

Bij incrementele budgettering begin je niet vanaf nul, zoals de naam van op nul gebaseerde budgettering al aangeeft. In plaats daarvan ga je uit van een basis die 80% van de weg daarheen is en dat je maar een paar aanpassingen nodig hebt. Het op nul gebaseerde budget moet van de grond af aan worden opgebouwd. 

Stapsgewijze budgettering is dus veel sneller dan budgetteren op basis van nul. 

Budgettering op basis van nul lost echter alle nadelen op van teams die de incrementele budgetteringsbenadering gebruiken. Overmatige uitgaven, beperkte budgettaire ruimte en beperkte analyses zijn geen problemen voor het team dat een op nul gebaseerde aanpak hanteert. Op dezelfde manier staan innovatie en externe factoren centraal in de hoofden van het zero-based budgeting-team, aangezien het opbouwen van een budget vanaf nul veel meer aandacht vergt.

Incrementele budgettering versus budgettering op basis van activiteiten

Incrementele budgettering is vergelijkbaar met budgettering op basis van activiteiten, en er kunnen argumenten worden aangevoerd dat incrementele budgettering een subset is van budgettering op basis van activiteiten.

Op activiteiten gebaseerde budgettering is een budgetteringsproces waarbij activiteiten die kosten met zich meebrengen, worden geregistreerd, geanalyseerd en onderzocht. Van daaruit stelt het financiële team een budget op op basis van een gedetailleerde analyse van die activiteiten.

Het is een veel strenger proces dan incrementele budgettering en het is meer afgestemd op de werkelijke activiteiten van een bedrijf. 

Budgettering op basis van activiteiten heeft het voordeel dat de budgettaire ruimte ook beperkt wordt, aangezien je alleen geld toewijst voor bedrijfsactiviteiten. Aangezien dit het financiële team en de afdelingshoofden de mogelijkheid biedt om deze activiteiten te onderzoeken, zullen in theorie de externe of inefficiënte activiteiten worden geëlimineerd.

Incrementele budgettering versus budgettering met waardeproposities

Waardepropositiebudgettering, ook wel op prioriteit gebaseerd budgetteren genoemd, heeft alles te maken met het analyseren en rechtvaardigen van de waarde van elk afzonderlijk item op een lijst met uitgaven. Vergeleken met incrementele budgettering duurt het budgetteren van waardeproposities veel langer, maar worden overtollige uitgaven en budgettaire speling volledig geëlimineerd.

Dat gezegd hebbende, kan het budgetteren van waardeproposities misgaan, afhankelijk van wie er aan de budgetteringstafel zit. Bij het volgen van een budgetteringsproces voor waardeproposities is het dus belangrijk om teams op één lijn te houden met de algemene missie en doelstellingen van het bedrijf.

Conclusie: Incrementeel budgetteren met Prophix

Nu weet je alles over incrementele budgettering. Wat het is, hoe het werkt, waarom je het zou kunnen gebruiken, wat je moet vermijden en hoe het zich verhoudt tot andere budgetteringsmethoden.

En als u klaar bent om stapsgewijs budgetteren in de praktijk te brengen, kan Prophix u helpen.

Met Prophix kunt u al uw eerdere financiële gegevens importeren, eenvoudig een analyse van de budgetafwijkingen uitvoeren en een nieuw budget opstellen dat u kunt gebruiken als basis voor prognoses en scenario's.

Klik op de link om Prophix vandaag nog te proberen. Ontdek wat u kunt doen met Prophix.