Lotus 1-2-3 en Adding Machines: Denk aan Old-School FP & A en kijk naar de toekomst

Verlang je niet naar de financiële technologie van weleer? Was het niet geweldig om beperkt te zijn tot slechts drie dingen in Lotus 1-2-3? Is de wereld niet gewoon te stil zonder het gekrijs van de dot-matrixprinters? Zou het niet geweldig zijn om opnieuw gehinderd te worden door die ponskaarten met al die letters en cijfers? Nee? Misschien hebben we niet zo veel heimwee naar technologie van weleer. Maar maakt jouw functie voor financiële planning en analyse (FP & A) optimaal gebruik van de nieuwe technologie die beschikbaar is? Of zit het nog steeds vast in de 20e eeuw? Om onze nieuwste interactieve gids, FP & A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, te vieren, hebben we financiële experts gevraagd naar hun technische horrorverhalen en om advies over hoe je je FP & A kunt upgraden.

Van handmatig grootboek tot financiële automatisering

Dus, met wat voor archaïsche instrumenten hadden financiële experts in het begin van hun carrière te maken? " In het begin van mijn carrière werd dit soort dingen gedaan op stenen tafelen. Toen Johannes Gutenberg de drukpers uitvond, versnelde dat het FP & A-proces echt, " grapt Jack McCullough, President, CFO Leadership Council. Maar even serieus: " Dit zal je bang maken: Handmatig boeken van het grootboek met vulpen. Tech was een belangrijke minicomputer IBM S/36, ponskaarten en een elektrische rekenmachine -- rond 1982! " zegt Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Voor degenen die niet bekend zijn met het IBM System/36: dit kleine " -computersysteem met " was ongeveer zo groot als een zakelijk faxapparaat. Het basismodel bevatte 128.000 RAM en een harde schijf van 30 MB, maar was uitbreidbaar tot 7 MB RAM en 1478 MB schijfruimte. Indrukwekkend, hé? Nog beter? Je kon dit staaltje van innovatie begin jaren tachtig krijgen voor de lage prijs van $ 200.000. Destijds was de IBM System/36 indrukwekkend omdat het processen digitaliseerde en de efficiëntie drastisch verbeterde. Er kunnen zelfs softwareprogramma's met een grootte van maximaal 64K op draaien! Nu kijken we met een gevoel van schok en verwondering terug op het IBM System/36. Hoe komt het dat een desktopcomputer op instapniveau nu duizend keer zoveel rekenkracht heeft voor een fractie van de prijs? Sinds die eerste sprong naar computers hebben bedrijven nog andere opmerkelijke vorderingen gemaakt, zoals kleinere Persoonlijk-computers, meer geavanceerde software en netwerksystemen. Toch is de FP&A-technologie bij veel bedrijven blijven steken op spreadsheets en het handmatig invoeren van gegevens; technieken die het proces inefficiënt maken en zelfs tot meer menselijke fouten kunnen leiden. Het is tijd om de volgende sprong voorwaarts te maken en FP & A te moderniseren met geautomatiseerde en uitgebreide processen die de financiële sector naar de 21e eeuw zullen brengen.

Van een beperkt beeld naar een deel van het grotere geheel

Het is niet alleen de technologie, maar ook de financiële functie die evolueert. Historisch gezien was financiële planning een oefening die werd uitgevoerd nadat het bedrijf klaar was met het echte werk van strategische planning. Jack McCullough legt uit: " Ik denk dat de grootste verandering is dat FP & A 20 jaar geleden vaak werd gezien als los van strategische planning. Ja, financiële planning en strategische planning werkten in twee verschillende silo's. Vandaag kun je het een niet zonder het ander hebben (met excuses aan Frank Sinatra). Maar vroeger waren het gewoon boekhoudkundige types met cijfers op spreadsheets, terwijl de technologie tegenwoordig verbazingwekkend is en de acceptatie van financiële planning als onderdeel van het strategisch plan bijna uniform is. In die tijd was FP & A in veel bedrijven ook een seizoensgebonden onderneming (maak het financiële plan voor het volgende jaar in november en december). Tegenwoordig is het een voortdurend proces, dat grotendeels dankzij technologie effectiever is dan ooit tevoren. " De modernisering van FP & A stimuleert de verschuiving in de rol van Finance, van ondersteuning in achterkamertjes naar belangrijke deelnemers aan de ontwikkeling van de algemene bedrijfsstrategie. Door de opkomst van de boekhoudtechnieken van rolling forecasts, zero-based budgeting en Scenario planning kan Finance vaker, nauwkeuriger en sneller dan ooit tevoren voorspellingen doen.

Van Spreadsheet tot gewaardeerd adviseur

Er is ook de mogelijkheid om de rol van FP & A-professionals binnen de organisatie te verbeteren. Janet Schijns, CEO van JS Group, deelt een verhaal over de veranderende rol van Finance: "In mijn eerste baan, in de cosmetische industrie, waren de tools waarmee ik werkte grotendeels Spreadsheet of databasegestuurd met beperkte tot geen intelligentie en een reeks zeer gecompliceerde processen om zelfs de eenvoudigste berekening of presentatie op de juiste wijze tot stand te brengen. Het was noodzakelijk om altijd een zeer ervaren financieel persoon aan je zijde te hebben. Nu kunnen tools met één klik op de knop Data beschikbaar maken en analyseren. Hierdoor heeft een breder scala aan leiders niet alleen toegang tot maar ook informatie over specifieke Data om het bedrijf te runnen." Je vraagt je misschien af: wat is er mis mee om altijd een financieel medewerker aan je zijde te hebben? Zouden ze niet erkend moeten worden voor hun vaardigheden? Het antwoord is volmondig " ja! " Maar door FP & A te moderniseren, zal Financiën bekend staan om veel meer dan indrukwekkende vaardigheden op het gebied van cijfermatig werken. Financiële technologie kan de samenwerking verbeteren, waardoor meer mensen kunnen bijdragen aan de prognose- en hervoorspellingsprocessen. En met een centrale opslagplaats van informatie heeft de hele C-suite toegang tot de informatie die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben. In plaats van de aangewezen persoon te zijn voor het distribueren van prognoses en het runnen van Rapporten, zal Finance de aangewezen bron worden voor diepere analyses en zakelijk inzicht. Waarom stijgen de cijfers? Waarom zijn ze down? Hoe moeten we onze strategie aanpassen op basis van veranderingen in de toeleveringsketen? Met een betere toegang tot Data wint iedereen.

Van repetitieve taken tot eenvoudige inzichten

Repetitieve taken zoals het ingeven van data stonden van oudsher centraal in Finance. Gabrielle Luoma, medeoprichter en CEO van MOD Ventures, LLC, vertelde hoe het voor haar was in de begindagen van haar bedrijf: " Zo nu en dan kijken mijn man en ik terug op een tijd dat ik net met mijn bedrijf begon. Ik had een klant die een archiefdoos vol bonnetjes had, en ze wilde dat ze allemaal in haar Quicken werden ingevoerd. Dit was voor het hele jaar, en dus moest ik ontcijferen wat er op de kwitanties stond. Veel bonnen waren zo vervaagd dat we ze nauwelijks konden lezen. Mijn man was uren bezig met het uitroepen van de namen en bedragen van leveranciers terwijl ik ze in het systeem typte. Het enige wat we wilden doen was gewoon klaar zijn. " De meeste mensen houden niet van alledaagse taken. Maar momenteel besteden de meeste financiële professionals slechts ongeveer 20% van hun tijd aan strategie en taken met een hogere waarde, volgens een onderzoek van Prophix. Door FP&A te moderniseren kunnen routinetaken worden geautomatiseerd, waaronder op regels gebaseerde activiteiten, rapportage, Data en afstemming. Met minder repetitief werk en meer Betrouwbaar Data kan Finance meer tijd besteden aan activiteiten die meer Waarde opleveren voor de organisatie.

Klaar om over te stappen naar Modern FP & A?

Is FP&A bij uw bedrijf Vooruitkijkend of blijft het hangen in het verleden? Verder gaan dan stenen tabletten is een begin, maar er zijn andere manieren waarop bedrijven het financiële plannings- en analyseproces kunnen moderniseren. Als je klaar bent om handmatige processen — en dat stoffige oude exemplaar van Lotus 123 — achter je te laten, kijk dan eens naar onze nieuwe interactieve versie, die inzichten van financiële experts bevat over hoe je de FP & A van je bedrijf kunt upgraden. Bekijk onze nieuwe interactieve troef, FP & A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & -analyse.