De bouw van een financiële functie die klaar is voor de toekomst voor Steyn City

Kreason Naidoo leidt het financiële Rapporteren-team bij het Zuid-Afrikaanse vastgoedontwikkelings- en bouwbedrijf Steyn City, dat in 2020 klant werd van Prophix. In een recent webinar vertelde hij hoe Prophix zowel zijn werkleven als het grotere geheel van het bedrijf heeft verbeterd. Dit zijn de belangrijkste afhaalrestaurants. Aan de rand van Johannesburg ligt een plek die anders is dan alle andere. Steyn City, bedacht door de Zuid-Afrikaanse miljardair en zakenman Douw Steyn, is in feite een stad in een stad. Met vier keer zo groot als Monaco en 2½ keer zo groot als Central Park in New York City, is dit de grootste ontwikkeling in zijn soort op het Afrikaanse continent. Naast de talrijke woongebouwen beschikt het momenteel over een kantorenpark, een eigen golfbaan (ontworpen door Jack Nicklaus), een manege, 2.000 hectare park, een lagune, een binnenzwembad, restaurants en een school — de lijst gaat maar door. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhuis van de golfbaan van Steyn City[/caption] We wilden wat dieper ingaan op het verhaal achter dit fascinerende project en hebben onlangs een webinar gehouden met Kreason Naidoo, financieel rapporteringsmanager van Steyn City. Toen hij hier enkele jaren geleden begon te werken, zagen zowel de stad als het bouwbedrijf dat de stad oprichtte er heel anders uit. „Ik ben eigenlijk hier bij Steyn City begonnen toen er nog geen financiële afdeling was, dus ik moest het hele financiële proces helemaal opnieuw opzetten”, herinnert Kreason zich. Net zoals in de stad zelf moest het financiële kantoor van de grond af aan worden opgebouwd. Sindsdien is er veel veranderd. Zowel het team van Kreason als Steyn City zijn aanzienlijk gegroeid, waardoor effectieve Rapporteuren nog belangrijker zijn geworden. Om dit probleem aan te pakken, implementeerde het team Sage — wat volgens Kreason de enige ERP-oplossing was die kon voldoen aan de zeer specifieke behoeften van het bedrijf. In 2020 probeerde het financiële team de Rapporteren Mogelijkheden van Steyn City verder te verbeteren door een CPM-oplossing toe te voegen. Ze kozen voor Prophix. Wat waren zijn belangrijkste inzichten, na een jaar bij Prophix? Wat is er veranderd? Dit zijn de 3 belangrijkste voordelen die Prophix teweeg heeft gebracht:

1. Verbeterde efficiëntie

Dit zal nauwelijks een verrassing zijn, maar Prophix heeft een grote impact gehad op de efficiëntie van de financiële afdeling van Steyn City. In de loop van het interview noemde Kreason verschillende voorbeelden van hoe hij dankzij Prophix enorme hoeveelheden tijd heeft bespaard. Hier is er een, in zijn eigen woorden:

“Ik ben zo blij dat ik Prophix heb, omdat [lacht] ik dit niet allemaal handmatig in Excel hoef te doen. [...] Waar ik bijvoorbeeld ongeveer 90 procent van mijn tijd aan deed, besteed ik die tijd nu aan het herzien, analyseren en oplossen.”

Wat de totale processnelheden betreft, had Kreason het volgende te zeggen:

“Toen we voor het eerst met Prophix begonnen, wist ik niet hoe krachtig de tool was. Wij waren meer geïnteresseerd in de gedrukte Rapporten, en de grafieken en cirkeldiagrammen en dat soort dingen die de Raad wilde. Maar toen we aan het bouwen waren, realiseerden we ons dat — wauw, wacht even jongens, ik bedoel, als je dit en dat kunt, dan is mijn budgetteringsproces met weken vereenvoudigd. Mijn voorspellingsproces is maandenlang vereenvoudigd. Ik bedoel, we voorspellen hier tot 2026, en soms 2032, en dat is iets dat je in een week kunt doen. Dus het heeft mijn leven eigenlijk een stuk makkelijker gemaakt. Ik zal niet liegen – er moeten nog enkele handmatige processen worden uitgevoerd, maar dat is helemaal niet de schuld van Prophix [lacht].” [caption id= " attachment_28113 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] Steyn City biedt 45 km aan voetgangersboulevards. [/onderschrift]

2. Meer dynamische rapporteurs

Zoals hierboven vermeld, biedt Steyn City zoveel diensten dat het resultaat een zeer gediversifieerde — en complexe — onderneming is. Er is residentieel en commercieel vastgoed, er zijn restaurants en evenementendiensten, bouwactiviteiten, winkels, een magazijn, een privéschool, sportfaciliteiten en meer. Dit zorgt voor een totaal van 13 business units (mogelijk zelfs meer tegen de tijd dat u dit leest), elk met hun eigen inkomstenstroom. Om de ambitie van het bestuur om “alles te weten” waar te maken, hebben Kreason en de Prophix-implementeerders Rapporten ontwikkeld die een overzicht van elk segment bieden, evenals een geconsolideerde verklaring als het grote geheel in overweging moet worden genomen. Zo verwoordt Kreason het:

“Stel bijvoorbeeld dat de bouw één rapport zou hebben en alles wat met de bouw te maken heeft, filtert in dat rapport, en dat kan ik presenteren. Oké, je wilt alleen naar gastvrijheid kijken; Welnu, ik kan dat doen omdat ik […] alle gebieden kan betrekken die verband houden met die dimensie, zoals wij het noemen, of bedrijfseenheid, en daarover rapporteren. Ik hoef niet vijf verschillende Rapporten te gaan bouwen; Ik bouw er een en ik blader letterlijk, zoals Prophix het noemt, door de pagina’s […] en selecteer de verschillende soorten pagina’s, en ik kan daarover rapporteren. Wil je ze als een groep zien, geconsolideerd? Natuurlijk, geen probleem, dat kan ik je ook laten zien.”

[caption id= " attachment_28112 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] In Restaurant XIX in Steyn City [/caption]

3. Betere interne communicatie

Zelfs met de beste CPM-oplossing is dat geen wondermiddel als het gaat om het effectief communiceren van bedrijfsnummers. In het geval van Prophix en zijn samenwerkingsfuncties biedt het echter een aanzienlijke upgrade ten opzichte van een statisch Spreadsheet dat aan een e-mail is gekoppeld. Zoals Kreason opmerkt, kan dit laatste leiden tot verschillende interpretaties van dezelfde Data:

„Communicatie is niet altijd mogelijk, want ik stuur je misschien een e-mail en je kunt dat op een andere manier interpreteren dan wat ik je eigenlijk probeer uit te leggen. Terwijl als je één gemeenschappelijk Rapporteren-instrument hebt en iedereen dit ene instrument gebruikt, ik bedoel dat je inconsistenties, verwarring en misverstanden relatief snel kunt ophelderen. […] [Met Excel is het zoiets als] “naar welke versie hiervan kijk ik? Kijk ik naar de juiste versie? Heb je me het juiste artikel gestuurd? Welk nummer is dit — is dit veranderd?” Alles wordt nu op één tool uitgezet en beheerd.”

Conclusie Zowel het team van Kreason als Steyn City als geheel hebben de afgelopen jaren een opmerkelijke transformatie achter de rug. Zoals de voorbeelden van Kreason hebben aangetoond, heeft de introductie van Prophix Versnellen dit proces verder geholpen – maar hoe garandeert u een succesvol CPM-project? De eerste stap is het vinden van een CPM-leverancier die voldoet aan de eisen. In het geval van Steyn City ging het niet alleen om de Mogelijkheden van de Prophix-software. Naast de sterke integratie met Sage speelden de staat van dienst van Prophix op het gebied van het succesvol doorlopen van klantprojecten en de voortdurende toewijding aan klantensucces een grote rol in de beslissing. Ondanks dat hij in een zeer niet-technische rol werkte, was Kreason ook sterk betrokken bij het implementatieproces. Terugkijkend vond hij dit cruciaal voor het hele project, hoewel hij aanvankelijk sceptisch was: „Eerlijk gezegd vond ik het niet leuk om deel uit te maken van het [implementatieproces]”, verklaarde hij tijdens ons gesprek. Hij dacht: „Ik heb er gewoon geen tijd voor.” Zijn kijk veranderde echter dramatisch toen het Prophix-team de voordelen van zijn betrokkenheid dieper uitlegde:

„Toen ik er eenmaal mee begon, en toen ik eenmaal met jullie begon samen te werken, vond ik dat het belangrijkste onderdeel van de hele build was. Vooral als financieel manager moet je begrijpen hoe het werkt en hoe alles in elkaar past. […] Prophix heeft hele mooie functies waarmee je kunt inzoomen en cijfers op jaarbasis kunt maken, maar het is heel belangrijk dat je vanaf het begin deel uitmaakt van de implementatie, zodat je de zaken in zekere zin in kaart kunt brengen zoals jij dat wilt.”

Dit proces omvatte ook het opnieuw evalueren en optimaliseren van bestaande processen voordat ze in Prophix werden uitgebouwd. Dankzij deze aanpak hebben Kreason en zijn team nu een oplossing waar ze hun weg weten, efficiëntere processen en cijfers waar ze vertrouwen in hebben — een perfecte basis voor toekomstige groei, net zoals de stad die ze helpen bouwen.