Embracing new Technologies to Succeed in times of Change

Waarom groeiende bedrijven moeten investeren in financiële automatisering

De huidige staat van financiën

Er is een transformatie gaande in het kantoor van Financiën. Financiële leiders worden de partners van het bedrijf dat we altijd al wilden zijn. We voeren analyses in realtime uit om de huidige zakelijke beslissingen te nemen. Al deze Data waartoe we nu toegang hebben, veranderen het spel. We beschikken over realtime Data, geïntegreerd in inzichtelijke rapporten en dashboards, met alle informatie die we nodig hebben binnen handbereik. Onze teams drukken gewoon op een paar knoppen en zorgen ervoor dat het allemaal gebeurt. Toch? Helaas is de realiteit dat minder dan 5% van de financiële teams echt iets ervaart dat in de buurt komt. Het sluiten van de boeken en het maken van prognoses duurt nog steeds te lang, dus gebruiken we uiteindelijk spreadsheets en „schattingen” als we snel beslissingen moeten nemen. We gebruiken de beste Data die we hebben, niet de echte, nauwkeurige en actuele Data die we echt nodig hebben. Te vaak zijn we nog steeds bezig met “quick and dirty” analyses, of “back of the envelop” Calculatie/Berekening.

We hebben genoeg vermogen in onze telefoons om ruimteschepen naar Mars te sturen, dus waarom gebruiken we nog steeds eenmalige spreadsheets om cruciale beslissingen te nemen voor onze bedrijven?

Er is weinig vooruitgang geboekt op het gebied van planningscapaciteit

Nu we de enorme uitdagingen van de afgelopen 15 maanden achter ons hebben gelaten, is het een goed moment om na te denken over wat goed heeft gewerkt en wat verbeterd kan worden, met name op financieel gebied. Een enquête onder financiële professionals van meer dan 500 bedrijven over de hele wereld gaf inzicht in hoe ze vorig jaar hebben gepresteerd, welke instrumenten ze gebruikten en hoe ze voorspellingen konden doen. Het is niet verrassend dat uit het onderzoek bleek dat het proces van planning, budgettering en prognoses (PB & F) het meest verstoord was van alle belangrijke financiële processen. Bedrijven vonden het moeilijk om snel en nauwkeurig opnieuw te voorspellen in een periode van stress en verandering. Dus, wat lieten de onderzoeksresultaten zien?  Over het algemeen voorspellen bedrijven sneller dan in het verleden, maar de nauwkeurigheid is verslechterd. Twee derde van de organisaties kan binnen een week een nieuwe voorspelling doen, maar slechts 39% kan inkomsten voorspellen met een nauwkeurigheid van +/- 5%. Maar liefst 80% kan niet langer dan een jaar naar buiten kijken.  Gezien de schokken in de toeleveringsketen die we nog steeds ondervinden van vorig jaar, is dat alleen al een investering in betere prognoses gerechtvaardigd!

Hoe kunnen we flexibeler worden en beter voorbereid worden op elk type crisis, en op de meer „normale” bedrijfsveranderingen waar we regelmatig mee te maken krijgen, zoals overnames, disruptieve concurrenten en steeds veranderende bedrijfsmodellen?

Scenarioplanning

De Covid-19-pandemie zorgde voor een enorme belangstelling voor Scenario planning , omdat leidinggevenden op zoek gingen naar een betere manier om plannen te maken voor een onzekere toekomst. Bedrijven die in staat waren om scenario's te plannen, presteerden beter dan alle andere bedrijven wat betreft het vermogen om snel en nauwkeurig te voorspellen. Waarom? Omdat ze minder afhankelijk zijn van spreadsheets, omdat ze al hebben geïnvesteerd in gespecialiseerde tools. Ze worden niet overladen met te veel Data en te weinig informatie.

Zonder automatisering is het bijna onmogelijk om meerdere scenario's, veronderstellingen en variabelen tegelijkertijd te modelleren.

Waarom heeft slechts 4% van de organisaties tijd vrijgemaakt voor Scenario planning? Te veel mensen zitten vast in Spreadsheet hel. Voortschrijdende prognoses zijn een ander hulpmiddel dat bedrijven flexibeler maakt in hun planning, maar het gebruik ervan is traag verlopen, namelijk slechts 19%. Nogmaals, het is een andere techniek die moeilijk te bouwen, te onderhouden en te beheren is in spreadsheets.

Data moeten fundamenteel worden verbeterd

De meeste financiële managers zijn het erover eens dat Data moeten worden verbeterd. De kwaliteit van de gebruikte Data bepaalt de kwaliteit van de prognoses. Vuilnis erin = afval buiten.  Om de kwaliteit Data te verbeteren, moeten we een breder netwerk inzetten en operationele Data buiten de GL, Data en andere niet-financiële Data identificeren om onze prognoses te verbeteren. De explosie van Data op sociale media is een voorbeeld van nieuwe soorten Data die kunnen worden gebruikt om trends te signaleren en te gebruiken bij prognoses. Naarmate de Data groter wordt, kan het gebruik van de juiste tools om deze diverse soorten Data te analyseren een concurrentievoordeel zijn. Externe Data lijken echter nog steeds op de achterbank te staan ten opzichte van interne Data, waarschijnlijk omdat we onze interne processen en hulpmiddelen nog steeds niet hebben geoptimaliseerd om die Data efficiënt vast te leggen.

Transformatie verbetert de wendbaarheid

Voorbereiden op en omgaan met veranderingen is een fundamenteel onderdeel van zakelijk succes. Toch hebben de meeste organisaties de afgelopen drie jaar geen grote wijzigingen aangebracht in hun PBF-processen. En dat is niet omdat verandering niet nodig is!  Om te begrijpen hoe transformatie de wendbaarheid van planning, budgettering en forecasting beïnvloedt, vergeleek het onderzoek de 5% van de bedrijven die hun functies volledig hebben getransformeerd met de 14% die er de afgelopen drie jaar geen moeite voor heeft gedaan. Wat kunnen we leren van de 5% van de transformatieleiders die hun PB & F-proces volledig hebben veranderd?  Hoe kunnen ze hun Data beheren als een bedrijfsmiddel, in plaats van overweldigd te worden door losgekoppelde spreadsheets met slecht Data ? Ze hebben de volgende gemeenschappelijke elementen:

• Eén bron van waarheid voor hun Data, die afkomstig is van een gecentraliseerd bedrijfsmodel, meestal in de cloud
• Ze gebruiken geavanceerdere hulpmiddelen zoals AI en visualisatie
• Ze hechten veel waarde aan het elimineren van spreadsheets voor het verzamelen van Data en rapporteren

Hierdoor kunnen ze vervolgens rolling forecasts, zero-based budgeting en Scenario planning implementeren. Of u deze nu allemaal of slechts enkele gebruikt, ze dragen ALLEMAAL bij aan het vergroten van de wendbaarheid van het PBF-proces.

Hoe je je planning flexibeler kunt maken

Dus hoe kun je beginnen met het doorvoeren van deze veranderingen? Er is geen eenvoudige knop, en weinig organisaties lijken de tijd of energie te hebben voor de enorme transformatie-inspanningen waarbij deze tools vanaf de grond af aan worden ontwikkeld. Maar het staat buiten kijf dat we in staat moeten zijn om onze inkomsten nauwkeurig te voorspellen, over het juiste personeelsbestand en leveranciers te beschikken, en voldoende cashflow om dit alles te betalen. Logischerwijs weten we dat we dat moeten doen, en we weten dat het een positieve ROI zal hebben. Dus, wat is het probleem? Mijn ervaring is dat het in zeer handmatige omgevingen zoveel werk vergt om de dagelijkse resultaten te voltooien, dat het overweldigend kan lijken om zelfs maar te overwegen om het spreekwoordelijke nieuwe vliegtuig te bouwen, terwijl je zo hard werkt om met het oude te vliegen. Heb je dat punt bereikt?

Veelvoorkomende pijnpunten

Hieronder staan enkele veelvoorkomende pijnpunten bij teams met te handmatige processen en systemen. Als dit scenario je bekend in de oren klinkt, is het waarschijnlijk tijd om te overwegen om stappen te nemen om je gereedschap te upgraden. Wanneer u uw prognoses probeert bij te werken met daadwerkelijke resultaten, komen de Data uit de GL niet overeen met de prognoseaannames. De voorspellingen zijn gebaseerd op veronderstellingen die niet zijn vastgelegd in de GL. De variantieanalyse aan het einde van de maand helpt je dus niet om de verandering in je voorspellingen te verklaren. Als je de veranderingen in je werkelijke cijfers niet kunt verklaren, hoe kun je dan je voorspellingen bijwerken?  Als uw Data niet integreren, moet u elke keer dat u actuele gegevens ontvangt, uw analyse opnieuw uitvoeren. Het duurt te lang, dus je doet het maar één keer per kwartaal, of waarschijnlijker als er een ingrijpende verandering is die dat afdwingt. Tegen die tijd is het te laat. Je hebt de eerste signalen gemist die je in staat zouden hebben gesteld te reageren, en nu zit je weer in een crisis om te reageren. Wanneer uw Data en systemen niet zijn geïntegreerd, vertrouwt u op het institutionele geheugen van werknemers, die hun “ervaringen uit het verleden” als leidraad gebruiken om te bepalen wat het probleem is. Maar in de achteruitkijkspiegel kijken naar antwoorden is niet goed genoeg meer.  En het maakt je nog kwetsbaarder als je die werknemers verliest, want nu liep je institutionele kennis gewoon de deur uit. Het afgelopen jaar hebben we laten zien hoe belangrijk het is om de cashflowbehoeften van tevoren nauwkeurig te kunnen voorspellen, om het juiste niveau van aanpassingen mogelijk te maken — of het nu gaat om kostenbesparingen, overbruggingsfinanciering of het vinden van alternatieve bronnen van inkomsten. Als je alleen maar gokt of hoopt dat je door een crisis heen zult komen, dan is de strijd waarschijnlijk al verloren. Je weet het gewoon nog niet. Bij het beoordelen van uitdagingen op het gebied van prognoses moeten we ons ook concentreren op het maandafsluitingsproces – de bron van veel van onze Data.

Het maandeinde is de BELANGRIJKSTE bron van uw daadwerkelijke financiële Data die uitmonden in prognoses.

Als u Data niet vastlegt op het niveau waarop u deze wilt gebruiken voor prognoses, zult u nooit een afstemming krijgen tussen uw Data die uit verschillende systemen komen. Wanneer het planningsteam niet kan krijgen wat ze nodig hebben uit de GL, gaan ze Rapporten halen bij SalesForce, bij verkoopkubussen en bij andere operationele Rapporten.   En als de Data niet op één lijn liggen, is er nog een variabele die moet worden afgestemd. En als er niet genoeg discipline is in de upstream-bedrijfsprocessen om Data in de juiste perioden vast te leggen, dan heb je timingsverschillen en catch-ups/omkeringen die zoveel ruis rondom je Data zullen veroorzaken dat je het geluk zult hebben de signalen op te vangen die u in de eerste plaats waarschuwen voor wijzigingen. Een gedisciplineerd proces aan het einde van de maand dat nauw geïntegreerd is met de bedrijfsprocessen in de stroomopwaartse richting, vergt veel moeite om te creëren en te onderhouden. Maar als het goed wordt gedaan, kan dit de beloning opleveren van schone, nauwkeurige Data die u in uw prognoseproces kunt gebruiken. Met de juiste tools en automatisering kan het financiële team zijn tijd besteden aan het analyseren van de veranderingen en het benadrukken van de signalen van veranderingen waar het bedrijf op moet reageren, in plaats van tot laat op de avond te moeten werken om de cijfers op elkaar af te stemmen.

Creëer een gecentraliseerd bedrijfsmodel

Hoe kunnen we dit beter doen zonder al onze systemen kapot te maken en helemaal opnieuw te beginnen? Ten eerste moet u op een gecentraliseerde manier naar uw bedrijf en de belangrijkste Data gaan kijken. Elk team kan niet zijn eigen set KPI's in zijn eigen spreadsheets hebben. Je moet de cruciale KPI's kiezen die IEDEREEN zal gebruiken, ze vastleggen, de trends volgen en in het hele bedrijf samenwerken als één geheel. Van bestelling tot contant, van aankoop tot betaling en de processen van je medewerkers. Dat is wat ÉÉN bron van de waarheid betekent. De Data schoon houden. Als je de Data in spreadsheets blijft dumpen om te krijgen wat je nodig hebt, beschik je niet over de systemen die je nodig hebt, of heb je ze niet goed geconfigureerd om aan je behoeften te voldoen.

Maak een inventaris van ALLE bedrijfskritische spreadsheets die in uw bedrijf worden gebruikt en bepaal vervolgens WAAROM de Spreadsheet nodig is.

Als de Data cruciaal zijn voor de missie van het bedrijf, dan is het de moeite waard om te investeren in de juiste tools om het goed te doen. Als dat niet het geval is, stop dan met meten. Het stroomschema hieronder is een voorbeeld van hoe je AL je processen kunt integreren in Financiën. Mijn ervaring is dat de planningsteams en de rapportageteams zich op elk moment op verschillende prioriteiten en projecten concentreren. Het Rapporteren-team is meestal gehaast aan het einde van de maand of het jaar en kijkt terug, terwijl het planningsteam samen met het bedrijf vooruitkijkt. Maar als u de tijd kunt nemen om het eens te worden over de belangrijkste inkomsten- en kostenfactoren voor het bedrijf als geheel, en ALLE teams kunt informeren over het belang van het vastleggen van de kritische KPI's bij elke stap, dan kunt u Data van het ene team aan het team overdragen. de andere veel naadlooser. Hiervoor heb je geen geavanceerde tools nodig — het is de discipline om de tijd te nemen om je proces als een geïntegreerd geheel te ontwerpen, in plaats van als afzonderlijke cycli. En als je dat eenmaal hebt, heb je de basis die je nodig hebt om met succes de juiste planningshulpmiddelen te implementeren.

Belangrijke punten om mee te nemen

1 — Centraliseer je bedrijfsmodel door je processen te integreren en één bron van de waarheid te creëren. Het is hard werken om je processen op één lijn te brengen tussen functies om een einde te maken aan de inefficiëntie en herbewerking die het gevolg is van elk team dat voor zichzelf ontwerpt. De beloning maakt het de moeite waard! 2 — Het is tijd om de spreadsheets te verwijderen. Je komt nooit uit de hel van Excel totdat je er een prioriteit van maakt. 3 – Om de Spreadsheet gewoonte te doorbreken, automatiseer je met de juiste tools. Het is van cruciaal belang om in deze instrumenten te investeren voordat de volgende crisis ons overkomt. Er zal nooit een moment zijn dat het makkelijk is, gewoon een moment waarop je het met vastberadenheid, middelen en als je er een prioriteit van maakt, het voor elkaar krijgt.

Wil je meer weten?

Leer stap voor stap hoe je deze aanpak kunt toepassen in je eigen bedrijf.  Om de resultaten te zien van de enquête die in het artikel is besproken, klik hier