De kloof overbruggen: 5 manieren om de samenwerking te vergroten en krachtige plannen te maken

prophix Apr 14, 2015, 2:20:00 AM

• Delen:

• 
• 
• 
• 

budgetteringOverbrug de hiaten die de samenwerking belemmeren

De financiële afdelingen weten hoe belangrijk het is dat planning een samenwerkingsproces is. Dat komt omdat het genereren van de beste plannen betekent dat u op een effectieve manier tijdige, nauwkeurige en volledige Data uit alle afdelingen, divisies, bedrijfseenheden en/of locaties samenbrengt.

Als het echter tijd is om budgetten of prognoses op te stellen, worden de verzoeken van de financiële afdeling om inzichten en Data uit andere bedrijfsonderdelen met aarzeling, vertragingen of stilte beantwoord.

Financieel directeuren van over de hele wereld passen procesautomatiseringstechnieken toe om deze uitdaging aan te pakken, maar ze hebben me de vijf belangrijkste redenen gegeven waarom het participatieniveau en de mate van samenwerking tijdens de planningsprocessen lager zijn dan nodig is om uitstekende planningsresultaten te garanderen.

Reden #1 — Een kenniskloof. Elke dag wordt het ingewikkelder voor professionals om Data te verzamelen, te doorzoeken en te begrijpen. In feite brengt de introductie van elk nieuw product, nieuwe divisie, nieuwe werknemer, nieuwe wet of nieuw proces zijn eigen opslagplaats van gerelateerde financiële en niet-financiële Data met zich mee. Deze tsunami aan Data maakt het voor professionals – in alle hoeken van een organisatie – steeds moeilijker om te weten welke informatie moet worden verstrekt tijdens budgetterings-, forecasting- en planningsprocessen.

De oplossing: Omdat financiële Data de kern vormen van elke succesvolle organisatie, moeten alle bedrijfsleiders middelen vrijmaken om hun financiële professionals te helpen de groeiende hoeveelheid Data te benutten. Dat betekent dat ze ervoor moeten zorgen dat de tools en training aanwezig zijn waarmee ze gemakkelijk de Data kunnen verzamelen, de Data kunnen ontginnen en praktische en uitvoerbare aanbevelingen kunnen ontwikkelen.

Reden #2 — Een proceskloof. Alle afdelingen binnen groeiende en ambitieuze bedrijven worstelen met de beste manier om hun financiële en niet-financiële Data te delen. Wat wordt er gedeeld? Wanneer? Hoe blijft het veilig als je het deelt? Afdelingsleiders geven om hun Data. Wanneer processen voor het delen Data twijfelachtig of omslachtig zijn, worden uiteraard de frequentie en het soort samenwerking dramatisch verminderd.

De oplossing: Financiële leiders moeten het voortouw nemen en buiten hun bedrijf kijken – contact opnemen met collega's uit de sector om manieren te vinden om werkprocessen en Data automatisering te verbeteren. Door dergelijke initiatieven te introduceren en te verdedigen vergroot de afdeling Financiën het vertrouwen in samenwerkings- en planningsprocessen.

Reden #3 — Een cultuurkloof. Laten we eerlijk zijn: vastzitten aan een reeks getallen — ongeacht hoeveel tijd en moeite het kost om ze te genereren — is altijd een beetje beangstigend. Wat als de cijfers onvolledig of onjuist zijn? De realiteit is dat de wereld zo snel verandert dat sommige cijfers onvermijdelijk een beperkte houdbaarheid zullen hebben. Hoewel de leiders van de afdeling zoveel mogelijk context geven, beseffen ze ook dat ze verantwoordelijk zullen worden gehouden voor de cijfers die ze indienen. Dit leidt tot terughoudendheid bij het indienen of genereren van cijfers als er weinig acceptatie bestaat voor de invloed van de veranderende aard van het bedrijfsleven op de geldigheid van cijfers.

De oplossing: U kunt uw cultuur zodanig aanpassen dat uw afdelingen worden aangemoedigd hun Data/plannen te verstrekken door enkele van deze kritische vragen te stellen: “Begrijpen we waarom sommige van onze KPI’s dramatisch fluctueren?” „In hoeverre erkennen of bestraffen we de variatie in de cijfers/aanbevelingen van de leiders van onze afdeling?” , „Blijven we bij de cijfers, met uitzondering van de context waarin ze zijn voorbereid?” , en „Bewapenen we het ministerie van Financiën met de instrumenten die hen helpen de cijfers beter te begrijpen?”

Reden #4 – Een Waarde-kloof. Begrijpen de leiders van je afdeling echt het verband tussen de cijfers die ze aan het ministerie van Financiën verstrekken en hoe die informatie wordt omgezet in bruikbare aanbevelingen? In snel evoluerende, op groei gerichte bedrijven moet deze 'brug' worden gebouwd en voortdurend worden versterkt.

De oplossing: Financiën moeten tijd besteden om met elke afdelingshoofd samen te werken en uit te leggen/versterken welke invloed hun cijfers hebben op hun eigen gebied en op de algemene financiële/strategische gezondheid van het bedrijf. Tegelijkertijd moet het senior management de Samenwerking vormgeven, zodat alle afdelingen zien dat dit een belangrijke manier van gedrag is.

Reden #5: — Een politieke kloof. Omdat de resultaten van budgettering, prognoses en planning ertoe leiden dat een bedrijf zijn middelen concentreert op bepaalde afdelingen en/of initiatieven in plaats van op andere, worden de prioriteiten en projecten van sommige mensen uitgesteld of geannuleerd. Wanneer dit gebeurt, zullen mensen zich teleurgesteld voelen – wat ervoor zorgt dat ze het besluitvormingsproces en de Data waarop het is gebaseerd in twijfel trekken. Vooral degenen die geloven dat beslissingen 'persoonlijk' zijn en niet gebaseerd zijn op zakelijke criteria, zullen veel minder snel samenwerken tijdens de planning.

De oplossing: Hoewel elk planningsproces kan worden verbeterd, zul je wat gezien kan worden als politieke vooringenomenheid drastisch verminderen door instrumenten en processen te introduceren die mensen actief bij het planningsproces betrekken. Sterker nog, door een helder licht te werpen op de manier waarop de cijfers van een afdeling de projecten (en de algemene plannen van het bedrijf) vormgeven, wordt de bereidheid om samen te werken vergroot.

Corporate Performance Management (CPM) oplossingen – zoals Prophix – helpen u de gaten te overbruggen die Samenwerking belemmeren. Dat komt omdat CPM- software Workflow bijhoudt, meldingen automatiseert en efficiënte taakgoedkeuringen mogelijk maakt. Door gedurende het hele planningsproces een sterk fundament voor Samenwerking te leggen, bereik je betere budgetten, betere plannen en uiteindelijk betere resultaten.

prophix

Ambitieuze financiële leiders benutten Prophix voor groei en de beste resultaten. Met Prophix One, een platform voor financiële prestaties, waarmee de snelheid en nauwkeurigheid van besluitvorming wordt verbeterd binnen een geharmoniseerde gebruikerservaring, zijn wereldwijde financiële teams volledig voorbereid op de volgende generatie finance. 

Ruil complexiteit en onzekerheid in voor heldere data met toegang tot de beste AI-inzichten en functionaliteiten op het gebied van planning, budgettering, prognose, rapportage en consolidatie. Prophix is een particulier bedrijf, gesteund door Hg Capital, een toonaangevende investeerder in software- en supportbedrijven. Meer dan 3000 actieve klanten over de hele wereld vertrouwen op Prophix om organisatorisch succes te boeken.

Alles bekijken