Wat is beter? FP&A-software versus Excel

Volgens een onderzoek van Ventana Research heeft minder dan 50% van de bedrijven een efficiënt budgetterings- en planningsproces.

Waarom? Omdat Excel de meest gebruikte 'software' op financiële afdelingen is.

Finance teams vertrouwen al op spreadsheets sinds Excel zijn debuut maakte in de jaren 80. Volgens CFO.com besteedt de gemiddelde FP&A-werknemer 75% van zijn/haar tijd aan het verzamelen van gegevens en het administreren van het proces, waardoor slechts 25% van hun tijd overblijft voor analyses met toegevoegde waarde die de bedrijfsprestaties verbeteren.

Het is duidelijk dat het gebruik van speciale FP&A-software voor budgettering, rapportage en planning een aanzienlijke tijdsbesparing en toegevoegde waarde oplevert. Zodat financiële managers de tijd hebben om te doen waar ze het beste in zijn: data omzetten in inzichten.

In dit artikel bekijken we wat er beter is: FP&A-software of spreadsheets. Je krijgt het antwoord op de volgende vragen:

Wat is FP & A-software? 

FP&A-software is gemaakt voor CFO's, finance managers en besluitvormers voor rapportage, budgettering, prognoses en planning en het volgen van de financiële gezondheid van hun bedrijf.

Met FP&A-software kun je:

• je budgetbeheer stroomlijnen
• Automatiseer repetitieve processen
• je data rechtstreeks vanuit de bron integreren
• toegang krijgen tot realtime datapunten
• Maak uitgebreide, inzichtelijke voorspellingen
• Voer complexe Data uit

FP&A-software is een cruciaal onderdeel van Financial Performance Management.  

Wat is Financial Performance Management?

Financieel prestatiebeheer (FPM) is de manier waarop een bedrijf financiële processen in de hele organisatie beheert. FPM omvat budgettering en planning, rapportage en analyse, financiële consolidatie en intercompany afstemming.

Als een bedrijf FPM-software heeft, duidt dat vaak ook op financiële volwassenheid. Als je je budget beheert in een spreadsheet, duidt dat op een 'laag' niveau van financiële volwassenheid. Waarom? Omdat spreadsheets een statisch hulpmiddel zijn dat je niet kunt schalen naarmate je bedrijf groeit (en daarmee je wensen rond rapportage).

Nu we hebben vastgesteld wat FP&A-software is, is het tijd om de verschillen tussen FP&A-software en Excel onder de loep te nemen.  

Wat het verschil tussen FP&A-software en Excel?

De meeste bedrijven stappen over naar FP&A-software, omdat Excel of spreadsheets beperkingen hebben. Denk daarbij aan: investering (tijd en geld), gebruiksgemak, automatisering en integratie, flexibiliteit en schaalbaarheid, en dataveiligheid.

Laten we eens kijken naar de verschillen tussen beide.

Als je denkt aan budgettering, rapportage en analyse, dan denk je aan een proces dat uit meerdere stappen bestaat met cross-functionele samenwerkingen en verschillende onderdelen, wat moeilijk uit te voeren is in een spreadsheet. 

Wat zijn de voordelen van FP&A-software? 

Wat zijn de voordelen van FP&A-software?  

Bedrijven stappen niet alleen vanwege de beperkingen van een spreadsheet over op FP&A-software. FP&A-software biedt meer dan een spreadsheet, waaronder: 

• Eenvoudige implementatie  
• Gestroomlijnde integratie met andere systemen  
• Geavanceerde data-analyse 
• Verhoogde productiviteit  

Laten we wat dieper ingaan op de voordelen van FP&A-software.  

Eenvoudige implementatie

FP&A-software in de cloud vereist alleen een webbrowser. Het is niet nodig om de nieuwste of juiste versie te installeren of invoegtoepassingen voor spreadsheets te installeren. Alles wat je nodig hebt om te budgetteren, plannen en rapporteren, staat tot je beschikking met een webbrowser en je aanmeldgegevens. Bovendien heb je vanaf verschillende apparaten toegang tot je FP&A-software en heb je altijd toegang tot het laatste rapport, de laatste update en de nieuwste data, in plaats van een spreadsheet die lokaal bij iemand op zijn/haar bureaublad is opgeslagen.

Gestroomlijnde integratie met andere systemen

Bij financiële planning moeten er meestal data worden geïmporteerd uit je boekhoudsysteem, HRIS of ERP. Met FP&A-software zijn deze integraties geautomatiseerd, zodat het verzamelen van data automatisch gebeurt en handmatig importeren niet nodig is. Dit betekent dat rapporten automatisch worden bijgewerkt als er nieuwe accounts worden toegevoegd aan je boekhouding.

Geavanceerde data-analyse

FP&A-software biedt ad-hoc query's, high-level grootboekdata per account, afdeling of project, of inzage in onderliggende transacties. Dankzij deze gedetailleerdheid kunnen finance managers geavanceerde analyses uitvoeren. Top-down planning is ook een standaardfunctie in FP&A-software, wat betekent dat jaarlijkse data met behulp van ingebouwde functionaliteit over verschillende maanden kunnen worden verspreid of kosten op basis van historische data automatisch over afdelingen kunnen worden verdeeld. Een laatste voorbeeld is dat nieuwe accounts of afdelingen automatisch in rapporten verschijnen, zonder dat daar handmatige aanpassingen of invoer voor nodig zijn.

Duik dieper in je gegevens met ad-hoc analyses

Verhoogde productiviteit

Spreadsheets vereisen veel tijd en moeite om bij te werken. Ter herinnering: 75% van de financiële leiders besteedt zijn/haar tijd aan het handmatig verzamelen van gegevens en het opstellen van rapporten in spreadsheets, terwijl die tijd zou kunnen worden besteed aan taken die echt toegevoegde waarde brengen.

Met FP&A-software zijn er beduidend minder handmatige, tijdrovende taken zoals data-invoer en draaitabellen, zodat er tijd vrijkomt om echt goed te kijken naar data die je helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen.

Het is geen kwestie van wel of geen spreadsheets

Het is geen kwestie van óf FP&A-software óf Excel. Spreadsheets hebben nog steeds een plaats op financiële afdelingen, maar ze zouden niet de enige bron voor budgettering, planning en rapportage moeten zijn.

De meeste financiële managers gebruiken elke dag spreadsheets voor een aantal, de helft of al hun financiële processen. Maar de twijfel om over te stappen op FP&A-software mag niet zwaarder wegen dan de noodzaak om de overstap te maken.

Kort gezegd zal FP&A-software de manier waarop je werkt transformeren. Je houdt meer tijd over voor analyses en taken met toegevoegde waarde die daadwerkelijk invloed hebben op de bedrijfsprestaties. En (bespaarde) tijd is (bespaard) geld. Een uitgebreid beeld van je bedrijf via FP&A-software en meer tijd in je agenda betekent dat jij en je team zich kunnen richten op wat het belangrijkst is voor jullie bedrijf.