Excel versus gespecialiseerde planningssoftware: de juiste keuze maken
Planning, budgettering en prognoses zijn centrale pijlers van bedrijfsmanagement. Planning heeft met name tot taak doelen te stellen, maatregelen te definiëren om deze te bereiken en het gebruik van beschikbare middelen te optimaliseren.
Binnen bedrijfsplanning hebben forecasting en Scenario planning de afgelopen jaren enorm aan belang gewonnen. De dynamiek van markten en concurrentie, maar ook gebeurtenissen zoals de pandemie, de oorlog tussen Rusland en Oekraïne en de daaruit voortvloeiende economische onzekerheid hebben veel bedrijven doen inzien dat ze moeten investeren in bedrijfsplanning en het opstellen van prognoses. Dit geldt vooral voor betere technologische ondersteuning, maar ook voor verdere ontwikkeling op het gebied van processen en inhoud.
8 op de 10 bedrijven gebruiken Excel nog steeds voor planning, budgettering en forecasting
De realiteit in veel bedrijven is dat het gebruik van Microsoft Excel ter ondersteuning van planningsprocessen nog steeds verrassend hoog is. Jaar na jaar blijkt uit BARC's jaarlijkse mondiale enquête onder planningsprofessionals “The Planning Survey” dat het percentage van degenen die Excel gebruiken voor planning – afzonderlijk of in combinatie met andere tools – nog steeds ruim boven de 70 procent ligt (zie figuur 1). Excel is dus een belangrijk onderdeel van het planningsproces in bijna 8 op de 10 bedrijven, vooral in achterblijvende bedrijven. Om de correlaties te onderzoeken tussen wat de meest succesvolle bedrijven anders doen dan minder succesvolle bedrijven, classificeert de BARC Planning Survey bedrijven als 'leiders' en 'achterblijvers'. Achterblijvers vormen de laagste 10 procent (ongeveer) van de bedrijven op basis van het behalen van zakelijke voordelen.
Uit de vergelijking van leiders en achterblijvers in figuur 2 blijkt dat 82 procent van de leiders gespecialiseerde planningssoftware gebruikt voor planning, budgettering en prognoses, terwijl 37 procent van de achterblijvers standaardiseert op Excel. Slechts 52 procent van de achterblijvers gebruikt gespecialiseerde software als hun belangrijkste planningsproduct. Iets wat we vaak ontdekken in de adviesprojecten van BARC is dat de keuze van een bedrijf voor software voor planning vaak de waardering weerspiegelt van de Waarde van planning. Planning, budgettering en prognoses zijn voor veel leiders belangrijke elementen van bedrijfsmanagement om operationele zaken af te stemmen op strategische bedrijfsdoelstellingen, maar achterblijvers beschouwen achterblijvers dat vaak als een taak die minstens één keer per jaar moet worden uitgevoerd.
Slechts 8 procent van de gebruikers heeft geen problemen met het gebruik van Excel voor de planning
Gezien het belang van planning, budgettering en prognoses voor het bedrijfsmanagement is zo'n uitgebreid gebruik van Excel verrassend, maar het werpt een ander licht op veel van de uitdagingen die tegenwoordig in planningsprocessen bestaan en maakt ze gemakkelijker te begrijpen. In veel organisaties zijn planningsprocessen niet voldoende geïntegreerd, duren ze te lang, nemen ze te veel middelen in beslag, zijn ze te gedetailleerd, en is de kwaliteit van de resultaten — afgemeten aan de geleverde inspanning — vaak niet goed uitgebalanceerd.
Figuur 3 biedt het bewijs dat Excel-gebruikers veel meer problemen ervaren dan gebruikers van gespecialiseerde planningssoftwareproducten zoals Financiële Planning en Analyse van Prophix. Slechts 8 procent van de Excel-gebruikers zegt helemaal geen noemenswaardige problemen te hebben, vergeleken met 36 procent van de gebruikers van gespecialiseerde planningssoftware. Bovendien kampen Excel-gebruikers met algemene problemen als 'product kan grote Data niet aan' (42 procent), 'Prestatie te traag' (25 procent) en 'product kan grote aantallen gebruikers niet aan' (16 procent).
Niet in de laatste plaats vanwege de bovengenoemde voordelen hebben gespecialiseerde planningsproducten een veel hoger aanbevelingspercentage voor planningsdoeleinden dan Excel. Terwijl 85 procent van de gebruikers van gespecialiseerde planningssoftware zegt dat ze hun planningsproduct “waarschijnlijk” of “zeker” zouden aanbevelen aan andere bedrijven, zegt slechts 45 procent van de Excel-gebruikers hetzelfde. 29 procent van de Excel-gebruikers geeft aan dat ze het gebruik van Excel als planningstool “waarschijnlijk niet” of “absoluut niet” zouden aanbevelen aan andere bedrijven (zie figuur 4).
Zakelijk profiteert van gespecialiseerde planningsproducten versus Excel
Oplossingen voor planning, budgettering en prognoses ondersteunen het volledige proces, van modelbouw en de definitie van planningsmaskers en workflows tot de uitvoering van de planning en analyse van plannen. De volgende voordelen en meerwaarde worden het vaakst behaald door organisaties die gebruik maken van gespecialiseerde planningsoftwareproducten van Prophix, zoals:
- Grotere transparantie van de planning
- Betere kwaliteit van de planningsresultaten
- Nauwkeurigere en gedetailleerdere planning
- Betere Integratie van planning met BI/Analyse
- Verbeterde software Gebruikertevredenheid
Figuur 5 laat duidelijk zien dat bedrijven die gespecialiseerde planningsproducten gebruiken een veel hoger niveau aan bedrijfsvoordelen behalen dan bedrijven die Excel als hun belangrijkste planningstool gebruiken, wat bewijst dat Excel niet geheel geschikt is als planningsproduct. Het is met name veel minder waarschijnlijk dat de belangrijkste voordelen van gespecialiseerde planningsproducten met Excel worden bereikt. Afgezien van een verlaging van de kosten is het gebruik van Excel voor de planning inferieur in elk zakelijk voordeel. Maar zelfs een verlaging van de kosten (voornamelijk licentiekosten) wordt " betaald voor " door een grotere handmatige werklast en mogelijke foutcorrecties.
Hoe moderne softwareplatforms de planning, budgettering en prognoses ondersteunen
Het gebruik van gespecialiseerde planningsproducten zoals Financiële Planning en Analyse van Prophix in plaats van Excel is een doorslaggevende factor voor het succes van een efficiënte bedrijfsplanning. Deze tools bieden uitgebreide ondersteunende functies voor de voorbereiding, uitvoering en analyse van de planning.
De basis van een geïntegreerde bedrijfsplanning is een uniforme Database voor actuele en Data en een consistent Data . Marktleidende softwaretools voor bedrijfsplanning ondersteunen de centrale opslag van alle Data en creëren zo één enkele, gemeenschappelijke Data voor bedrijfsplanning en voor andere prestatiemanagementdisciplines zoals Rapporteren, Analyse en Financiele Consolidatie (single point of Truth).
Op basis hiervan moet een geïntegreerd model voor bedrijfsplanning worden ontwikkeld. Het doel is om strategische en operationele planning flexibel te integreren met financiële en resultaatplanning. Dit omvat in het bijzonder de Integratie van alle operationele deelplannen (verkoop, productie, inkoop, middelen, kosten, investeringen, etc.) inclusief hun Integratie met de financiële plannen (balans, P&L, Cash flow).
Bedrijfsplanningstools ondersteunen verschillende planningsstrategieën, zoals Top-down en Bottom-up planning. Top-down benaderingen worden voornamelijk gebruikt voor strategische bedrijfsplanning en resultaatplanning. Bottom-up-benaderingen worden daarentegen vaker gebruikt in gedistribueerde omgevingen waar het doel is Data te verzamelen van een groot aantal gedecentraliseerde planners. Waar Top-down planning vaak functies vereist voor simulatie met scenarioanalyses of Data ("splashing"), zijn voor Bottom-up planning ook gebruiksvriendelijke functies nodig voor het plannen van Ingeven van data via diverse clients (Web, Excel, etc.). aangezien Workflow voor procescontrole nuttig zijn.
Omdat planningsvereisten snel kunnen veranderen als gevolg van de toenemende dynamiek, streven veel bedrijfsafdelingen ernaar de flexibiliteit bij het omgaan met Data en de onafhankelijkheid van centrale IT (Self-service) te vergroten. Daarom moeten softwaretools een eenvoudige, bedrijfsvriendelijke bediening mogelijk maken zonder dat er veel training nodig is om snelle resultaten te behalen. Als een oplossing beschikbaar is in de cloud en wordt beheerd door de softwareleverancier (software-as-a-service), vermindert dit bovendien de afhankelijkheid van de eigen IT-middelen van het bedrijf.
Samenvatting
De dynamiek van markt en concurrentie stelt bedrijven voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Binnen het bedrijfsmanagement heeft bedrijfsplanning de taak om doelen te stellen, maatregelen te definiëren om deze te bereiken en het gebruik van beschikbare middelen te optimaliseren. Hierbij is het gebruik van gespecialiseerde planningsproducten een doorslaggevende factor voor effectiviteit en efficiëntie.
De realiteit in veel bedrijven is dat het gebruik van Microsoft Excel voor planning nog steeds verrassend hoog is, wat een risicovolle aanpak is. Om de vraag uit de titel van de blog te beantwoorden: nee, het gebruik van Excel voor planningsprocessen is geen goede keuze. Niet alleen omdat Excel-gebruikers veel meer problemen ervaren dan gebruikers van gespecialiseerde planningssoftwareproducten, maar ook omdat Excel functionaliteit en ondersteuning mist voor het stroomlijnen van planningsprocessen.
Moderne marktleidende Financial Performance Management platforms zoals Prophix bieden uitgebreide ondersteunende functies voor het opstellen, uitvoeren en analyseren van planningen. Om de processen van een bedrijf zo goed mogelijk te ondersteunen, moeten planningsinstrumenten zorgvuldig worden geselecteerd op basis van de specifieke vereisten. Een geformaliseerd softwareselectieproces met een vergelijkende afweging van verschillende oplossingen is belangrijk en creëert investeringsveiligheid.
Deze blogpost is geschreven in samenwerking met BARC.
Dr. Christian Fuchs is Senior Analist en Hoofd Data & Analyse Research bij BARC (Business Toepassing Research Center). Hij is gespecialiseerd in beslissingsondersteunende systemen op het gebied van corporate prestatiemanagement, corporate planning, financiële consolidatie en analyse. Hij is de auteur van talloze BARC-onderzoeken. Als consultant ondersteunt hij organisaties bij het selectieproces van software en bij strategische vragen met betrekking tot het softwareportfolio, de architectuur en de gebruiksscenario's.
