Prophix versus Excel: een vergelijking naast elkaar

Prophix Imageprophix May 18, 2023, 7:00:00 AM

Een Engels gezegde luidt: "If it isn't broken, don't fix it." Maar wat als er een betere manier is? Een manier die minder gevoelig is voor fouten en de hoeveelheid handmatig, terugkerend werk vermindert.

Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Het is de tijd voor het opstellen van de budgetten. Je zet je computer aan en opent Excel. Je zit klaar om kolommen en rijen te doorzoeken, formules te schrijven en Budget2023_FINAL.xls op te slaan (deze keer in het echt), zodat je het kunt exporteren, als bijlage bij een e-mail kunt voegen en kunt delen met belanghebbenden.

En dan stuurt iemand het terug met een update of wijziging ... en een corrupte formule.

Wat als er een manier was om samen te werken met alle belanghebbenden? Met versiebeheer, gegevensintegriteit, beveiliging en vooral: nauwkeurigheid van financiële gegevens.

Die manier bestaat. En dat is waar Prophix in beeld komt.

Prophix automatiseert het verzamelen van je data, zodat je dezelfde oplossing gebruikt voor budgettering, prognoses, planning, rapportage, consolidatie en de afstemming van rekeningen.

Dit betekent dat alle besluitvormers belangrijke financiële processen en analyses kunnen uitvoeren vanuit één centrale kennisbron, met behoud van de integriteit en nauwkeurigheid van data. Terwijl er minder tijd verloren gaat aan handmatige invoer, wat inherent is aan spreadsheets.

Het kiezen van een oplossingen voor het beheer van je financiële prestaties is geen beslissing die je lichtvaardig wilt nemen. Laten we Excel en Prophix eens naast elkaar leggen om je te helpen bij je beslissing.

In deze post kijken we naar:

  • Hoe Excel en Prophix je gegevens samenbrengen
  • Hoe je met Excel en Prophix gegevens kunt analyseren en rapporten kunt maken
  • Hoe kies je de juiste oplossing voor jou

Hoe Excel en Prophix je gegevens samenbrengen

Laten Excel en Prophix eens naast elkaar zetten en kijken hoe ze data samenbrengen en visualiseren.

Breng Data samen

Excel

Gebruik Power Query of 'Data ophalen en transformeren' om handmatig financiële data in je werkmap te importeren.

prophix

Kant-en-klare data-integraties met je boekhouding, ERP, CRM of HRIS om de dataverzameling in één uniforme oplossing te automatiseren.

Gegevensintegriteit

Excel

Foutmarge door handmatige, copy/paste-gegevensinvoer in Excel vanuit je databron, waarbij het toevoegen van kolommen en rijen het rapport kan corrumperen.

prophix

Financiële data wordt uit je verschillende systemen opgehaald en automatisch vernieuwd in Prophix als er in de bron iets wordt veranderd.

Workflows bouwen

Excel

Met macro's en VBA-coding kun je geautomatiseerde workflows bouwen om fouten te verminderen en processen efficiënter te maken.

prophix

Workflowautomatisering en de taakassistent automatiseren je terugkerende taken om het aantal fouten door handmatige invoer te verminderen en je efficiëntie te vergroten.

Dataveiligheid

Excel

Weergave-/bewerkingsrechten zijn eigendom van de eigenaar van de werkmap en er is geen mogelijkheid om veiligheid op basis van rollen in te schakelen. Dit maakt het moeilijk om te managen wie toegang heeft tot je data en hoe ze worden gedeeld.

prophix

Robuuste databeveiliging die je kunt toewijzen per gebruiker, rol of groep. Veiligheid wordt gedefinieerd tot op het niveau van de leden binnen elke dimensie van elk model.

Op rollen gebaseerde veiligheid is ontworpen om automatisch pagina's en rijen met Data in een rapport te onderdrukken op basis van vooraf ingestelde gebruikersrechten.

Wijzigingen en auditlogboeken

Excel

Je kunt wijzigingen bijhouden of opmerkingen toevoegen aan data, maar dat gebeurt niet op een centrale locatie of met versiebeheer.

Dit betekent dat communicatie over wijzigingen of updates van je gegevens in een extern systeem (zoals e-mail) moet plaatsvinden in plaats van alle wijzigingen of updates op één plek vast te leggen.

prophix

Het auditlogboek legt alle toevoegingen/wijzigingen van data vast op een centrale locatie. Het auditlogboek laat zien welke gebruikers wijzigingen aanbrengen en wanneer. Bovendien houdt het, voor volledige transparantie, bij hoe de gegevens zijn bijgewerkt, bijvoorbeeld: invoer versus verspreiding.

Prophix dashboard
Dit is een voorbeeld van een Prophix-dashboard

Hoe je met Excel en Prophix gegevens kunt analyseren en rapporten kunt maken

De waarheid is dat Excel veel tijdrovende, handmatige taken vereist die alles omvatten van het invoeren van data geïmporteerd uit meerdere systemen tot het schrijven van formules en het creëren van visualisaties.

Laten we Excel en Prophix eens naast elkaar zetten en kijken hoe ze werken voor rapportage en analyse.

Data-analyse

Excel

Naarmate je financiële dataset groeit en complexer wordt, wordt analyse in Excel moeilijker. Zodra je tegen de beperkingen van Excel aanloopt, moet je op zoek naar aanvullende producten zoals Power BI om complexe data-analyses te kunnen uitvoeren.

prophix

Prophix heeft BI gestructureerd in één interface en een volledig uniforme oplossing. Vanaf je dashboard kun je gekoppelde rapporten bekijken, ad-hoc analyses uitvoeren of doorklikken naar onderliggende transacties, waarbij al je data in één systeem worden bewaard.

Rapporten maken

Excel

Je moet bedreven zijn in draaitabellen om een rapport te kunnen maken dat je kunt analyseren en waarin je van perspectief kunt wisselen.

prophix

Prophix biedt selfservice ad-hoc analyses, zodat alle gebruikers op elk gewenst moment rapporten kunnen maken met dezelfde zuivere data. Kant-en-klare rapportsjablonen voor snelle en eenvoudige rapportage.

Data visualiseren

Excel

Stel draaitabellen, diagrammen of eenvoudige dashboards samen om je data te visualiseren.

prophix

Dashboards zijn in hoge mate aanpasbaar aan jouw behoeften of die van je team. Je kunt verschillende elementen aan je dashboard toevoegen, zoals workflowtaken, badges, iFrame, aankondigingen, favorieten of grafieken. Je kunt deze naar wens rangschikken en aanpassen.

Bekijk zaken bottom-up of top-down voor een gedetailleerde blik op een deel van je gegevens of kies voor een ander perspectief van je data.

Consolidation

Excel

Geen kant-en-klare consolidatiemogelijkheden. Gebruikers moeten handmatig meerdere formules in meerdere spreadsheets invoeren om financiële gegevens te consolideren.

prophix

Robuuste cloudgebaseerde consolidatietoepassing met vooraf gedefinieerde parametersets zoals lokale GAAP-, IFRS- en rapportsjablonen.

De consolidatietoepassing kan worden geschaald op basis van omvang en reikwijdte, zodat je er zeker van kunt zijn dat je consolidaties nauwkeurig worden uitgevoerd om aan de unieke vereisten van jouw bedrijf te voldoen.

Welke is geschikt voor mij?

Ultimately, it comes down to the needs of your team and your business. Features, integrations, and pricing can influence your choice too.

Naarmate de verwachtingen groeien en bedrijven uitbreiden, moeten ook de financiële processen meegroeien. De waarheid is en blijft dat het moeilijk is om op te schalen in een Excel-spreadsheet.

Je wilt precisie en nauwkeurigheid, zodat je er zeker van kunt zijn dat je gegevens gebruikt die helpen bij het nemen van beslissingen. Excel biedt een manier om dit te doen, maar het heeft zijn beperkingen. De tijd die je besteedt aan het handmatig importeren van data kun je beter besteden aan analyses als je een aantal van je basisprocessen automatiseert.

Dat is het werk dat van invloed zal zijn op je bedrijfsresultaten.

Leid je financiële teams naar nieuwe hoogten en maak je sterk voor verandering. Zorg voor de systemen en processen voor succes die jou én je team zullen helpen jullie grote doelen te bereiken.

Deze blogpost is voor het laatst bijgewerkt in september 2023 en maakt deel uit van onze serie ‘Prophix versus'. Bekijk Prophix vs. Planful en Prophix vs. Vena.

Prophix Image

prophix

Ambitieuze financiële leiders benutten Prophix voor groei en de beste resultaten. Met Prophix One, een platform voor financiële prestaties, waarmee de snelheid en nauwkeurigheid van besluitvorming wordt verbeterd binnen een geharmoniseerde gebruikerservaring, zijn wereldwijde financiële teams volledig voorbereid op de volgende generatie finance. 

Ruil complexiteit en onzekerheid in voor heldere data met toegang tot de beste AI-inzichten en functionaliteiten op het gebied van planning, budgettering, prognose, rapportage en consolidatie. Prophix is een particulier bedrijf, gesteund door Hg Capital, een toonaangevende investeerder in software- en supportbedrijven. Meer dan 3000 actieve klanten over de hele wereld vertrouwen op Prophix om organisatorisch succes te boeken.

Alles bekijken