CPM-softwareselectie — De drie fouten die je moet vermijden

prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

• Delen:

• 
• 
• 
• 

Het vinden van een geschikte CPM-oplossing is geen hogere wiskunde.

Er staat veel op het spel bij het zoeken naar de juiste CPM-oplossing; slechte beslissingen kunnen vaak ernstige gevolgen hebben. BARC-analist Dr. Christian Fuchs beschrijft de drie meest voorkomende fouten en legt uit hoe ze kunnen worden vermeden.

Talloze bedrijven gebruiken Excel als standaardoptie om rapportage- en planningsprocessen weer te geven – vooral voor het gemak (“we hebben het al en het kost niets”). Maar uiteindelijk komen de meeste mensen op een punt waarop de ‘pijn’ van Excel te veel wordt en ze een gespecialiseerde CPM-oplossing nodig hebben. Maar de juiste keuze maken is makkelijker gezegd dan gedaan.

In mijn rol als analist bij BARC heb ik bedrijven de afgelopen zeven jaar geholpen bij het selecteren van Business Intelligence (BI) en CPM-oplossingen. In deze tijd heb ik opmerkelijk vaak dezelfde fouten zien optreden in de selectieprocessen van software. Dit zijn geen onbeduidende fouten, maar ernstige fouten die het succes van een project enorm in gevaar kunnen brengen.

Om je te helpen deze gevaren in je project te beheersen, heb ik wat ik beschouw als de drie meest voorkomende fouten samengevat met enkele handige tips om ze te vermijden.

Fout #1: Rommelige analyse van de vereisten

De basis van elk softwareselectieproces is een gedegen analyse van de vereisten. Verbazingwekkend genoeg falen echter veel bedrijven bij deze eerste stap. Terugkerende klassieke mislukkingen zijn onder meer:

• De IT is op zoek naar een 'geschikt' instrument voor bedrijfsafdelingen zonder ze te betrekken bij de daadwerkelijke behoefteanalyse.
• Aan de vereisten wordt alleen voldaan in beperkte gebieden van het bedrijf, zonder alle relevante afdelingen te raadplegen.
• Te kortetermijndenken: er wordt gekozen voor een instrument simpelweg omdat het de grootste pijnpunten aanpakt zonder rekening te houden met mogelijke toekomstige vereisten.

Als je in een of meer van deze situaties terechtkomt, zouden er alarmbellen moeten rinkelen! Je loopt het risico een beperkte behoefteanalyse uit te voeren.

Mijn tip: maak een grondige analyse van de functionele, technische en organisatorische vereisten in alle bedrijfseenheden die naar verwachting met de software zullen werken. Dit moet zowel bedrijfsafdelingen als IT omvatten om acceptatieproblemen te helpen voorkomen wanneer de tool in gebruik wordt genomen.

• Absoluut noodzakelijke en gewenste functies, evenals de gebruikerskring van de software, moeten worden geïdentificeerd in de analyse van de functionele vereisten.
• De analyse van technische vereisten heeft betrekking op Data , vereiste en haalbare Prestatie, platforms en besturingssystemen, evenals Database .
• Het aantal gebruikers, evenals de ondersteuning van verschillende typen Gebruiker (power Gebruiker, ad hoc Gebruiker, end Gebruiker) via toolfunctionaliteit, is gebaseerd op de organisatorische selectiecriteria.

Als resultaat van de behoefteanalyse wordt een volledige catalogus van criteria opgesteld, aan de hand waarvan de softwareoplossingen in kwestie kunnen worden geëvalueerd en gekwalificeerd. Aangezien niet alle criteria even belangrijk zullen zijn, moet elke vereiste worden gewogen. Voor de voorselectie moeten alleen belangrijke criteria worden toegepast ('korte lijst') om de markt efficiënt te verkleinen op basis van een kleine selectie van relevante beoordelingspunten. Andere, minder belangrijke criteria moeten later in de gedetailleerde evaluatie van de korte lijst van producten in overweging worden genomen.

Het volgen van deze richtlijnen zal helpen om een solide basis te leggen voor de keuze van een geschikte CPM-oplossing later in het project.

Fout #2: De leverancier kiezen, niet de oplossing

Van meet af aan enkel focussen op „grote” en bekende softwareleveranciers is een fout die veel bedrijven maken, vooral in het midden- en kleinbedrijf. „Kleinere” en gespecialiseerde softwareleveranciers hebben vaak zeer goede oplossingen en een grondiger inzicht in de vereisten op basis van factoren zoals geografische locatie, bedrijfstak en bedrijfsgrootte.

Het is begrijpelijk dat bedrijven zich zorgen maken over de keuze voor een „kleinere” leverancier. Wanneer besluitvormers bijvoorbeeld de veiligheid van hun investering in ogenschouw nemen, kunnen ze het waarschijnlijker vinden dat een kleinere leverancier wordt overgenomen of failliet gaat. De grootte en het profiel van een leverancier mogen echter geen KO-criterium zijn in het selectieproces. Houd er rekening mee dat de continuïteit van een product niet noodzakelijk kan worden gegarandeerd alleen omdat het wordt geleverd door een „grote” leverancier. Ook hangen de omvang van een leverancier en de kwaliteit van zijn product niet altijd met elkaar samen.

Bij je selectiebeslissing moet je in principe rekening houden met het volgende:

Groter is niet noodzakelijk beter — zogenaamd zijn „grote” aanbieders niet onvermijdelijk in alle opzichten superieur in vergelijking met hun „kleinere” rivalen. De pure omvang of bekendheid van een leverancier is geen geldig beslissingscriterium.

Draagt het totale pakket van technische en functionele ondersteuning, gebaseerd op de eisen van je organisatie, bij aan een redelijke prijs-prestatieverhouding? Factoren zoals ondersteunende diensten ter plaatse, hoe de leverancier met zijn klanten omgaat, ondersteuning in de lokale taal en regionale/branchespecifieke kennis zijn slechts enkele van de overwegingen die je niet mag onderschatten bij de keuze van software. Onze ervaring en ons onderzoek tonen voortdurend aan dat „kleinere” aanbieders op dit gebied gewoonlijk beter presteren dan de „grote” leveranciers wereldwijd.

Fout #3: Geen proof of concept

Het kan riskant zijn om een gedetailleerde evaluatie van de oplossingen op je shortlist over te slaan vanwege tijdgebrek of financiële redenen. Oplossingen moeten worden onderzocht met betrekking tot alle relevante vereisten (en kosten) en op de proef worden gesteld als onderdeel van een gedetailleerde evaluatie. Dit helpt bij het creëren van investeringsveiligheid en minimaliseert het risico op het nemen van de verkeerde beslissing.

Het doel van een gedetailleerde evaluatie is om een accuraat beeld te krijgen van de Mogelijkheden die de software te bieden heeft. Testinstallaties, gestructureerde softwarepresentaties en prototypecreaties (“proof of concept”) zijn hier passend, idealiter gebaseerd op Prestatie-eisen en Data die zo realistisch mogelijk zijn in termen van hoe de organisatie de software uiteindelijk gaat gebruiken.

Het is ook aan te raden om externe consultants te raadplegen en gesprekken met klanten door te verwijzen om feedback te krijgen over leveranciers en producten van andere projecten en bedrijven. Met name de feedback van andere gebruikers die dagelijks met de oplossing werken, kan buitengewoon waardevol zijn om licht te werpen op mogelijke problemen en uitdagingen die zich kunnen voordoen zodra de oplossing live gaat.

Conclusie

Het vinden van een geschikte CPM-oplossing is geen hogere wiskunde. Neem deze tips mee en je vergroot je kansen op een nauwkeurig en succesvol selectieproces.

Belangrijk: vermijd de fouten die ik hierboven heb geschetst en let op de waarschuwingssignalen. Stuur het project actief weer op het goede spoor als je merkt dat er iets mis gaat. Kennis van de beste praktijken bij de selectie van software, en van de veelvoorkomende valkuilen, zal de kans op het nemen van een slechte beslissing of het mislukken van het project aanzienlijk verminderen.

Gewapend met deze tips mag niets je in de weg staan naar een succesvol CPM-softwareselectieproject. Ik wens je veel succes in je eigen vlekkeloze selectieproces!

prophix

Ambitieuze financiële leiders benutten Prophix voor groei en de beste resultaten. Met Prophix One, een platform voor financiële prestaties, waarmee de snelheid en nauwkeurigheid van besluitvorming wordt verbeterd binnen een geharmoniseerde gebruikerservaring, zijn wereldwijde financiële teams volledig voorbereid op de volgende generatie finance. 

Ruil complexiteit en onzekerheid in voor heldere data met toegang tot de beste AI-inzichten en functionaliteiten op het gebied van planning, budgettering, prognose, rapportage en consolidatie. Prophix is een particulier bedrijf, gesteund door Hg Capital, een toonaangevende investeerder in software- en supportbedrijven. Meer dan 3000 actieve klanten over de hele wereld vertrouwen op Prophix om organisatorisch succes te boeken.

Alles bekijken