Wanneer moet ik investeren in financiële consolidatiesoftware?
november 1, 2023
Wilt u weten waarom spreadsheets niet worden aanbevolen voor financiële consolidaties op grote schaal? Heeft u moeite om te begrijpen of financiële consolidatiesoftware de investering waard is, of hoe u de businesscase voor de software moet maken?
Nou, je bent op de juiste blog! In dit artikel bespreken we:
Na het lezen van dit artikel zult u de moeilijkheden begrijpen die gepaard gaan met het voltooien van consolidatie in spreadsheets, en hoe financiële consolidatiesoftware u kan helpen de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw consolidatieprocessen te verbeteren.
Financiële consolidatiesoftware helpt de complexiteit van het opstellen van geconsolideerde financiële overzichten te verminderen door processen te automatiseren, naleving te waarborgen en gegevens te centraliseren—waardoor efficiëntie en nauwkeurigheid voor controllers en boekhoudleiders worden geboden.
Hoe groter en complexer uw bedrijf is, hoe crucialer het is om consolidatiesoftware te implementeren. Het is een enorme boost om complexe eigendomsstructuren, meervoudige valutavertalingen en sub-consolidaties te kunnen automatiseren, en multi-GAAP- en IFRS-naleving te verifiëren, evenals de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen.
Lees meer over financiële consolidatiesoftware en hoe het zich verhoudt tot het uitvoeren van consolidaties met handmatige spreadsheets hier.
Als financieel leider kan het moeilijk zijn om een verandering in de strategische richting van uw bedrijf te voorspellen. U weet niet wat er morgen met uw groep zal gebeuren: een verdubbeling van de reikwijdte vanwege de overname van een sub-groep, een beursgang met nieuwe aandeelhouders die een snelle afsluiting eisen, een wijziging in de consolidatieregels, of een verzoek om meer gedetailleerde informatie op het consolidatieniveau.
Een verandering in de doelen van uw bedrijf, en daarmee uw benadering van consolidatie, kan op elk moment gebeuren. Daarom is het belangrijk om nu tools en platforms in te zetten om nieuwe en onverwachte verzoeken aan te pakken. Technologie zoals financiële consolidatiesoftware kan uw organisatie en haar financiële processen de kracht, flexibiliteit en betrouwbaarheid geven die nodig is om op te schalen—en dat zult u gewoon niet kunnen bereiken als u uw financiële processen in spreadsheets houdt.
Bovendien is het een teken van financiële volwassenheid en groot financieel leiderschap om bij te blijven met technologie en ervoor te zorgen dat onze organisatie zo wendbaar mogelijk is.
Lees verder voor een diepgaande kijk op hoe toonaangevende, financieel volwassen organisaties profiteren van consolidatiesoftware—en hoe u dat ook kunt doen.
Het consolidatieproces is gebaseerd op boekhoudkundige logica en moet rapporten bevatten voor saldi, journaalposten en grootboek, wat moeilijk te creëren kan zijn in spreadsheets. Als uw auditors regelmatig gefrustreerd zijn door uw gebrek aan documentatie, moet u overwegen om consolidatiesoftware aan te schaffen.
Veel financieel leiders die nieuw zijn in het consolidatieproces begrijpen het als onderdeel van een matrixorganisatie (bedrijven x rekeningen), wat zich goed zou lenen voor spreadsheets.
Consolidatie-informatie is echter gebaseerd op een transactionele structuur, niet op een positionele, die ten minste vier verschillende dimensies omvat: het bedrijf, de rekening, aanpassingen en stromen. Soms omvat het ook analytische aspecten.
Deze informatie maakt deel uit van een matrix, maar eerder een hyperkubus, die het gebruik van financiële consolidatiesoftware vereist die kan functioneren als een database.
Traditioneel worden alle berekeningen, operaties en transacties handmatig uitgevoerd in spreadsheets. Deze processen kunnen snel veranderen in meerdere werkbladen, die allemaal aan elkaar gekoppeld zijn. En na verloop van tijd kunnen deze werkbladen onleesbaar, inflexibel en risicovol worden.
De flexibiliteit van spreadsheets, die vaak een van de voordelen is, kan een risico worden in het consolidatieproces. Bovendien maken spreadsheets het moeilijk, zo niet onmogelijk, om het proces van het samenstellen van consolidatiepakketten te automatiseren.
Daarentegen zijn er duidelijke voordelen aan het gebruik van een gespecialiseerde financiële consolidatieoplossing. Veel oplossingen kunnen berekeningen stroomlijnen en automatiseren om de betrouwbaarheid van gegevens te verbeteren. Gespecialiseerde software kan ook consolidatiemethoden definiëren, verschillende simulaties binnen de reikwijdte implementeren en eventuele fouten corrigeren, waardoor de algehele nauwkeurigheid van berekeningen wordt verbeterd.
Het omzetten van bedrijfsgegevens naar de consolidatievaluta en het uitvoeren van berekeningen voor minderheidsaandeelhouders en consolidatiereserves in spreadsheets kan fouten introduceren.
Door al deze taken te automatiseren met financiële consolidatiesoftware, kunt u productiviteitswinsten behalen en het mogelijk maken om snel betrouwbare resultaten te verkrijgen.
Vaak worden bij consolidaties die met spreadsheets worden uitgevoerd minderheidsaandeelhouders in de equity- of proportionele benadering weggelaten. Met spreadsheets is het gemakkelijk om te vergeten minderheidsaandeelhouders hun aandeel in de waarde van een deelneming toe te wijzen die door een andere dochteronderneming wordt gehouden die niet 100% eigendom is van het moederbedrijf.
Vertaalaanpassingen, consolidatiereserves en minderheidsaandeelhouders, en hun reconstructies en rechtvaardigingen kunnen een ongelooflijk tijdrovend proces zijn omdat ze buiten de boekhouding moeten worden gereconstrueerd, te beginnen met elke dochteronderneming.
Dieper in het consolidatieproces hebben veel bedrijven moeite om consolidatieboekingen, het concept van flow en het maken van restitutie-rapporten of financiële overzichten, evenals kasstroom- en belastingbewijs tabellen te beheren.
In tegenstelling tot traditionele spreadsheets kan consolidatiesoftware automatisch minderheidsaandeelhouders in de equity- of proportionele benadering meenemen. Het kan ook het proces van het beheren van consolidatieboekingen, vertaalaanpassingen, consolidatiereserves en reconstructies vereenvoudigen.
Consolidatiesoftware maakt een naadloze gegevensstroom mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om cruciale rapporten te genereren, zoals financiële overzichten, kasstroom- en belastingbewijs tabellen. Door deze ingewikkelde taken te automatiseren, verbetert consolidatiesoftware niet alleen de nauwkeurigheid, maar vermindert het ook de tijd en middelen die aan consolidaties worden besteed.
Hoewel het mogelijk is om consolidatieboekingen in spreadsheets op te zetten, is het geen langetermijnoplossing. Bij elke nieuwe consolidatieperiode/jaar is het belangrijk om de boekingen van het vorige jaar te herzien om te bepalen of ze moeten worden overgedragen.
Andere items zoals verkopen en deconsolidatie moeten worden overwogen, wat het moeilijk kan maken om boekingen per bedrijf te isoleren.
Financiële consolidatiesoftware kan rekeningen binnen elk bedrijf koppelen, waardoor u de flexibiliteit heeft om boekingen van bedrijf naar bedrijf te plaatsen.
Aanvullende problemen kunnen zich voordoen wanneer een rekeningschema wordt geïmplementeerd met één werkblad per bedrijf en wijzigingen moeten worden aangebracht in elk individueel werkblad. Er is ook het risico van het gebruik van de verkeerde regels, wat resulteert in inconsistenties.
Daarentegen kan financiële consolidatiesoftware de noodzaak van handmatige updates op elk individueel werkblad elimineren, wat het risico op onnauwkeurigheden en inconsistenties vermindert. Het kan er ook voor zorgen dat eventuele wijzigingen universeel worden toegepast, waardoor uniformiteit over alle datasets wordt gewaarborgd.
Spreadsheets zijn ook niet het beste hulpmiddel voor het produceren van consolidatievarianten uit dezelfde set gegevens. Bijvoorbeeld IFRS-consolidatie, gevolgd door een versie in lokale GAAP, creatie van een sub-groep en productie van gesegmenteerde gegevens, enz.
Consolidatiesoftware, daarentegen, kan gemakkelijk verschillende versies van geconsolideerde gegevens produceren. Met de flexibiliteit om meerdere consolidatievarianten uit dezelfde dataset te beheren, kunt u consistentie en nauwkeurigheid over verschillende rapportagestandaarden en -vereisten waarborgen.
De meeste consolidaties die in spreadsheets worden uitgevoerd, worden gedaan met saldi, wat betekent dat het begrip flow ontbreekt. Het maken van een kasstroomoverzicht in spreadsheets kan een vervelende taak zijn zonder enige kwaliteitsgarantie. Het vereist het gebruik van gegevens uit de financiële overzichten van verschillende bedrijven binnen de reikwijdte, wat de complexiteit vergroot.
Daarentegen kan financiële consolidatiesoftware het concept van flow integreren en de creatie van restitutie-rapporten automatiseren.
Consolidators moeten de status van intercompany posities tussen dochterondernemingen controleren tijdens het consolidatieproces, zelfs als een eerdere uitwisselingsprocedure is uitgevoerd. Intercompany relaties gaan niet over enkelvoudige account-naar-account verbindingen, maar eerder over meerdere accounts die met andere meerdere accounts interageren.
In de praktijk betekent dit dat gecontroleerd moet worden of de intercompany positie van A met B voor een bepaalde account de intercompany positie B met A voor een andere account weerspiegelt. Deze koppeling kan combinatorische proporties aannemen die moeilijk te beheren zijn in spreadsheets.
Consolidatiesoftware daarentegen is ontworpen om automatisch de status van intercompany posities tussen dochterondernemingen te valideren, waardoor u de combinatorische complexiteiten vermijdt die gepaard gaan met het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets.
Veel auditors hebben meer vertrouwen in een consolidatie die is gedaan met een toegewijde financiële consolidatieoplossing, omdat het een garantie voor kwaliteit is.
Consolidatiesoftware kan uw processen veiliger maken, terwijl het ook een gedetailleerd auditspoor biedt dat auditors toegang geeft tot de redenen voor elke boeking. Het resultaat? Een snelle en efficiënte audit.
Een andere uitdaging met spreadsheets is dat ze vaak alleen worden begrepen door hun maker. Maar wat gebeurt er als die persoon de groep verlaat? Financiële consolidatiesoftware kan u helpen continuïteit en veiligheid te waarborgen.
Concluderend, de uitdagingen die gepaard gaan met consolidatie in spreadsheets kunnen leiden tot onnauwkeurigheden, inefficiënties en verhoogd risico. Van complexe berekeningen tot het beheren van intercompany transacties, traditionele spreadsheets schieten tekort in het bieden van een gestroomlijnd en betrouwbaar proces.
Aan de andere kant biedt financiële consolidatiesoftware een geautomatiseerde, efficiënte en nauwkeurige oplossing. Het vereenvoudigt het beheer van consolidatieboekingen, handelt updates naadloos af, produceert moeiteloos meerdere consolidatievarianten en biedt een gedetailleerd auditspoor.
Financiële consolidatiesoftware zorgt ook voor continuïteit en veiligheid, zelfs als de persoon die oorspronkelijk de processen heeft opgezet de organisatie verlaat. Door te kiezen voor investering in financiële consolidatiesoftware, kunt u de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw consolidatieproces aanzienlijk verbeteren, wat leidt tot betrouwbaardere financiële rapportage. Lees meer over de prijzen van consolidatiesoftware.
