Wat is wettelijke rapportage en waarom is het belangrijk?

Navigeren door de financiële wereld kan ingewikkeld zijn, vooral als het gaat om wettelijke rapportage. Maar wat is het precies en waarom zou je je er zorgen over maken?

In dit artikel wordt de regelgeving uitgelegd in eenvoudige termen die iedereen kan begrijpen.

Dus of u nu een doorgewinterde financiële leider bent of gewoon nieuwsgierig naar de sector, lees met ons mee over het belang, de voordelen, de uitdagingen en hoe u het kunt verbeteren. We behandelen:

Wat is verslaggeving op basis van regelgeving?

Regulatory reporting is de manier waarop een bedrijf aantoont dat zijn financiële en operationele activiteiten voldoen aan verschillende normen en voorschriften als onderdeel van zijn financiële rapportageproces. En in het kader van het reglementaire rapportageproces moeten bedrijven hun rapporten ter beoordeling voorleggen aan het relevante bestuursorgaan.

Het is echter belangrijk op te merken dat het specifieke bestuursorgaan kan variëren afhankelijk van de jurisdictie en de aard van de activiteiten van het bedrijf. In de Verenigde Staten kunnen bedrijven deze rapporten bijvoorbeeld indienen bij de Securities and Exchange Commission (SEC) of de Federal Reserve.

Wat zijn de doelen van wettelijke rapportage?

Regulatory reporting heeft als doel de transparantie van de financiële en operationele activiteiten van bedrijven te verbeteren, ongeacht waar ze actief zijn. Regulatory reporting helpt ook om vertrouwen te scheppen tussen concurrenten in dezelfde branche, omdat ze erop kunnen vertrouwen dat andere bedrijven zich aan dezelfde normen houden.

Investeerders en belanghebbenden hebben ook baat bij nauwkeurige en actuele informatie over de financiële gezondheid van een organisatie via regelgevende rapporten, zodat ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Daarnaast kan rapportage op basis van regelgeving financiële leiders helpen bij het effectief identificeren en beheren van risico's, ter ondersteuning van de duurzaamheid van een organisatie op de lange termijn.

Wat gebeurt er als u de richtlijnen voor wettelijke rapportage niet volgt?

Bedrijven die de wettelijke rapportagerichtlijnen niet volgen, lopen het risico op financiële sancties, reputatieschade, beperkingen op hun activiteiten, extra belemmeringen voor goedkeuring of zelfs gevangenisstraf. BMW kreeg in 2018 bijvoorbeeld een boete van €8,8 miljoen opgelegd door Zuid-Korea omdat het bedrijf zich niet hield aan de regelgeving voor het terugroepen van producten.

Daarnaast kan niet-naleving leiden tot andere indirecte kosten, waaronder tijd en middelen voor juridisch overleg, onderzoeken en herstelacties. Niet-naleving kan ook leiden tot verlies van consumentenvertrouwen en zakelijke kansen.

Naast financiële sancties en juridische gevolgen kan niet-compliance leiden tot de devaluatie van een merk, lagere winsten, problemen bij het verkrijgen van investeringen en een stijging van de kapitaalkosten.

Wat doet iemand die werkt met regelgevingsrapportage?

Regelgevingsanalisten zijn verantwoordelijk voor het documenteren van belangrijke processen, regels en procedures die betrekking hebben op het opstellen van financiële en operationele rapporten. Over het algemeen spelen regelgevingsanalisten een sleutelrol in het handhaven en verbeteren van de integriteit van het wereldwijde financiële systeem.

Hun werk omvat vaak de interpretatie van nieuwe regelgevende vereisten, de implementatie van wijzigingen in rapportageprocessen en de validatie van gegevens die gebruikt worden in regelgevende rapporten. Analisten op het gebied van verslaggeving kunnen ook samenwerken met auditors en regelgevende instanties, deelnemen aan projecten die te maken hebben met naleving en training of begeleiding bieden op het gebied van verslaggeving binnen hun organisatie.

Richtlijnen voor wettelijke rapportage

Zoals eerder vermeld worden de richtlijnen voor wettelijke rapportage bepaald door de activiteiten van een bedrijf en de jurisdictie. Laten we eens duiken in de unieke regelgeving van elke jurisdictie:

Richtlijnen VS

In de Verenigde Staten zijn zowel private als publieke bedrijven onderworpen aan de richtlijnen voor wettelijke rapportage. Hier volgt een kort overzicht:

• Publieke bedrijven: Beursgenoteerde bedrijven zoals de NYSE (New York Stock Exchange) of NASDAQ moeten gecontroleerde jaarverslagen en kwartaalverslagen indienen bij de Securities and Exchange Commission (SEC).
• Voortdurende openbaarmaking: De vereisten van de SEC voor voortdurende openbaarmaking verplichten beursgenoteerde bedrijven om regelmatig bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status openbaar te maken.
• US GAAP-boekhoudnormen: Alle beursgenoteerde bedrijven zijn verplicht om US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) te volgen, die een gemeenschappelijke set boekhoudkundige normen, principes en procedures bieden.
• Particuliere bedrijven: Hoewel minder gereguleerd dan openbare entiteiten, hebben particuliere bedrijven nog steeds rapportageverplichtingen. Afhankelijk van hun omvang en de aard van hun activiteiten moeten ze mogelijk financiële overzichten verstrekken aan kredietverstrekkers, investeerders of overheidsinstanties.
• Privacyrichtlijnen: Zowel private als publieke bedrijven moeten voldoen aan verschillende federale en staatswetten op het gebied van privacy, waaronder eisen voor het omgaan met en rapporteren over persoonlijke informatie.

Richtlijnen Canada

In Canada zijn zowel private als publieke bedrijven ook onderworpen aan wettelijke rapportagerichtlijnen. Hier volgt een overzicht:

• Openbare bedrijven: Openbare bedrijven die genoteerd zijn aan beurzen zoals de TSX (Toronto Stock Exchange) of Cboe Canada moeten gecontroleerde jaarlijkse vergelijkende financiële overzichten indienen. Venturebeurzen zoals de TSX-V en CSE vereisen gecontroleerde jaarverslagen binnen 120 dagen na elk boekjaar en kwartaalverslagen binnen 60 dagen na het einde van het kwartaal.
• Voortdurende openbaarmaking: Bedrijven die rapporterende emittenten zijn in Ontario moeten regelmatig bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status beschikbaar stellen aan het publiek.
• IFRS boekhoudnormen: Alle publiekelijk verantwoording afleggende entiteiten zijn verplicht om IFRS (International Financial Reporting Standards) te volgen, hoewel Canadese effectenregulatoren een optie bieden voor bepaalde entiteiten.
• Particuliere bedrijven: Op 22 maart 2023 heeft de Canadese regering wetgeving ingediend die particuliere federale bedrijven verplicht om informatie over economisch eigendom te rapporteren.
• Privacyrichtlijnen: Zowel particuliere als openbare bedrijven moeten voldoen aan de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), die eisen bevat voor het omgaan met en rapporteren over persoonlijke informatie.

EU-richtlijnen

In Europa zijn private en publieke bedrijven onderworpen aan een robuuste reeks wettelijke rapportagerichtlijnen. Hier volgt een overzicht:

• Publieke bedrijven: Publieke bedrijven die genoteerd zijn aan beurzen zoals Euronext of London Stock Exchange moeten gecontroleerde vergelijkende jaarrekeningen indienen in overeenstemming met de vereisten van de Europese Centrale Bank (ECB), die als doel hebben de financiële stabiliteit in de eurozone te handhaven.
• Voortdurende informatieverschaffing: Net als in Canada moeten ondernemingen die in Europa als rapporterende emittenten optreden, regelmatig bepaalde informatie over hun activiteiten en financiële status openbaar maken in het kader van de Markets in Financial Investments Directive II (MiFID II).
• IFRS-boekhoudnormen: Alle openbaar verantwoording afleggende entiteiten in Europa moeten IFRS (International Financial Reporting Standards) volgen, volgens de richtlijnen van de ECB en de Solvency II-richtlijn voor verzekeringsmaatschappijen.
• Particuliere ondernemingen: Particuliere ondernemingen zijn onderworpen aan verschillende rapportagevereisten in het kader van de Alternative Investment Fund Managers Directive (AIFMD), die rapportagevereisten oplegt met betrekking tot risico- en liquiditeitsbeheer, belangenconflicten en transparantie voor beleggers.
• Privacyrichtlijnen : Zowel private als publieke bedrijven moeten voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR), die vereisten bevat voor het omgaan met en rapporteren over persoonlijke informatie, zoals PIPEDA in Canada.
• Aanvullende regelgeving: Aanvullende regelgeving zoals de European Market Infrastructure Regulation (EMIR) en de Securities Financing Transactions Regulation (SFTR) verplichten de rapportage van details van respectievelijk derivatencontracten en securities financing transacties, om de transparantie te vergroten en systeemrisico's te verminderen.

Voordelen van wettelijke rapportage

Er zijn vele voordelen van wettelijke rapportage, waarvan er vele de financiële en operationele gezondheid van uw bedrijf kunnen verbeteren.

Positieve merkreputatie hoog houden

Het eerste en misschien wel meest voor de hand liggende voordeel van rapportage is dat het de wet is. Wanneer u effectief voldoet aan de regelgeving in uw regio, behoudt u de positieve reputatie van uw merk, verbetert u de zichtbaarheid van uw activiteiten voor beter intern management en stelt u derden in staat om datagestuurde beslissingen te nemen over betrokkenheid bij uw bedrijf.

Vertrouwen behouden bij adviseurs, belanghebbenden en het publiek

Als adviseurs, belanghebbenden en het publiek toegang hebben tot uw rapporten over regelgeving, kunnen ze beter begrijpen hoe het staat met de financiële gezondheid van uw bedrijf. Rapporten over regelgeving kunnen ook gunstig zijn voor bedrijven die op zoek zijn naar een investering of die hun bedrijf willen verkopen, omdat het investeerders inzicht geeft in potentiële risico's en uw financiële en operationele status.

Vermijd dure juridische gevolgen

Als u voldoet aan de voorschriften, kunt u de dure juridische gevolgen vermijden die komen kijken bij het niet voldoen aan de normen. Zoals we al eerder zeiden, lopen bedrijven die de regelgeving niet naleven het risico op financiële sancties, reputatieschade, beperkingen op hun activiteiten, extra belemmeringen voor operationele goedkeuring of zelfs gevangenisstraf.

Uitdagingen in regelgevingsrapportage

Rapportage over regelgeving is niet zonder uitdagingen, vooral als het gaat om het verzamelen en beheren van informatie, het maken van de benodigde rapporten en het handhaven van gegevensbeveiliging.

Gegevensbeheer

Afhankelijk van waar uw bedrijf is gevestigd, zijn er veel gegevens betrokken bij het regelgevingsrapportageproces. Voor bedrijven zonder een gecentraliseerde bron voor de waarheid van gegevens kan het moeilijk zijn om de benodigde gegevens te verzamelen, samen te stellen en te analyseren om aan de regelgeving te voldoen.

Kosten van naleving

Naarmate er nieuwe voorschriften worden ingevoerd, stijgen de kosten om aan de voorschriften te blijven voldoen. Er zijn steeds meer resources nodig, vooral mensen die goed op de hoogte zijn van verschillende voorschriften en rapporten, waardoor de kostendruk voor bedrijven toeneemt. Ook personeelsverloop verhoogt de compliancekosten, omdat het steeds moeilijker wordt om bekwame compliancemedewerkers aan te werven.

Beveiligingsproblemen

Met zoveel gegevens die nodig zijn voor regelgevende rapportering, kan het moeilijk zijn om een hoog beveiligingsniveau te handhaven. Bedrijven moeten investeren in datamanagementplatforms met ingebouwde cyberbeveiliging, zodat ze een deel van het risico van externe bedreigingen en datalekken kunnen elimineren.

Regelgeving is complex

Nu de regelgeving steeds complexer wordt, is het voor compliance teams een grote uitdaging om beleid, controles en risico's af te stemmen op de veranderende regelgeving.

Deze complexiteit kan het gevolg zijn van veelvuldige wetswijzigingen, vereisten van meerdere jurisdicties of nieuwe normen die zijn opgesteld door regelgevende instanties. Het gevolg hiervan is dat rapportering over regelgeving constante waakzaamheid, aanpassingsvermogen en uitgebreide kennis vereist van compliance teams om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte blijven van deze veranderingen en ze effectief implementeren binnen hun organisaties.

Hoe u uw regelgevingsrapportageproces kunt verbeteren

Hoewel het een ingewikkeld proces is, zijn er verschillende stappen die u kunt nemen om het regelgevingsrapportageproces te vereenvoudigen. Hieronder leggen we uit hoe u uw aanpak kunt veranderen:

Automatiseer wat u kunt

Het automatiseren van aspecten van het regelgevingsrapportageproces kan de efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren. Het is cruciaal om zoveel mogelijk van de verzameling, samenstelling en analyse te automatiseren. Het automatiseren van regelgevingsrapportageprocessen kan ook het auditproces ondersteunen, omdat het u een duidelijke en beknopte manier biedt om uw eerder ingediende rapporten te volgen.

Introduceer beter gegevensbeheer met één enkele bron van waarheid

Door een single source of truth in te stellen, kunt u beter gegevensbeheer in uw organisatie introduceren. Met een platform voor financiële prestaties is het eenvoudig om ongelijksoortige systemen met elkaar te verbinden, waardoor het risico op ontbrekende of weggelaten informatie wordt geëlimineerd.

Verbeter uw processen met workflowbeheer

Financiële prestatieplatforms kunnen workflows stroomlijnen door medewerkers te waarschuwen wanneer hun taak klaar is, belanghebbenden aan te sporen rapporten te bekijken voor goedkeuring en alle afdelingen te laten zien hoe het bedrijf presteert. En als het aankomt op regelgevingsrapportage, kan verbeterd workflowbeheer de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleinen, ervoor zorgen dat taken tijdig worden voltooid en een meer op samenwerking gerichte omgeving bevorderen, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder rapportageproces.

Volg best practices voor risicobeheer

Bedrijven die effectief voldoen aan de regelgeving hebben een robuust risicomanagementproces dat een regelmatige controle van financiële rapporten mogelijk maakt, wat helpt om risico's te verminderen, de kwaliteit van gegevens te verbeteren en zwakke punten te identificeren. Daarnaast kan het volgen van best practices op het gebied van risicomanagement ook de naleving van regelgeving verbeteren door de identificatie en beperking van potentiële nalevingsproblemen te vergemakkelijken, waardoor de kans op boetes en reputatieschade wordt geminimaliseerd.

De beste rapportagesoftware voor regelgeving

De beste rapportagesoftware voor regelgeving is software die uw bedrijf ondersteunt bij het naleven van de regelgeving. Er zijn echter verschillende soorten rapportagesoftware op de markt - sommige die zich alleen richten op regelgeving en andere die een meer holistisch platform bieden voor elk aspect van financiën en boekhouding.

Wat is rapportage software?

Regulatory Reporting Software is een type software dat is ontworpen om bedrijven te helpen om te blijven voldoen aan de regelgeving die is vastgesteld door hun branche en/of land waarin ze actief zijn. Dit soort software automatiseert het proces van het verzamelen, organiseren en indienen van gegevens die worden vereist door regelgevende instanties.

Waarom is rapportagesoftware nuttig?

Rapportagesoftware is nuttig omdat het een groot aantal taken kan uitvoeren, waaronder gegevensverzameling, validatie, het maken van een controlespoor, het genereren van rapporten en het indienen ervan. Hierdoor kunnen bedrijven hun rapportageprocessen stroomlijnen, fouten verminderen, tijd besparen en zorgen voor tijdige en nauwkeurige naleving van de relevante regelgeving.

Onze top 3 van software voor wettelijke rapportage

Nu u de voordelen en uitdagingen van wettelijke rapportage begrijpt, weet hoe u uw aanpak kunt verbeteren en wat software voor wettelijke rapportage is, vergelijken we een aantal van de populairste opties op de markt:

1. Prophix

Prophix One, een platform voor financiële prestaties, vereenvoudigt en transformeert processen in het kantoor van de CFO, waaronder regelgevingsrapportage, budgettering, planning, financiële consolidatie en meer.

Kenmerken:

• Naadloos opnemen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve metrics.
• Verbeter de nauwkeurigheid van de rapportage met een geïntegreerde dubbele materialiteitsbeoordeling.
• Breng uw gegevens samen in één enkele bron van waarheid voor een gestroomlijnd rapportageproces.
• Besteed uw ESG-, openbaarmakings- en XBRL-tagging uit en laat alleen de controle en ondertekening aan u over.
• Rapporteer sneller met tagging op basis van kunstmatige intelligentie.
• Zorg voor transparantie met een volledig controletraject.
• Eenvoudig wijzigingen in rapporten beheren met versiebeheer.
• Gebruik flexibele rechten om het rapportageproces te versnellen.
• Werk samen met medewerkers in een collaboratieve omgeving.
  

Prijzen: De prijswordt beïnvloed door het aantal gebruikers, integraties en use cases.chat met een Prophix-expert voor meer informatie.

2. Workiva

Workiva is een robuust cloudgebaseerd platform dat helpt bij ESG-bescherming en functies biedt die de samenwerking verbeteren, gegevens integreren en een uitgebreid controlespoor bieden.

Kenmerken:

• Workiva ondersteunt een breed scala aan rapporten, waaronder financiële, jaarlijkse, duurzaamheids-, klimaat- en beleggingsfondsrapportages.
• Het stroomlijnt de creatie en indiening van documenten zoals 10-Q's, 10-K's, 8-K's, S-1 formulieren en ESEF-dossiers.
• Het platform biedt nuttige hulpmiddelen voor SOX-compliance, intern auditbeheer, risicocontrolematrix (RCM) en presentaties voor auditcomités.
  

Minpunten:

• De mogelijkheden voor gegevensbeheer kunnen verder worden verbeterd.
• Implementatie kan veel bandbreedte vereisen.
• De klantenservice zou kunnen profiteren van meer robuustheid.
  

Prijzen: Workiva heeft geen prijzen vermeld op hun website.

3. Fluence-technologieën

Fluence biedt voornamelijk oplossingen voor financiële consolidatie, financial close management en rapportering aan regelgevende instanties. Fluence biedt ook aanvullende mogelijkheden die zijn opgebouwd door XLCubed(Excel-gebaseerde rapportage) in 2021 enSturnis365(Disclosure Management) in 2022.

Kenmerken:

• Consolideer nalevingsinformatie op één plek, waardoor vereiste documenten en rapporten up-to-date blijven.
• Vooraf gebouwde complexe consolidatieberekeningen die een breed scala aan bedrijfsvereisten ondersteunen.
• Kant-en-klare invoerformulieren en rapporten zodat u gegevens kunt laden en binnen enkele minuten kunt rapporteren.
• Op Excel gebaseerde interactieve rapportage.

Nadelen:

• Is sterk afhankelijk van PowerBI voor complexe datavisualisaties.
• Functionaliteit is afhankelijk van Excel-gebaseerde oplossingen.

Prijzen: Fluence publiceert zijn prijzen niet online.

Veelgestelde vragen over wettelijk verplichte rapportage

Wat is verslaggeving volgens voorschriften?

Regulatory reporting is de manier waarop een bedrijf aantoont dat zijn financiële en operationele activiteiten voldoen aan verschillende standaarden en voorschriften als onderdeel van het financiële rapportageproces.

Wat zijn de doelen van wettelijke verslaggeving?

De doelstellingen van wettelijke verslaggeving zijn

• Het vergroten van de transparantie in de financiële en operationele activiteiten van bedrijven, ongeacht de regio waarin ze actief zijn.
• Vertrouwen scheppen tussen concurrenten door ervoor te zorgen dat alle bedrijven zich aan dezelfde normen houden.
• Investeerders en belanghebbenden voorzien van nauwkeurige, actuele informatie over de financiële gezondheid van een organisatie, zodat ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
• Financiële leiders helpen bij het effectief identificeren en beheren van risico's, waardoor de duurzaamheid van een organisatie op lange termijn wordt ondersteund.

Maakt verslaglegging volgens de regelgeving deel uit van compliance?

Ja, rapportage volgens de regelgeving maakt deel uit van compliance. Regulatory reporting is het proces waarbij bedrijven door middel van rapporten aantonen dat ze voldoen aan financiële en operationele regelgeving.

Wat is het verschil tussen regelgevingsrapportage en risicorapportage?

Zowel regelgevingsrapportage als risicorapportage hebben betrekking op de activiteiten van een bedrijf, maar ze verschillen enigszins. Regulatory reporting is het proces waarmee bedrijven aantonen dat ze voldoen aan verschillende wettelijke en regelgevende vereisten. Het gaat om het opstellen en indienen van rapporten bij regelgevende instanties, waaruit blijkt dat het bedrijf zich houdt aan de vereiste normen en wetten.

Risicorapportage daarentegen is het proces van het identificeren, meten en communiceren van risicogerelateerde informatie binnen een organisatie. Het doel is om belanghebbenden (inclusief management en bestuursleden) een duidelijk inzicht te geven in het risicoprofiel van het bedrijf, inclusief potentiële bedreigingen voor de financiële gezondheid of operationele stabiliteit.

Afsluitend: De impact van wettelijke rapportage

Het kan ontmoedigend lijken om te moeten omgaan met regelgevingsrapportage, maar inzicht in het belang ervan en hoe dit effectief te beheren kan een groot verschil maken. We hebben onderzocht wat het is, de richtlijnen, voordelen, uitdagingen en manieren om het te verbeteren.

Onthoud dat rapportage niet alleen noodzakelijk is om aan de regels te voldoen, maar ook een cruciaal onderdeel is van een succesvolle financiële operatie.

Met de juiste kennis en software zoals Prophix One, een Financial Performance Platform, kunt u van deze complexe taak een strategische troef maken.