Top 5 budgetteringsproblemen in organisaties en effectieve oplossingen

Budgettering is een grote verantwoordelijkheid voor financiële plannings- en analyseteams (FP&A). Geschat wordt dat gegevens van slechte kwaliteit meer dan $3 biljoen en dat geldt nergens zo sterk als voor budgetten. Een onnauwkeurig budget kan teams kunstmatig beperken of enorme uitgavenoverschrijdingen veroorzaken, waardoor hele afdelingen rood komen te staan. Het samenstellen van budgetten is een lang en moeizaam proces, dat nog wordt bemoeilijkt door belangrijke uitdagingen die elk FP&A team moet leren overwinnen.

Laten we eens kijken naar een aantal van de meest voorkomende oorzaken van budgetteringsfouten die teams tegenkomen en hoe ze deze kunnen voorkomen.

Veel voorkomende budgetteringsproblemen bij organisaties

Onnauwkeurigheid van gegevens

Traditionele financiële plannings- en analysepraktijken, waarbij gebruik wordt gemaakt van spreadsheets, handmatige gegevensinvoer en verouderde software, zijn vaak bronnen van slechte gegevens die van invloed zijn op budgettering en planning. Moderne financiële software die real-time gegevensintegratie ondersteunt, elimineert de risico's van handmatige gegevensinvoer.

Veel organisaties kiezen ervoor om te blijven werken met inefficiënte legacy-systemen vanwege de kosten van de overstap naar nieuwe platforms en de weerstand van teams die gewend zijn geraakt aan bestaande processen.

Gebrek aan samenwerking

Maar al te vaak raken belangrijke gegevens in silo's binnen afdelingen, waardoor het moeilijk wordt voor het team dat de budgetten van een organisatie opstelt om een volledig beeld te krijgen van wat iedereen nodig heeft. Deze problemen achteraf corrigeren is moeilijk en duur, als het al mogelijk is.

Starre budgetteringsprocessen

Bedrijven die niet in staat zijn om zich snel aan te passen in veranderende markten, kunnen moeite hebben om te concurreren met bedrijven die dat wel kunnen.

De inertie van de traditionele jaarlijkse budgetteringscyclus staat wendbaarheid in de weg, waardoor organisaties traag zijn om kansen te benutten of nieuwe uitdagingen te overwinnen.

Onvoldoende prognoses

Door slechte gegevensverzameling en gegevens van lage kwaliteit worden de budgetbehoeften binnen het bedrijf verkeerd weergegeven, wat kan leiden tot een verkeerde toewijzing van middelen. Deze fouten vereisen extra tijd en middelen om te corrigeren. Dat leidt vaak tot minder, minder nauwkeurige voorspellingen, waardoor het voor leiders moeilijk wordt om hun strategie goed te plannen en het beste uit hun budget te halen.

Ineffectieve communicatie van budgetdoelen

De redenering achter strategische beslissingen kan vaak verloren gaan tussen afdelingen, wat leidt tot misverstanden en gemiste doelen. Niet per se omdat het team niet goed werkt, maar alleen omdat het einddoel van dat werk niet in lijn is met de bedrijfsstrategie.

De kosten van het negeren van budgetteringsproblemen

Ineffectief budgetteren leidt tot inefficiënties vanaf het strategische niveau tot aan de teams en individuen. Deze kosten zijn verdeeld over twee dimensies:

• Financiële gevolgen: Elke dollar is belangrijk, maar budgetteringsproblemen leiden tot verspilling van middelen. Een inflexibel budget vermindert ook het vermogen om te profiteren van nieuwe kansen wanneer deze worden geïdentificeerd.

• Operationele risico's: Deze mismatch in het begrijpen van de bredere strategische doelen van een budget leidt tot wrijving tussen afdelingen, wat tijd en energie kost om deze misverstanden uit de weg te ruimen. Ineffectief budgetteren kan ook leiden tot compliance problemen die uitzonderlijk duur kunnen zijn voor een organisatie.

Oplossingen voor budgetteringsproblemen

Omarm software voor financieel prestatiebeheer (FPM)

Financiële software is de oplossing voor het stroomlijnen van budgetteringsprocessen en meer. De beste tools zijn ontworpen om een betrouwbare enkele bron van waarheid te zijn voor de financiële activiteiten van je organisatie en tegelijkertijd analyse en samenwerking te vergemakkelijken. Deze tools integreren automatisch met gegevensbronnen om het risico op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens te elimineren. FPM-software werkt de gegevens waarmee het werkt ook bij, waardoor er veel meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen mogelijk is dan wanneer je vertrouwt op jaar- of kwartaalrapporten.

Het Prophix One platform biedt bijvoorbeeld realtime gegevensintegratie en geautomatiseerde rapportagefuncties die de nauwkeurigheid verbeteren en fouten verminderen, terwijl ze sneller en toegankelijker zijn dan traditionele methoden.

Agile budgetteringstechnieken implementeren

Het overstappen van legacy budgetteringsmethoden naar een zero-base of continu budget biedt de broodnodige flexibiliteit die traditionele methoden missen.

Omdat deze methoden veel meer werk vereisen, is voor een effectieve implementatie software nodig die zoveel mogelijk van het proces automatiseert. Naast het verzamelen en verwerken van nieuwe gegevens om het budget up-to-date te houden, moet de software het definitieve budget publiceren en hosten, zodat wanneer het budget wordt bijgewerkt en aangepast, deze wijzigingen worden weerspiegeld in de rapporten die worden gedeeld.

Prophix One biedt de tools die nodig zijn voor agile budgetmethodologieën, evenals aanpasbare sjablonen die zich aanpassen als de bedrijfsbehoeften veranderen.

Bevorder een cultuur van gezamenlijk budgetteren

Wanneer financiële teams niet effectief kunnen samenwerken met andere afdelingen, worden de budgetteringsbehoeften en de strategie niet op elkaar afgestemd. Het bevorderen van een collaboratieve omgeving binnen een bedrijf betekent luisteren naar en inspelen op de behoeften van afdelingen en het bijhouden van up-to-date gegevens over budgetten.

Financiële tools die live updates en samenwerkingsruimtes voor tracking en monitoring bieden, helpen de kloof tussen financiële teams en andere afdelingen te overbruggen. Het Prophix One platform bevat samenwerkingsfuncties waarmee teams naadloos kunnen samenwerken, zodat alle afdelingen op één lijn zitten.

Maak gebruik van gegevensanalyse voor betere inzichten

Ervoor zorgen dat gegevens betrouwbaar zijn, is moeilijk te bereiken met verouderde methoden. Door gebruik te maken van moderne financiële tools die zowel rechtstreeks integreren met gegevensbronnen als geavanceerde analyses bieden, kunnen financiële teams eenvoudig meer vertrouwen hebben in hun resultaten.

Prophix One biedt gebruiksvriendelijke vooraf gebouwde integraties voor al uw gegevensbronnen, evenals geavanceerde gegevensanalyse en automatisering, waardoor het gemakkelijker dan ooit is om in recordtijd rapporten van hoge kwaliteit te maken.

Duidelijke communicatiekanalen instellen voor budgetdoelen

Het creëren van tijd en ruimte voor het bespreken van budgetdoelen met teamleiders is essentieel om ervoor te zorgen dat teams op één lijn zitten wat betreft de strategische redenen voor budgetkeuzes. Deze kanalen zijn ook essentieel voor het verzamelen van gegevens en feedback.

Het Prophix One platform maakt transparante communicatie tussen afdelingen mogelijk. Deze samenwerkingstools bieden real-time updates over budgetprestaties en aanpassingen aan belanghebbenden, waardoor asynchrone toegang tot essentiële gegevens mogelijk is.

Werk samen met Prophix om budgetteringsproblemen voor te blijven

Prophix One, een Financial Performance Platform, begrijpt de unieke uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het verbeteren van budgetteringspraktijken, het aanpassen aan veranderingen in de markt en het waarborgen van gegevenskwaliteit. Prophix One is gebouwd om cruciale problemen op te lossen in een breed scala van FP&A-taken.

Werk samen met Prophix en bereid uw organisatie voor op nieuwe strategieën en methoden, van het updaten van budgetteringsmethoden tot rolling forecasts, en het gebruik van live data en automatisering voor continue planning, Prophix is uw partner voor de toekomst.

Budgettering en de taken eromheen, zoals communicatie en samenwerking, kunnen ontmoedigend zijn. Door gebruik te maken van nieuwe tools en software kunnen deze taken worden gestroomlijnd en kunnen de resultaten worden versterkt met vertrouwen in uw gegevens en analyse.