Scenarioplanning: Voordelen, stappen en voorbeelden

Scenarioplanning, soms ook wel 'what-if planning' genoemd, heeft een leidende rol gekregen voor financiële teams. Met een paar turbulente jaren in de achteruitkijkspiegel en een onvoorspelbare toekomst aan de horizon, proberen financiële teams te voorspellen wat er gaat komen. Het is een manier om voorbereid te zijn op elke uitkomst en je organisatie te beschermen tegen mogelijke ontberingen.

Het is dus belangrijk om te begrijpen op welke soorten scenario's je kunt plannen, welke stappen je moet nemen en welke voorbeelden er zijn.

Wat is scenarioplanning?

Scenarioplanning, ook wel "wat-als" planning genoemd, helpt bedrijven zich voor te bereiden op een mogelijke toekomst door verschillende uitkomsten te verkennen op basis van mogelijke variabelen. In plaats van de toekomst te voorspellen, stelt het bedrijven in staat om te navigeren door onzekerheid en zich aan te passen aan veranderende omgevingen. In de snelle wereld van vandaag, waar marktomstandigheden, regelgeving en technologieën snel veranderen, stelt scenarioplanning financiële en operationele leiders in staat om diverse situaties te modelleren, risico's in te schatten en weloverwogen beslissingen te nemen die ervoor zorgen dat hun bedrijf slaagt, ongeacht wat er in de toekomst gebeurt.

Hier volgt een voorbeeld van scenarioplanning. Stel dat de CFO van een productiebedrijf wil begrijpen hoe de beperkte personeelsbezetting haar productinkomsten zal beïnvloeden. Ze kan twee verschillende scenario's maken (scenario A en B) die bekijken hoe X aantal producten, geproduceerd tegen X verkoopprijs haar verwachte productinkomsten zal beïnvloeden. Met dit inzicht kan de CFO verschillende oplossingen evalueren om de inkomsten te verhogen of de kosten te verlagen

Wie is verantwoordelijk voor scenarioplanning?

Senior leiders en besluitvormers binnen een organisatie, zoals de CFO, CEO en andere leidinggevenden, zijn meestal verantwoordelijk voor scenarioplanning. Op financieel gebied neemt het FP&A-team vaak het voortouw en werkt samen met verschillende afdelingshoofden om risico's en kansen te beoordelen. Afhankelijk van het type planning kunnen er vaak cross-functionele teams bij betrokken zijn, zoals operations en HR.

Nadat is vastgesteld wie de scenarioplanning leidt, is het belangrijk om te erkennen dat samenwerking de sleutel tot succes is. Verschillende afdelingen dragen inzichten bij op basis van hun unieke uitdagingen en gezichtspunt. Een financieel team kan zich bijvoorbeeld richten op budgettering onder verschillende economische omstandigheden, terwijl operations de risico's van de toeleveringsketen beoordeelt. Deze gezamenlijke aanpak stelt bedrijven in staat om wendbaar te zijn en beter voorbereid op onzekerheden.

Waarom wordt scenarioplanning gebruikt?

Scenarioplanning wordt gebruikt om organisaties voor te bereiden op onzekerheid door een reeks mogelijke toekomstige uitkomsten te verkennen. Het stelt bedrijven in staat om strategieën te testen aan de hand van verschillende variabelen zoals marktverschuivingen, economische veranderingen of andere gebeurtenissen op een bepaald moment. Door meerdere scenario's te overwegen en te testen, kunnen bedrijfsleiders sneller weloverwogen beslissingen nemen bij volatiliteit of verandering.

Scenarioplanning vs. financiële prognoses

Hoewel scenarioplanning en financiële prognoses op elkaar lijken, gaat het in beide gevallen om het anticiperen op toekomstige uitkomsten om zakelijke beslissingen te onderbouwen. Ze verschillen echter in aanpak.

Zoals je tot nu toe hebt gelezen, onderzoekt scenarioplanning meerdere mogelijke toekomsten, zodat bedrijven zich kunnen voorbereiden op een willekeurig aantal onzekerheden of verstorende gebeurtenissen. Financiële prognoses richten zich op het voorspellen van een waarschijnlijke toekomst op basis van huidige en historische gegevens, waarbij de nadruk ligt op typische financiële resultaten zoals inkomsten en uitgaven.

De voordelen van scenarioplanning

1. Verbeterde besluitvorming op basis van informatie: Met scenarioplanning kun je verschillende toekomstscenario's uitspelen. Dus als de markt verschuift of de rente stijgt, begrijp je wat de mogelijkheden zijn en welke zakelijke hefbomen je moet gebruiken en waarom.
2. Risicobeheer: Scenarioplanning helpt bij het identificeren van potentiële bedreigingen en het beperken van risico's.
3. Verhoogde wendbaarheid: Bereid je voor op het onverwachte, zodat wanneer scenario's zich voordoen die je hebt gemodelleerd, je in staat bent om je snel aan te passen.
4. Verbeterde langetermijnvisie: Zorg ervoor dat uw organisatie klaar is voor toekomstige uitdagingen en toekomstige groei.

Wat zijn de belangrijkste typen scenario's?

De belangrijkste soorten scenario's zijn:

• Kwantitatieve scenario's
• Operationele scenario's
• Normatieve scenario's
• Strategische managementscenario's
• Op waarschijnlijkheid gebaseerde scenario's
• Interactieve scenario's

Laten we ze elk in meer detail bekijken.

Kwantitatieve scenario's

Kwantitatieve scenario's zijn datagestuurde modellen die uitgaan van een getal dat is ingevoerd, zoals financiële cijfers, markttrends of economische indicatoren. Met kwantitatieve scenario's kunnen bedrijven voorspellingen doen over uitkomsten zoals omzetgroei of kostenfluctuaties door grote hoeveelheden gegevens te analyseren. Deze methode van scenarioplanning wordt vaak geleid door FP&A-teams, gegevensanalisten of de financiële afdeling.

Operationele scenario's

Operationele scenario's richten zich op interne processen en workflows en onderzoeken de impact van veranderingen in de bedrijfsvoering, zoals nieuwe technologie of personeelsverschuivingen. Dit type scenariomodellering helpt bedrijven hun efficiëntie te optimaliseren en verstoringen te beperken en wordt geleid door operations of supply chain leiders.

Normatieve scenario's

Normatieve scenario's zijn gericht op specifieke doelen en hoe een pad kan worden uitgestippeld naar een gewenste toekomstige toestand. Normatieve scenario's weerspiegelen vaak ideale uitkomsten en geven besluitvormers richtlijnen voor de stappen die nodig zijn om langetermijndoelen te bereiken. Dit type scenarioplanning wordt gedaan door senior leiderschap en strategisch planningspersoneel.

Strategische managementscenario's

Strategische managementscenario's richten zich op langetermijnstrategieën en hoe verschillende beslissingen de algemene richting van de organisatie beïnvloeden. Strategische managementscenario's worden gebruikt voor planning op hoog niveau op het gebied van concurrentie, positionering of bedrijfsgroei.

Waarschijnlijkheidsgebaseerde scenario's

Op waarschijnlijkheid gebaseerde scenario's houden in dat er waarschijnlijkheden worden toegekend aan verschillende toekomstscenario's. Door waarschijnlijkheden te gebruiken, kunnen bedrijven inschatten hoe waarschijnlijk het is dat de toekomst zich zal voordoen. Door waarschijnlijkheden te gebruiken, kunnen bedrijven risico's beoordelen en prioriteit geven aan scenario's die waarschijnlijker zijn, zodat ze strategisch te werk kunnen gaan en zich kunnen richten op strategieën met een grote impact. Op waarschijnlijkheid gebaseerde scenario's worden meestal uitgevoerd door risicomanagementteams of FP&A-teams.

Interactieve scenario's

Interactieve scenario's omvatten voortdurende aanpassingen op basis van feedback en real-time gebeurtenissen. Interactieve scenario's zijn dynamisch en ontwikkelen zich als er nieuwe informatie beschikbaar komt. Dit type scenariomodellering is nuttig voor complexe, snel veranderende omgevingen zoals crisismanagement of politieke ontwikkelingen. Bij interactieve scenario's zijn meestal multifunctionele teams en externe belanghebbenden betrokken.

Wat zijn de stappen van het scenarioplanningsproces?

Stap 1: Doelstellingen definiëren

Bepaal duidelijk je doelen en doelstellingen voor scenarioplanning. Het kan gaan om het aanpakken van specifieke zakelijke uitdagingen, het anticiperen op marktverschuivingen of het voorbereiden op mogelijke verstoringen. Een duidelijke en beknopte doelstelling helpt je bij het proces.

Stap 2: Verzamel gegevens

Gegevens zijn essentieel, dus verzamel zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens die relevant zijn voor de doelen en doelstellingen die je net hebt geschetst. Marktonderzoek, historische prestatiegegevens, sectorrapporten en trends, inzichten van materiedeskundigen. De gegevens vormen de basis voor uw scenarioplanning.

Stap 3: Identificeer belangrijke drijfveren

Bepaal welke kritieke factoren uw bedrijf kunnen beïnvloeden. Drijfveren kunnen extern zijn (economie, regelgeving) of intern (toewijzing van middelen, organisatiestructuur). Inzicht in deze drijfveren zal uw scenarioplanning helpen omkaderen.

Stap 4: Ontwikkel scenario's

Creëer plausibele scenario's op basis van de geïdentificeerde drijfveren. Elk scenario moet toekomstige uitkomsten weergeven, maar streef naar een mix van optimistische, pessimistische en neutrale scenario's.

Stap 5: Analyseer scenario's

Evalueer de implicaties van elk scenario voor uw bedrijf. Denk na over de risico's en kansen die elk scenario met zich meebrengt. Het is belangrijk om te beoordelen hoe deze zouden passen bij je grotere organisatiedoelen.

Stap 6: Strategieën formuleren

In deze stap kun je het draaiboek voor toekomstige scenario's opstellen. Ontwikkel uitvoerbare strategieën en noodplannen voor elk scenario. Het doel is om ervoor te zorgen dat je bedrijf snel kan reageren op alles wat er op je afkomt.

Stap 7: Monitoren en bijwerken

Scenarioplanning is geen eenmalige oefening. Monitor interne en externe variabelen en pas de scenario's dienovereenkomstig aan en herbekijk regelmatig je oorspronkelijke doelstellingen en strategieën.

Voorbeelden van scenarioplanning

Personeelsvoorspelling

Het voorspellen van personeelsaantallen wordt gebruikt om bedrijven te helpen anticiperen op personeelsbehoeften op basis van toekomstige bedrijfsscenario's. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld drie verschillende scenario's ontwikkelen. Elk scenario kan het bedrijf helpen bij het plannen van werving, budget, training of herstructurering:

1. Best case scenario: Het bedrijf maakt een snelle groei door en moet 75 nieuwe werknemers aannemen om aan de vraag te voldoen.
2. Gematigde groei: Het bedrijf moet een bescheiden aantal nieuwe werknemers aannemen om aan de vraag te voldoen.
3. Neergangsscenario: Het bedrijf heeft te maken met een recessie en moet het personeelsbestand met 10% inkrimpen.

Planning van verkoopcapaciteit

Als een organisatie haar verkoopteam wil optimaliseren om aan de strategische doelen te voldoen, kunnen ze scenarioplanning gebruiken om inzicht te krijgen in de verkoopcapaciteit. Met verkoopcapaciteitsplanning kan de organisatie op basis van verschillende scenario's bepalen hoeveel vertegenwoordigers nodig zijn om de omzetdoelstellingen te halen. Belangrijke factoren om rekening mee te houden zijn de marktvraag, de verkoopcycli en de kosten voor klantenwerving. Proactief plannen stelt organisaties in staat om verkoopcapaciteit af te stemmen op strategische doelen.

Inkomsten plannen

Met inkomstenplanning kunnen bedrijven inkomsten voorspellen onder verschillende marktomstandigheden en ervoor zorgen dat ze strategisch klaar zijn. Bedrijven kunnen scenario's ontwikkelen die mogelijke toekomsten weerspiegelen, zoals verschillende marktomstandigheden. Voor elk scenario kunnen bedrijven adaptieve strategieën ontwikkelen die de prijsstelling, marketinginspanningen en toewijzing van middelen optimaliseren. Met inkomstenplanning kunnen bedrijven hun omzetkansen maximaliseren en effectief omgaan met schommelingen in de markt.

Veelgestelde vragen over scenarioplanning

Wat is het verschil tussen scenarioplanning en bedrijfscontinuïteitsplanning?

Scenarioplanning en bedrijfscontinuïteit zijn verwante maar verschillende concepten. Scenarioplanning richt zich op het voorbereiden op verschillende toekomstige mogelijkheden. Bedrijfscontinuïteitsplanning daarentegen zorgt ervoor dat kritieke bedrijfsfuncties kunnen doorgaan tijdens en na een verstoring, zoals een natuurramp, stroomstoring of andere bedrijfsstoringen. Bij bedrijfscontinuïteitsplanning gaat het om het opstellen van plannen en processen om de uitvaltijd te minimaliseren en de bedrijfsactiviteiten in stand te houden. Bedrijfscontinuïteitsplanning richt zich ook op herstelstrategieën.

Waar wordt scenarioplanning voor gebruikt?

Scenarioplanning wordt gebruikt om organisaties voor te bereiden op onzekerheid door een reeks mogelijke toekomstige uitkomsten te onderzoeken. Het stelt bedrijven in staat om strategieën te testen aan de hand van verschillende variabelen zoals marktverschuivingen, economische veranderingen of andere gebeurtenissen op een bepaald moment. Door meerdere scenario's te overwegen en te testen, kunnen bedrijfsleiders sneller weloverwogen beslissingen nemen wanneer ze worden geconfronteerd met volatiliteit of verandering.

Hoe maak je scenario's?

Om scenario's te maken, moeten organisaties de belangrijkste drijfveren identificeren die hun omgeving beïnvloeden, zoals economische trends, veranderingen in de regelgeving of andere marktverstoorders.

Hoe vaak moet je scenario's bijwerken?

Scenario's moeten regelmatig worden bijgewerkt, vooral in dynamische sectoren. Een aanbevolen herziening is ten minste jaarlijks of na belangrijke marktgebeurtenissen.

In een snel veranderend bedrijfslandschap is scenarioplanning een essentieel hulpmiddel geworden voor elke organisatie die zich snel wil aanpassen aan opkomende trends of veranderingen. Het maakt niet uit in welke branche, de inzichten die worden verkregen door scenarioplanning stellen leiders in staat om zich snel aan te passen en te zorgen voor veerkracht tegen onvoorziene uitdagingen.

Wilt u weten hoe Prophix uw scenarioplanning kan ondersteunen?