Fluxanalyse uitgelegd: definitie, voorbeelden en use cases

Veel boekhoudtaken worden herhaald tijdens de financiële cycli van een bedrijf. Na verloop van tijd brengen deze herhaalde rapporten en analyses fluctuaties aan het licht. Een fluctuatieanalyse of fluxanalyse is een manier om deze variaties in de tijd te identificeren, kwantificeren en kwalificeren. Deze analyses helpen bij het identificeren van fouten, patronen en zelfs drijfveren over rapportageperioden heen.

Wat is fluxanalyse?

Fluxanalyse, of fluctuatievariantieanalyse, is een boekhoudkundig hulpmiddel voor het identificeren en onderzoeken van veranderingen tussen verslagperioden. Dit moet niet worden verward met variantieanalyse, wat de vergelijking is van het werkelijke budget van een project met het verwachte budget. Fluctuatieanalyse is een soort horizontale analyse (of trendanalyse) die de eindwaarden van specifieke indicatoren vergelijkt over twee of meer boekhoudperioden.

Waarom is fluctuatieanalyse belangrijk?

Fluctuatieanalyse is cruciaal voor het identificeren van de redenen achter deze variaties in de tijd. Een regelmatige fluctuatieanalyse kan

• De duidelijkheid van financiële gegevens verbeteren
• Patronen en bijbehorende trends identificeren
• Anomalieën die pieken of dalen veroorzaken beschrijven en verklaren
• Risico's beheren door variabiliteit te analyseren en te definiëren
• De besluitvorming informeren en de prestaties optimaliseren

Dit helpt vervolgens bij de ontwikkeling van robuustere strategieën en prognoses die zich beter kunnen aanpassen aan de onzekerheden en veranderingen in complexe financiële omgevingen.

Wanneer wordt een fluxanalyse uitgevoerd?

Een fluxanalyse wordt uitgevoerd aan het einde van een financiële rapportageperiode, meestal jaarlijks of per kwartaal, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie. Ongeacht de gekozen frequentie, moet een fluxanalyse worden uitgevoerd over gelijksoortige periodes: van jaar tot jaar, van kwartaal tot kwartaal of van maand tot maand. Wanneer deze analyses regelmatig over meerdere cycli worden uitgevoerd, creëren ze een trendlijn.

Wat zijn de gebruikelijke soorten variantie bij fluxanalyse?

Inkomsten

Inkomstenvariaties zijn de veranderingen in de verkoop ten opzichte van gegevens uit eerdere rapporten of verkoopprognoses voor de periode. Het onderzoeken en begrijpen van de oorzaken achter omzetvariaties verbetert de budgettering en prognoses. Als de werkelijke omzet groter is dan de benchmark, is de interpretatie positief.

Kosten

De kostenvariantie vertegenwoordigt veranderingen in de kosten. Zorgvuldige analyse is hier cruciaal, omdat de impact van deze veranderingen niet altijd duidelijk is. Een daling van de materiaalkosten kan bijvoorbeeld resulteren in een daling van de kostprijs van verkochte goederen, wat zou resulteren in een winstmarge voor de organisatie. Maar een daling van de uitgaven voor deze zelfde materialen zonder een daling in de kosten kan een weerspiegeling zijn van onvoldoende voorraden, wat leidt tot een lagere verkoop wanneer de voorraad op is.

Arbeid

Kortom, variantie voor loonkosten. Deze variaties kunnen verschillende oorzaken hebben, dus is een zorgvuldige en geïnformeerde analyse nodig. Over het algemeen wordt een afwijking die groter is dan de benchmark als negatief beschouwd.

Materiaal

Dit is een kostenvariantie specifiek voor materialen. Dit omvat directe en indirecte materiaalkosten. De kosten van de grondstof zijn directe kosten. Apparatuur of hulpmiddelen die het beheer van het materiaal vergemakkelijken, zoals transport- of veiligheidsapparatuur, zijn indirecte kosten. Als de werkelijke kosten hoger zijn dan de benchmark, wordt dit meestal geïnterpreteerd als negatief, maar in sommige gevallen kan dit niet waar zijn, dus een duidelijk begrip van de oorzaken achter deze variaties is noodzakelijk.

Overhead

Overheadvariantie is de verandering van indirecte kosten van het bedrijf, zoals nutsvoorzieningen, boekhoudkundige of juridische kosten of kantoorbenodigdheden om er een paar te noemen. Als de werkelijke kosten hoger zijn dan de benchmark, zijn ze negatief.

Wat zijn enkele veel voorkomende redenen voor variaties in fluxanalyse?

Variaties die worden gedetecteerd door fluxanalyse kunnen een van de volgende twee oorzaken hebben: fouten in de gegevens of echte veranderingen. Varianties die te wijten zijn aan fouten zijn, hoewel ze waardevol zijn voor het verbeteren van de rapportage, processen en analyse, eenvoudiger op te lossen. Varianties die echte veranderingen ten opzichte van benchmarks weerspiegelen, vereisen meer zorgvuldige aandacht om de oorzaken en gevolgen voor het bedrijf goed te kunnen interpreteren en bepalen. Sommige van deze varianties kunnen elkaar overlappen, dus een zorgvuldige beschouwing van de specifieke fluctuatie is cruciaal om deze veranderingen in de loop van de tijd goed te definiëren.

Foutvarianties

Fouten kunnen worden veroorzaakt door onvolledige gegevens, fouten bij het invoeren van gegevens of fouten in grootboekformules. Deze fouten zorgen ervoor dat de financiële gegevens van het bedrijf onnauwkeurig en misleidend zijn. Het uitvoeren van fluctuatieanalyses zal deze fouten identificeren, en hoewel ze niet de echte gegevens weerspiegelen, bieden ze mogelijkheden om de boekhoud- of rapporteringsprocessen te verbeteren.

Volumeverschillen

Wanneer een kernonderdeel van een transactie verandert, resulteert dit in een volumeverschil. Er wordt bijvoorbeeld een volumeverandering in de verkoop gevonden als er een verschil is tussen het verwachte aantal verkopen en het werkelijke aantal verkopen.

Prijsvarianties

Het identificeren van prijsvarianties is een belangrijk onderdeel van kostenbeheer. Er is sprake van een prijsvariantie als de verwachte kosten van een aankoop verschillen van de verwachte kosten. Een lagere werkelijke kostprijs dan de verwachte of gebudgetteerde kosten is altijd wenselijk.

Efficiëntievarianties

Efficiëntievariantie is een verandering in het gebruik van middelen vergeleken met het verwachte gebruik. Dit kunnen grondstoffen, aangekochte onderdelen, arbeid of machinegebruik zijn. In sommige gevallen kan dit ook worden toegepast op diensten en nutsvoorzieningen, zoals de tijd die wordt geïnvesteerd in een audit of de hoeveelheid brandstof of elektriciteit die wordt gebruikt.

Hoe je in 4 stappen een fluxanalyse uitvoert

1. Verzamel gegevens over het te analyseren artikel of saldo

Verzamel alle relevante gegevens over de post of rekening die je wilt analyseren. Verzamel en orden de overzichten en gegevens en zorg ervoor dat ze nauwkeurig en volledig zijn. Onnauwkeurige en onvolledige gegevens zullen leiden tot fouten.

2. Bepaal de parameters van de analyse

Bepaal duidelijk de reikwijdte van de analyse. Bepaal de tijdsperioden die worden geanalyseerd en de variabelen die worden bijgehouden. Duidelijk gedefinieerde grenzen en doelen voor de analyse houden de resultaten helder, waardoor ze bruikbaarder worden.

3. Vind het verschil in waarden tussen perioden

Bereken het verschil in waarden tussen opeenvolgende periodes. In de loop van de tijd zullen deze verschillen de trends door de veranderingen in de loop van de tijd laten zien. Gebruik deze formule om de procentuele verandering te vinden:

% verandering: (Waarde in huidige periode - Waarde in vorige periode) / Waarde in vorige periode

Het kwantificeren van deze veranderingen met een gestandaardiseerde methode zorgt voor een consistente vergelijking in de tijd.

4. Verklaar significante verschillen

Analyseer en verklaar alle significante verschillen die je vaststelt. Dit kan betekenen dat je de onderliggende oorzaken moet onderzoeken om de impact goed te kunnen beoordelen. Raadpleeg bij het bespreken van materialiteitsdrempels de richtlijnen in dit SEC-artikel als je organisatie in de Verenigde Staten is gevestigd. Inzicht in materialiteit helpt om te bepalen welke afwijkingen significant genoeg zijn om nader onderzoek en rapportage te rechtvaardigen.

Voorbeeld fluxanalyse

Laten we eens snel kijken naar de fictieve maandelijkse verkoopomzet van een winkel in het eerste kwartaal van het jaar.

Om significante veranderingen en onderliggende oorzaken te identificeren, berekenen we eerst de verschillen van periode tot periode. Van januari tot februari steeg de omzet met $5.000, wat resulteert in een verandering van 10%:

(55.000 - 50.000) / 50.000 = 0,1 of 10%

Van februari tot maart steeg de omzet met $ 15.000, wat resulteert in een verandering van 27,27%:

(70.000 - 55.000) /55.000 = 0,2727 of 27,27%

De stijging van 10% in februari kan worden toegeschreven aan een succesvolle marketingcampagne, terwijl de stijging van 27,27% in maart kan worden toegeschreven aan een nieuwe productlancering en seizoensgebonden vraag. Deze verschillen vereisen verder onderzoek om de oorzaken van deze stijgingen te achterhalen. Inzichten uit deze analyse kunnen de effectiviteit van specifieke tactieken bij een productlancering bevestigen of een oorzakelijk verband leggen tussen seizoensinvloeden en een stijging van de verkoop.

Voordelen van fluctuatieanalyse

Consistente fluctuatieanalyse heeft verschillende voordelen voor het bedrijf, die verder gaan dan alleen het verantwoorden van variantie in uitgaven.

• Trends en patronen identificeren: Regelmatige fluctuatieanalyse helpt bij het identificeren van trends en patronen in de loop van de tijd, wat de nauwkeurigheid van de prognoses verbetert en de strategische planning informeert.
• Risicobeheer: Door fluctuaties te analyseren, kunnen bedrijven volatiele risico's en gebieden identificeren en hun strategie dienovereenkomstig aanpassen om deze risico's te beperken.
• Optimalisatie van prestaties: De feedback die deze analyses geven, brengt inefficiënties en mogelijke verbeterpunten aan het licht, waardoor de algehele operationele prestaties worden gestroomlijnd.
• Geïnformeerde besluitvorming: Gedetailleerde inzichten in de dynamiek van een systeem ondersteunen gegevensgestuurde besluitvorming.
• Inzicht in variabiliteit: Biedt concrete redeneringen achter variabiliteit, wat het begrip en de controle van processen verbetert.
• Toewijzing van middelen: Stuurt de optimale toewijzing van middelen op basis van de analyse van gegevens uit het verleden en het heden.

Uitdagingen van fluxanalyse

Deze analyses kunnen behoorlijk abstract worden, waardoor teams worden uitgedaagd om sterke relaties te leggen tussen bedrijfsactiviteiten en -prestaties en ruwe gegevens. Laten we eens kijken naar een aantal veelvoorkomende uitdagingen waar teams tegenaan kunnen lopen.

• Gebrek aan zakelijk inzicht of scherpzinnigheid: Een gebrekkig begrip van de bedrijfscontext verhindert analisten en leidinggevenden om de resultaten goed te interpreteren. Verkeerde interpretaties kunnen leiden tot verkeerde strategische beslissingen. Diepgaande vakkennis is essentieel om relevante variabelen correct te identificeren, hun impact te begrijpen en bedrijfsplannen dienovereenkomstig aan te passen.
• Vereist gegevens die mogelijk niet toegankelijk of betrouwbaar zijn: Effectieve fluxanalyse is afhankelijk van regelmatige toegang tot gegevens van hoge kwaliteit. In veel gevallen zijn de benodigde gegevens moeilijk te verkrijgen of vertonen ze onnauwkeurigheden, wat leidt tot onbetrouwbare analyseresultaten.
• Onduidelijk beleid leidt tot inconsistentie in de rapportage: Zonder duidelijk beleid en gedefinieerde materialiteitsdrempels zullen er inconsistenties zijn in wanneer en hoe fluxanalyses worden uitgevoerd en gerapporteerd. De resulterende onregelmatige rapportage en onbetrouwbare inzichten ondermijnen de effectiviteit en het nut van de analyse.

Fluxanalyse vs. verticale analyse

Fluxanalyse is een methode om de financiële veranderingen van een bedrijf over verschillende rapporteringscycli te volgen. Het helpt bedrijven om de oorzaken en gevolgen van deze verschillen te begrijpen. Dit verbetert op zijn beurt prognoses, planning, strategie en risicobeheer. Het vereist nauwkeurige, consistente gegevens over meerdere perioden en kan complex zijn, waardoor diepgaande bedrijfskennis nodig is voor een juiste interpretatie.

Verticale analyse onderzoekt financiële overzichten binnen één periode en drukt elke post uit als een percentage van een basiscijfer. Dit presenteert elke rekening als een percentage, zoals bij fluxanalyse, maar in plaats van veranderingen in de tijd bij te houden, vergelijkt verticale analyse deze afzonderlijke rekeningen met elkaar. Dit kan twee rekeningen in hetzelfde bedrijf vergelijken of kan gebruikt worden om twee bedrijven met elkaar te vergelijken. Deze eenvoudige methode is nuttig voor benchmarking ten opzichte van industriestandaarden of concurrenten. Verticale analyse biedt slechts een momentopname van één periode, waardoor het minder nuttig is om trends te identificeren.

Terwijl fluxanalyse zich richt op veranderingen in de tijd, richt verticale analyse zich op de financiële structuur binnen één periode. Beide soorten analyse zijn op hun eigen manier waardevol en bieden aanvullende inzichten die het inzicht in de financiële prestaties en gezondheid van een bedrijf verbeteren.

Conclusie: Fluxanalyse automatiseren met Prophix One™

Fluctuatieanalyse is een uitdagende taak, vooral als er geen betrouwbare gegevens beschikbaar zijn. Prophix One centraliseert uw financiële gegevens, houdt ze up-to-date en zorgt ervoor dat fouten geen invloed hebben op uw analyse. Analyse van fluctuatieverschillen kan eenvoudig worden toegevoegd aan uw financiële cycli, waardoor u diepere inzichten krijgt en trends snel en nauwkeurig kunt identificeren. Benieuwd hoe dit werkt? Vraag hier een demo aan.