De perfecte maandafsluitchecklist voor financiële teams

In het kantoor van de CFO zijn efficiëntie en nauwkeurigheid van het grootste belang en het beheersen van deze kwaliteiten is een integraal onderdeel van het perfectioneren van je afsluitproces aan het einde van de maand.

In deze blog leiden we je door een checklist van 10 stappen die is ontworpen voor financiële teams, zodat je veelvoorkomende fouten kunt vermijden, de voordelen van een sneller proces kunt ervaren en best practices kunt implementeren. We behandelen

Wat is een checklist voor maandafsluiting?

Bij de maandafsluiting worden alle transacties van de vorige maand gecontroleerd en op elkaar afgestemd.

Een checklist voor de maandafsluiting is een verzameling controles en processen om ervoor te zorgen dat je maandafsluiting nauwkeurig, controleerbaar en gestroomlijnd verloopt. Deze checklist moet taken toewijzen aan specifieke categorieën, informatie bevatten over wie het rapport opstelt en beoordeelt, en belanghebbenden in staat stellen om je financiële overzichten te bekijken.

Wat is het belang van een checklist voor de maandafsluiting?

Een checklist voor de maandafsluiting is belangrijk omdat financiële teams hiermee bedrijfstransacties kunnen volgen. Een checklist voor de maandafsluiting zorgt ervoor dat je gegevens nauwkeurig en volledig zijn, zodat ze effectief kunnen worden geanalyseerd op trends of afwijkingen.

Een effectief afsluitproces aan het einde van de maand vormt ook de basis voor een nauwkeurige en gestroomlijndeafsluiting aan het einde van het jaar. Als de financiële gegevens van elke maand klaar zijn, kun je je groei van jaar tot jaar analyseren en datagestuurde beslissingen nemen.

Waarom zou je een checklist voor maandafsluiting gebruiken?

Controlelijsten voor de maandafsluiting kunnen helpen om dubbele gegevens, ongestructureerde en handmatige processen en ontbrekende informatie aan te pakken, omdat belanghebbenden de transacties van de voorgaande maanden zorgvuldig moeten controleren. Dit leidt tot minder fouten, een betere rapportage en efficiëntere processen.

Een checklist kan er ook voor zorgen dat je geen kritieke stappen overslaat tijdens het proces, die misschien pas duidelijk worden als er meerdere maanden zijn verstreken, vooral als er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn.

Bijkomende voordelen van een checklist voor de afsluiting van het einde van de maand zijn onder meer

1. Accurate en actuele financiële gegevens.
2. Gestroomlijnde jaarlijkse financiële rapporten en voorbereiding van belastingaangiften.
3. Eenvoudige audits
   

Maandafsluiting vs. periodeafsluiting

Maandafsluiting vat alle financiële transacties van de voorgaande maand samen. Period close is een overkoepelende term die verwijst naar alle afsluitprocessen - jaareinde, maandeinde of kwartaaleinde. Als zodanig kan de maandafsluiting ook periodeafsluiting worden genoemd.

De perfecte 10-stappen-checklist voor het afsluiten van het einde van de maand voor financiële teams

Om je te helpen een goede start te maken met je afsluitproces aan het einde van de maand, hebben we hieronder een uitgebreide checklist in 10 stappen samengesteld.

1. Bereid je cijfers voor en verzamel de benodigde gegevens
   Voordat je begint, moet je alle benodigde gegevens verzamelen, waaronder de uitgaven van de vorige maand en de inkomende contanten. Deze uitgaven zijn onder andere salarisadministratie, verzekeringen, rente op leningen en betalingen aan leveranciers, en inkomend geld zijn onder andere inkomsten en investeringsinkomsten. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat je credit- en debetboekingen correct zijn geboekt en dat je alle verkopen van de vorige maand hebt gefactureerd.
   
   
2. Werk je debiteurenadministratiebij
   Voor debiteurenadministratie (AR) moet je de facturen controleren die je voor de vorige maand hebt uitgegeven, met zorgvuldige aandacht voor dubbele of onjuiste facturen. Je moet ook bevestigen dat je klanten hun facturen hebben betaald en deze betalingen vergelijken met je grootboeksaldi. Dit kan helpen om de relatie met je klanten te verbeteren en ervoor te zorgen dat je financiële rapporten accuraat zijn.
   
   
3. Werk je crediteurenadministratie bij
   Vergelijk je crediteurenadministratie (AP) met je AP-agingrapport. Dit is een goed moment om discrepanties te onderzoeken, uitstaande facturen in te voeren en relevante journaalposten te boeken.
   
   
4. Bereid rekeningreconciliatiesvoor
   Nu je je crediteurenadministratie en crediteurenadministratie hebt gecontroleerd en bijgewerkt, is het tijd om je bank- en credittransacties te reconciliëren met je grootboek. Dit is ook een ideaal moment om eventuele inconsistenties te ontdekken en gemiste of verkeerde transacties te corrigeren. Corrigeer eventuele fouten door de nodige journaalposten te maken.
   
   
5. Contant geldcontroleren
   Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen van kleine kassatransacties als ze niet zorgvuldig worden bijgehouden. De afsluiting van de maand is een ideaal moment om de stortingen en ontvangsten te reconciliëren en te bevestigen dat het saldo van de kleine kas overeenkomt met wat u verwacht. Als er contant geld onderweg is, vergeet dan niet te noteren waar het naartoe gaat en waarom.
   
   
6. Sluit inventaris en vaste activa aan
   Controleer, indien van toepassing, welke inventaris je hebt en hoeveel producten er de afgelopen maand zijn verkocht, en bevestig dat dit overeenkomt met je boekhouding. Inventarisatieafstemming kan helpen om ervoor te zorgen dat je de juiste opslagruimte hebt voor je product, dat je de verkopen van volgende maand kunt uitvoeren en dat je extra voorraadgerelateerde kosten kunt dekken
   
   
7. Sluit de salarisadministratie en bedrijfskosten aan op
   Sluit de salarisadministratie aan op het salarisregister, inclusief bonussen, commissies en andere voordelen. Je moet ook bevestigen dat je loonboekingen in het juiste grootboek zijn geboekt en dat je de nodige loonbelastingen en wettelijke inhoudingen hebt betaald. Bedrijfskosten omvatten onderzoek en ontwikkeling, marketing, kantoorbenodigdheden en meer. Om je bedrijfskosten aan te sluiten, controleer je je maandelijkse uitgaven, maak je een onkostennota en boek je deze in het juiste grootboek.
   
   
8. Voorlopige en ASC 606 beoordelingen
   Controleer de informatie met betrekking tot je inkomstenverantwoording en commissies, of deze nu met de hand of met de computer is ingevoerd. Controleer of het correct is en bekijk het met je team om er zeker van te zijn dat het consistent en begrijpelijk is in alle rapporten
   
   
9. Voer een variantieanalyse uit en pas aan
   Variantieanalyse helpt je om je maand- en kwartaalresultaten aan het einde van elke periode te bekijken en te controleren. Zo kun je zien hoe het rapport aansluit bij de groeidoelstellingen van het bedrijf. Als iets er niet goed uitziet en moet worden aangepast, kan het na verloop van tijd een groter probleem worden.
   
   
10. Bereid je financiële overzichten en rapporten voor
    Nu je al je rekeningen hebt afgestemd, de resultaten hebt bekeken en fouten hebt geëlimineerd, is het tijd om je financiële overzichten en rapport voor de maandafsluiting voor te bereiden.
    

Welke fouten moet je oplossen tijdens een afsluiting aan het einde van de maand?

Er zijn verschillende fouten die je kunt oplossen tijdens het afsluiten van de maand, waaronder:

• Dubbele gegevens verwijderen. Tenzij je één enkele bron van gegevenswaarheid hebt, worden je gegevens waarschijnlijk in meer dan één systeem ingevoerd. Het verzamelen, beoordelen en valideren van deze gegevens voor de maandafsluiting kan tijdrovend en foutgevoelig zijn zonder een speciaal financieel platform om deze processen te automatiseren.
  
• Processenstandaardiseren en automatiseren. Een stapsgewijs einde-maandproces is de eerste stap naar het standaardiseren van uw financiële processen. Zonder een vaste volgorde van handelingen kan de maandafsluiting al snel een uitdaging worden om te beheren, vooral als er afdelingen buiten de financiële afdeling bij betrokken zijn. Gestandaardiseerde processen ontmoedigen medewerkers om een kortere weg te nemen, wat een negatieve invloed kan hebben op je financiële rapporten voor meerdere maanden. Het afsluitproces aan het einde van de maand kan verder worden gestroomlijnd door het verzamelen van gegevens, het afstemmen van rekeningen en het maken van rapporten te automatiseren. Automatisering kan ook helpen om de werkdruk van het financiële team te verlichten, zodat ze strategische aanbevelingen kunnen doen in plaats van tijd te besteden aan het valideren van boekingen.
• Versnel uw financiële gegevens. Als je financiële team veel tijd besteedt aan het opstellen van je financiële maandrapport, is het misschien tijd om te investeren in een Financial Performance Platform. Te late financiële gegevens kunnen een uitdaging vormen, de productie van maandelijkse rapporten vertragen en de besluitvorming beïnvloeden.Om uw financiële gegevens te versnellen, moet ude oorzaken van vertragingen identificeren, zoals een gebrek aan training of begrip van andere afdelingen.
  

Voordelen van een checklist voor maandafsluiting

Een checklist voor de maandafsluiting is meer dan alleen een lijst - hij kan orde, efficiëntie en duidelijkheid brengen in je financiële processen. Hier zijn enkele voordelen van een maandafsluitchecklist:

1. Stroomlijnje workflows: Met een checklist weet je wat je moet doen en in welke volgorde. Dit elimineert giswerk en zorgt voor een soepeler en sneller afsluitproces
   
   
2. Minder fouten: Een checklist is een systeem voor dubbele controle waarmee je fouten of inconsistenties in je financiële gegevens kunt opsporen en corrigeren. Dit betekent nauwkeurigere rapporten waarop u kunt vertrouwen
   
   
3. Naleving verbeteren: Als je een checklist gebruikt, is de kans groter dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Hierdoor kunt u boetes vermijden en een goede reputatie behouden bij belanghebbenden
   
   
4. Verbeter uw besluitvorming: Hoe sneller je de boeken sluit, hoe sneller je toegang hebt tot de financiële gegevens die je nodig hebt om beslissingen te nemen. Dit maakt strategische beslissingen mogelijk die de toekomst van je bedrijf positief kunnen beïnvloeden
   
   
5. Identificeer toekomstige efficiëntieverbeteringen: Als je de checklist blijft gebruiken, zul je stappen identificeren die geautomatiseerd of verbeterd kunnen worden, waardoor je na verloop van tijd efficiënter kunt werken.
   

Veel voorkomende fouten tijdens het afsluiten van de maandafsluiting

Zelfs met de beste bedoelingen kunnen er fouten optreden tijdens het afsluitproces van de maandafsluiting. Je bewust zijn van deze veelvoorkomende fouten is de eerste stap om ze te vermijden:

• Onvoldoende voorbereiding: Een gebrek aan goede planning leidt vaak tot gehaast werk en fouten. Dit omvat het niet klaar hebben liggen van alle benodigde documenten of het niet toewijzen van voldoende tijd voor elke taak.
• Invoer niet dubbel controleren: Het is gemakkelijk om kleine fouten bij het invoeren van gegevens over het hoofd te zien. Maar zelfs kleine onnauwkeurigheden kunnen leiden tot grote verschillen in uw financiële overzichten.
• Afstemming negeren: Aansluiting is cruciaal om ervoor te zorgen dat de financiële administratie van je bedrijf accuraat is. Als je nalaat om rekeningen aan te sluiten, kan dat leiden tot onjuiste balansen en misleidende rapporten.
• Beoordelingsstappen overslaan: Elke stap in het afsluitproces heeft een reden. Het overslaan van stappen, zoals voorlopige beoordelingen of variantieanalyse, kan leiden tot het missen van kritieke informatie of fouten.
• Gebrek aan communicatie: Slechte communicatie tussen afdelingen kan leiden tot vertragingen of gemiste informatie. De sleutel tot succes is ervoor zorgen dat iedereen zijn rol in het afsluitproces begrijpt.

Door je bewust te zijn van deze veelvoorkomende fouten, kun je het afsluitproces aan het einde van de maand beter doorlopen en de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van je financiële rapporten garanderen.

Beste werkwijzen voor maandafsluiting

Hier zijn enkele best practices om ervoor te zorgen dat je maandafsluiting zo effectief mogelijk verloopt:

• Volg een checklist: Een gedetailleerde checklist die elke stap van het proces schetst, kan je team gefocust houden, ervoor zorgen dat alle taken worden uitgevoerd en voorkomen dat er iets tussenkomt.
• Automatiseer processen: Omarm technologie en automatiseer repetitieve taken waar je kunt. Dit bespaart tijd, vermindert menselijke fouten en zorgt ervoor dat je team zich kan richten op meer strategische activiteiten.
• Reconcilieer vaak: Wacht niet tot het einde van de maand om je rekeningen te reconciliëren. Regelmatige reconciliatie kan helpen om fouten in een vroeg stadium op te sporen en te corrigeren, zodat u verzekerd bent van nauwkeurige financiële overzichten.
• Communiceer effectief: Zorg voor duidelijke communicatie tussen alle afdelingen die betrokken zijn bij het afsluitproces. Regelmatige updates en herinneringen kunnen helpen om iedereen op koers en op de hoogte te houden.
• Breng voortdurend verbeteringen aan: Zoek altijd naar manieren om je afsluitproces te verbeteren. Analyseer je huidige proces, identificeer knelpunten of gebieden met inefficiëntie en voer de nodige aanpassingen door.

Door je aan deze best practices te houden, kun je je einde-maandproces stroomlijnen, waardoor het sneller, nauwkeuriger en minder stressvol wordt voor je team.

Conclusie: Sluit de boeken sneller met Prophix

Concluderend: je maandafsluiting onder de knie krijgen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een speciale checklist kun je fouten elimineren, rekeningen met elkaar in overeenstemming brengen en het maken van rapporten stroomlijnen. Door prioriteit te geven aan regelmatige controles van je gegevens en communicatie, kan je maandafsluiting van omslachtig naar waardevol gaan.

Het Financial Performance Platform van Prophix kan uw maandafsluiting een stap verder brengen door tijdrovende taken zoals intercompany eliminaties, valuta-omzettingen, journaalposten, het samenstellen van rapporten en distributie te automatiseren. Door handmatige processen te elimineren en terugkerende processen te automatiseren, kunt u minder tijd besteden aan terugkijken en meer tijd aan vooruitkijken.