Budgettering en planning 2.0: Hoe je je organisatie wendbaar houdt

Het is tijd om opnieuw na te denken over de manier waarop je budgetteert. Te veel organisaties vertrouwen op een budgetterings- en planningsproces dat bijna volledig in spreadsheets leeft en afhankelijk is van uren handmatig werk, een proces dat al tientallen jaren in gebruik is. Hoewel het waardevol is om vast te houden aan een proces met een dergelijke lange levensduur, is het niet de beste methode voor organisaties die zich moeten aanpassen aan veranderende markten - wat voor iedereen geldt.

Dus hoe zorg je ervoor dat je budgetterings- en planningsprocessen je voorbereiden op succes?

De staat van budgettering en planning

Traditionele budgetterings- en planningsprocessen nemen gewoonlijk een van de volgende twee vormen aan.

De eerste is de bottom-up constructie, die begint met elke afdeling die uitzoekt wat haar verwachte uitgaven voor het jaar zullen zijn. Als je dit handmatig doet, is het eindresultaat een enorme spreadsheet met budgetten voor de hele organisatie.

Ten tweede is er de sjabloonaanpak, waarbij elke afdeling begint met een sjabloon op basis van hun uitgaven van het vorige jaar en een procentuele aanpassing maakt op basis van prognoses of organisatiedoelen. Dit kan leiden tot een algemene verhoging of verlaging van de budgetten.

Beide benaderingen bestaan al tientallen jaren en ze hebben allebei hun voor- en nadelen.

De uitdagingen van handmatige, spreadsheet-gebaseerde bottom-up budgettering

Wanneer je handmatige processen en spreadsheets gebruikt, is het resultaat van bottom-up budgettering een gigantische werkmap die alle mogelijke budgetteringsoverwegingen voor de hele organisatie in duizenden cellen omvat. Deze bestanden zijn maar al te vaak in handen van één persoon binnen het kantoor van de CFO, wat een ernstig knelpunt kan vormen aan het begin van het boekjaar.

Hier zijn enkele van de problemen waar organisaties vaak tegenaan lopen met handmatige, spreadsheet-gestuurde bottom-up budgettering:

• Te veel aannames. Die enorme Excel spreadsheet die je uiteindelijk hebt, staat vol met veronderstellingen van elke medewerker, waardoor het moeilijk is om te weten wat ze zijn of hoe ze tot stand zijn gekomen.
• Te veel inspanning. Spreadsheets gebruiken om enorme budgetten op te stellen kost tijd. Veel tijd. De hoeveelheid tijd en moeite kan worden verminderd door automatisering en verbeterde processen.
• Te riskant. Vertrouwen op slechts een paar experts om je budgetteringsspreadsheet in elkaar te flansen creëert niet alleen knelpunten, maar ook serieuze risico's. Deze spreadsheets staan vaak vol met formules, die door een enkele fout kapot kunnen gaan. Met het aantal mensen dat gegevens aan je spreadsheet toevoegt, zijn er gewoon te veel kansen dat die formules breken of dat er andere kritieke fouten worden gemaakt.

Hoewel bottom-up budgettering in een spreadsheet logisch en eenvoudig lijkt, zorgt het voor een traag, log proces dat resulteert in te complexe budgetten.

De uitdagingen van budgettering op basis van sjablonen

Op het eerste gezicht lijkt budgettering op basis van sjablonen de ideale oplossing om de uitdagingen van bottom-up budgettering te overwinnen. In plaats van te vertrouwen op meerdere onbekende aannames, passen afdelingen hun budget aan op basis van eerdere budgetten, de algemene prestaties van de organisatie en soortgelijke factoren. En omdat ze een sjabloon gebruiken, kost het veel minder moeite dan andere methoden. Maar sjablonen zijn geen perfecte oplossing en brengen hun eigen uitdagingen met zich mee.

• Eén grote aanname. In plaats van onbekende aannames van elke afdeling, vertrouwt budgettering op basis van sjablonen op één aanname: dat het komende boekjaar vergelijkbaar zal zijn met het voorgaande jaar, plus of min een paar procentpunten. Hoewel dat sommige jaren waar kan zijn, kan het je minder goed voorbereiden op bepaalde scenario's.
• Nog steeds een hoge inspanning. Hoewel budgettering op basis van sjablonen verondersteld wordt de inspanning voor budgettering en planning te verminderen, is het nog steeds een van de meest arbeidsintensieve methoden die er zijn.
• Foutgevoelig. Excel-sjablonen zijn afhankelijk van een heleboel voorwaardelijke opmaak, formules en soortgelijke functies achter de schermen die snel kapot gaan als je geen Excel-professional bent.

Sjablonen zijn in veel opzichten een verbeterde benadering van budgettering en planning, maar ze zijn nog steeds niet de beste manier. Er is nog steeds een tijd- en middelenintensief aspect en het creëert rigide budgetten die niet reageren op real-world omstandigheden.

Dus, wat zou je organisatie in plaats daarvan moeten doen?

Waarom bedrijven moeten streven naar wendbaarheid in budgettering en planning

Wendbare bedrijven kunnen snel beslissingen nemen als reactie op plotselinge interne of externe veranderingen, zodat ze op koers blijven om hun doelen te bereiken. Met wendbaarheid komt de mindset dat het aanpassen van alles, van budgetten tot prognoses en strategieën, essentieel is voor bedrijfsgroei. Organisaties die wendbaarheid onderdeel van hun cultuur willen maken, moeten de volgende benchmarks overwegen, zoals beschreven in het rapport How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap van Prophix:

• Snelheid: Uw organisatie zou ernaar moeten streven om niet meer dan een week nodig te hebben om inkomsten en omzet te voorspellen. Prognoses moeten een volledig jaar beslaan.
• Nauwkeurigheid: Wendbaarheid gaat niet alleen over snel handelen. Budgetten en prognoses moeten een foutmarge van 5% hebben.
• Flexibele budgetterings- en planningsprocessen: Budgetten, prognoses en andere planningen moeten kleine wijzigingen aankunnen en deze wijzigingen moeten binnen een halve dag uitgerold kunnen worden.

Weinig organisaties kunnen zeggen dat ze aan deze benchmarks voldoen. In een onderzoek onder 500+ senior financiële professionals ontdekten FSN en Prophix dat slechts 20% van de organisaties langer dan 12 maanden kan voorspellen en minder dan de helft kan winst of omzet voorspellen binnen een foutmarge van 5%.

Dus waarom zou uw organisatie streven naar wendbaarheid in budgetterings- en planningsprocessen? Het zal je niet alleen veerkrachtiger maken bij veranderende marktomstandigheden, maar het zal je ook een voorsprong geven op de concurrentie.

Hoe budgettering en planning 2.0 te bereiken

Nu je hebt gezien waarom wendbaarheid belangrijk is bij budgettering en planning, laten we eens kijken hoe jouw organisatie dat kan bereiken.

Gebruik digitale transformatie om wendbaarder te worden

Het kantoor van de CFO wordt maar al te vaak overweldigd door gegevens uit losgekoppelde spreadsheets van meerdere afdelingen. Digitale transformatie - zoals het overstappen van spreadsheets naar de juiste budgetterings- en planningssoftware - isessentieel voor het centraliseren van gegevens, ongeacht waar ze vandaan komen. Door moderne, geïntegreerde platforms zoals Prophix te gebruiken, kun je gegevens behandelen als een aanwinst in plaats van de overweldigende golf die het nu is.

Een belangrijk onderdeel van deze transformatie? Automatisering. Stelt u zich eens voor dat de meest vervelende aspecten van budgettering en planning automatisch worden afgehandeld, terwijl u zich concentreert op hoogwaardige taken.

Ga over op continue planning

Organisaties met afzonderlijke rapportage- en planningsteams binnen het Office of the CFO hebben vaak meerdere, los van elkaar staande processen voor budgettering en planning, die meestal volgens verschillende schema's lopen. Met continue planning kun je deze processen samenvoegen in één workflow, waardoor je resources optimaal worden besteed en elk team met dezelfde belangrijke drivers voor inkomsten en uitgaven werkt.

Door de tijd te nemen om dit te doen, kunnen gegevens naadloos worden doorgegeven van het ene team naar het andere - vooral als je de juiste tools gebruikt. Elk team gebruikt dezelfde taal voor budgetten en prognoses en de inzichten die je verkrijgt uit zowel budgetten als prognoses worden aanzienlijk bruikbaarder.

Vervang incrementele planning door zero-based budgeting

Incrementele benaderingen van budgettering en planning gaan uit van één grote fout: "als het vorig jaar waar was, zal het dit jaar ook waar zijn" Dat is waar zero-based budgettering om de hoek komt kijken. In tegenstelling tot zowel bottom-up als template-based budgettering en planning, elimineert zero-based budgettering aannames. Het moedigt afdelingen aan om elk boekjaar als een blanco lei te behandelen en uiteindelijk een betere voorstelling te krijgen van wat hun budgetbehoeften zullen zijn.

Zero-based budgeting is wendbaarder, het helpt gegevens effectiever te beheren en het ondersteunt re-forecasting - een essentieel onderdeel van het opbouwen van wendbare budgetterings- en planningsprocessen.

Maak wendbaarheid een prioriteit bij budgettering en planning

Budgettering en planning 2.0 draait om het bevorderen van wendbaarheid. Door middel van digitale transformatie, continue planning, zero-based budgettering en andere methoden kan het CFO Office de organisatie als geheel een nauwkeuriger beeld van de toekomst geven, bedrijfsrisico's helpen beperken en nieuwe kansen optimaal benutten. Deze technieken zijn misschien mogelijk met handmatige planningsprocessen en spreadsheets, maar ze werken het beste wanneer je een Financial Performance Platform zoals Prophix gebruikt.

Wilt u weten hoe? Bekijk de demo.