8 factoren om te overwegen bij het kiezen van een oplossing voor kasstroomprognoses

Bedrijven met een solide financiële basis kunnen kansen grijpen die buiten het bereik liggen van bedrijven die krap bij kas zitten - en het komt allemaal neer op cashflow. Contant geld voedt groei, maar er is ook een keerzijde: te veel contant geld in kas is een teken dat uw cashflowplanningsprocessen wat werk nodig hebben.

Maar je vraagt je misschien af: hoe weet ik of ik een cashflowprognoseoplossing nodig heb? Welke functies moet ik zoeken in een oplossing voor cashflowprognoses?

Wat is een cashflowvoorspellingsoplossing?

Een cashflowprognoseoplossing is een financieel hulpmiddel dat bedrijven helpt om hun toekomstige in- en uitgaande kasstromen te voorspellen, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over budgettering, investeringen en potentiële groei.

Naarmate je bedrijf groeit, wordt het gebruik van spreadsheets om de financiën te beheren minder efficiënt en moeilijker om bij te werken met de nieuwste gegevens. Dat is waar een cashflowprognose-oplossing van pas komt door je omslachtige spreadsheets te vervangen door een meer gestroomlijnde tool voor financiële planning.

Bij het evalueren van software voor cashflowprognoses moet je de voorkeur geven aan een cloud-gebaseerde oplossing die je tools voor cashflowplanning verbindt met je klantrelatie- (CRM) en verkoopbeheersystemen. Deze integratie kan fungeren als een systeem voor vroegtijdige waarschuwing en u waarschuwen voor activiteiten zoals een belangrijk contract of een daling in de verkoop die van invloed kunnen zijn op uw cashflow.

Een belangrijk kenmerk van oplossingen voor cashflowprognoses zijn dashboards. Dashboards zijn een visueel hulpmiddel waarmee iedereen in uw organisatie het belang van zorgvuldig cashflowbeheer kan begrijpen. U kunt specifieke statistieken die van invloed zijn op de cashflow van uw organisatie opnemen in gepersonaliseerde dashboards.

Door doelen, doelstellingen en cashflowprognoses te delen met de bredere organisatie, kan een cashflowprognose-oplossing de manier waarop je team tegen cashmanagement aankijkt helpen veranderen.

Oplossingen voor kasstroomprognoses kunnen ook worden aangeduid als Corporate Performance Management (CPM) of Financial Performance Management (FPM) software.

Tekenen dat je een cashflowprognose nodig hebt

Cashflowplanning is cruciaal voor bedrijven, of er nu veel of weinig geld is. Zelfs in winstgevende tijden kun je te maken krijgen met kastekorten en -overschotten als gevolg van inconsistente cashflowplanning. Dit benadrukt het belang van een cashflowprognoseoplossing.

Elke organisatie heeft zowel cashflowbehoeften op korte als op lange termijn. Efficiënte cash management planning vereist het afstemmen van verschillende financieringsbronnen op kapitaalbehoeften. Een goed geplande cashflow kan kortetermijnleningen verminderen en voorkomen dat overtollig contant geld ongebruikt op bankrekeningen blijft staan.

Hoe weet je of je cashflowplanning niet optimaal is en of je een cashflowprognose nodig hebt? Hier zijn enkele belangrijke indicatoren:

• Meer contant geld dan nodig op meerdere niet-rentedragende bankrekeningen.
• Vertrouwen op kortetermijnleningen om operationele uitgaven te dekken.
• Onnauwkeurige facturering.
• Het verwaarlozen van follow-ups bij incasso's.
• Kortingen op leveranciers of initiatieven voor handelsuitgaven mislopen.

Als er een significante discrepantie is tussen je cashflowprognoses en je daadwerkelijke cashflow, is het tijd om het probleem aan te pakken. Als je kasstroomprognose drastisch afwijkt van je werkelijke kaspositie zonder dat dit wordt veroorzaakt door een onverwachte gebeurtenis op korte termijn, is het duidelijk dat je kasstroomplan onder de loep moet worden genomen.

Onnauwkeurige of onvoldoende informatie over de kaspositie van je bedrijf kan de geloofwaardigheid van je financieel leiderschap schaden. Als je als CFO geen antwoord kunt geven op vragen over je cashactiviteiten - zowel in het verleden als in de toekomst - dan heb je te maken met een cashflowplanningsprobleem.

Alle bovenstaande indicatoren wijzen erop dat uw organisatie baat zou kunnen hebben bij een oplossing voor cashflowprognoses, die uw cashmanagement kan optimaliseren, fouten kan verminderen en de algehele financiële prestaties kan verbeteren.

Wat te zoeken in een oplossing voor kasstroomprognoses

Bij het evalueren van softwareleveranciers voor kasstroomprognoses moet je ervoor zorgen dat de volgende 8 functies en functionaliteiten beschikbaar zijn:

1. Auditlogboeken
2. Samenwerking
3. Modelgebaseerde gegevensintegratie
4. Schaalbaarheid
5. Personeelsplanning
6. AR en AP
7. Trendanalyse en rapportage
8. Seizoensgebondenheid

1. Controlelogboeken

Stel je voor dat je een accountant of investeerder ontmoet. Als je uitlegt dat je een speciale cashflowprognoseoplossing gebruikt voor al je prognoses en rapportages, zal dat vertrouwen wekken.

Maar als alles gebaseerd is op spreadsheets, hebben ze misschien meer overtuigingskracht nodig. Een goede cashflowprognose-oplossing maakt dus niet alleen je leven gemakkelijker; het kan ook je relatie met belangrijke belanghebbenden verbeteren door financiële gegevens op een duidelijke en begrijpelijke manier te presenteren. De sleutel is het vinden van een oplossing die zowel eenvoudig als accuraat is.

2. Samenwerking

Bij het kiezen van de juiste cashflowprognoseoplossing gaat het niet alleen om het kraken van cijfers. Het gaat ook om het stimuleren van een cultuur van samenwerking binnen uw organisatie - want er is meer nodig dan alleen accurate modellering om de cashflow effectief te beheren.

Deze samenwerking is niet altijd eenvoudig, omdat niet iedereen de basisprincipes van boekhouden goed begrijpt. Dat is waar een goede cashflowprognose-oplossing om de hoek komt kijken.

Met een cashflowprognose-oplossing kun je financiële principes uitleggen en elk teamlid laten zien hoe effectief cashflowbeheer kan bijdragen aan het bereiken van hun individuele doelen en de bredere doelstellingen van het bedrijf.

3. Modelgebaseerde gegevensintegratie

Modelgebaseerde data-integratie gaat niet alleen over het combineren van gegevens uit verschillende bronnen - het gaat over diep graven in de details van je financiële modellen.

Bekijk het zo: de cashflow wordt beïnvloed door verschillende factoren, van klantvorderingen tot personeelskosten. Met een robuuste oplossing voor cashflowprognoses kunt u deze posten ontleden en gedetailleerde modellen maken, zoals een debiteurenmodel (AR-model) of een model voor klantbetalingen.

Een cashflowprognoseoplossing kan ook historische gegevens analyseren om toekomstige trends te voorspellen. Als een klant bijvoorbeeld meestal binnen 42 dagen betaalt, kan het systeem dat patroon in de toekomst voorspellen. Op dezelfde manier kan het systeem gegevens van je crediteurenadministratie (AP) integreren en openstaande crediteuren mengen met inkooporders op basis van verwachte vervaldata.

Houd ook rekening met personeelskosten, inclusief uitkeringen en trends in overuren. Je oplossing moet deze gegevens uit je personeelsmodel kunnen halen. Zelfs de timing van kapitaaluitgaven (CapEx) kan tot in detail worden gepland. Het belangrijkste is om een cashflowprognoseoplossing te vinden die al deze gegevens uit verschillende gedetailleerde modellen kan integreren in één uitgebreide, nauwkeurige prognose. Dit detailniveau kan de nauwkeurigheid van uw cashflowvoorspellingen aanzienlijk verbeteren.

4. Schaalbaarheid

Bij het zoeken naar een oplossing voor kasstroomprognoses is schaalbaarheid van cruciaal belang. Het Office of the CFO beheert niet alleen financiële gegevens, u helpt zakelijke partners om gegevens te begrijpen zodat het bedrijf effectiever kan werken.

Meestal beginnen implementaties met een eenvoudig financieel model op basis van uw grootboekgegevens. Dit model helpt bij het genereren van standaardrapporten zoals financiële en kasstroomoverzichten en maakt prognoses en planning mogelijk. De echte waarde van uw gegevens ligt echter vaak in de details achter de GL.

Misschien is verkoop een belangrijke drijfveer in uw bedrijf en moet u dat gedetailleerder modelleren. Of misschien hebben personeelskosten of vrachtkosten meer aandacht nodig. Het punt is dat je met een schaalbare oplossing eenvoudig kunt beginnen en vervolgens geleidelijk complexere elementen kunt toevoegen naarmate je behoeften veranderen.

Vergeet niet dat je niet alles in één keer moet doen. Bedrijven zijn dynamisch en je cashflowprognoseoplossing moet zich kunnen aanpassen. Als je een langetermijnvisie in gedachten houdt, kun je periodiek je voortgang opnieuw beoordelen en de volgende stappen bepalen om je financiële modellering te verbeteren. Deze aanpak zorgt ervoor dat uw cashflowprognose-oplossing meegroeit met uw bedrijf en u dichter bij uw ambities brengt.

5. Personeelsplanning

Als we het hebben over personeelsplanning, bedoelen we het begrijpen van de unieke eigenschappen of kenmerken van elke werknemer. Deze details sturen berekeningen aan die leiden tot verschillende kosten- of inkomstenstromen voor je bedrijf.

Denk aan factoren zoals aanstellingsdata, salarisschalen en afdelingsbanden. Al deze gegevens zijn niet alleen van vitaal belang voor het bepalen van de kosten die aan elke werknemer verbonden zijn, maar ook voor het correct coderen van deze informatie. In veel organisaties wordt dit proces vaak gedaan op een apart Excel-blad of zelfs beheerd door een team buiten de financiële afdeling.

Laten we eens een scenario bekijken - wat als je besluit om het salaris van een werknemer te verhogen? Hoe zou dat de rest van je kosten beïnvloeden? Zelfs eenvoudige wijzigingen als deze kunnen automatisch je inkomsten en eventuele vooraf berekende verhogingen voor het budget aanpassen.

Dat is waar een oplossing voor kasstroomprognoses kan uitblinken. De meeste oplossingen voor cashflowprognoses hebben robuuste mogelijkheden voor het beheren van elementen zoals belastingplafonds, tarieven voor het opzoeken van voordelen en meer gedetailleerde berekeningen. Dit zorgt voor nauwkeurigheid bij het bereiken van de limiet voor bepaalde kosten, die een aanzienlijke impact kunnen hebben op je cashflow tijdens de budgetplanning. Als bijvoorbeeld veel van je 401k-bijdragen vroeg in het jaar worden gedaan, zal dit een andere invloed hebben op de eerste maanden dan op de latere maanden.

6. Crediteuren & debiteuren

Bij het evalueren van een allesomvattende cashflowprognose-oplossing moet je nagaan in hoeverre deze in staat is om crediteuren (AP) en debiteuren (AR) gedetailleerd bij te houden. Dit omvat het beheer van specifieke gebeurtenissen zoals transacties of activiteiten.

Gedetailleerde informatie over deze gebeurtenissen kan direct in het systeem worden geladen. Het echte voordeel van een robuuste oplossing voor cashflowprognoses is de mogelijkheid om de impact van deze gebeurtenissen te centraliseren en te berekenen met behulp van bijbehorende attributen. Dit kunnen bedragen, data, tarieven en kosten zijn.

Stel bijvoorbeeld dat je al je AP- en AR-activiteiten die een bepaalde drempel overschrijden in het systeem hebt geladen om te begrijpen welke gebeurtenissen de grootste impact hebben.

Stel je nu voor dat je besluit om een planning of tijdschema van een activiteit aan te passen. Wat als je besluit om het eerder te doen? Met een enkele update in een cashflowprognoseoplossing kun je snel zien wat de impact van deze beslissing is. Als blijkt dat je de kosten niet kunt dekken of de deadline niet kunt halen, heb je de informatie die nodig is om strategische beslissingen te nemen.

De mogelijkheid om deze verschillende hefbomen op een gedetailleerd niveau te manipuleren is een van de vele functies die een veelzijdige cashflowprognose-oplossing van onschatbare waarde maken. Nadat u aanpassingen hebt gemaakt, kunt u eenvoudig terugkeren naar uw prognose om te zien of u weer op schema ligt.

7. Trendanalyse en rapportage

De kracht van een cashflowprognoseoplossing is de mogelijkheid om gedetailleerde inzichten te verschaffen in specifieke cashmetrieken. Of je nu verschillende cashflowstrategieën onderzoekt of je cashpositie beter probeert te begrijpen, de mogelijkheden voor trendanalyse en rapportage zijn van onschatbare waarde.

Het is bijvoorbeeld nuttig om inzicht te krijgen in bepaalde liquiditeitsratio's en de effecten die ze in de loop der tijd hebben. Of misschien ben je geïnteresseerd in het bekijken van je gegevens in een trailing twelve months (TTM) formaat. Dit zijn functies die binnen handbereik zouden moeten zijn met een uitgebreide oplossing voor cashflowprognoses, allemaal te configureren op een intuïtief dashboard.

8. Seizoensgebondenheid

Een cashflow prognose oplossing moet effectief omgaan met seizoensinvloeden, de voorspelbare veranderingen die elk kalenderjaar terugkeren en invloed hebben op je cashflow. Dit inzicht is belangrijk bij het plannen van operationele uitgaven en het anticiperen op grotere kasgebeurtenissen of piekbestedingsperioden. Met je cashflowprognoseoplossing moet je wijzigingen in je budget kunnen invoeren en gebruik kunnen maken van bestaande seizoensgebonden trends, zodat je een nauwkeuriger budgetoverzicht van maand tot maand krijgt.

Uw cashflowprognoseoplossing moet ook granulaire invoer van informatie onder het niveau van het grootboek (GL) mogelijk maken, ook wel bekend als line-item details. Met deze functie kunnen verschillende uitgaven worden uitgesplitst en verantwoord. Door verschillende afdelingen te laten beschikken over hun eigen gegevens en hoe ze deze willen gebruiken, kan het financiële team een duidelijker beeld krijgen van de activiteiten en de potentiële behoefte aan kasmiddelen. Dit gedetailleerde inzicht in seizoensgebonden trends verbetert de nauwkeurigheid van prognoses en de strategische planning aanzienlijk.

De juiste cashflowprognose-oplossing voor uw bedrijf kiezen

Een cashflowprognoseoplossing is een essentieel hulpmiddel waarmee bedrijven hun financiële gezondheid effectiever kunnen plannen en beheren. We hebben besproken hoe belangrijk het is om de tekenen te herkennen dat je bedrijf baat zou hebben bij een cashflowprognose-oplossing, zoals inconsistente inkomsten, onvermogen om te groeien en problemen met het doen van betalingen.

Vergeet bij het vergelijken van oplossingen niet te letten op functies als auditlogs, samenwerking, modelgebaseerde gegevensintegratie, schaalbaarheid, personeelsplanning, debiteuren- en crediteurenbeheer, trendanalyse en rapportage, en seizoensgebondenheid. Dit zijn de belangrijkste aspecten die leiden tot een succesvolle cashflowprognoseoplossing die is afgestemd op uw unieke behoeften.