7 manieren om het budgetterings- en prognoseproces te verbeteren

Wanneer heb je voor het laatst je budgetterings- en prognoseproces onder de loep genomen? Als je te maken hebt gehad met onnauwkeurige budgetten, dubieus bruikbare prognoses en een gebrek aan betrouwbare financiële gegevens, heb je misschien de boosdoener gevonden.

Het regelmatig herzien van je budgetterings- en prognoseproces kan je tijd, geld en mogelijk dure fouten in de toekomst besparen. Er zijn zeven belangrijke gebieden die je team kan onderzoeken om dit proces te verbeteren; sommige van deze verbeteringen kunnen snel worden doorgevoerd, terwijl andere langzaam na verloop van tijd worden doorgevoerd.

Budgettering en prognoses zijn cruciale financiële processen binnen je organisatie en de bijbehorende protocollen moeten efficiënt en foutbestendig worden gemaakt. Robuuste processen verbeteren het financieel beheer, de geïntegreerde bedrijfsplanning en de algehele groei.

Budgetteringsprocessen moeten waar mogelijk worden geautomatiseerd en er moet regelmatig tussen afdelingen worden samengewerkt. Je budgetten moeten ook flexibel zijn en zich aanpassen aan veranderingen in de markt of het bedrijf. Je financiële team, senior management en budgetmanagers moeten allemaal input hebben en je budgetteringsproces goed kennen.

Prognoseprocessen moeten uw business drivers in gedachten houden. Ze moeten ook gebruik maken van uw historische gegevens, markttrends en andere factoren die u kunnen helpen om de best geïnformeerde beslissing te nemen. Gegevensanalyse en het implementeren van rolling forecasts zijn ook cruciaal voor de algehele effectiviteit.

Naast het afstemmen van doelstellingen op de hele organisatie, zijn budgettering en prognoses belangrijk in tijden van verandering. Het budgetteren van inkomsten voor een bepaalde periode en voorspellen voor de volgende periode kan invloed hebben op je financiële strategieën voor de korte en lange termijn.

Laten we nu eens onderzoeken hoe je je budgetterings- en prognoseprocessen kunt verbeteren.

Verbeter de nauwkeurigheid en integriteit van gegevens

Het stroomlijnen van je gegevensbeheer heeft alleen zin als je gegevens om te beginnen accuraat zijn. Het gebruik van datavalidatietechnieken en de integratie van betrouwbare bronnen kunnen de nauwkeurigheid en integriteit van gegevens verbeteren.

Nauwkeurige gegevens zorgen ervoor dat je niet te maken hebt met verouderde of onjuiste gegevens, zoals oude omzetcijfers of scheve onkostendeclaraties. Gegevensintegriteit gaat verder en heeft betrekking op de volledigheid (krijg je bijvoorbeeld allerapporten die je nodig hebt? rapport dat je nodig hebt?) en de kwaliteit ervan (bijvoorbeeld of de historische budgetten die je bekijkt een recente, robuuste methodologie volgen). Met het verbeteren van deze twee elementen van je proces kom je al een heel eind.

De kwaliteit van je gegevens zal bepalen hoe realistisch je prognoses zijn en hoe effectief je budgetten zullen zijn. Immers, als je onnauwkeurige gegevens gebruikt, kan het zijn dat je budgetten maakt die de behoeften van je organisatie helemaal niet weerspiegelen en dat je prognoses ver uit de koers liggen.

Gebruik geavanceerde tools voor gegevensintegratie

Het gebruik van budgetteringssoftware om gegevens tussen teams te integreren is een geweldige manier om processen te stroomlijnen, af te stemmen op standaardpraktijken en het risico op menselijke fouten te verkleinen. Deze tools kunnen de gegevensvalidatieprocessen automatiseren om de nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens te garanderen.

Sommige tools zijn relatief eenvoudig te implementeren, met een minimale leercurve voor je team. Ze nemen uw processen in Excel over en verhogen de gegevensintegriteit op een manier die met uw bedrijf mee kan groeien.

Rollende prognoses implementeren

Een rolling forecast is een voorspelling van toekomstige cijfers over een bepaalde periode. Het kan de algehele bedrijfsprestaties voorspellen, waardoor er meer tijd is om de financiële strategie aan te passen als dat nodig is. In tegenstelling tot traditionele prognoses worden rolling forecasts voortdurend bijgewerkt - meestal automatisch - naarmate de tijd verstrijkt.

Je stelt je rolling forecast op door gebruik te maken van zowel historische als real-time gegevens. Dankzij deze voortdurende updates kan je team wendbaar blijven en de meest effectieve stappen zetten voor het bedrijf, dus het is van vitaal belang dat je gegevens nauwkeurig en goed geregistreerd zijn.

Prognoses aanpassen aan marktveranderingen

Je kunt financiële technologie gebruiken die realtime en historische gegevens biedt om rekening te houden met marktveranderingen. Op die manier kun je met je rolling forecast patronen voorspellen en reageren op verschuivingen in de markt, zodat je team beter is voorbereid op eventuele uitdagingen.

Gebruik scenarioplanning

Als je dat nog niet hebt gedaan, zou scenarioplanning het volgende moeten zijn dat je doet om je budgetterings- en prognoseprocessen te verbeteren. Met scenarioplanning kan een team verschillende uitkomsten modelleren en de toekomst beter strategiseren en voorspellen.

Scenarioplanning identificeert een bepaalde reeks onzekere uitkomsten van wat er met je bedrijf zou kunnen gebeuren op basis van de markt en je historische gegevens. Vervolgens worden deze geformaliseerd in "scenario's", waarnaar later kan worden verwezen bij het nemen van zakelijke beslissingen. Je zou bijvoorbeeld een scenario kunnen opstellen dat een bredere neergang van de markt en verminderde inkomsten voor de organisatie voorstelt. Je kunt dat scenario dan gebruiken om prognoses of budgetten op te stellen die de noodzaak weerspiegelen om de uitgaven te beperken.

De belangrijkste business drivers identificeren

Voordat je begint met scenarioplanning, moet je de belangrijkste business drivers identificeren. Belangrijke bedrijfsfactoren zijn alles wat een significante invloed heeft op de prestaties van uw bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn websiteverkeer, aantal winkels, productie-eenheden en prijzen van verkochte producten.

Het identificeren van deze drivers en begrijpen hoe ze bijdragen aan de prestaties van uw organisatie en de bredere markt, is essentieel voor het opstellen van realistische scenario's.

Verbeter de samenwerking tussen afdelingen

Gegevens blijven vaak binnen afdelingen en dat geldt ook voor financiële gegevens. Als het budgetterings- en prognoseseizoen aanbreekt, kunnen individuele afdelingen worden gevraagd om cijfers of rapporten te produceren die worden gebruikt om budgetten op te stellen, maar daar houdt hun bijdrage dan ook op. Teams hebben zelden zicht op financiële gegevens elders in de organisatie, waardoor je kansen kunt missen om meer inkomsten te genereren of uitgaven te verlagen, wat kan leiden tot scheve budgetten en prognoses.

Een gecentraliseerd budgetteringsproces opzetten

Met een gecentraliseerd budgetteringsproces hoef je niet langer spreadsheets, rapporten en gegevens van verschillende afdelingen te verzamelen om vervolgens uren bezig te zijn met het vergelijken van documenten om er zeker van te zijn dat ze met de laatste versie werken. Meestal mogelijk gemaakt door een volledig geïntegreerd platform voor financiële prestaties, zoals Prophix One, houdt gecentraliseerde budgettering en prognose de communicatielijnen open en zorgt ervoor dat altijd de meest actuele gegevens worden gebruikt - e-mails of kopiëren en plakken zijn niet nodig.

Geavanceerde analyses en AI integreren

Veel financiële platforms beschikken tegenwoordig over AI-ondersteunde inzichten, waardoor financiële professionals een massa gegevens kunnen omzetten in bruikbare, waardevolle informatie in een fractie van de tijd die een team analisten nodig zou hebben gehad.

Hoewel deze AI-tools financiële professionals niet volledig zullen vervangen, kunnen ze wel veel van het werk doen dat komt kijken bij de analyse van de budgetten en prognoses waar je organisatie op vertrouwt.

Voorspellende analyses voor nauwkeurige prognoses

AI geeft je niet alleen inzicht in bestaande gegevens, maar kan ook worden gebruikt als voorspellende tool. Machine learning kan die gegevens doorspitten, patronen vaststellen en deze gebruiken om toekomstige trends te voorspellen. Als je AI financiële prestaties laat voorspellen door historische gegevens te analyseren en deze af te zetten tegen de huidige trends, geeft dat je team een voorsprong bij het opstellen van flexibele financiële plannen. Vaak hebben financiële platforms AI-modellen in hun producten ingebouwd.

Herzie je budget regelmatig en pas het aan

Hoeveel tijd en energie je ook in een budget steekt, één enkele gebeurtenis kan het budget volledig onrealistisch maken. Of het nu gaat om het vertrek van een belangrijk teamlid of een opleving in de bredere markt waarop je moet inspelen, het regelmatig herzien van je budgetten is essentieel om ze relevant te houden.

Door lopende uitgaven bij te houden en ze te vergelijken met historische budgetten ontdek je potentiële problemen voordat ze zich voordoen, terwijl je door de impact van business drivers op de uitgaven te voorspellen weet of er aanpassingen nodig zijn.

Maandelijkse budgetbeoordelingen uitvoeren

Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen het bekijken van voldoende gegevens en snel handelen zodat aanpassingen tijdig worden doorgevoerd. Over het algemeen wil je balansen, resultatenrekeningen en onkostendeclaraties van individuele afdelingen bekijken.

Zorg ervoor dat alle afdelingen dezelfde maandelijkse budgetbeoordelingen uitvoeren. Dit zorgt voor afstemming en zorgt ervoor dat iedereen gefocust blijft op de bredere bedrijfsdoelstellingen.

Investeer in de juiste budgetterings- en prognosesoftware

Tot slot is het belangrijk dat je team investeert in de juiste budgetterings- en prognosesoftware. Hiermee kun je budgettering, prognoses en andere financiële behoeften stroomlijnen. De belangrijkste kenmerken waar je op moet letten bij het kiezen van een platform zijn onder andere

• Automatisering: Administratief werk kan zich opstapelen en vervelend worden voor je team. Zoek naar software die eenvoudige taken kan automatiseren en gegevens kan verzamelen zonder dat een teamlid dit hoeft te doen. Dit bespaart tijd en werk op de korte termijn en overheadkosten op de lange termijn.
• Integratie: Het handmatig kopiëren of exporteren van gegevens tussen tools is foutgevoelig. Kies voor financiële software die integreert met uw ERP, HRIS of spreadsheets, zodat gegevens naadloos tussen toepassingen stromen en precies daar zijn waar u ze nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt.
• Gebruiksgemak: De leercurve bij het inwerken kan de productiviteit vertragen en frustratie opwekken bij teams. Grondige training vergt kostbare tijd van elke afdeling en het gladstrijken van hobbels in de weg kan ook moeilijk zijn zonder de juiste ondersteuning en middelen. Kies een gebruiksvriendelijk platform met een sterk ondersteuningsteam om de onboarding te vergemakkelijken.
• Uitgebreide services: Budgettering en prognoses zijn slechts twee van de vele essentiële financiële processen voor uw bedrijf. Kies een platform voor financiële prestaties dat het Office of the CFO en de processen - van planning tot afsluiting - ondersteunt.

Een schaalbare oplossing kiezen

Het is ook van cruciaal belang dat u een financieel prestatieplatform kiest dat met uw team kan meegroeien. Kan uw huidige software uw dataset aan? Kan het dat over 5 jaar ook nog? Zijn er boekhoudkundige processen waar je mogelijk in meegroeit als je bedrijf groeit?

Dit zijn essentiële dingen om te overwegen als je rondkijkt. Een platform voor financiële prestaties, zoals Prophix One, zal al je belangrijkste financiële processen aanpakken en effectief met je organisatie meegroeien.

Conclusie: Verbeter uw financiële planningsproces

Het is tijd om je huidige budgetterings- en prognoseprocessen te evalueren. Er zijn veel verbeterpunten die een significante impact kunnen hebben, zoals het verbeteren van de nauwkeurigheid van gegevens, het verbeteren van de samenwerking, het gebruik van rolling forecasts en het gebruik van AI-gedreven inzichten.

Het doorvoeren van deze verbeteringen hoeft niet inspannend te zijn. Voer deze veranderingen gestaag door en zorg ervoor dat alle belanghebbenden de veranderingen in het proces begrijpen. Bekijk de impact van alle wijzigingen en pas ze waar nodig aan zodat je processen consistent verbeteren. Op de lange termijn zal je team zo efficiënter effectieve financiële strategieën kunnen implementeren.

Het is cruciaal om een financieel prestatieplatform te kiezen dat al deze verbeteringen kan ondersteunen. Uw financiële resultaten en algehele bedrijfssucces zullen verbeteren met de juiste hulpmiddelen.