5 veelgemaakte fouten bij het kopen van budget- en prognosesoftware

Hoe kies ik de juiste budget- en prognosesoftware voor mijn bedrijf? Welke fouten moet ik vermijden bij het evalueren van leveranciers voor budgettering en prognoses? Is de kostprijs de enige factor waarmee ik rekening moet houden bij mijn beslissing?

Dit zijn allemaal vragen die kunnen opkomen wanneer je overweegt te investeren in budget- en prognosesoftware, en dat is logisch - het kan een grote investering zijn en je wilt de veelvoorkomende valkuilen vermijden die komen kijken bij het kiezen van een nieuwe oplossing voor je financiële team.

Wat is budget- en prognosesoftware

Budget- en prognosesoftware, ook wel Financial Performance Management[EC1] (FPM) of Corporate Performance Management (CPM) software genoemd, is een hulpmiddel dat is ontworpen voor CFO's, financiële leiders en besluitvormers. Enkele van de belangrijkste functies zijn

• Beheer van cruciale financiële taken zoals rapportage, budgettering en planning.
• Stroomlijnen van uw budgetbeheerproces en automatiseren van repetitieve taken.
• Gegevens direct vanaf de bronintegreren, waardoor u direct toegang hebt tot realtime gegevenspunten.
• Uitgebreide en inzichtelijke prognoses maken.
• Complexe gegevensanalyse mogelijk maken.

Uiteindelijk is budget- en prognosesoftware een essentieel onderdeel van financieel prestatiebeheer en biedt het een duidelijk beeld van de financiën van uw organisatie.

Fout #1: focussen op kosten in plaats van capaciteiten

Het gezegde "je krijgt waar je voor betaalt" is waar.

Het is niet ongewoon dat bedrijven een prijs in gedachten hebben wanneer ze op zoek zijn naar budget- en prognosesoftware. De prijs is echter niet de enige factor die uw beslissing moet bepalen.

Als je budget- en prognosesoftware kiest puur op basis van de kosten, loop je het risico dat je afziet van essentiële functies zoals samenwerking, gegevensintegratie en beveiliging ten gunste van een Excel-add-in met beperkte functionaliteit.

Voordat je softwareoplossingen voor budgettering en prognoses evalueert, moet je een lijst met applicaties opstellen waarmee je je processen kunt stroomlijnen, de nauwkeurigheid kunt verbeteren en de bedrijfsprestaties kunt verbeteren.

Reviews van industrieanalisten en klanten kunnen ook nuttig zijn om uw beslissing te begeleiden. Rapporten en beoordelingen van mensen met praktijkervaring kunnen u inzicht geven in de mogelijkheden waarop u zich moet richten, begrijpen waarom bepaalde organisaties een investering hebben gedaan en welke impact de software heeft gehad op hun bedrijfsprestaties in het algemeen.

Fout #2: diensten met toegevoegde waarde op tafel laten liggen

Veel leveranciers van budget- en prognosesoftware bieden aanvullende diensten met toegevoegde waarde als onderdeel van uw implementatie en doorlopende relatie, waaronder:

• Uitgebreide klantenondersteuning - een aanvulling op uw contract die meestal directe toegang tot klantenondersteuning, extra adviesuren en trainingsmogelijkheden inhoudt.
• Self-serve implementatie - Sommige leveranciers bieden een self-serve implementatieproces met stapsgewijze begeleiding bij het instellen van de software.
• Doorlopend leren - Toegang tot een bibliotheek met cursussen over de software en hoe u waarde uit uw investering kunt blijven halen.

Hoewel waardetoevoegende diensten de kosten van je contract kunnen verhogen, is het belangrijk om na te gaan of ze je op lange termijn geld zullen besparen. Uitgebreide klantenondersteuning kan ervoor zorgen dat je de middelen hebt die je nodig hebt om eventuele problemen onmiddellijk op te lossen, zonder de stress van het contact opnemen met een hulplijn. Self-serve implementatiemiddelen kunnen ook de acceptatie door eindgebruikers verbeteren, wat betekent dat u uw investering in budget- en prognosesoftware sneller terugverdient.

Fout #3: Kortetermijnbehoeften voorrang geven boven langetermijndoelen

Als je op zoek gaat naar budget- en prognosesoftware, heb je waarschijnlijk een kortetermijnbehoefte die je wilt vervullen - of je nu de tijd die je besteedt aan budgettering wilt verminderen, het maken en distribueren van rapporten wilt automatiseren of een dashboard met kritieke KPI's wilt creëren.

Maar als je een kortetermijnbehoefte prioriteit geeft boven de langetermijndoelen van je bedrijf, kan het zijn dat je eindigt met een oplossing die niet aan je behoeften kan voldoen. Door te kiezen voor budget- en prognosesoftware met meerdere toepassingen, zoals Budgettering & Planning, Rapportage & Analytics, Consolidaties en Intercompany Management, kun je voorzien in je directe behoeften, en je use-case in de toekomst uitbreiden.

Fout #4: Niet praten met andere gebruikers

De realiteit is dat softwareleveranciers kunnen beweren wat ze willen over hun product - alleen als je met andere gebruikers praat, kun je een idee krijgen van hoe gebruiksvriendelijk een oplossing is, hoe responsief hun ondersteuning is en hoe lang het duurt om het te implementeren.

Veel leveranciers van budgettering en prognoses bieden aan om een referentiegesprek te organiseren met een klant in een vergelijkbare branche of met een vergelijkbare bedrijfsgrootte of use case, zodat je beter kunt begrijpen hoe de software voor jou zal werken.

Het is een goede gewoonte om van tevoren een lijst met vragen samen te stellen en als een leverancier niet aanbiedt om een referentiegesprek te organiseren, moet je daar om vragen voordat je verder gaat in het proces.

Als je niet rechtstreeks met gebruikers kunt spreken, is het de moeite waard om succesverhalen van klanten van de leveranciers op je lijst te bekijken. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe klanten succes boekten met Prophix:

• Wilson Construction bespaarde tot 4 dagen per maand voor wekelijkse rapportage en 2 weken per maand voor GL- en WIP-rapportage
• Mission Health bespaarde meer dan 40% tijd op het jaarlijkse budgetteringsproces
• Ruimtesaver verbeterde rapportage voor een beter inzicht in budget vs. actuals, winstgevendheid, arbeid en inventaris
• Boulay zag een verbetering van 20,9% in de nauwkeurigheid van de prognose van het nettoresultaat

USA Properties zag een 4x toename in het aantal projecten in aanbouw dankzij verbeterde operationele planningsefficiëntie

Fout #5: Ervan uitgaan dat de manier waarop je dingen nu doet de beste manier is om ze te doen

Het kan verleidelijk zijn om bij het evalueren van budget- en prognosesoftware te kiezen voor de oplossing die het meest lijkt op hoe je het nu doet. Als je gewend bent om te budgetteren in Excel, kan een leverancier die Excel gebruikt als interface een aantrekkelijke optie lijken.

Maar het is belangrijk om te bedenken dat je budget- en prognosesoftware overweegt omdat je spreadsheets gebruikt. Als je wilt innoveren en je processen wilt verbeteren, moet je bereid zijn om een betere manier te overwegen. Budgetterings- en prognoseplatforms zijn ontworpen met alle onderdelen van uw financiële transformatie in gedachten. Met een speciaal platform voor budgettering, planning, rapportage, analyse en consolidatie zijn er geen grenzen aan wat u kunt bereiken.

Hoe kies je de juiste budget- en prognosesoftware voor je bedrijf?

Kortom, het kiezen van de juiste budget- en prognosesoftware is meer dan alleen een kwestie van kosten. Het gaat om het overwegen van langetermijndoelen, het begrijpen van de toegevoegde waarde van de aangeboden diensten, het zoeken naar feedback van gebruikers en het openstaan voor nieuwe manieren om dingen te doen. Als u meer wilt weten, bekijk dan deze informatie over de prijzen van FP&A software. Vergeet niet dat de ideale oplossing niet alleen moet voldoen aan uw directe behoeften, maar ook schaalbaar moet zijn om aan toekomstige eisen te voldoen.

Het vermijden van deze veelgemaakte fouten bij het evalueren van leveranciers van budget- en forecastsoftware kan uw selectieproces aanzienlijk stroomlijnen en een beter rendement op uw investering opleveren. Onthoud dat een effectief budget- en prognoseplatform zoals Prophix een revolutie teweeg kan brengen in uw financiële processen met geavanceerde mogelijkheden voor budgettering, planning, rapportage, analyse en consolidatie.

Dus, als u aan deze reis begint, blijf dan focussen op de mogelijkheden die uw bedrijfsprestaties echt zullen verbeteren en zoek een oplossing die in lijn is met uw langetermijndoelen. Neem geen genoegen met wat u gewend bent, maar wees bereid om een betere manier van werken te omarmen. Het doel is immers niet alleen om te veranderen, maar om te transformeren ten goede.

Bekijk onze gids over budgetteringssoftware voor meer informatie.