Groei voorspellen voor Barber National Institute
Verminderde de budgetteringstijdlijn met 360 uur, terwijl 540 uur en meer dan 160 uur werd vrijgemaakt voor de accountants en administratieve managers van Barber
Winstgevendheidsscenario's die vroeger 3 dagen duurden, nemen nu slechts enkele uren in beslag, waarbij nachtelijke runs dagelijkse updates leveren tijdens het budgetseizoen.
Wekelijkse productiviteitsrapporten die 1 week duurden, worden nu in 15 minuten uitgevoerd, waardoor er meer tijd is voor data-analyse en besluitvorming.
Ad-hoc voorspellingen hebben Barber in staat gesteld om overal van één maand tot vijf jaar in de toekomst te plannen.
Het Barber National Institute werd in 1952 opgericht door de onderwijzeres uit Erie, Dr. Gertrude Barber, om gemeenschapsgerichte diensten te bieden aan kinderen en volwassenen met autisme en verstandelijke beperkingen. Tegenwoordig bedient de veelzijdige organisatie jaarlijks meer dan 6.200 individuen met een breed scala aan educatieve, beroepsgerichte, residentiële en gedragsgezondheidsprogramma's. De diensten variëren van vroege interventie voor baby's en peuters, een goedgekeurde privéschool, beroepsopleiding en -plaatsing, residentiële opties inclusief groepswoningen, thuisdiensten en gespecialiseerde therapieën. De organisatie biedt ook onderwijs en training aan docenten en professionals over de hele wereld. Naast de hoofdlocatie in Erie, PA, biedt het Barber Institute diensten aan in het noordwesten van Pennsylvania en in de regio's Philadelphia en Pittsburgh.
Naarmate de vraag naar de gemeenschapsdiensten en -programma's van het Barber National Institute groeide, werd het gebruik van complexe Excel-bestanden voor budgettering een omslachtig proces. Het was moeilijk om te vertrouwen op de nauwkeurigheid van hun spreadsheets, wat risico's met zich meebracht bij het correct evalueren van toekomstige kansen. Een onvermogen om te plannen voor kapitaaluitgaven, evenals personeelskosten, verhinderde Barber om het noodzakelijke niveau van rijkdom in hun prognoses te waarborgen.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Prophix heeft elk aspect van ons begrotingsproces verbeterd. In plaats van tijd te besteden aan het opzetten van het begrotingsproces, kunnen we nu beter analyseren en begrijpen wat we samen met de programmamanagers aan het budget/product produceren.
Emily Anauo
FP&A Systems Developer, Barber National Institute
Het financiële team van Barber National Institute gaf prioriteit aan het vinden van een Financial Performance Management (FPM)-oplossing die gebruiksvriendelijk was, een vergelijkbare interface had als Excel, kon rapporteren over financiële en niet-financiële gegevens, en inkomstenpercentages voor hun uitgaven kon voorspellen. Na evaluatie van Workday Adaptive en Prophix koos Barber voor Prophix vanwege de klantenservice, flexibiliteit en betaalbaarheid
Barber National Institute implementeerde Prophix om Management Reporter en Smart List in hun ERP, Microsoft Dynamics GP, te vervangen. Door Prophix te integreren met Kronos en Carelogic, kan het financiële team wekelijks, maandelijks en jaarlijks gegevens over loonlijst en inkomsten importeren. Deze gegevens omvatten verschillende statistieken zoals klantvacatures, woningbezetting, capaciteit en meer.
Met Prophix benut Barber verschillende benaderingen voor budgettering, waaronder zero-based, incrementeel, top-down en bottom-up om hun resultatenrekeningbudget te creëren. CAPEX, leases, personeel en inkomsten worden bottom-up gegenereerd. Hun financiële team hoeft niet langer uren te besteden aan het zoeken naar fouten in gekoppelde spreadsheets. In plaats van Excel te beheren, kan hun financiële team het budget dat ze produceren in samenwerking met programmamanagers analyseren en beter begrijpen.
Gezien de rijkdom en detaillering van Barbers budgetten, is forecasting nog nooit zo betrouwbaar of relevant geweest. Het proces van het voltooien van een forecast kostte vroeger zoveel tijd dat de gegevens niet langer relevant waren.
Voor Prophix moest het financiële team minstens drie dagen besteden aan het voorbereiden van een winstgevendheidsscenario en het vervolgens uploaden in hun ERP om de gegevens in Management Reporter te analyseren. Nu kunnen ze binnen een paar uur een winstgevendheidsscenario creëren. Het financiële team draait 's nachts scenario's zodat managers elke ochtend tijdens het budgetseizoen een bijgewerkt rapport kunnen hebben.
Verbeterde scenarioplanning en forecasting hebben Barber ook in staat gesteld om beter te plannen voor de impact van stijgende salarissen en om terugbetalingstarieven aan te vragen door gebruik te maken van een kosten per eenheid analyse. Hun financiële team kan eenvoudig diepgaande loonanalyses uitvoeren, waardoor ze meer inzicht krijgen in hun grootste uitgave.
Gedetailleerde personeelsplanning stelt Barber in staat om gedurende het jaar personeelsvariantieanalyses uit te voeren. Het vermogen om hun inkomsten tot in detail te plannen, zoals per klant en procedure, betekent dat ze ook volledig inzicht hebben om inkomstenpercentages met de planning te vergelijken. Ten slotte voert Barber productiviteitsplanning uit voor hun klinische programma's met een toegewijd en robuust model.
Ten slotte benut het financiële team van Barber National Institute ook Prophix voor interne rapportage. Ze rapporteren over financiële en niet-financiële statistieken, waaronder gemiddelde lonen, lege bedden, bezetting, programmavermogen, afwijkingen, kosten per eenheid analyse en meer. Door hun rapportage te automatiseren, kan Barber meer tijd besteden aan het begrijpen van hun gegevens in plaats van deze uit de hele organisatie te verzamelen.
Automatiseer hun begrotingsproces, waardoor Barber 360 uur bespaart gedurende 22 weken van hun begrotingsseizoen voor hun begrotingsmanager. Bovendien hebben ze ook 540 uur bespaard gedurende 16 weken voor vier accountants en 160 uur voor alle programma- en administratieve managers.
Het produceren van ad-hoc voorspellingen stelt Barber ook in staat om overal van één maand tot vijf jaar in de toekomst te plannen, afhankelijk van het project.
Besteed 15 minuten aan het uitvoeren van geautomatiseerde wekelijkse productiviteitsrapporten die programmamanagers voorheen een week kostten om te produceren
Volg de nettowinst, trends over 14 maanden, budget versus werkelijke variantieanalyse, bezetting, capaciteitsplanning, productiviteitsplanning en kosten per eenheid analyse door gebruik te maken van dashboards, waardoor u een beter overzicht krijgt van het geheel en tegelijkertijd in de details achter hun financiële en niet-financiële gegevens kunt duiken.
Besparen elke maand meer dan 8 uur door hun financiële processen te automatiseren en efficiënties in te voeren met Prophix.
in actie
