Versterking van operationele planning bij Guardian Energy
Budgetgegevens worden nu in slechts twee weken samengesteld, waardoor tijdige analyse en 12-maanden investeerdersrapportage mogelijk zijn.
Inkomsten, budgetten, prognoses en financiën zijn geïntegreerd in één gecentraliseerd systeem, waardoor de operaties en besluitvorming gestroomlijnd worden.
Leiders van drie ethanolinstallaties hebben nu onafhankelijk toegang tot financiële gegevens en kunnen deze analyseren, waardoor de afhankelijkheid van de boekhouding wordt verminderd.
Met integratie met PaperSaver documentbeheersoftware, kan het financiële team onregelmatigheden direct naar brondocumenten traceren, wat de transparantie en kostenbeheersing verbetert.
Guardian Energy Management, LLC is gevestigd in Prior Lake, MN, en werd in 2011 opgericht om management- en andere diensten te verlenen aan Guardian-leden en andere ethanolproductiefaciliteiten. Guardian Energy Management beheert momenteel drie ethanolfaciliteiten in het Midwesten.
De belangrijkste uitdaging van Guardian Energy was het ontbreken van een formeel budgetteringsproces. Hun financiële afdeling gaf in plaats daarvan een hoogwaardig 12-maandenproject aan hun financiële geldschieters, wat geen input van externe belanghebbenden bevatte. Bij het evalueren van oplossingen voor Financial Performance Management (FPM) streefde Guardian Energy naar een holistisch beeld van de bedrijfsvoering, automatisering zonder afhankelijkheid van spreadsheets, en meer vertrouwen in de gegevens die ze delen met belanghebbenden. Het financiële team wilde ook de samenwerking en transparantie binnen hun operationele afdeling vergroten.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Guardian Energy heeft verschillende FPM-oplossingen geëvalueerd, waaronder verschillende enterprise-leveranciers. Na veel analyse en discussie heeft Guardian vastgesteld dat de overeenkomsten tussen de gebruikersinterface van Prophix en Excel een gemakkelijke overgang voor hun medewerkers zouden zijn, wat de acceptatie door gebruikers binnen de organisatie zou vergroten. De Accounting Manager van Guardian had ook eerdere ervaring met Prophix en was ervan overtuigd dat ze hun zorgen met minimale technische training konden aanpakken.
Guardian Energy integreert Prophix met twee systemen - Intellego, een Microsoft Dynamics GP-toolset ontworpen voor biobrandstoffen en procesproductie, en PaperSave. Hun financiële team heeft hun bedrijfsvoering gestroomlijnd door hun inkomsten, budget, prognose en financiële gegevens te integreren in een enkel, verenigd financieel model.
Sinds de implementatie van Prophix heeft Guardian Energy hun benadering van budgettering getransformeerd. Nu verzamelen ze hun budgetgegevens over een periode van twee weken, wat hun financiële team de mogelijkheid geeft om hun gegevens te analyseren, trends en patronen te begrijpen en bedrijfslijnen te vergelijken. Wanneer hen wordt gevraagd om een vooruitzicht van 12 maanden te geven, hebben ze nu de middelen om een gedetailleerd rapport aan hun investeerders te verstrekken. Met inzicht in budgetten versus realisaties kan hun financiële team ook beter begrijpen hoe hun beslissingen de winst beïnvloeden en fondsen herverdelen op basis van deze gegevens.
Met Prophix hebben operationele leiders in de drie ethanolinstallaties van Guardian meer controle over hun gegevens en beter zicht op hoe ze presteren ten opzichte van de verwachte uitgaven. Er is minder afhankelijkheid van de boekhoudafdeling voor informatie, aangezien het operationele team gemakkelijk zelf in de financiële en budgetgegevens kan duiken, waardoor ze de mogelijkheid hebben om indien nodig van koers te veranderen. Het team van Guardian Energy vertrouwt ook sterk op hun PaperSave-integratie. PaperSave is een documentbeheersoftware die Guardian gebruikt voor het scannen van facturen en goedkeuringen van werkstromen. Met hun PaperSave-integratie kan het financiële team onregelmatigheden onderzoeken door in te zoomen op de onderliggende transacties, die aankoopdetails beschrijven (d.w.z. goedkeuring van crediteuren) en een hyperlink bevatten om het originele PDF-document te bekijken. Dit biedt volledige zichtbaarheid en interne controleerbaarheid voor de uitgaven van hun operationele team.
Guardian Energy is van plan hun statistieken uit te breiden om meer vergelijkingen tussen de operationele prestaties van hun ethanolinstallaties op te nemen, wat verdere integratie met Intellego zal vereisen.
in actie
