Wat is zero-based budgeting: een uitgebreide gids

In een recent onderzoek van FSN gaf slechts 13% van de organisaties aan gebruik te maken van zero-based budgeting (ZBB). 54% van de financiële afdeling gaf echter aan dat ze op zoek waren naar een uniform budgetmodel voor de hele onderneming.

Voor bedrijven die ZBB nog niet hebben geïmplementeerd, kan het een kwestie zijn van het begrijpen van de voor- en nadelen van ZBB en hoe je deze aanpak effectief kunt implementeren in je organisatie.

Onze uitgebreide gids leert je alles wat je moet weten over zero-based budgeting, inclusief:

Wat is zero-based budgeting (ZBB)?

Om je op weg te helpen met zero-based budgeting, moeten we eerst de aanpak en de rol van "nul" in deze context definiëren.

Definitie en kernconcept

Bij zero-based budgeting (ZBB) begin je elk boekjaar met een nulbasis. Wanneer je een zero-based budget opstelt, verantwoordt elke afdeling haar behoeften tot op de regel, ongeacht of het bedrag hoger of lager is dan het vorige budget.

De "nul" in budgettering op nulbasis

Een zero-base in budgettering betekent dat elke afdeling moet verantwoorden waarom ze de gevraagde middelen voor het boekjaar nodig hebben, ongeacht hoeveel ze het vorige jaar toegewezen kregen.

Dit helpt om oude kosten te elimineren en stimuleert financiële leiders om kritisch naar hun budgetten te kijken om te zien wat echt nodig is om het succes van het bedrijf te ondersteunen, zodat kleine verschuivingen in uitgaven die de financiële prestaties kunnen beïnvloeden, worden voorkomen.

Belangrijkste principes van zero-based budgeting

Nu je de basisprincipes van zero-based budgeting onder de knie hebt, laten we eens kijken naar de belangrijkste principes van deze aanpak.

Beginnen bij nul

Zero-based budgeting vereist dat elke uitgave aan het begin van de budgetcyclus wordt geëvalueerd. Dit is waar het concept "vanaf nul beginnen" vandaan komt - afdelingsleiders moeten elke uitgave verantwoorden aan het financiële team en uitleggen waarom en hoe ze van plan zijn de fondsen te gebruiken. Het doel van dit proces is om ervoor te zorgen dat middelen effectief worden toegewezen en dat uitgaven in lijn zijn met de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Elke uitgave rechtvaardigen

Zoals we hierboven hebben besproken, moet elke uitgave worden gerechtvaardigd in het zero-based budgetteringsproces. Het doel van het financiële team bij het evalueren van deze verzoeken is om onnodige uitgaven te elimineren, inefficiënties te identificeren en de middelen van het bedrijf effectiever in te zetten. Het rechtvaardigen van elke uitgave vergroot ook de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap onder degenen die bijdragen aan het budget, en moedigt hen aan om actief deel te nemen aan het proces.

Budget afstemmen op doelen

Een bedrijf heeft slechts zoveel middelen om toe te wijzen aan het begin van elk boekjaar. Om succesvol te zijn, moeten organisaties hun budgetten afstemmen op hun strategische doelen en ervoor zorgen dat er genoeg middelen zijn om deze doelen na te streven. En omdat doelen elk jaar veranderen, is het zero-based budgetteringsproces een effectieve manier om ervoor te zorgen dat er geen geld gaat naar doelen die niet langer een prioriteit zijn.

Zero-based budgetteren vs. traditioneel budgetteren

Er zijn veel budgetterings methoden, elk met zijn eigen unieke voor- en nadelen. Laten we zero-based budgettering vergelijken met traditionele budgettering, zodat je de aanpak kunt kiezen die het beste past bij de doelen van je bedrijf.

Belangrijkste verschillen

Zero-based budgeting wordt vaak vergeleken met meer traditionele methodes, waarbij bedrijven een incrementele benadering van budgettering hanteren (d.w.z. bedrijven nemen hun huidige budget en buigen het een paar procent om voor het komende jaar tegen bedrijfsvoorspellingen en -plannen op hoog niveau).

Het gevaar van deze aanpak, in vergelijking met zero-based budgeting, is dat de historische kostenbasis vast komt te liggen, ongeacht of de kosten nodig zijn om te voldoen aan het veronderstelde activiteitenniveau van een organisatie. Het gaat er ook van uit dat de markt zal veranderen en evolueren op een gecontroleerde en voorspelbare manier, wat niet overeenkomt met de huidige realiteit van het bedrijfsleven.

Wanneer elke benadering gebruiken

Afhankelijk van hoeveel tijd je kunt besteden aan het budgetproces en hoeveel afdelingen je organisatie heeft, kan traditionele budgettering de voorkeursaanpak zijn.

Zero-based budgeting kan complex en tijdrovend zijn, wat voor bedrijven een belangrijke hindernis kan zijn om te overwinnen. Traditionele budgettering kan je ook helpen begrijpen hoe historische prestaties toekomstige prestaties beïnvloeden, terwijl zero-based budgettering je dwingt om met een schone lei te beginnen.

Zero-based budgeting moedigt echter kosteneffectiviteit aan en is zeer geschikt voor snelgroeiende bedrijven die hun strategische doelstellingen regelmatig aanpassen. Hoewel ZBB vooral gunstig is voor bedrijven die hun kosten willen optimaliseren en hun efficiëntie willen verbeteren, kan het worden toegepast op elke organisatie, ongeacht de groeifase.

Wat zijn de voordelen van zero-based budgeting?

Laten we nu de voordelen van zero-based budgettering bespreken en kijken hoe uw organisatie er baat bij kan hebben.

Kostenbesparing

Een van de belangrijkste voordelen van zero-based budgettering is kostenreductie. Door elke afdeling te vragen om hun uitgaven te rechtvaardigen, moedigt het budget contribuanten aan om na te denken over wat nodig is om het bedrijfsdoel te ondersteunen. Zero-based budgeting is ook een geschikt moment om vaste kosten zoals huur en nutsvoorzieningen te evalueren om mogelijkheden te identificeren waar de kosten kunnen worden geoptimaliseerd.

Verbeterde toewijzing van middelen

Naast kostenreductie leidt zero-based budgettering tot een betere toewijzing van middelen. Door de noodzaak en impact van elke uitgave te evalueren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat middelen worden besteed aan activiteiten en projecten die aansluiten bij hun strategische doelen. Deze afstemming helpt de effectiviteit van het budget te maximaliseren en zorgt ervoor dat uitgaven direct de doelstellingen van de organisatie ondersteunen en de algehele groei en efficiëntie stimuleren.

Algehele budgetteringsflexibiliteit

Zero-based budgeting verbetert de flexibiliteit van je budgetteringsproces en je financiële team. ZBB vereist dat budgethouders 'vanaf nul beginnen' en hun benodigde middelen rechtvaardigen bij elke budgetbepaling, wat vooral waardevol is in tijden van economische instabiliteit.

Verbeterde operationele efficiëntie

Door onnodige uitgaven te elimineren, kan zero-based budgettering de operationele efficiëntie verbeteren door de focus te verleggen naar de activiteiten die de meeste waarde toevoegen.

Uitdagingen en beperkingen van zero-based budgeting

Ondanks de voordelen zijn er een paar potentiële nadelen en beperkingen van ZBB, die we hieronder uitleggen.

Intensiteit van tijd en middelen

Voor organisaties die gewend zijn aan een incrementele benadering van budgettering, kan ZBB arbeidsintensief lijken. Elke afdeling moet haar uitgaven en plannen verantwoorden, zonder te vertrouwen op aannames uit voorgaande jaren. Hoewel dit een ideale manier is om overbesteding tegen te gaan, vereist ZBB wel samenwerking met afdelingen uit de hele organisatie.

Moeilijkheden bij langetermijnplanning

Door zich alleen te richten op de uitgaven voor het komende boekjaar, kan ZBB de langetermijnplanning uit het oog verliezen. Het is niet ongewoon om extra middelen toe te wijzen voor onverwachte verschuivingen in de strategie of uitdagende economische omstandigheden, wat moeilijk kan zijn als je elke uitgave moet verantwoorden op basis van de huidige trends.

Geeft prioriteit aan tastbare resultaten

Zero-based budgeting heeft de neiging om prioriteit te geven aan gemakkelijk kwantificeerbare outputs, omdat deze eenvoudiger te rechtvaardigen en te meten zijn. Deze focus kan leiden tot het onderfinancieren van minder tastbare maar nog steeds belangrijke activiteiten, zoals de opleiding van werknemers, het opbouwen van een merk en onderzoek en ontwikkeling. Deze gebieden, hoewel moeilijker te kwantificeren, zijn cruciaal voor groei en innovatie op de lange termijn.

Hoe zero-based budgettering implementeren in uw organisatie

Hieronder vind je een stap-voor-stap handleiding voor het implementeren van ZBB, zodat je een duidelijk stappenplan hebt voor de adoptie.

Voorbereidingsfase

De eerste stap in het zero-based budgeting proces is de voorbereidingsfase. Dit omvat het bepalen van je bedrijfsdoelstellingen (bijv. wat je van plan bent te bereiken in het volgende fiscale jaar), het selecteren van de belangrijkste belanghebbenden (bijv. welke afdelingen hun uitgaven moeten verantwoorden) en het verzamelen van de benodigde gegevens om je budget samen te stellen.

Implementatiefase

Vervolgens kun je beginnen met het implementeren van zero-based budgeting, wat inhoudt dat je belanghebbenden moet trainen in het proces, moet uitleggen hoe en waarom uitgaven moeten worden verantwoord, en ten slotte een nieuw budget van de grond af moet opbouwen. Duidelijke communicatie is in deze fase van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden de voordelen en beweegredenen achter ZBB begrijpen. Effectief verandermanagement kan zorgen voor een soepele invoering en weerstand verminderen, waardoor de overgang naadloos verloopt.

Evaluatie- en aanpassingsfase

Elk effectief budget heeft een aanpassingsfase, waarin het financiële team bekijkt hoe de middelen zijn toegewezen en ervoor zorgt dat ze in lijn blijven met de organisatiedoelen en reageren op veranderingen.

Industrieën en sectoren die het meest profiteren van zero-based budgeting

Nu we de principes, voordelen en uitdagingen van ZBB hebben besproken, laten we eens kijken waarom bepaalde industrieën en sectoren beter geschikt zijn voor deze budgetteringsaanpak.

Productie

Aangezien ZBB gericht is op het verbeteren van de operationele efficiëntie en het verlagen van de kosten, is het zeer geschikt voor de productiesector. Met zoveel onzekerheid in de markt kunnen productiebedrijven ZBB gebruiken om kostenbesparingen te vinden en deze activa opnieuw toe te wijzen aan sterk groeiende gebieden.

Detailhandel

In de detailhandel stemt ZBB de uitgaven af op de vraag van klanten en markttrends in het huidige boekjaar, in plaats van te vertrouwen op historische gegevens. Dit stelt detailhandelsbedrijven in staat om nieuwe initiatieven zoals online verkoop te testen zonder zich zorgen te maken over de gevolgen voor toekomstige budgetten.

Overheid en non-profitorganisaties

Overheden en non-profitorganisaties moeten hun uitgaven vaak verantwoorden tegenover burgers of donoren, waardoor ZBB een ideale aanpak is. ZBB zorgt voor verantwoording en optimaal gebruik van fondsen in deze sector waar de toewijzing van middelen van cruciaal belang is.

Hoe kies je zero-based budgeting software

Met een basis over zero-based budgeting, bespreken we de belangrijkste functies en mogelijkheden die je moet zoeken in ZBB-software.

Gegevensintegratie

Kies bij voorkeur ZBB-software met robuuste mogelijkheden voor gegevensintegratie. ZBB-software moet gegevens kunnen verzamelen en valideren vanuit je ERP, HRMS en CRM, zonder dat je handmatig getallen of formules hoeft in te voeren. Effectieve gegevensintegratie zorgt ervoor dat alle financiële planning gegevens die u nodig hebt voor ZBB gemakkelijk toegankelijk en geconsolideerd zijn.

Workflows

Aangezien er veel belanghebbenden en afdelingsleiders betrokken zijn bij het ZBB-proces, is het belangrijk om software te kiezen met ingebouwde workflowmogelijkheden. Workflows kunnen het proces helpen stroomlijnen door automatisch taken, beoordelingen en goedkeuringen toe te wijzen. Effectieve workflows verbeteren de samenwerking binnen het hele bedrijf en zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Kunstmatige intelligentie

Kunstmatige intelligentie kan de efficiëntie en effectiviteit van het budgetteringsproces aanzienlijk verbeteren. AI-gedreven inzichten kunnen trends sneller opsporen, waardoor organisaties variaties in de tijd of tussen scenario's kunnen begrijpen en de factoren kunnen identificeren die veranderingen in hun rapporten veroorzaken. Door automatisch verhalend commentaar en datavisualisaties te genereren, verkleint AI de rapportagevensters en zorgt het ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten met het consistente verhaal achter de gegevens. AI kan ook repetitieve taken automatiseren, waardoor financiële leiders zich kunnen richten op meer strategische initiatieven.

Intuïtief ontwerp

Een intuïtief ontwerp voor je ZBB-software is cruciaal voor het vereenvoudigen van het budgetteringsproces en het stimuleren van een brede acceptatie onder gebruikers. Gebruiksvriendelijke software vermindert de complexiteit van ZBB, waardoor het toegankelijker en minder afschrikwekkend wordt voor belanghebbenden op alle niveaus. Een intuïtieve interface zorgt er ook voor dat gebruikers gemakkelijk kunnen navigeren en de functies van de software kunnen gebruiken zonder uitgebreide training.

FPM-software

Het goede nieuws is dat alle mogelijkheden die je nodig hebt voor zero-based budgeting deel uitmaken van een Financial Performance Platform zoals Prophix One.

Prophix One ondersteunt ZBB met ingebouwde workflows, data-integratie, kunstmatige intelligentie en een intuïtief ontwerp. Prophix One kan ook andere budgetteringsmethoden automatiseren en stroomlijnen, waardoor het ideaal is voor bedrijven die niet zeker weten welke aanpak het beste bij hen past.

Ontdek hoe Prophix One zero-based budgettering transformeert in onze demo - bekijk deze nu.