Wat is S&OP? Uw gids voor het overbruggen van de kloof tussen verkoop en operatie

Stel je bedrijf voor als een legpuzzel waarin verkoop en operations cruciale stukjes zijn die maar niet in elkaar lijken te passen. Om die stukjes in elkaar te laten passen, heb je een strategie nodig en S&OP is de strategie die je helpt de juiste plek te vinden voor elk stukje, zodat er een compleet plaatje ontstaat.

Duik in deze blog om de sales & operations planning (S&OP) te verkennen, van de belangrijkste onderdelen en stappen tot de onmiskenbare voordelen en de rol van technologie om alles te laten klikken. Laten we deze puzzel samen oplossen!

Wat is verkoop- en bedrijfsplanning (S&OP)?

Verkoop- en operationele planning (S&OP) is het proces waarbij een bedrijf ernaar streeft om de vraag naar hun producten of diensten af te stemmen op het aanbod. Bij deze aanpak wordt samengewerkt tussen alle afdelingen die een rol spelen bij vraag en aanbod, zoals marketing, productie, inkoop, financiën en transport.

S&OP helpt een bedrijf te beslissen om de productie op te schalen (of terug te brengen), personeel aan te nemen (of in te krimpen) en effectief te onderhandelen met leveranciers.

Het implementeren van S&OP kan leiden tot een verbeterde operationele efficiëntie, beter voorraadbeheer, nauwkeurigere prognoses en uiteindelijk een grotere klanttevredenheid door ervoor te zorgen dat de beschikbaarheid van producten voldoet aan de marktvraag.

Wat zijn de componenten van succesvol S&OP?

Zoals we hierboven al kort hebben vermeld, zijn er verschillende belangrijke onderdelen van succesvol S&OP: mensen, processen en technologie. Laten we ze stuk voor stuk behandelen, zodat u uw eigen verkoop- en operatieplan kunt maken.

Mensen

Verkoop- en operatieplanning is een geïntegreerd bedrijfsplanningsproces dat samenwerking vereist tussen meerdere afdelingen en belanghebbenden. Elke afdeling die invloed heeft op vraag en aanbod moet betrokken zijn bij het S&OP-proces, inclusief maar niet beperkt tot marketing, verkoop, productie, inkoop, transport en financiën.

Om S&OP succesvol te laten zijn, zijn duidelijke communicatie en goed gedefinieerde rollen essentieel, zodat alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden begrijpen en weten hoe ze bijdragen aan het overkoepelende plan.

Het executive leadership team moet het plan ook beoordelen en feedback geven over micro- en macro-economische invloeden, zodat de strategie in lijn blijft met de algemene bedrijfsdoelstellingen. Deze gezamenlijke inspanning is essentieel voor het creëren van een flexibel en responsief S&OP-proces dat zich kan aanpassen aan veranderingen in de markt of binnen het bedrijf zelf.

Processen

Een succesvol S&OP draait om processen - voor het verzamelen van gegevens, voor het analyseren van trends en voor het voorspellen van toekomstige resultaten. Het gaat ook om een grondige beoordeling van je productie- en distributieprocessen als je een detailhandelaar bent, of je factureerbare uren en afgeronde projecten als je een dienstverlener bent.

Geautomatiseerde processen zijn de sleutel tot effectief S&OP, vooral wanneer er zoveel belanghebbenden bij betrokken zijn. Door het verzamelen, compileren en beoordelen van gegevens te automatiseren, kunt u uw resultaten versnellen en ervoor zorgen dat u aan de behoeften van uw klanten voldoet.

Maar naast automatisering is de integratie van deze processen tussen afdelingen van cruciaal belang. Geautomatiseerde systemen moeten niet alleen het efficiënt verzamelen, compileren en beoordelen van gegevens vergemakkelijken, maar er ook voor zorgen dat deze informatie naadloos door alle relevante delen van de organisatie stroomt. Deze geïntegreerde aanpak ondersteunt een meer samenhangende en goed geïnformeerde strategische planning.

Technologie

Effectief S&OP zou niet compleet zijn zonder financiële technologie om processen te automatiseren, rapporten te verspreiden en resultaten te analyseren. Met een speciaal platform voor geïntegreerde bedrijfsplanning kunt u de complexiteit aanpakken, bronnen optimaliseren en de relatie tussen uw gegevens begrijpen.

Een geïntegreerd bedrijfsplanningsplatform, zoals Prophix One, kan ook samenwerking tussen belanghebbenden in realtime ondersteunen, zodat ze flexibel kunnen reageren op nieuwe informatie of verschuivingen in de markt. Dit zorgt ervoor dat de besluitvorming zowel geïnformeerd als flexibel is, waardoor uw S&OP voorop blijft lopen.

5 belangrijke stappen van het S&OP-proces

Efficiënt en nauwkeurig S&OP komt neer op de processen die je volgt. Laten we de 5 belangrijkste stappen van het S&OP-proces uit elkaar halen:

1. Verzamel gegevens - U moet zowel verkoop- als operationele gegevens van de vorige maand verzamelen en deze in één document bundelen voordat u met uw S&OP begint. Neem statistieken op zoals werkelijke verkoop, verwachte vraag, productiecapaciteit, winstmarges en productiekosten. Je kunt ook externe statistieken opnemen, zoals markttrends, economische indicatoren of analyses van concurrenten die van invloed kunnen zijn op de vraagprognoses.
   
   
2. Evalueer de vraag - Analyseer verkoopgegevens om inzicht te krijgen in productprestaties en klantvoorkeuren. Voor retailers houdt dit in dat ze productverkopen moeten bekijken, de best presterende winkels moeten identificeren en populaire producten moeten aanwijzen. Dienstverleners moeten het aantal geboekte afspraken, de meest gevraagde diensten en het totaal aantal factureerbare uren onderzoeken. Het doel is om patronen, trends en gebeurtenissen te ontdekken die de verkoop hebben beïnvloed en deze inzichten te gebruiken om de toekomstige vraag te voorspellen. Bij het evalueren van de vraag moet je ook historische gegevens naast actuele gegevens gebruiken om langetermijntrends en de invloed van seizoensinvloeden te identificeren.
   
   
3. Houd rekening met het aanbod - Met je vraagvoorspelling in de hand, beoordeel je je huidige voorraadvoorraad. Als onderdeel van dit proces moet je nagaan of je in staat was om aan de vraag te voldoen of dat er een aanzienlijke overtollige voorraad was. Evalueer de gevolgen van overtollige voorraden, waaronder opslagkosten en problemen met bederfelijkheid. Analyseer de nauwkeurigheid van de prognose van de vorige maand ten opzichte van de werkelijke vraag, identificeer eventuele afwijkingen en begrijp de factoren die daartoe hebben geleid. Deze stap is essentieel om toekomstige prognoses te verfijnen en het aanbod beter af te stemmen op de verwachte vraag.
   
   
4. Plannen afstemmen en herzien - Nadat het financiële team de vraag- en aanbodprognoses heeft opgesteld, is het tijd om met andere belanghebbenden om de tafel te gaan zitten om het plan af te stemmen met andere afdelingen in het bedrijf, zoals marketing, verkoop en productie. Denk na over de manieren waarop andere teams beïnvloed zullen worden - als je een toename in de vraag verwacht, zal het productieteam de productie moeten opvoeren. Op dezelfde manier, als er een daling in de vraag wordt verwacht, kan dit een kans zijn voor marketing om meer promotionele campagnes te voeren. Bereid je voor op verschillende discussierondes, want het kan een aantal plannen kosten om de verschillende afdelingsprioriteiten en beperkingen effectief met elkaar in evenwicht te brengen.
   
   
5. Plan afronden - Zodra elke afdeling de op elkaar afgestemde vraag- en aanbodplannen heeft bekeken en goedgekeurd, is het tijd om goedkeuring te krijgen van de leidinggevende. Deze stap zorgt ervoor dat uw verkoop- en operationele plannen op één lijn liggen met de bredere bedrijfsdoelstellingen. Nadat het plan is beoordeeld door de directie, kun je beginnen met het implementeren van je plan. Maar zelfs na goedkeuring moet je plan aanpassingen mogelijk maken als er nieuwe informatie beschikbaar komt of als omstandigheden veranderen, zodat je S&OP dynamisch en responsief blijft.

Top 3 voordelen van S&OP

Sales & operations planning heeft talloze voordelen, waarvan er hieronder drie worden beschreven:

Verhoogt de winstgevendheid

Door uw aanbod af te stemmen op uw voorspelde vraag, kunt u de kosten voor overtollige voorraad en opslag verlagen, waardoor de winstgevendheid van uw bedrijf verbetert. S&OP kan ook leiden tot een beter gebruik van middelen, waaronder mankracht en materialen, wat de winstgevendheid verder verbetert.

Verbetert de samenwerking

Aangezien verkoop en operations bijna elke afdeling binnen een organisatie raakt, kan het S&OP-proces een geweldige manier zijn om de samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren en ervoor te zorgen dat iedereen aan dezelfde doelen werkt, wat een cultuur van transparantie bevordert.

Verbetert productiestabiliteit en -capaciteit

Met een beter idee van hoeveel producten je moet produceren en wat er nodig is om ze te maken, kan S&OP je productiecapaciteit en -stabiliteit verbeteren. S&OP kan ook helpen om potentiële knelpunten of capaciteitsbeperkingen van tevoren te identificeren, zodat proactieve aanpassingen mogelijk zijn. Dit kan investeringen in nieuwe machines omvatten, verschuivingen in de personeelsbezetting of wijzigingen in leveranciersovereenkomsten om ervoor te zorgen dat de productie voldoet aan de vraag zonder onnodige vertragingen.

Hoe technologie gebruiken om S&OP te ondersteunen

Om het volledige potentieel van S&OP te benutten, is het essentieel om gebruik te maken van technologie, zoals een geïntegreerd bedrijfsplanningsplatform. Deze platforms dienen als een gecentraliseerde hub, waar gegevens van verschillende afdelingen een uitgebreid beeld geven van vraag en aanbod.

Door realtime analyses, voorspellingen en samenwerkingsfuncties te integreren, stelt een geïntegreerd bedrijfsplanningsplatform bedrijven in staat om weloverwogen beslissingen te nemen. Door het S&OP-proces met technologie te stroomlijnen, kunt u handmatige fouten verminderen en de efficiëntie verbeteren.

Een geïntegreerd bedrijfsplanningsplatform vergemakkelijkt ook naadloze communicatie tussen afdelingen, zodat elke belanghebbende op één lijn zit met de doelstellingen van het bedrijf.

Conclusie: Hoe Prophix de kloof overbrugt tussen verkoop- en operationele planning

S&OP is de strategie die ervoor zorgt dat elk stukje van uw bedrijfspuzzel in elkaar past, en een speciaal platform voor financieel prestatiebeheer kan dit proces verbeteren.

Prophix One Integrated Business Planning kan uw inspanningen automatiseren en stroomlijnen, zodat uw verkoop en operaties perfect op elkaar zijn afgestemd. Met een financieel prestatieplatform zoals Prophix One bent u niet alleen aan het plannen; u legt de laatste stukjes op hun plaats voor een compleet, succesvol plaatje.