Wat is het financiële afsluitproces?

Stel je voor dat je je auto alleen naar een monteur zou brengen als er iets mis ging. Geen olie verversen, geen banden wisselen en geen routineonderhoud. De staat van die auto na slechts een paar maanden zou dicht in de buurt komen van de financiën van je organisatie zonder een robuust financieel afsluitproces.

Bij financial close bekijkt een financieel team de boeken van de organisatie voor een bepaalde periode, meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks. Tijdens deze controle worden rekeningen met elkaar in overeenstemming gebracht, afwijkingen onderzocht, contanten geteld en afschriften afgerond met het oog op de volgende periode. Een regelmatig financieel afsluitproces stelt organisaties in staat om problemen, zoals achterstallige facturen, op te sporen voordat ze uitgroeien tot serieuzere problemen. Het is ook een essentieel onderdeel van het accuraat houden van je boekhouding, en accurate financiële gegevens zijn essentieel voor het nemen van meer strategische beslissingen naarmate je organisatie groeit.

De meeste leiders weten dat de financiële afsluiting essentieel is; ze zouden alleen willen dat het minder moeite kostte en minder kostte. Daarom hoopt, volgens Gartner, 55% van de finance executives op een volledig geautomatiseerde afsluiting in 2025.

Laten we de details van het financiële afsluitproces bespreken, inclusief hoe je uitdagingen kunt overwinnen en die ideale geautomatiseerde staat kunt bereiken.

De belangrijkste stappen voor het financiële afsluitproces

In de meeste organisaties kan het financiële afsluitproces gemakkelijk een week of langer duren, tot lang na de periode waarover wordt gerapporteerd. Dat komt omdat er een aanzienlijke hoeveelheid werk bij komt kijken, meestal onderverdeeld in de volgende stappen.

• Inkomend geld registreren: De eerste stap bij het afsluiten van de boeken is het registreren van alle geldstromen die zijn binnengekomen in de periode die je afsluit en deze vergelijken met openstaande facturen.
• Crediteuren bijwerken: Dit houdt in dat je ervoor zorgt dat alle verplichtingen die je organisatie heeft opgelopen tijdens de periode die je afsluit op de juiste manier worden weergegeven in je boeken - vooral als ze zijn betaald.
  
• Rekeningen afstemmen: Bij het afstemmen van rekeningen vergelijken financiële teams transacties in hun boeken met secundaire bronnen, zoals bankafschriften en bonnetjes. Zo weet je zeker dat ze correct zijn gecrediteerd of gedebiteerd.
  
• Kleine kas controleren: Het is makkelijk om de kleine kas te vergeten en daarom moet deze bij elke financiële afsluiting worden gecontroleerd.
  
• Vaste activa controleren: In deze fase controleer je de waarde van vaste activa, inclusief afschrijvingen, en hoe deze worden opgenomen in je financiële administratie.
• Voorraden en inventaris controleren: Ervoor zorgen dat je werkelijke inventaris overeenkomt met je boeken is een belangrijk onderdeel van de financial close.
• Financiële overzichten ordenen: Als onderdeel van de afsluiting verzamel je de nodige verklaringen om de gegevens te krijgen die je nodig hebt en begin je met het voorbereiden van de rapporten die je leiders verwachten.
• Kosten- en inkomstenrekeningen controleren: Alles om een accuraat beeld te creëren van deze essentiële rekeningen.
  
• Alle gegevens valideren: Omdat gegevens meestal uit meerdere bronnen komen, is validatie een essentiële stap in het financiële afsluitproces.
  
• De weg bereiden voor de volgende periode: Financiële teams besteden meestal enige tijd aan het ordenen van overzichten en gegevensbronnen om hun volgende afsluiting te stroomlijnen.

De grootste uitdagingen in het financiële afsluitproces

Niemand zal betwisten dat het correct afsluiten van de boeken essentieel is om organisaties compliant, financieel gezond en gestaag groeiend te houden. Het financiële afsluitproces kan echter een van de meest tijdrovende en resource-intensieve bezigheden zijn voor een financieel team, met hoofdpijn voor alle betrokkenen tot gevolg. Hier zijn een paar van de financiële afsluitingsuitdagingen waar je op moet letten als je die hoofdpijn wilt verminderen.

1. Niet-relevante financiële overzichten

Een van de belangrijkste resultaten van je financial close-proces zijn financiële overzichten die leiders kunnen gebruiken om te rapporteren aan aandeelhouders, de financiële gezondheid van de organisatie te evalueren en beslissingen te nemen die ervoor zorgen dat alles de goede kant op blijft gaan. Maar omdat een financiële afsluiting erg lang kan duren, moeten financiële teams vaak tegen de klok racen om op tijd relevante overzichten te produceren. Maar al te vaak voelt dit als een onmogelijke taak. Elke poging om het financiële afsluitproces te versnellen wordt meestal ingegeven door de behoefte aan tijdigere financiële overzichten.

2. Kwaliteit van gegevens

Financiële gegevens kunnen inconsistent zijn, vooral bij meerdere dochterondernemingen of locaties. Tussen onbetaalde facturen, ontbrekende updates en onjuiste valutaomrekeningen zijn niet alle gegevens die je krijgt voor je financial close van hoge kwaliteit. Dit kan extra werk opleveren voor je team bij het verwerken, opschonen en opvolgen van gegevens van slechte kwaliteit.

3. Onderscheiden teams

Zodra je organisatie een bepaalde grootte bereikt, zul je waarschijnlijk moeten werken met teams op afstand - zelfs in verschillende tijdzones. Dit kan de samenwerking een stuk lastiger maken. Vergaderingen moeten worden gehouden op tijdstippen die voor sommigen ongelegen komen, er kunnen dagen verloren gaan als belangrijke bestanden voor het ene team aan het eind van de dag worden verzonden en voor het andere team midden in de nacht, en iedereen op één lijn krijgen is een stuk lastiger als je ze niet allemaal in dezelfde ruimte bij elkaar kunt brengen.

4. Niet op elkaar afgestemde systemen

Of uw organisatie nu meerdere locaties of dochterondernemingen heeft, uw financiële afsluitproces omvat meerdere systemen die mogelijk niet goed met elkaar integreren. Sommige teams gebruiken misschien handmatig bijgewerkte spreadsheets om orders bij te houden, terwijl andere alles afhandelen met geavanceerde boekhoudsoftware. Omdat elk financieel systeem compleet anders is, verlengt het vertalen van al die gegevens naar iets bruikbaars uw financiële afsluitproces.

5. Menselijke fouten

Alle financiële processen, vooral die welke afhankelijk zijn van handmatige invoer, kunnen vol fouten zitten. Fouten bij het invoeren van gegevens en typefouten kunnen onregelmatigheden in je financiële gegevens veroorzaken die onopgemerkt kunnen blijven tot het tijd is voor de financiële afsluiting. Het team dat de afsluiting afhandelt, moet dan waakzaam genoeg zijn om deze fouten tijdens het werk te ontdekken. Ze zullen ook kostbare tijd besteden aan het opvolgen van verkeerd ingevoerde bedragen met de juiste mensen om ze te herstellen.

6. Juiste middelen

Zoals bij veel processen waarbij het financiële team betrokken is, is het te gemakkelijk om pas op het laatste moment aan financiële afsluiting en rapportage te denken. Dit kan leiden tot overwerkte teams met onvoldoende tijd om de boeken effectief af te sluiten of met de juiste software om efficiënt te werken. Sommige leiders zien deze processen misschien als niet meer dan een hokje dat moet worden aangevinkt, maar het Office of the CFO weet hoe cruciaal ze zijn voor de organisatie. Dit kan leiden tot touwtrekkerij als financiële leiders meer middelen voor hun teams proberen te krijgen die andere leiders niet altijd willen geven.

Nauwkeurige en snelle financiële afsluitprocessen met Prophix

Het financiële afsluitproces is van essentieel belang voor de financiële gezondheid van uw organisatie, en u zou niet geconfronteerd moeten worden met de uitdagingen die er gewoonlijk mee gepaard gaan. Door gebruik te maken van een financieel prestatieplatform zoals Prophix One, kunt u alle voordelen krijgen van een nauwkeurige, geautomatiseerde financiële afsluiting zonder de nadelen van een traditionele afsluiting.

Dit is wat Prophix One kan doen voor uw financiële afsluiting.

Tijdige en nauwkeurige financiële overzichten voor leidinggevenden

"Prophix stelt ons in staat om na te denken over wat de cijfers ons vertellen in plaats van al onze tijd te besteden aan het invoeren van gegevens." - Jennie Robison, Vice President Controller, Kajima Building & Design Group

Verbeteringen op consolidatieniveau

Het consolideren van gegevens van meerdere entiteiten kan lastig zijn, maar er zijn manieren waarop u ook dit aspect van uw proces kunt verbeteren door de manier waarop dit gebeurt op organisatieniveau aan te passen:

• Standaardiseer uw rekeningstelsel in de hele organisatie door rekening te houden met alle parameters die nodig zijn voor consolidatie en groepsrapportage.
• Stroomlijn de organisatiestructuur (bijvoorbeeld door slapende bedrijven te sluiten of samen te voegen).
• Stel strikte materialiteitsrichtlijnen op met instemming van de accountants.

Als het gaat om financiële consolidatie - vaakeen vereiste voor beursgenoteerde bedrijven - zijn er ook verschillende verbeteringen die je kunt aanbrengen:

• Gebruik een platform dat essentiële financiële gegevens centraliseert.
• Maak gebruik van automatisering voor vertalingen in meerdere valuta en subconsolidatie.
• Creëer een controlespoor om toekomstige consolidaties te vereenvoudigen (en naleving te garanderen).

Technische verbeteringen

Als de entiteiten die betrokken zijn bij uw financiële proces nog steeds spreadsheets gebruiken voor het grootste deel van hun werk, kunt u technische verbeteringen aanbrengen door te automatiseren:

• Controles, van de indiening van entiteiten tot het consolidatieniveau, met validatieregels
• Aansluitingen voor intercompany saldi en transacties
• Financiële en managementrapportage
• Conversie van valuta
• Eliminaties en aanpassingen

Je kunt ook een financieel prestatieplatform gebruiken dat automatisch de workflow, status en validatieresultaten controleert.

Prophix in actie: Sluit uw boeken 56% sneller

Financiële leiders dromen van een geautomatiseerde afsluiting, maar slechts weinigen kennen de weg om dit te bereiken. Met Prophix One hoeft u het wiel niet opnieuw uit te vinden; u hoeft er alleen maar een motor achter te zetten.

Health Connect America levert diensten voor geestelijke gezondheidszorg en gedragsmatige gezondheidszorg in de hele Verenigde Staten en vertrouwde op een ongeorganiseerd, Excel-zwaar financieel afsluitproces. Hun snelste financiële afsluiting kostte hen bijna een volledige werkweek, en dat was gewoon niet genoeg. Nadat ze Prophix One waren gaan gebruiken, hebben ze hun maandafsluiting teruggebracht tot twee dagen, een verbetering van 56%.

En ze zijn niet alleen.

Als het voelt alsof de volgende financiële afsluiting voor de deur staat, zou je niet bang hoeven te zijn om in je boeken te duiken.