Wat is financiële planning en analyse (FP&A)?

Het valt niet te ontkennen dat FP&A als vakgebied steeds belangrijker is geworden. Maar wat is het precies? Wat doet FP&A?

FP&A is een breed vakgebied met veel verantwoordelijkheden, maar uiteindelijk is het de kern van de toekomstgerichte financiële functie, verantwoordelijk voor strategische planning en budgettering.

In dit artikel kom je alles te weten over FP&A verantwoordelijkheden, functies, functies, tech stack en zelfs de toekomst van het vakgebied.

FP&A betekenis en definitie

FP&A staat voor financiële planning en analyse. Het is het geheel van plannings-, budgetterings-, prognose- en analyseactiviteiten die de zakelijke beslissingen van een bedrijf ondersteunen.

Op hoog niveau stelt FP&A bedrijven in staat om het verhaal van de cijfers te vertellen: het budget, de uitgaven, financiële overzichten en financiële ratio's geven een verhaal van de groei, de problemen en het traject van een bedrijf. FP&A is de manier waarop bedrijven dat verhaal vinden, het vertellen en het naar het gewenste einde leiden.

Laten we alle onderdelen van FP&A eens uit elkaar halen.

Financiële planning

Financiële planning is het proces waarbij een bedrijf een gewenste eindtoestand identificeert en een strategie maakt om die te bereiken.

Als een bedrijf bijvoorbeeld 2x omzetgroei wil bereiken in een boekjaar, dan zal het FP&A team de taak krijgen om een strategie uit te stippelen om die groei te bereiken.

Hoe doen ze dit? Door gebruik te maken van de hulpmiddelen die we nu gaan behandelen: financiële analyse, financiële prognoses en financiële rapportage.

Financiële analyse

Financiële analyse is een van de belangrijkste financiële activiteiten die een bedrijf moet uitvoeren. Financiële analyse helpt bedrijven te begrijpen hoe hun geld wordt gebruikt en hoe effectief dat gebruik is.

Er zijn vele soorten financiële analyse, van analyse van budgetvarianties tot ratioanalyse en horizontale/verticale analyse tot scenario-, gevoeligheids- en fluxanalyse.

Met andere woorden: financiële analyse is de bouwsteen van het verhaal dat FP&A vertelt.

Financiële prognoses

Financiële prognoses zijn de manier waarop het FP&A team in de toekomst kijkt en de resultaten van hun analyse projecteert.

Financiële prognoses lijken vaak op scenariomodellering, waarbij het FP&A team een aanname doet en de toestand van het bedrijf projecteert op basis van die variabele verandering.

Financiële rapportage

Financiële rapportage is het laatste kernonderdeel van FP&A, en het is van cruciaal belang. De belangrijkste resultaten van de financiële rapportage zijn de jaarrekeningen: de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht.

Het FP&A team gebruikt deze jaarrekeningen als leidraad voor de planning, als basis voor analyses en om voorspellingen en modellen te maken.

Op dezelfde manier rapporteert het FP&A team over belangrijke financiële ratio's, zoals de debt-equity ratio of de quick ratio, aan belanghebbenden, leden van de raad van bestuur en investeerders die verschillende visies willen op de algemene financiële gezondheid van het bedrijf.

Wat is de rol van FP&A in een bedrijf?

Historisch gezien werd FP&A tot de backoffice gedegradeerd. Maar nu is FP&A in opkomst als een commandocentrum voor de strategische visie van een bedrijf, dat operaties aanstuurt op basis van financiële gegevens.

FP&A zit meestal onder de CFO, op de financiële afdeling, en staat los van andere financiële activiteiten zoals boekhouding, treasury en compliance. FP&A werkt echter wel samen met deze afdelingen, omdat het verantwoordelijk is voor het opstellen en bijhouden van het fiscale budget.

FP&A functiebenamingen

Iemand die in FP&A werkt heeft meestal "FP&A" in zijn of haar titel staan, maar er kan ook naar hem of haar verwezen worden als "financieel analist" of "manager financiële analyse"

FP&A analist: Dit is het individuele medewerkersniveau van FP&A. De FP&A analist kan beginniveau, associate, senior of teamleider zijn. Hoe dan ook, de FP&A analist is verantwoordelijk voor het uitvoeren van analyses, scenario modellering, het creëren van financiële overzichten - de kern van het FP&A werk.

FP&A manager: De FP&A manager houdt toezicht op de activiteiten van het FP&A team. Bij kleinere bedrijven is er misschien maar één FP&A manager of directeur verantwoordelijk voor alles wat met FP&A te maken heeft. Bij grotere bedrijven zal de FP&A manager echter een team zien dat verantwoordelijk is voor een specifiek deel van het bedrijf. Dit geldt vooral voor bedrijven met meerdere entiteiten en meer losgekoppelde financiën.

FP&A directeur: De FP&A directeur houdt toezicht op FP&A processen en zal een grotere rol hebben in het verbinden van het FP&A team met andere teams indien nodig. Directeurs presenteren financiële rapporten en hebben meestal een plaats aan tafel om bedrijfsplannen aan te sturen en bij te dragen aan bredere bedrijfsbeslissingen. De directeur FP&A wordt vaak beschouwd als een opstapje naar de functie van CFO.

CFO: Op het niveau van de C-suite is de CFO zelden betrokken bij het dagelijkse werk van de financiën van een bedrijf en in plaats daarvan is hij de woordvoerder voor de financiën van het bedrijf tijdens bestuursvergaderingen of planningsvergaderingen. De CFO is de rentmeester, beheerder, strateeg en katalysator van de financiën en financiële beslissingen van een bedrijf.

Wat is het verschil tussen FP&A en de CFO?

Het verschil tussen FP&A en de CFO is dat de CFO een rol is, terwijl FP&A een functie is. De CFO houdt toezicht op de afdeling FP&A, maar is ook verantwoordelijk voor andere financiële afdelingen zoals boekhouding en treasury.

Basisstappen in het FP&A proces

Wat komt er kijken bij het FP&A proces? Hoewel het FP&A team zoveel taken uitvoert, zijn er vier grote groepen waarin we ze kunnen indelen.

1. Gegevens verzamelen, consolideren en valideren

Ook wel bekend als de voorbereidingstaken, wordt het FP&A team vaak belast met het verzamelen van gegevens, het valideren ervan, het opschonen ervan, het omvormen tot een bruikbare vorm en vervolgens het consolideren of verpakken ervan.

Vervolgens gebruiken ze deze gegevens in hun analyses, plannen en prognoses.

2. Plannen en voorspellen

De plannings- en prognosestappen vormen de kern van het FP&A-werk. Planning is de manier waarop een bedrijf zijn doelen en de strategieën om die doelen te bereiken identificeert, terwijl forecasting meer gedetailleerd is en de manier is waarop een bedrijf zijn toekomstige situatie projecteert, meestal om de realiteit van een strategie of de effectiviteit ervan te beoordelen.

Taken zoals scenarioplanning en financiële modellering vallen onder deze noemer.

3. Budgettering

Budgettering is de manier waarop een bedrijf middelen toewijst om zijn plannen te realiseren. FP&A teams gooien steeds vaker spreadsheets overboord om te budgetteren met tools zoals Prophix, die hen helpen sneller te werken en veel van de hoofdpijn weg te nemen die gepaard gaat met budgetteringsprocessen op basis van spreadsheets, zoals het opschonen van gegevens, gebroken referenties en complexe, onkenbare formules.

Budgettering is natuurlijk een van de belangrijkste taken waar de financiële afdeling verantwoordelijk voor is.

4. Prestatiebewaking en rapportage

Tot slot is het FP&A-team verantwoordelijk voor prestatiebewaking en rapportage. Door het produceren van financiële overzichten en het uitvoeren van analyses wordt gemeten hoe effectief de activiteiten of initiatieven van een bedrijf waren.

Prestatiemonitoring strekt zich ook uit tot human capital management, om ervoor te zorgen dat werknemers een productiviteitsniveau kunnen bereiken dat is afgestemd op wat het bedrijf nodig heeft om zijn plannen te realiseren.

De opkomst van xP&A

xP&A staat voor uitgebreide planning en analyse. XP&A, bedacht door een analyse van Gartner in 2020, was oorspronkelijk een modewoord dat aan kracht wint nu meer teams nadenken over hoe ze de kracht van FP&A kunnen integreren in hun lange-termijnplannen. Dit is geen nieuw idee -xP&A werd eerder geïntegreerde FP&A of collaborative planning genoemd. Beide zijn gebaseerd op het idee dat het FP&A team vaak in real-time scenario's moet analyseren in samenwerking, multidimensionaal en op verschillende niveaus van de organisatie.

XP&A is dus het proces van het koppelen van strategische, financiële en operationele plannen voor meer zichtbaarheid. Het eindresultaat is dat alle plannen in de hele organisatie beter op elkaar worden afgestemd en flexibeler worden.

FP&A software en tools

Net als elke andere moderne bedrijfsfunctie, vertrouwt FP&A op zijn deel van de tools en software om te kunnen werken. Hier zijn de basisbouwstenen voor de FP&A tech stack.

De FP&A technologiestapel

FP&A heeft een paar stukken technologie nodig om te kunnen functioneren.

ERP-, GL- en/of boekhoudsoftware: Het ERP (enterprise resource planning) of boekhoudprogramma fungeert als de bron van de waarheid voor de cijfers van een bedrijf. De GL (general ledger) leeft vaak binnen een breder ERP en registreert transactiegegevens, terwijl iets als een HRIS (human resources information system) of HCM (human capital management) tool belangrijke salaris- en personeelsinformatie bevat.

Software voor spreadsheets of financiële analyse: Meestal de spreadsheet (vooral Microsoft Excel), maar bij voorkeur een FP&A tool (zoals Prophix). Hierdoor kan het FP&A-team sneller analyses uitvoeren en hun gegevens samenvoegen.

Financiële teams bij grotere bedrijven hebben vaak een tool voor uitgavenbeheer, een apart salarissysteem, AP-software (crediteurenadministratie) en AR-software (debiteurenadministratie) om facturen en betalingen af te handelen, en tools voor leveranciersbeheer, om er maar een paar te noemen. Als je het kunt bedenken, is er waarschijnlijk wel een tool voor.

Maar veel software kan meerdere functies aan. Het Financial Performance Platform van Prophix kan bijvoorbeeld naast FP&A-taken ook de financiële afsluiting en consolidatie voor zijn rekening nemen, zodat u al uw financiële processen op één platform kunt afhandelen.

Voordelen van FP&A tools

FP&A software helpt CFO's, financiële leiders en FP&A professionals om de financiële gezondheid van hun organisatie te waarborgen. Het helpt hen te rapporteren, analyseren, plannen en voorspellen zonder de hoofdpijn die de traditionele FP&A spreadsheet met zich meebrengt.

Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste voordelen van FP&A software.

Betere voorbereiding van gegevens: Een groot deel van de tijd van het FP&A team wordt besteed aan het voorbereiden van de analyse in plaats van het daadwerkelijk uitvoeren van een analyse. FP&A software helpt teams om hun gegevens veel sneller te importeren, op te schonen, te ontdubbelen en te consolideren dan ze in Excel zouden kunnen, wat veel tijd bespaart voor het belangrijke werk van de analyse.

Snellere analyse: FP&A software levert veel van de analyses die teams handmatig zouden moeten doen in Excel, of die onhandig zouden zijn in Excel. De meeste FP&A software maakt het bijvoorbeeld gemakkelijk om meerdere scenario's te maken, maar in Excel vereist dat veel kopiëren, plakken en bestanden beheren, wat snel rommelig kan worden.

Eenvoudiger rapporteren: Het maken van financiële overzichten en andere financiële rapporten kost altijd tijd, en het maken van visualisaties van complexe datasets nog meer. FP&A software bevat vaak dashboards om leidinggevenden in één oogopslag inzicht te geven in de financiële prestaties van het bedrijf, wat leidt tot een snellere algemene rapportage.

De toekomst van FP&A

Terwijl FP&A historisch gezien een backoffice rol was, heeft FP&A zich recentelijk ontwikkeld als een centraal commandocentrum voor de operaties van een bedrijf, vaak hand in hand met de CEO en andere visionaire leiders.

FP&A moet zich dus blijven ontwikkelen om zo goed mogelijk samen te werken met CEO's.

AI en ML

FP&A teams zullen veel gebruik gaan maken van kunstmatige intelligentie en machine learning, vooral als het gaat om het voorspellende modelleringswerk dat komt kijken bij financiële prognoses. Het gebruik van AI en ML voor FP&A gaat echter gepaard met training en de ontwikkeling van vaardigheden.

Zwaardere investeringen in de cloud

Traditioneel werd FP&A lokaal gedaan, op de machine van een individu, in een lokaal Excel-bestand. Maar met de opkomst van cloudgebaseerde FP&A tools verandert dat verwerkingscentrum van een lokale desktop naar een cloudgebaseerde server.

Cloud-gebaseerde platforms maken het makkelijker voor FP&A teams om beter samen te werken en de gegevens binnen te halen die ze nodig hebben. Het helpt hen ook om delen van een project of analyse op te splitsen en later weer samen te voegen, wat leidt tot snellere efficiëntie.

Veelgestelde vragen over FP&A

Omdat FP&A zo'n groot onderwerp is en nog steeds in opkomst is als een belangrijke bedrijfsfunctie, kan er veel verwarring bestaan over wat het is. Laten we dat eens ophelderen.

Wat is het verschil tussen FP&A en boekhouding?

FP&A staat voor financiële planning en analyse. FP&A is toekomstgericht en houdt zich bezig met de toekomst van het bedrijf: de plannen, de prognoses en de strategieën. Boekhouding is meer een functie die achterom kijkt en zich bezighoudt met de historische prestaties van een organisatie.

FP&A en accounting werken samen, omdat accounting nodig is om de historische gegevens te leveren die het FP&A team gebruikt als basis voor zijn projecties en modellen. Op dezelfde manier stelt het FP&A-team het budget van het bedrijf op en produceert het financiële overzichten die deels gebaseerd zijn op het rekeningstelsel dat door het accountingteam wordt bijgehouden.

Wat doet een financieel analist?

Een financieel analist is een rol op individueel contributieniveau in een FP&A team of afdeling. De financieel analist is verantwoordelijk voor het analyseren van de financiën van een bedrijf en voert taken uit als ad-hocanalyse, scenarioanalyse en fluxanalyse. De financieel analist is ook verantwoordelijk voor rapportages en zal waar nodig betrokken zijn bij het opstellen van financiële overzichten en andere statistieken.

Wat is de hiërarchie van FP&A rollen?

Van meest naar minst senior is de meest voorkomende hiërarchie van FP&A rollen als volgt:

• CFO
• FP&A directeur
• FP&A manager
• FP&A analist

Hoe kom je in FP&A terecht?

Er is niet één manier om FP&A in te stappen, wat het een spannend carrièrepad maakt voor financiële professionals. Een achtergrond in financiën, economie, boekhouding, investment banking, ondernemerschap, gegevensanalyse en zelfs software engineering of consulting zijn allemaal goede fundamenten voor een overstap naar FP&A.

Veel geïnteresseerde professionals bekwamen zich via FP&A bootcamps of online cursussen voordat ze solliciteren naar stages of startersfuncties als financieel analist.

Een andere weg naar FP&A is om in een vroeg stadium finance aan te nemen bij een bedrijf in een groeifase.

Zelfs als je niet verantwoordelijk bent voor FP&A, zal er genoeg FP&A werk gedaan moeten worden, en werknemers in kleinere bedrijven hebben vaak meerdere petten op.

Conclusie: FP&A van wereldklasse met Prophix

Nu weet u alles over FP&A. Wat het is, hoe het werkt, waar het verantwoordelijk voor is en zelfs hoe je erin kunt komen.

En als u een FP&A professional bent, is het een goed moment om te investeren in een FP&A tool die het handmatige, foutgevoelige werk afhandelt waar veel FP&A teams zich mee opgezadeld voelen. Probeer Prophix om uw financiële rapportage en analysebehoeften af te handelen in een cloud-gebaseerde omgeving die u bevrijdt van de tirannie van de spreadsheet.