Wat is financiële compliance? Alles wat je moet weten

Financiële compliance is fundamenteel voor het beheer van de financiën van een organisatie. Het is een reeks beleidslijnen en praktijken die de financiën van het bedrijf beschermen tegen fouten en misbruik. Een gezonde compliancestrategie bevordert op zijn beurt het vertrouwen in de organisatie bij klanten, leidinggevenden en aandeelhouders. Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende vragen over dit essentiële onderwerp en enkele methoden die je kunt gebruiken om compliance te implementeren en te verbeteren.

Wat is financiële compliance?

Financiële compliance verwijst naar de naleving van wetten, voorschriften en normen die de financiële en kapitaalmarkten regelen. Het omvat een breed scala aan praktijken, van investeringsbankieren tot retailbankieren, en is van cruciaal belang voor het behoud van de integriteit en stabiliteit van deze markten.

Waarom is financiële compliance belangrijk?

Compliance is ervoor zorgen dat je organisatie zich aan de regelgeving houdt. De kosten van het niet naleven van voorschriften kunnen zeer hoog oplopen, zowel financieel als qua reputatie. Compliance is niet alleen bedoeld om het vertrouwen in een bedrijf te behouden en te verzekeren, maar ook in de financiële systemen als geheel.

Wat is een voorbeeld van compliance in de financiële sector?

Compliance-vereisten verschillen per sector en geografie. GDPR (General Data Protection Regulation) is bijvoorbeeld een verzameling Europese standaarden, hoewel het voor veel in de VS gevestigde bedrijven standaardpraktijk is geworden, vooral voor bedrijven met Europese klanten.

Bedrijven die creditcardgegevens verwerken, moeten zich houden aan PCI DSS, normen die zijn opgesteld door creditcardbedrijven om de gegevens van kaarthouders te beschermen.

Zorgen voor financiële compliance

Een sterke financiële compliancestrategie is nodig om voortdurend te voldoen aan de relevante regelgeving. Laten we eens kijken naar enkele stappen die nodig zijn om een effectieve compliancestrategie te implementeren.

1. Duidelijke beleidslijnen en procedures opstellen

Beleidslijnen zijn de verklaarde doelen van een compliance strategie en moeten beschikbaar en toegankelijk zijn. Ze moeten duidelijk geschreven zijn om verkeerde interpretaties te beperken. Procedures zijn bedoeld voor wanneer dat beleid in de praktijk moet worden gebracht en moeten ook duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn.

Het is ook cruciaal om beleidsregels te hebben voor industrienormen zoals anti-witwaspraktijken (AML) en de FCPA (Foreign Corrupt Practices Act).

Compliance is meer dan alleen wettelijke vereisten, en industrienormen zijn essentieel om het vertrouwen en de betrouwbaarheid binnen je branche te behouden.

2. Implementeer robuuste interne controles

Interne financiële controles helpen bij het bewaken van de financiën van een organisatie en het implementeren van oplossingen als er fouten optreden. Een goede scheiding van taken, autorisatieprotocollen en regelmatige audits dragen hier allemaal aan bij. Dit zorgt ervoor dat belangrijke processen zoals financiële consolidatie en het beheer van openbaarmakingen compliant blijven.

3. Risicobeoordelingen uitvoeren

Deze interne beoordelingen zijn van cruciaal belang om de belangrijkste risicogebieden te helpen identificeren en prioriteren. Zodra deze risico's zijn geïdentificeerd, kunnen ze worden beperkt met nieuwe beleidsregels, praktijken of hulpmiddelen.

4. Gebruik technologie en compliance tools

Tools zijn essentieel voor het stroomlijnen en controleren van complianceprocessen. Automatisering vermindert handmatige fouten en live monitoring kan problemen snel signaleren en oplossen. Software voor financieel prestatiebeheer, zoals Prophix One, biedt deze hulpmiddelen naast specifieke opties voor compliancebeheer die zowel intuïtief als krachtig zijn.

5. Routinematige audits en beoordelingen

Regelmatige audits, zowel interne als externe, zullen deel uitmaken van de compliancevereisten. Regelgevers zullen eisen dat audits met een bepaalde frequentie worden uitgevoerd, vaak driemaandelijks of jaarlijks.

6. Een compliancecultuur creëren

Het handhaven van compliance vereist afstemming van alle leden van een organisatie. De leiding moet een voorbeeld stellen van compliant gedrag en middelen - zoals beleidsregels en praktijken - beschikbaar en toegankelijk maken voor alle werknemers. Werknemers moeten worden aangemoedigd om hun mond open te doen wanneer ze niet-conform gedrag of niet-conforme praktijken vaststellen.

7. Blijf op de hoogte van wijzigingen in regelgeving

Compliance voorschriften zijn niet statisch en bestuursorganen kunnen soms onverwachte veranderingen doorvoeren waaraan organisaties zich snel moeten aanpassen. Organisaties kunnen ook uitbreiden naar nieuwe industrieën of rechtsgebieden, waardoor er nieuwe voorschriften bijkomen die moeten worden opgenomen in hun algemene compliancestrategie.

Wat zijn de voordelen van financiële compliance?

Hoewel financiële compliance een verplichting is waaraan elke organisatie moet voldoen, heeft een proactieve aanpak verschillende voordelen.

Risicobeperking

De risicoanalyse die bij compliance komt kijken, geeft organisaties een voorsprong bij het beperken van financiële risico's en het vermijden van dure juridische straffen, boetes en sancties. Zonder effectieve risicobeperking is de organisatie kwetsbaar voor financieel wanbeheer, wat duurder is dan compliance.

Verbeterde operationele efficiëntie

Compliancevereisten zijn vaak een kans om operationele processen te stroomlijnen. Compliance software kan helpen om aan deze vereisten te voldoen, terwijl financiële gegevens worden geautomatiseerd en samengevoegd. Verbeterde monitoring biedt extra inzicht in de financiële gezondheid en automatisering vermindert handmatige fouten.

Verhoogde financiële stabiliteit

Het vertrouwen in en de veerkracht van uw systemen en processen vergroten de financiële stabiliteit. Het verkleinen van de kans op wanbeheer met regelmatige audits en monitoring verkleint de kans dat een probleem onopgemerkt blijft. Kleine fouten kunnen uitgroeien tot grotere problemen als ze worden genegeerd en een robuuste strategie voor financiële compliance kan dit voorkomen.

Fraude voorkomen

Transactiemonitoring, regelmatige audits en het gebruik van software voor het bijhouden van activiteiten en automatische waarschuwingen maken misbruik van bedrijfsfinanciën extreem moeilijk. Leidinggevenden en werknemers informeren over de risico's van niet-compliance kan riskant gedrag ook ontmoedigen.

Verbeterde reputatie

Een goede financiële compliance vermindert het risico op ernstige problemen, waardoor de financiële activiteiten van een organisatie betrouwbaarder worden. Dit schept vertrouwen bij aandeelhouders en belanghebbenden door aan te tonen dat je organisatie zich inzet om kostbare problemen te voorkomen.

Voordelen op het gebied van regelgeving

Een robuuste strategie voor financiële compliance verbetert de institutionele kennis van je organisatie op het gebied van relevante regelgeving. Dit kan leiderschap helpen kansen, uitdagingen en potentiële verrassingen te herkennen voordat ze een significante impact hebben op je organisatie. Het kan je organisatie zelfs in staat stellen om belangrijke relaties op te bouwen met regelgevende instanties, waardoor naleving na verloop van tijd gemakkelijker wordt.

Uitdagingen in financiële compliance

Het handhaven van compliance is een cruciaal onderdeel van een succesvolle bedrijfsvoering, maar gaat gepaard met zijn eigen uitdagingen. Het opzetten van een nieuwe strategie vergt middelen en andere kosten, terwijl het resistent is tegen verandering als het eenmaal is ingevoerd. Prophix One, een Financial Performance Platform, biedt een reeks tools die organisaties helpen om deze obstakels te overwinnen, zonder welke veel van deze uitdagingen overweldigend en kostbaar kunnen worden.

Beperkte middelen

Om compliance te handhaven zijn middelen nodig. Organisaties die er niet in slagen om voldoende tijd en personeel toe te wijzen, zullen ontdekken hoe duur het kan zijn om niet aan de wettelijke vereisten te voldoen. Goedkeuringen krijgen om deze middelen vrij te maken kan ontmoedigend zijn, maar als je ze niet hebt, kan dat gevolgen hebben voor je compliance-strategie.

Gevolgen voor de kosten

Het implementeren en onderhouden van een complianceprogramma brengt zowel directe kosten met zich mee, zoals software en personeel, als indirecte kosten zoals de tijd die besteed wordt aan complianceactiviteiten zoals voortdurende training. De kosten van het niet voldoen aan de wettelijke vereisten zijn echter meestal veel hoger.

Weerstand tegen verandering

Organisaties zullen enige weerstand tegen verandering ondervinden. Door ervoor te zorgen dat nieuw beleid duidelijk wordt begrepen, kunnen werknemers zich gemakkelijker aanpassen aan nieuwe vereisten. Het is cruciaal om de veranderingen in individuele verantwoordelijkheden en de leercurve van nieuwe systemen zorgvuldig te beheren, zodat werknemers gemakkelijk inwerken. Prophix One biedt de kracht die financiële en compliance teams nodig hebben om compliant te blijven, waardoor het voor werknemers en leidinggevenden makkelijker wordt om mee te doen.

Evoluerende regelgeving

Regelgeving verandert voortdurend en compliance teams moeten voortdurend op de hoogte blijven. Veel compliancetools zorgen voor automatische updates en informeren teams wanneer zich wijzigingen voordoen. Om problemen te voorkomen is het van cruciaal belang dat teams de tijd en de tools hebben om compliance te handhaven terwijl deze evolueert.

Voorbeelden van financiële compliancepraktijken en raamwerken

Er zijn een aantal bestaande en algemeen aanvaarde compliance praktijken en raamwerken die organisaties kunnen gebruiken en integreren in hun grotere compliance strategie.

• Anti-witwas compliance(AML) : Financiële instellingen implementeren AML-programma's die klantenonderzoek, transactiemonitoring en het melden van verdachte activiteiten aan regelgevende instanties omvatten. JPMorgan Chase heeft bijvoorbeeld uitgebreide protocollen opgesteld voor het identificeren en rapporteren van mogelijke witwasactiviteiten.

• Standaardenvoor financiële verslaglegging zoals GAAP en IFRS: De Generally Accepted Accounting Practices (GAAP) en International Financial Reporting Standards (IFRS) zijn twee nalevingsmodellen die een kader bieden voor boekhoudkundige en financiële teams in de VS en daarbuiten.

• Naleving vande Sarbanes-Oxley Act (SOX) : Regelt de financiële rapportage en het gedrag van beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven. Het vereist interne controles, regelmatige rapportage en beheer van financiële openbaarmakingen, verbiedt handel met voorkennis en certificeert jaarrekeningen.

• Naleving van belasting wetgeving zoals Pijler 2 van de OESO: Dit relatief nieuwe beleid stelt een wereldwijde minimumbelasting in voor multinationals.

• Naleving van gegevensbescherming en privacy: Deze reeks principes helpt bij het definiëren van verschillende gegevens en biedt er bescherming voor. Gegevensprivacy definieert wie toegang heeft, terwijl gegevensbescherming een reeks praktijken en beleidsregels is die de toegang tot gegevens beperken.

Bereik financiële compliance met Prophix

Financiële compliance is een doel dat voortdurend in beweging is. Naarmate organisaties en markten zich ontwikkelen, doet compliance dat ook. Bijblijven vereist een sterke strategie en een team met de tools die ze nodig hebben om die strategie wendbaar te houden. Compliant gedrag begint bij de top, en training moet up-to-date worden gehouden en regelmatig worden herhaald om gelijke tred te houden met veranderende of veranderende regelgeving. Zonder compliance is een organisatie kwetsbaar voor financieel misbruik en fouten, waardoor zowel de reputatie als de winst op het spel komen te staan.

Deze taken kunnen niet gemakkelijk worden uitgevoerd zonder samenwerking tussen verschillende afdelingen, en een uniform platform voor financieel prestatiebeheer, zoals Prophix One, kan dit ondersteunen. Met ingebouwde financiële gegevensintegratie en automatisering kunt u eenvoudig samenwerken met alle belanghebbenden. Met een gestroomlijnde tool wordt op tijd aan de eisen voldaan, elke keer weer.