Wat is beter? FP&A software versus Excel

Volgens een onderzoek van Ventana Research voert minder dan 50% van de bedrijven het budgetterings- en planningsproces effectief uit.

Waarom? Excel is de meest gebruikte 'software' die financiële afdelingen gebruiken.

Financiële teams vertrouwen al op spreadsheets sinds Excel in de jaren 80 zijn debuut maakte. Volgens CFO.com besteedt de gemiddelde FP&A-medewerker 75% van zijn tijd aan het verzamelen van gegevens en het administreren van het proces, waardoor er slechts 25% van zijn tijd overblijft voor analyses met toegevoegde waarde die de bedrijfsprestaties verbeteren.

Het is duidelijk dat het gebruik van speciale FP&A software voor budgettering, rapportage en planning een aanzienlijke tijdsbesparing en toegevoegde waarde oplevert, zodat financiële leiders de tijd hebben om te doen waar ze het beste in zijn: gegevens omzetten in inzichten.

In dit artikel bekijken we wat beter is: FP&A software versus spreadsheets. U leert het volgende:

Wat is FP&A software?

FP&A software is voor CFO's, financiële leiders en besluitvormers om rapportage, budgettering, prognoses en planning te beheren en de financiële gezondheid van het bedrijf te volgen.

Met FP&A software kunt u:

• Uw budgetbeheer stroomlijnen
• Herhaalde processen automatiseren
• Uw gegevens direct vanaf de bron integreren
• Toegang krijgen tot real-time gegevenspunten
• Uitgebreide, inzichtelijke prognoses maken
• Complexe gegevensanalyses uitvoeren

FP&A software is een cruciaal onderdeel van financieel prestatiebeheer.

Wat is financieel prestatiebeheer?

Financial performance management (FPM) is de manier waarop een bedrijf financiële processen in de hele organisatie beheert. Financial performance management omvat budgettering en planning, rapportering en analyse, financiële consolidatie en intercompany management.

Het hebben van software voor financieel prestatiebeheer is vaak ook een teken van financiële volwassenheid. Als je je budget beheert in een spreadsheet, is dat een teken van een 'laag' niveau van financiële maturiteit. Waarom? Omdat spreadsheets een statische tool zijn die je niet kunt schalen als je bedrijf - en rapportagebehoeften - groeien.

Nu we hebben vastgesteld wat FP&A software is, laten we eens kijken naar de verschillen tussen FP&A software en Excel.

Verschil tussen FP&A software en Excel

De meeste bedrijven stappen over op FP&A software omdat er beperkingen zijn aan Excel of spreadsheets, zoals: investering (tijd en geld), gebruiksgemak, automatisering en integratie, flexibiliteit en schaalbaarheid, en gegevensbeveiliging.

Laten we eens kijken naar de verschillen tussen de twee in deze categorieën.

Als je denkt aan budgettering, rapportage en analyse, dan is dat een proces dat uit meerdere stappen bestaat met een aantal cross-functionele teamleden en bewegende delen, wat moeilijk uit te voeren is in een spreadsheet.

Wat zijn dan de voordelen van FP&A software?

Voordelen van FP&A software

Bedrijven stappen niet alleen over op FP&A software vanwege de beperkingen van een spreadsheet. FP&A software biedt meer dan een spreadsheet, o.a:

• Gemakkelijk te implementeren
• Gestroomlijnde integraties met andere systemen
• Geavanceerde gegevensanalyse
• Verhoogde productiviteit

Laten we de voordelen van FP&A software eens nader bekijken.

Gemakkelijk te implementeren

Cloud-native FP&A software vereist alleen een webbrowser. Het is niet nodig om de laatste of juiste versie te installeren of spreadsheet add-ins te installeren. Alles wat u nodig hebt om te budgetteren, plannen en rapporteren is beschikbaar via de webbrowser en uw aanmeldingsgegevens. Bovendien hebt u toegang tot FP&A software vanaf verschillende apparaten en hebt u toegang tot het laatste rapport, update of gegevens, in tegenstelling tot een spreadsheet die is opgeslagen op iemands bureaublad.

Gestroomlijnde integraties met andere systemen

Bij de meeste financiële planningen worden gegevens geïmporteerd uit uw boekhoudsysteem, HRIS of ERP. Met FP&A software zijn deze integraties geautomatiseerd, zodat het verzamelen van gegevens automatisch gebeurt - handmatig importeren is niet nodig. Dit betekent dat uw volgende rapporten automatisch worden bijgewerkt wanneer rekeningen worden toegevoegd aan uw rekeningstelsel.

Geavanceerde gegevensanalyse

FP&A software biedt ad hoc queries, high-level grootboekgegevens per rekening, afdeling of project, of drill-down naar onderliggende transacties. Dit niveau van granulariteit betekent dat financiële leiders geavanceerde analyses kunnen uitvoeren. Top-down planning is ook een standaardfunctie in FP&A software, wat betekent dat jaargegevens over maanden of kosten over afdelingen op basis van historische gegevens automatisch worden gedaan met ingebouwde functionaliteit. Een laatste voorbeeld is dat nieuwe rekeningen of afdelingen automatisch in rapporten verschijnen, zodat er geen handmatige aanpassingen of invoer nodig is.

Duik dieper in uw gegevens met ad-hocanalyses

Verhoogde productiviteit

Spreadsheets vereisen veel handmatige tijd en moeite om bij te werken. Ter herinnering: 75% van de financiële managers besteedt zijn tijd aan het handmatig verzamelen van gegevens en het instellen van rapporten in spreadsheets, terwijl die tijd besteed zou kunnen worden aan waardetoevoegende taken.

FP&A software vermindert de noodzaak voor handmatige, tijdrovende taken zoals het invoeren van gegevens en draaitabellen, zodat er tijd vrijkomt om naar de gegevens te kijken die nodig zijn voor het nemen van beslissingen.

Het is geen kwestie van spreadsheets of geen spreadsheets

Het gaat niet om FP&A software of Excel. Spreadsheets hebben nog steeds een plaats in het financiële kantoor, maar ze moeten niet worden gebruikt als de enige bron van waarheid voor budgettering, planning en rapportage.

De meeste financiële managers gebruiken dagelijks spreadsheets voor sommige, de helft of al hun financiële processen. Maar de aarzeling om over te stappen op FP&A software mag de noodzaak om over te stappen niet overstemmen.

Kortom, FP&A software zal uw manier van werken veranderen. U hebt meer tijd voor analyses en waardetoevoegende taken die de bedrijfsprestaties verbeteren. Bespaarde tijd is bespaard geld. Een uitgebreid beeld van uw bedrijf met FP&A software en meer tijd in uw agenda betekent dat u en uw team zich kunnen richten op wat voor uw bedrijf het belangrijkst is.