Wat is beter? FP&A software of Excel

Als het aankomt op het beheren van geld, is het juiste hulpmiddel essentieel. Excel bestaat al heel lang, maar wij laten je zien waarom FP&A software de echte winnaar is voor financiële teams.

In dit artikel laten we u zien hoe FP&A Excel altijd verslaat, zodat uw financiële team slimmer kan werken in plaats van harder. We behandelen:

Wat is Excel?

Excel, misschien wel de meest alomtegenwoordige financiële oplossing, wordt al sinds eind jaren 1980 door bedrijven gebruikt. En hoewel het in eerste instantie structuur aanbracht in anderszins moeilijke processen, zijn er sindsdien meer geavanceerde oplossingen geïntroduceerd.

Excel heeft functionaliteit om een breed scala aan financiële processen te ondersteunen, waaronder budgettering, planning, rapportage, prognoses, analyse en meer. Het kan financiële teams helpen om gegevensmodellen te bouwen, hun gegevens te visualiseren en complexe berekeningen uit te voeren.

Het ondersteunt verschillende processen en kan in verschillende systemen en talen worden gebruikt, wat bedrijven met verschillende ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) helpt om effectief te communiceren. Dit aanpassingsvermogen heeft van Excel een soort gemeenschappelijke taal gemaakt in de bedrijfswereld, vooral in de financiële wereld.

Wat zijn de uitdagingen van Excel?

Ondanks de wijdverspreide populariteit zijn er verschillende nadelen verbonden aan het gebruik van Excel als je primaire financiële oplossing. Het kan moeilijk zijn om interne controle te houden over verschillende versies van je budgetten, plannen, rapporten en prognoses, omdat iedereen een nieuwe versie van een spreadsheet op zijn computer kan opslaan. Als er meerdere versies van één document in omloop zijn, kan dit verwarring scheppen over de resultaten en ertoe leiden dat je team gaat twijfelen aan de integriteit van je gegevens.

Excel is ook niet ideaal voor complexere financiële processen zoals financiële consolidatie en afstemming van rekeningen, waarvoor meestal bijdragen vanuit het hele bedrijf, meerdere valuta en handmatige gegevensinvoer nodig zijn. Dit is een andere belangrijke uitdaging van Excel - er is geen manier om het aantal handmatige invoer te verminderen of de ingevoerde gegevens te valideren, waardoor je het risico loopt op menselijke fouten.

In een tijdperk waarin beveiligingsrisico's steeds zorgwekkender worden, is Excel ook niet geschikt om compliance te handhaven, vooral wanneer er regelmatig nieuwe gegevensregels worden ingevoerd. Het gebrek aan ingebouwde, robuuste beveiligingsfuncties kan het moeilijk maken om ervoor te zorgen dat de gegevensverwerking voldoet aan standaarden zoals GDPR of HIPAA.

Wat is FP&A software?

FP&A software is een uitgebreid pakket tools en systemen die ontworpen zijn om de financiële activiteiten van een bedrijf te optimaliseren. Dit type software vergemakkelijkt de strategische planning, bewaking en analyse van de financiële prestaties van een organisatie.

FP&A software heeft meestal een aantal belangrijke functies, onderverdeeld in categorieën zoals:

• Strategische planning en budgettering
• Uitgebreide rapportage (inclusief financiële, compliance en operationele rapportage)
• Financiële consolidatieprocessen
• Analyse voor winstgevendheid en optimalisatiescenario's
• Strategische initiatieven beheren en uitvoeren

Het is cruciaal voor organisaties die FP&A software overwegen om te erkennen dat niet elke leverancier een complete set van deze functionaliteiten biedt. Financiële teams moeten FP&A softwareleveranciers zorgvuldig evalueren om er zeker van te zijn dat ze aansluiten bij zowel hun directe behoeften als hun toekomstige groeiplannen, zodat de gekozen oplossing zich effectief kan aanpassen en schalen.

Het is ook belangrijk om te begrijpen dat, hoewel bepaalde FP&A softwareleveranciers hun oplossingen op de markt brengen als superieure alternatieven voor spreadsheets, deze aanbiedingen nauw geïntegreerd zijn met Excel en voornamelijk functioneren als Excel add-ins. Dit betekent dat deze oplossingen Excel niet vervangen, maar voortbouwen op de bestaande mogelijkheden van Excel en extra functies integreren, terwijl ze nog steeds binnen het kader van Excel werken.

FP&A software kan ook worden aangeduid als Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) of Enterprise Performance Management (EPM) software. Hoewel de kernfuncties consistent blijven, is de naamgeving geëvolueerd om de rol van deze oplossingen weer te geven bij het in staat stellen van financiële teams om prestaties te stimuleren.

Wat is het verschil tussen FP&A software en Excel?

FP&A software is speciaal ontwikkeld voor financiële teams, terwijl Excel is ontwikkeld als persoonlijk productiviteitstool. FP&A software bouwt voort op de structuur van Excel en heeft als doel om veel van de uitdagingen met spreadsheets aan te pakken, zoals:

• Automatisering: FP&A software is goed uitgerust om terugkerende financiële processen zoals gegevensinvoer, validatie en rapportage te automatiseren. Deze automatisering gaat verder dan de mogelijkheden van Excel, stroomlijnt workflows en vermindert de kans op menselijke fouten aanzienlijk.
• Schaalbaarheid: FP&A software kan omgaan met toenemende datavolumes en complexiteit zonder afbreuk te doen aan de prestaties - een belangrijk voordeel ten opzichte van Excel, dat moeite heeft met grote datasets of ingewikkelde analyses.
• Samenwerking: Voortbouwend op de tekortkomingen van Excel kan FP&A software de samenwerking binnen het bedrijf verbeteren door afdelingen te laten bijdragen aan budgetten, plannen en prognoses, waardoor een uniforme aanpak van financieel beheer wordt bevorderd.
• Validatie van gegevens: Met de ingebouwde gegevensvalidatie kan FP&A software snel verkeerd ingevoerde gegevens identificeren, zodat u beschermd bent tegen kostbare fouten. Dit precisieniveau is cruciaal voor het behoud van de integriteit van uw financiële gegevens.
• Niet-transactionele inzichten: Een andere manier waarop FP&A software zich onderscheidt van Excel is doordat het niet-transactionele inzichten kan bieden. Sommige FP&A software-oplossingen hebben AI-functies die een uitgebreide uitleg kunnen geven over de trends en variaties in uw gegevens. Dit ondersteunt retrospectieve analyse en toekomstgerichte prognoses, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie van de rapportage verbetert op manieren waar Excel niet aan kan tippen.
• Beveiliging en compliance: Met functies als rolgebaseerde toegang, audit trails en data-encryptie biedt FP&A software superieure bescherming voor gevoelige financiële informatie en voldoet het effectiever aan regelgeving en governance standaarden dan Excel.

Door de uitdagingen van het gebruik van Excel voor complexe financiële taken aan te pakken, onderscheidt FP&A software zich als een veiligere en schaalbare oplossing voor moderne financiële teams die hun bedrijfsprestaties willen verbeteren.

Hoe kun je Excel en FP&A software combineren?

Het goede nieuws is dat er een manier is om het beste van Excel en FP&A software te combineren om uw financiële processen te transformeren. Met een Financial Performance Platform zoals Prophix One kunt u medewerkers uit het hele bedrijf de interface laten gebruiken waarmee ze het meest vertrouwd zijn, zoals Excel, om bij te dragen aan budgetten, plannen en rapporten. Deze aanpak stroomlijnt workflows en goedkeuringsprocessen, vermindert handmatige interventie en versnelt de besluitvorming.

Vervolgens kan uw financiële team, gebruikmakend van alle voordelen van FP&A software, ingediende spreadsheets eenvoudig importeren in de oplossing voor verdere validatie en analyse. De meeste FP&A softwareoplossingen hebben geavanceerde rapportage- en datavisualisatiemogelijkheden, waardoor u diepere inzichten, voorspellende analyses en meer geavanceerde financiële rapporten kunt genereren dan Excel alleen zou kunnen.

Door Excel te integreren met uw FP&A software kunt u ook veel van de beveiligingsrisico's van spreadsheets elimineren. Excel-bestanden kunnen gevoelig zijn voor beveiligingsrisico's wanneer ze op grote schaal worden gedeeld, maar door ze te integreren in een veilig FP&A platform kunt u geavanceerde beveiligingsmaatregelen nemen zoals versleuteling, toegangscontroles en audit trails, waardoor de gegevensbescherming en compliance worden verbeterd.

Kortom, als u aarzelt om Excel op te geven, zijn er manieren om de kracht en schaalbaarheid van FP&A software te combineren en uw team toch de mogelijkheid te geven om bepaalde gegevens in spreadsheets te delen.

Conclusie: Waarom FP&A software de beste keuze is voor financiële teams

Na het verkennen van de ins en outs van zowel Excel als FP&A software, is het duidelijk dat voor financiële teams die hun prestaties willen verbeteren, FP&A software de duidelijke winnaar is. Met zijn vermogen om processen te stroomlijnen, de samenwerking te verbeteren en diepere inzichten te verschaffen, is het niet zomaar een hulpmiddel, maar een game-changer.

Benieuwd hoe FP&A software zich verhoudt tot Excel add-ins? Bekijk onze blog over Excel add-ins vs FP&A software.